美肌兰财务管理信息系统(参考Word)

美肌兰财务管理信息系统
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指导教师：
管理学院
2004年6月
摘要
信息化、数字化、网络化的今天，财务管理系统的开发和使用已经成为各行各业推行现代化管理的必要手段。

该财务管理信息系统的设计与开发正是适应了这种需要。

它完整的实现了从凭证到报表的账务处理，包括从凭证的录入、修改、过账等到生成各种明细账及总账最后输出会计报表的全过程，是一个小巧但功能完善、具有一定实用价值的管理信息系统。

该系统的开发遵循结构化生命周期的方法，并选用Visual FoxPro 6.0作为系统的开发工具。

在可行性分析和需求分析的基础上，对系统的设计方案、各子系统和功能模块等进行了较详细的论述。

关键字：结构化生命周期法, 凭证，报表，子系统，功能模块
目录
第一章前
言 (1)
第二章财务管理信息系统开发的必要性和可行性 (2)
2.1目前财务管理的基本状况 (2)
2.2系统开发的可行性 (3)
第三章系统的初步调查与分析 (4)
3.1业务流程调查 (4)
3.2数据流程调查 (6)
3.2数据字典 (8)
第四章系统的详细分析 (14)
4.1财务信息系统子系统划分 (14)
4.2各子系统之间的联系 (16)
4.3各子系统的详细分析 (17)
第五章系统的初步设计 (19)
5.1各子系统功能模块的划分 (19)
5.2计算机财务管理信息系统的处理流程 (21)
5.3系统的代码设计 (24)
第六章系统的详细设计 (26)
6.1系统维护子系统的详细设计 (26)
6.2凭证处理子系统的详细设计 (29)
6.3账务处理子系统的详细设计 (39)
6.4报表处理子系统的详细设计
(43)
第七章系统的实现与维护 (51)
7.1设计工具的分析 (51)
7.2数据库分析 (52)
参考文献 (54)
致谢 (55)
第一章系统开发的初步调查与分析
在根据用户提出建立新系统的要求，进行可行性分析，并经有关主管部门批准系统可行后，下面对现行系统的状况进行进一步的了解和分析。

该初步调查是认识、了解现行系统状况的过程。

1.1 系统业务流程的调查
系统业务流程的调查是按照现行系统中信息流动过程，逐个调查分析所有环节的处理任务、处理内容、处理顺序的要求，弄清各个环节需要的信息、信息来源、流径去向、处理方法和信息形态（报告、报单、屏幕显示）等。

并将其用规范的业务流程图表示。

其完成业务如下：
1、根据原始凭证编制原始凭证汇总表。

2、根据原始凭证或原始凭证汇总表编制收款凭证、付款凭证和转账凭证。

3、根据收款凭证和付款凭证登记现金日记账和存款日记账。

4、根据原始凭证、原始凭证汇总表或收款凭证、付款凭证、转账凭证登记
明细账业务台账。

5
、根据收款凭证、付款凭证、转账凭证形成科目汇总表并直接登记总账。

6、现金日记账、存款日记账及明细账业务台账定期同总账核对。

7、根据总账和明细账业务台账定期编制会计报表。

如图3—1所示。

图例如下：
单据、报表、账目
数据流向（不含数据内容） 系统内的部门或人员（含处理过程）
系统外的实体（部门或人员）
图3—1 系统业务流程图
1.2 系统数据流程的调查
有了业务流程图，还需要对信息的流动、传递、处理、存储等进行分析。

这就要求把数据在现行系统内部的流动情况抽象的独立出来，舍去具体的组织机构、信息载体、处理工具、物质、材料等，单从数据流动过程来考察实际业务的数据处理模式，即数据流程图。

如图3—2所示。

图例如下：
外部实体
数据存储
数据处理
数据流
图3—2 系统数据流程图
1.3 数据字典
数据流程图构造出了财务管理信息系统的组成和各部分间的关系，但没有说明各部分的具体内容，它仅是一个框架，据此还不足以准确充分地了解系统，无法根据此图进行程序设计，因此还需要编制数据字典。

数据字典将对数据流程图中的各种文件和数据流进行详细的描述和确切的解释。

即定义文件和数据流由哪些更小的单位组成（这些单位一般称为字段或数据项），并描述每个数据项的数据类型、长度、取值范围等具体内容。

有了数据字典就便于随时查阅和修改，所以它是数据流程图的辅助资料，起注解的作用。

临时记账凭证
图3—3 临时记账凭证
图3—4 主表操作员
图3—6 运行日志
图3—7 主表科目字典
图3—9 已过账记账凭证
图3—10 科目发生额及余额
图3—11 登录许可
图3—12 登录操作员
图3—13外币发生额及余额
图3—14 账簿结构
第二章前言
管理信息系统是在电子数据处理系统的基础上逐步发展起来的。

它是一个组织内部用于收集和处理数据以产生各种管理信息的系统。

由于管理信息系统是在数据处理系统的基础上发展起来的，因此，管理信息系统往往包含了数据处理系统和业务处理系统的功能。

但管理信息系统的目标是满足管理方面的信息需求，其研究内容主要集中在三个方面：其一是信息需求的研究。

信息需求决定了系统必须输出什么，从而也就确定了应该如何处理，需要采集哪些资料和数据。

一个组织内部各级领导、各个部门、各种管理人员的信息需求是不尽相同的，搞清他们各自的信息需求，是建立起一个实用的管理信息系统的前提条件；其二是信息流程和信息量的研究。

也就是准确描述管理过程或生产经营过程中的信息流动过程，即信息的来龙去脉。

信息量是指需要采集、存储、加工、传输和输出的信息
的种类、内容、格式、频率和数据长度等等，这些需要通过信息的定性和定量的调查来获得；其三是信息系统结构和计算机作业方法的研究，即如何进行信息的采集、存储、加工、传输，并将这些信息及时、准确、可靠的送到信息使用者的手中。

财务信息系统是管理信息系统的一个子系统，是专门用于收集、存储、传输和加工会计数据，输出财务信息的信息系统。

它运用本身所特有的一套方法，从价值方面对事业、机关团体的经营活动和经营成果，进行全面、连续、系统的定量描述。

财务各项活动都与信息有关，收集原始凭证是获取用于生成财务信息的会计数据；设置账户是对财务数据进行分类；填制记账凭证和登记账簿是把财务数据转化成财务信息并进行信息的传递和存储；账簿和报表的查阅则是财务信息的输出。

财务活动的各个环节相互联系、相互衔接，实现了由财务数据到财务信息的转换过程。

财务活动的每个步骤都有信息处理任务，每一步都服从于一个统一的目标，所有步骤以及在各步骤中所采用的方法和程序加起来就形成了一个财务活动的有机整体，这个有机整体就是财务信息系统。

第三章管理信息系统开发的必要性和可行性
3.1 目前财务管理的基本状况
手工核算方式下存在的多种数据流程都是围绕如何减少或分散工作量，便于人员分工，或为了提供更丰富的信息而产生的。

由于受会计人员所能完成的工作量的限制，对于某一特定单位来说，选择了一种核算形式，就不能同时使用其他核算形式。

而计算机的参与完全可以突破会计核算形式的界限，一个计算机系统完全可以提供手工核算形式下所有会计核算形式所能提供的全部信息。

如科目汇总完全可以做到既提供科目汇总表又提供汇总记账凭证，既可以提供定期汇总登记的总账，又可以提供逐笔登记的总账或日记账。

手工核算方式下，不论采取哪种会计核算形式，为了满足在会计期末及时编制会计报表的需要，必须将大部分工作量分散到日常工作中完成，因此需要将从凭证到报表的数据处理过程，分解为若干工作步骤，每一步骤都产生一些中间数据（如：科目汇总表、汇总记账凭证、日记账、明细账、总账等）。

为保证个步骤的连续性，逐步积累编制会计报表所需要的数据，必须将每一步所形成的中间结果存储起来。

这样，
“逐步加工、步步存储”，就成为手工核算的重要特征。

但如果分析一下各步骤存储的内容，就不难发现，各步骤所形成并存储的都是由记账凭证派生出来的中间结果，或由凭证分类汇总而形成（如：科目汇总表、汇总记账凭证、总账等），或由凭证分类顺序而形成（如：日记账、明细账、逐笔登记的总账等）。

由此可见，从信息量来看，记账凭证是账簿、报表的数据源，所有凭证的信息量几乎等于各种明细账、总账、报表所含信息量的总和，各步骤存储的会计信息只不过是对记账凭证的重复存储而已。

这种逐步转抄，重复存储，不仅浪费资源，而且极易导致数据的不一致性。

可以说，手工核算中经常出现的账证不符、账表不符的现象与这种同一信息的重复再现有密切关系，因而也就产生了账证核对、账表核算的需要。

由于手工工作固有的缺陷，使得会计在财务处理部分不仅劳动强度大、重复数据多而且及时性、准确性差。

3.2 系统开发的可行性
原始的手工处理方式为了使会计信息有清新的来龙去脉，需要将从凭证到报表的数据处理过程，分解为若干步骤，每一步都产生一些中间数据。

其实各步骤所形成并存储的都是由记账凭证派生出来的中间结果，只不过是对记账凭证的重复存储而已。

这种逐步转抄、重复存储，不仅浪费资源，而且极易导致数据的不一致性。

根据现行状况中存在的问题，又从计算机的优势看，它具有根据原始凭证和记账凭证按需要瞬时生成所需要的账表的能力。

只要有了原始数据和加工数据的程序指令，在此基础上生成其他派生数据，对计算机来说是轻而易举的事情。

手工状态下的财务管理主要是围绕如何减少或分散工作量，便于人员分工而展开的。

而该系统的开发和引用将大量减少人力资源的浪费从管理和经济上都将提供莫大的帮助。

第四章系统的初步设计
4.1 各子系统功能模块的划分
4.1.1系统维护子系统
该子系统中的各模块对整个系统的运行起控制作用，因此必须独立于其他子系统。

系统维护子系统主要完成如下一些操作：
①系统初始化设置：财务管理信息系统被安装到计算机上之后，还必须进行初
始化设置才能正常使用。

进行初始化设置时要求输入用户单位名称、建账起始年月、单位会计主管姓名等基本信息。

②操作员维护：进行操作员增添、删除、姓名修改、口令修改、操作权限分配，
以及操作员登录口令检查等。

③账簿年、月初始化，月终结账等。

④数据备份与恢复，表清理等。

⑤运行日志查询等。

⑥其他辅助性工作。

根据这些任务来是设计系统维护子系统的功能模块，如图5—1所示：
图5—1 系统维护子系统的功能模块的划分
系统维护子系统并不一定是一个独立的模块。

系统维护子系统的各下级功能模块将分散出现在财务系统的系统主菜单的各菜单项或子菜单项、工具栏里。

4.1.2凭证处理子系统
凭证处理子系统完成凭证的录入、修改、查询、审核、汇总、过账处理等任务。

该子系统是财务系统的重要组成部分，为财务系统采集、整理原始数据，并保证数据的正确性和可靠性。

凭证处理子系统完成从凭证录入到过账处理的一系列数据处理任务，包括凭证录入、凭证修改、凭证查询、凭证审核与审核修改、科目汇总、过账处理等功能。

具体功能模块如图5—2所示：
图5—2 凭证处理子系统的功能模块的划分
4.1.3账务处理子系统
在账务系统中，账务处理的主要任务就是对会计科目和会计凭证数据进行分类、重组、归并、汇总等处理，以此形成各种账簿和科目汇总数据。

因此，账务处理子系统应具有总账、明细账、科目汇总、科目体系维护和数据查询等功能模块，如图5—3
图5—3 账务处理子系统的功能模块的划分
4.1.4报表处理子系统
报表处理子系统有两大功能：一是报表结构数据维护；二是报表生成和报表输出。

1、报表结构数据的维护
由于报表的格式和内容都不断地发生变化，为了能够适应这种变化，方便灵活地生成和输出各种报表，该子系统必须满足：一、报表的栏目标题、栏目宽度、输出字体字号都可以自由调整。

还要能方便地向一个报表增加或删除栏目，以及不删除一个栏目而在输出时根据需要屏蔽该栏目；二、报表的主标题、副标题、脚注等都可以由用户随意调整；三、报表的各单元格数据值或数据源表达式可自由修改。

而进行所有上述维护工作都不必改动源程序。

2、报表的生成和输出
包括报表的生成、报表查阅和报表打印。

4.2 计算机财务管理信息系统的处理流程
为了设计与计算机特点相适应的财务管理信息系统，在设计思想上要产生质的飞跃，彻底摆脱手工会计形式的束缚。

其中主要思想是：①利用计算机快速处理数据的特点，将大部分数据存储改为数据流，即以快速的数据加工取代中间数据的大量存储；②变分散处理为实时处理，即利用计算机的快速处理能力，将手工核算的长时间，分步骤的核算过程视为可瞬间完成的计算机程序运行的过程；
③变分工协作为集中处理，即不需考虑采用分工协作方式来分散工作量的问题。

基于上述思想，该系统的处理流程如下：
⑴由操作员通过键盘输入记账凭证，所输入的记账凭证暂时存储在记账凭证临时库中。

⑵对凭证临时库中的记账凭证进行审核和修改，确保记账凭证无误。

⑶随时对审核无误的记账凭证进行过账处理，更新科目发生额与余额库，并将已过账的凭证转存到记账凭证总库。

⑷根据科目发生额与余额库及记账凭证总库随时生成并输出日记账及各种明细
账。

⑸根据科目发生额与余额库随时生成并输出总账。

⑹根据科目发生额与余额库随时生成并输出会计报表。

上述财务管理信息系统的处理流程如图5—4所示：
图例如下：
处理
处理流程线
打印文件
磁盘
图5—4 财务系统的处理流程图
4.3 系统的代码设计
一、会计科目编码
本系统中对会计科目进行代码设计，会计科目是在设置账户的基础上，赋予每个账户的固定名称。

账户与会计科目的关系体现在：会计科目是账户的名称，账户是会计科目所反映的具体内容。

行政单位的会计要素分为资产、负债、净资产、收入、支出五类。

与此相应，会计科目也分为资产类科目、负债类科目、净资产类科目、收入类科目和支出类科目。

每一科目除了有名称、类别外还必须有编号。

具体编码如下：
二、会计凭证号
会计凭证是记录经济事项、明确经济责任并据以登记账簿的书面证明。

凭证号要连续编号，不得把不同类型的经济业务所涉及的凭证合并填制在一张凭证上。

凭证号的编码如下：
第五章系统的详细分析
系统的详细分析不同与初步调查，它要求深入到会计部门，详细了解财务系统的每一部分，每一环节，明确输入输出的内容和格式，弄清信息的流向及各种数据、账表之间的关系。

5.1 财务信息系统子系统划分
财务信息系统是行政事业单位管理信息系统的一个子系统，它本身也是由若干个子系统组成的，这些子系统相互联系，共同完成财务信息系统的全部任务。

由于存在不同子系统之间的相互关系和相互影响，为了便于今后不同子系统之间的数据交换，有必要对财务系统进行合理、规范的子系统的划分。

5.1.1子系统的划分原则
1．可拆装性原则
一个好的系统应允许用户方便地安装或卸掉某些模块，而不必作大的修改，也就是说系统应具备良好的适应性。

适应性一般包括可移植性、可扩充性、可维护性等。

可移植性使系统（或某些子系统）不需要做大的修改就能顺利地从一个单位移植到另一个类似单位。

可扩充性使系统能不断加挂新的功能模块，不断从小到大，从简单到复杂。

可维护性使系统能适应一个单位内部各种变动。

2．高内聚低耦合原则
即尽量把联系密切的功能放在一个子系统或模块中，一个子系统内，诸功能联系越密切，其内聚度越高。

把联系不密切的功能放在不同的子系统中，尽量减少不同子系统之间的联系，包括程序调用关系和数据传递关系。

模块之间联系越少，耦合度越低。

子系统之间高内聚低耦合的关系使各子系统之间的接口关系简单明了，对提高系统的适应性有重要作用。

3．通用化原则
子系统及模块划分要有助于提高系统的通用性，也就是说要尽量把能通用的子系统和功能模块独立出来。

不能通用的子系统和功能模块也应尽量独立出
来，并采用外挂方式与其他子系统联系起来。

4．与会计人员的岗位分工和工作组织相协调
各子系统的功能模块的划分要以会计工作本身的职能分工为基础，体现财务会计工作的业务流程和岗位分工习惯，以便实现电算化后的人员分工和工作组织。

5．以凭证、账簿、报表处理子系统为核心
任何单位的财务管理过程无不以“凭证→账簿→报表”为主线，凭证处理、财务处理、报表处理是任何财务系统必备的功能，否则就不能称其为财务系统。

其他各子系统则通过与核心子系统的直接或间接联系，而成为财务系统的外围子系统，它们一般采用外挂方式而成为计算机财务系统的组成部分。

5.1.1常见子系统的划分方法
由于各会计主体业务性质、业务内容和业务分工情况不同，财务管理信息系统的子系统划分也不尽相同。

本系统将系统维护子系统、凭证处理子系统、账务处理子系统和报表处理子系统作为核心系统并加以研制和开发，基于以下几点理由：
①系统维护、凭证处理、账务处理和报表处理四个子系统是任何财务系统所必须的，它们体现了财务系统的本质特征，而其他子系统是否需要，则取决于各单位业务特点。

如商业企业就不需要材料核算、成本核算子系统，而行政事业单位只需要具有几个核心子系统，即可满足会计核算的需要。

②会计信息系统的核心子系统是单位中任何其他管理信息系统所无法代替的，而各外围子系统的功能与管理信息系统中的设备管理、劳动工资管理（或人事管理）、库存管理子系统存在大量的重复和交叉。

对于一个拥有完善的管理信息系统的单位，其财务信息系统只是其中的一个子系统它通过提取其他管理信息系统的数据。

如果财务信息系统中仍包括上述子系统，就会使财务信息系统过于庞大臃肿，这样不仅没有必要，而且会造成数据重复输入、重复加工，影响数据的一致性，徒增会计人员的工作负担。

③上述几个核心子系统不仅是所有财务系统所必备的，而且具有统一性高、规范性强、容易实现通用化的特点。

对核心子系统开发方法和技术细节进行研究，更具有普遍意义和实用价值，相反，外围子系统，可谓形形色色，其统一性和规范化程度都较差。

因此系统的总体框架和子系统的划分如图4—1所示：
图4—1 系统的总体框架和子系统的划分
5.2 各子系统之间的联系
研究各子系统之间的联系，其目的是：首先，有助于合理设计整个财务系统的数据流向；其次，有助于划清各子系统的边界，设计合理的数据接口，实现最大限度的数据共享；第三，有助于确定系统开发的先后顺序。

1．账务处理子系统与凭证处理子系统的联系
凭证处理系统是财务处理系统的上游系统，是账务处理系统的数据源。

凭证处理系统通过凭证过账处理来更新各科目的本月发生额、累计发生额及期末余额数据；账务处理系统生成总账和明细账时，凭证处理系统为其提供审核无误的记账凭证。

由这些记账凭证及各科目的年初余额、各月发生额、各月累计发生额、各月余额构成了账簿所需的全部数据。

2．账务处理子系统与工资核算系统的联系
工资核算系统根据职工考勤资料、工资标准及各项扣款数据等计算职工应发工资、实发工资、计算应付福利费等，并将工资费用汇总分配转给有关部门。

这
些核算涉及到
“应付工资”、“应付福利费”等科目的总分类核算和明细分类核算，因此工资核算系统必须以一定的数据传输方式把这些数据传递给账务处理系统。

一种传递方式是由工资系统编制机制凭证自动送入凭证处理系统，再由凭证处理系统转送给账务处理系统；另一种传递方式是由账务处理系统调用工资核算系统的数据自动生成机制凭证，再经凭证的过账处理更新各有关科目的发生额和余额数据。

工资核算系统向账务处理系统传递数据的方式。

参见图4—2所示：
凭证处理子系统账务处理子系统
图4—2账务处理子系统与工资核算系统的联系
3．报表处理系统与相关系统的联系
会计报表按其所反映的经济内容的不同可分为：资产负债表、收入支出总表、支出明细表。

资产负债表主要根据财务处理系统中的科目发生额及余额库填列；收入支出总表主要根据账户的发生额及其余额分析填列；支出明细表明细账户发生额进行填列。

5.3 各子系统的详细分析
5.3.1系统维护子系统
系统维护子系统是为了保证系统的正常运行而设计的，它的任务是做一些非账务性质的辅助性工作。

系统维护子系统作为财务管理系统的子系统之一，不但非常重要，而且必不可少。

该子系统是财务系统中的一个辅助性子系统，它所处理的数据，也是一些辅助性数据，例如控制系统有节奏运行的各种标志、当前月。