人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略

人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略

摘要：人事档案网路化管理是信息时代、改革时代、人才时代发展的必然，是

档案信息化建设的重要组成部分，实行人事档案网络化管理十分必要，不仅有利

于各种人才的流动，还能实现人才资源的最优化配置。本文就人事档案信息化建

设的必要性、实现过程中遇到的问题和解决问题的办法进行了阐述，提出自己的

看法，进而加快人事档案信息化建设的进程。

关键词：人事档案；信息化；建设

1人事档案管理的现状优势及必要性

人事档案是个人维持日常生活正常运转的必要依据，是个人身份、学历、资历等方面的

证据，它承载着个人一生的经历。

1.1人事档案管理的现状

传统的人事档案为纸质存储，这种方式不仅难以分类，而且不利于长期保存，随着岁月

的流逝，纸张会泛黄，字体会模糊，加上在流转过程中也极易被损坏，使得保管难度再次加大。同时，纸张空间非常有限，很难将大量的信息存储，这样就不能简单的通过一份材料或

几份材料将个人情况完整且清晰的展示清楚，因此，可能会出现信息遗漏或者误解的情况，

加上纸质材料容易被篡改，如遇上不法人员，便会遗留诸多问题。

1.2人事档案管理网络化优势

1.2.1通过计算机技术的有效应用，将信息存储于服务器或云端，实现档案资料永久性保存，使得工作更加便捷，有效减少资源浪费；

1.2.2网络化的资料库不仅提高了利用率和价值，更有效的改善了以往纸质材料因长期使用而造成的损坏，有效改善维护成本；

1.2.3信息时代的高速发展，打破了档案资料利用时受时间与空间限制的局限，有效节约时间成本；

1.2.4档案信息以网络化的形式互相联结，形成一个有序结构的信息库，实现资源共享，有效提升服务质量。

1.3人事档案信息化建设的必要性

1.3.1提高人事档案利用的质量效率

开展人事档案信息化建设，可以使的人事档案管理置于集约化、数字化平台上，具备了

即时查询、逻辑检索以及网络利用等，有效提高了人事档案管理的工作效率与服务质量。

1.3.2提高人事档案载体的保护等级

人事档案是选任人才、培养人才的基本依据，也是履职尽责的支撑要素。开展人事档案

信息化建设，可以使很多人事档案的利用需求通过查询数据库或应用电子文档即可获得解决，减轻对人事档案实体的消耗与磨损，保障人事档案利用效率的提高。

1.3.3提高管理专业人员的业务水平

开展人事档案信息化建设，有利于运用先进管理手段，提高人事档案管理人员的业务水

平与操作技能，为人事档案管理专业人员钻研业务、投身创新提供条件。

2人事档案管理存在的问题

2.1信息存储环境问题

传统人事档案存储方式由于其容易损坏的缺点，通常在管理方面非常严格，不仅设立专

门的库房，还需配备专业的管理人员，在花费大量人力物力的情况下，方可保证其完整性；

而网络化后，虽然存储空间方面要明显优于专门的库房，但由于我国还未建立系统性的网络

档案管理制度，因此，在信息保存方面仍有所欠缺，如安全性措施未做好，网络上的信息更

容易被窃取、篡改等，风险更大。

2.2技术更新换代问题

纸质的存储方式虽然已经显得落后且不再适用，但保存信息的U盘、硬盘等存储工具也

会在数据流转中极易将信息遗失，唯有将人事档案信息搬上互联网，方可解决此类问题的发生。但网络化管理也会遇到一个问题，就是计算机的硬件、软件及存储数据的服务器问题，

如这些配置跟不上，也会影响使用者的使用感受，网络化也未能达到最佳效果。

2.3档案信息安全问题

网络信息安全一直是人们普遍关注的重要话题。网络技术的普及和发展，很多人逐渐将

重要信息存储于服务器或云端，如无足够的安全防范，便会成为不法分子谋取私利的手段。

人事档案承载着个人一生中重要的经历，如被窃取，无论是对个人还是对档案托管机构，都

会造成非常大的损失和影响。

2.4管理人员素质问题

由于传统的纸质档案难于分类及存储的特点，因此对于管理人员的专业知识、职业技能

要求较高，但将人事档案信息化后，只需熟悉简单的计算机软件操作即可上岗，在专业、技

能上大大降低了要求[1]。因此，寻找合适的管理人才也是一个很大的挑战。

2.5信息的真实性考究

传统的纸质档案在存档过程中要求非常严格，已存档的信息是不可错误及改动，如有，

纸质的材料翻查比对是相对容易的；但网络化后，信息的修改就显得非常简单，而且极易将

操作痕迹抹除，一般人很难察觉出信息变动情况，因此，在材料真实性方面有待考究[2]。

3人事档案管理信息化建设

3.1建立强大的数据库

想要有效的、系统的将人事档案信息存储、调用，首先得要建立独立的档案信息数据库。第一，建立初期，将纸质档案信息与原电子表格记载信息相比对，核实无误后方可开始；第二，不可一蹴而就，想要全面的、完整的将档案信息数字化，还得将原电子表格记载遗漏的

信息录入系统中，并保证录入信息的真实性和准确性；第三，建立可操作性强的系统页面。

页面显示需直观，前台操作得简单，后台管理要规范，以便对计算机不熟悉的人也能轻而易

举的查看和编辑信息。

3.2加强信息的安全性

信息安全问题是网络化后面临的重点挑战。首先，人事档案管理部门必须树立起安全意识，加强防火墙等级等，以提高系统稳定性，确保信息安全性。其次，要公开透明管理制度，从而加强信息安全的监督和管理。

3.3提升人员职业素养

提升职业道德，也是有效建立网络化管理系统的一个关键。提高管理人员的职业素养和

技能水平，定期进行系统操作培训及职业道德管理，确保其日常工作能井然有序的进行[3]。

其次，加强信息安全意识，梳理责任意识，防止管理人员进行内部数据窃取、篡改等行为。

3.4维护信息真实可靠

档案信息的真实性确实是网络化管理中一个很头疼的问题。因此，在系统创建及更新过

程中，得时刻注意优化其设置；另一方面，相关的人事部门还应对此加强惩处力度，出台相

关的规定及要求，以防管理人员为一己私利对数据进行篡改等不法行为。

3.5完善制度体系，保障人事档案信息资源的安全

通过对人事档案信息化建设总体情况的详细分析，建立完善的人事档案信息化管理制度，通过制度的规范和约束，促使人事档案不断适应当前新形势的发展要求，全面实现信息化管理，并不断推进人事档案信息的数字化进程，提高档案信息利用价值。同时，还要注意到人

事档案信息化建设过程中的信息安全问题。现代信息技术也是一把“双刃剑”，存在着技术弱点，可能会受黑客、病毒等问题的困扰，造成信息资源的丢失和损坏等[4]。因此，要建立严

格的安全保障制度，规范人事档案管理行为和利用流程，建立人事档案信息数据备份和恢复

机制，保证人事档案信息系统的安全性，并注意对人事档案管理人员的安全教育，提高安全

意识，保证人事档案信息资源在利用过程中的安全性。

结束语：

科技的发展带来了很大的便利，在人事档案管理方面也颇为显著。信息化的人事档案管

理系统更加能够帮助我们减轻工作负担、提高管理的效率。因此，加快人事档案的数字化势

在必行。

参考文献：

[1]付琼丽.新时期疾病预防控制中心人事档案管理信息化建设研究[J].中国卫生产业，2017，14（36）：168-169.

[2]任南竹.大数据时代下的高校人事档案管理信息化建设探讨[J].劳动保障世界，2017（03）：51+53.

[3]徐辉.关于新时期人事档案管理信息化建设探析[J].办公室业务，2017（01）：28+46.

[4]翟晶，王忠.新形势下医院人事档案管理信息化建设探究[J].医学教育管理，2016，2（05）：710-714.