项目四制--合同管理制度

项目四制--合同管理制度
一、前言
合同是重要的商业决策工具之一，管理好合同对于一个企业的成败起着至关重要的作用。

随着企业的规模不断扩大，合同数量增多，协议的复杂度也日益增高，因此，建立和完善企业合同管理制度，成为现代企业的一项重要课题。

二、制定目的
1.规范合同管理流程，加强内部协调与沟通；
2.提高合同签订效率，保证商务合同的签订，执行及变更的合规性、规范性和有效性；
3.防止因未周全规划、未充分沟通等因素导致的合同纠纷，最大化地保护企业合法权益；
4.落实和遵守相关法律法规，规避经营风险；
5.优化合同过程，简化流程，提高工作效率和工作质量。

三、适用范围
适用于公司所有部门/职能组织/子公司或合作伙伴涉及签订合同的所有合同事项。

四、责任主体
合同管理主管部门：
1.负责合同管理制度的修订、制定和宣传；
2.负责合同模板的制作，审定制定好的模板；
3.开展合同管理培训，建立合同管理的标准、流程、规则；
4.对违法违规行为及时核查，处理并统计相关信息。

各部门/职能组织：
1.严格执行公司合同管理制度，认真履行合同签订和履行义务；
2.按照标准程序签署和管理合同，确保合同执行风险控制在可控范围；
3.签署合同需经过法律、财务、质量、工程等相关部门审批，不得擅自签署合同，审批过程应当有明确的签署人员和时间记录；
4.定期对所管理的合同进行复核，确保合同内容与执行情况符合现行法律法规的规定。

五、流程说明
1.合同拟定
（1）项目商务部门或客户提出服务或买卖业务需求。

（2）由法律部门协助起草模板合同，模板应包含下列事项：
- 基本条款：合同双方的名称、地址、联系方式、主要业务内容、合同金额、合同履行日期和履行地、争端解决方式等。

- 附条件条款：包括保密、延期条件、质量保证、索赔等。

- 执行条款：包括合同的期限、履行方式、履行期限，概括阐述合同双方条款的权利义务，明确各方的权益。

（3）经过项目商务部门，法务部门代表合同管理部门签定。

2.审批
（1）在进行签署前，相关部门应基于其法律、财务、质量等职责，对合同进行审核；
（2）所有部门应在审核前先进行实际填写，在进行审核之前先确定相关的权限和责任；
（3）以法律部门为核心，对合同台账进行周期性检查，统计合同情况，发现问题立即纠正。

3.签署
（1）除法务和公司总经理签字外，其他工作人员应先与项目业务部门和审核批准的部门洽谈交涉，然后签署合同。

（2）合同库由合同管理部门或分卫部门负责并保管；
4.履行
（1）合同生效后，各部门/职能组织应严格按照合同约定履行条款，保障合同履行的质量与效果，特别是项目计划与执行。

（2）主管部门需要将签署数据汇总显示在协议历史纪录中，谨防未来风险。

5.变更
（1）如业务或环境发生变化，双方可以通过协商或变量协议修改合同内容。

（2）变更过程需要经过法务、财务、质量等部门的审核，变更后的合同继续按照签署原则执行；
（3）对于不符合法律法规和内部控制规定的变更行为，将依法追责。

6.终止
（1）合同履行终止的原因包括到期，双方协商一致，被迫终止等情况。

（2）相关部门需要核实、计算合同的履行成本和费用结算情况，防止风险，建立有效的方法处理终止后的纠纷。

七、附则
1.签署合同前，各部门要仔细阅读合同条款，并确认自己的意图和责任；
2.合同履行过程中，各部门要及时进行沟通，及时解决存在的问题；
3.合同管理主管部门应制定相关的合同管理制度，以实际操作为据，提高管理效率。

八、结论
本文从建立合同管理流程和规定企业内部合同的流程和规则的角度出发，旨在规范合同管理，提高合同执行的效率，保护企业利益，并有效防止与合同执行有关的纠纷和风险。

通过建立完善的合同管理制度，可以帮助企业更加合规化地经营管理，并增强企业在市场竞争中的优势。