作业指导性文件管理制度

作业指导性文件管理制度
一、目的
对与公司作业指导性有关的文件和资料进行控制，确保各相关场所及时得到并使用文件的现行有效版本。

二、范围
适用于作业指导性文件控制。

三、职责
（一）总经理负责批准发布作业指导性文件。

（二）总公司负责编制公司管理制度；分公司负责各类体系文件的归口复制、发放、回收、销毁和归档管理。

（三）各工段负责控制本部门适用的有关作业指导性文件。

（四）各工段负责人负责属本部门适用文件的签收和贯彻实施。

四、管理内容
文件应按其使用范围和性质，由其相应领导审批后生效。

审批人应就文件的充分性和适宜性进行评价，如文件的功能、便于使用、所需资源、方针和目标、与管理知识相关的当前和未来的要求；必要时，可采用会签或会议方式予以沟通，确保文件的使用者都能理解和得到相应的文件。

（一）文件审批和发布权限(一览表)
1、各工段自行发布的指导性有关文件由公司相关领导审批，但应在综合部备案。

2、文件编号按《文件编号规定》的有关规定执行。

3、文件的发放和领用
4、文件发放前，由分发部门视发放对象和目的，分受控文件和非受控文件。

受控文件应加盖红色“受控”印章，并注明分发序号后发放。

文件领用人应在《文件发放/回收登记表》上签收。

5、各部门应宣传贯彻或传阅受控文件的内容，及时使有关人员了解文件内容。

6、文件因破损严重影响使用时，使用者应向发放部门办理更换手续，交出破损文件，换发新的文件。

7、受控文件不得随意自行复印。

文件因丢失或其它原因（如提供给顾客、供应商、认证、咨询机构）而需申请领用时，由申请人填写发放记录，发放部门核准后发放；提供给顾客等相关方的文件，不加盖“受控”印章，不做更改（换）控制，但必须做好发放记录。

8、受控文件的使用人因工作岗位变动时，其使用文件按如下方式管理：
（1）在本公司调动到性质相同的岗位，保留原使用文件；
（2）调出本公司或调到与原岗位无关的岗位时，原使用文件由发放部门收回或作出相应的调整。

（二）文件的使用
1、所有场所使用的有关文件应是现行有效的版本。

2、所有文件使用人应经常查阅《受控文件清单》和本部门适用的《受控文件清单》，了解文件的现行修订状态。

（三）文件的更改
文件更改时，由更改申请者填写《文件更改/废止申请单》，按原审批程序批准后进行更改，并将更改后的正稿及相应的文件交至发放部门，由发放部门按原发放单位进行发放，同时收回相应的作废文件并在《文件发放/回收登记表》上作相应的记录。

（四）文件的管理
1、本公司的文件以书面形式为准。

2、任何人不得在受控文件上乱涂乱画乱改，不准私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。

3、当组织机构、职责和权限调整，文件控制部门应组织对文件适宜性的评审，确定是否修订，修订文件应重新履行审批。

4、与质量/环境体系相关的文件都必须分类存放在干燥、安全的地方。

5、各部门文件由本部门负责人保管，体系维护专员每季对各部门文件保管情况进行检查。

6、对受控文件，各部门负责人应及时填写本部门的适用《受控文件清单》，并及时按需更新。

7、公司综合部汇总填写《受控文件清单》，并及时按需更新。

（五）文件的作废与销毁
1、所有失效或作废文件由原拟制部门通知发放部门，发放部门文件管理员按原发放清单逐一收回并记录于《文件发放/回收登记表》。

2、作废文件的原稿上加盖“作废”印章，保存于发放部门，不作销毁,其余副本作废文件，由发放部门填写《文件更改/废止申请单》，经由原文件批准部门批准后，作统一销毁处理。

3、作业现场不准保留“作废”文件。

其余留用的作废文件，经文件管理部门负责人批准后，由文件管理人员加盖“作废”印章后方可保存参考。

（六）外来文件的管理
1、收到外来文件的部门,需识别其适用性,并控制分发,以确保其有效性。

2、公司综合部负责收集作业指导性文件及与其它要求的最新版本,统一编号,加盖“外来文件”印章,分发到相关部门使用,并把旧标准收回。

3、各部门要把与作业指导性有关的外来文件填入本部门适用的《受控文件清单》里。

（七）文件归档
需要归档的文件，由综合部按照有关要求，进行分类、编目、归档。