外贸达人的高效电子邮件BusinessEmail

外贸达人的高效电子邮件BusinessEmail
第一篇：外贸达人的高效电子邮件Business Email
外贸达人的高效电子邮件Business Email
一封完整的外贸电子邮件包含以下几部分：收件人(To)，发件人(From)，抄送(CC)，主题(Subject)，称呼(Dear Sir or Madam)，主体(Body)，祝福语和签名(Signature, Contact Info,Company Name, Website).在写作过程中，美联英语总结了要注意以下几点小tips，它们会让你的外贸邮件更规范、更高效：
1.使用统一的信纸，如带有公司LOGO或水印的信纸，既体现公司专业性，又能让买家记住自己，可以请公司技术人员统一设置；
2.邮件主题要突出重点，有针对性。

比如公司名字是Top Media，这封邮件的内容是给一款产品A的报价，那么主题可以写“Top Media/quotation of item A”。

清晰的主题可以方便客户和自己查找信息，另外不会被邮件系统误认为是垃圾邮件；
3.称呼部分如不知对方姓名只知头衔，可用Dear + Title作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名，如邮件为一封通函，则用Dear All作为邮件称呼；
4.现在国际流行采用齐头式，即每段开头统一左对齐；
5.邮件版面整洁：字体、文字大小、色彩统一，区分大小写，对一些需要特别提醒客户注意的地方，可以用大写、加粗、特殊颜色等突出显示，切记颜色不可太花，显得杂乱；
6.正文部分注意条理性，分清轻重缓急，先列重要部分，不同事件要分段，也可以使用序号或符号标记，使版面清晰；
7.邮件结束语不要忘记，如Best regards;Best wishes;Have a nice day等；
8.签名部分需要包含有个人名称、职位、公司名称、网址等详细联系方式，方便买家了解更多信息（可以在邮件的签名栏目统一设置）。

第二篇：如何高效撰写电子邮件
如何高效撰写电子邮件
要表达的信息已经清晰无误，而且也具有可操作性了，是时候将这种清晰和具体行动要求良好的组织起来。

Paragraphs 段落
A general rule to follow is keeping paragraphs under five sentences.It's not only difficult to focus on long paragraphs while web reading, but clunky paragraphs give the recipient opportunity to lose focus and perhaps miss out on the most important points.要把握一个总体原则:一个段落不超过5句话。

不仅浏览网页时阅读较长段落较为费劲，收件人在看长段落时候就会模糊重点，兴许遗漏了最为重要的地方。

Sentences 句子
Use the active voice when writing sentences.Keep sentences short and to the point.Avoid going off on tangents or unnecessarily explaining your reasoning or feelings about things.Instead, stick to the facts and what action you request that your recipient take.组织句子时使用积极的语气，简短明了、重点突出。

切勿跑题，也无需说明你对事情的推理或感觉，而应该紧抓实际情况以及你要求收件人完成的工作。

Words词汇
Try not to use big words or slang, unless you know your audience will understand them.Avoid jokes and cultural references that might be misunderstood, because anything that can be easily misinterpreted is a potential barrier to effective communication.尽量不要用词过大或者俚语俗语，除非你确定收件人能够看明白。

不要引入笑话，还有可能造成误解的文化引用，因为任何容易误读的地方都会给有效的交流带来障碍。

Punctuation 标点符号
Keep punctuation simple.Minimize commas use-this naturally helps you keep sentences short.Avoid lazy text-inspired speak, with overuse consecutive commas.Instead, punctuate
your sentences with proper English and utilize contractions when it makes sense, because they make reading flow better.使用简单的标点符号。

尽量不用逗号——不用逗号的句子自然都是短句。

不要过多使用省略号和连续逗号。

应该按照通俗英语的规则给句子标点，意义明确的前提下可以使用缩写式，这会让阅读起来更为流畅。

原文来自必克英语
第三篇：电子邮件外贸函件基本格式
外贸信函的基本格式
1、基本信函
里我们介绍一种商务信函中最通用的格式－齐头式。

主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。

信中各段落之间均空一行。

1，信头 The heading
信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。

通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。

当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

2，编号（写信人的名字缩写）和日期 The sender name and the date 这部分内容是为了方便今后查询信件用的。

3，封内地址The inside address 这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。

收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。

另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。

4，事由 The subject heading 事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。

所以事由要写得简明扼要。

5，称呼 The salutation 指对收信人的一种称呼。

较常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr.XX,。

称呼后面
的标点，一般使用逗号。

称呼里的第一个字母要大写。

6，开头语 The open sentences 开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。

如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。

开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

7，正文 The body of the letter 信的主体。

一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。

我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。

8，结尾语 The closing sentences 结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。

正文结束后，另起一段写结尾语。

9，结束语The complimentary close 结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。

例如：“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”.结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。

10，签名The signature 写在结束语的下面，签上写信人的名字。

如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。

签名的下面，最好写上发信人的职位。

11，附件Enclosure 如果信中有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。

例如： Encls: 2 Invoices Enc.: 1 B/Lading
电子邮件格式：
众所周知，电子邮件即E-mail是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联系手段。

电子邮件使用方便，信息传递迅速高效，且非常节省成本。

但是E-mail的撰写也并不是一件很容易的事情。

您知道，当一封E-mail发送出去后，只要收信人在线，他可以几分钟内就收到。

所以，在您发送前，必须要检查一下您所写的内容是否正确合适，因
为一旦您点击了发送键后，您就再也无法将其收回了。

通常我们理解E-mail的撰写风格可以比传统的信件，传真等稍加随便一点。

但是我们在这里还是要建议大家，即便是写E-mail，由于是谈论公事，所以还是采用正式严肃的风格。

尤其当您是第一次跟收信人联系的话，正式的商务信函能让您留给对方非常专业的印象。

第四篇：电子邮件
江苏商贸职业学院
备课笔记
《电子邮件》
导入：给学生讲一则小故事“老汉发电子邮件”
一个上了年纪的老汉，有一天接到远方参军的儿子的信，说鞋子破了，要他寄一双新鞋去。

老汉就在想“大家都说电邮快，那我也去电邮。

”于是他就去买了一双新鞋，用布包好，放在电线上。

可是，他站在电线下看了好一会儿，也没反应。

他就想：怎么还没邮走，可能现在没电吧！然后他就走了。

这时有一个流浪汉恰巧经过这里，看见这双鞋。

于是就把它拿下来试了试，正好合脚，就顺手把他的破鞋挂上去了。

第二天，老汉回来一看，怎么还没邮走，拿下鞋来一看，“哎呀！电邮就是快，不光把新鞋邮走了，还把儿子的旧鞋邮回来了。

”
师：请问你们为什么笑了？生：笑老汉……
师：你们知道什么是电子邮件吗？
一、电子邮件的概念
电子邮件指用电子手段传送信件、单据、资料等信息的通信方法。

电子邮件综合了电话通信和邮政信件的特点，它传送信息的速度和电话一样快，又能象信件一样使收信者在接收端收到文字记录。

二、邮件的重要性
当今社会电子邮件已成为沟通的重要手段之一重要性1：明晰责任
如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”。

电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖
不掉重要性
2、记录过程
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成
能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能
充当意见不和、起争端时的证明。

三、邮件困扰
四、如何写电子邮件
1、收件人收件人（To）:
江苏商贸职业学院
备课笔记
• • • 直接收信人,有直接关系、直接负责的人。

要求收信人回复确认、归档保存。

部分人可能不会写收件人的公司名称和部门名称。

但是，为了自己方便寻找邮件及邮件分类，最好注明收件人的公司名称、部门名称以及对方的姓名。

• 多个收信人地址用半角的逗号或者分号隔开。

2、抄送（Cc）：
• • • 间接收信人，供参考、了解即可、可提意见或间接关系、间接责任的人。

CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。

3、收件人-邮件发送对象的选择 1）工作计划的发送
经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人
为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理
项目通报类的邮件
主送给项目小组成员
抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
寻求跨部门支持的邮件
一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级
这样往往可以获得支持部门的更好的支持
2）小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能
CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收件人知道这种情况
如果不希望别人看到一大串的邮箱地址，可以选择“独立发送”。

将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和「垃圾」
“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件
江苏商贸职业学院
备课笔记
BCC与CC的区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心接收方回复这封信！）。

建议只BCC给自己，作为邮件发送成功的检验。

3）选择邮件发送对象的时候避免以下现象
非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节
避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替
对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论随便向群体邮箱发送不必要消息邮件对不相干的人员就是垃圾
一般只有公司领导或职能部门才能向群体发送邮件
4、标题
1．一定不要空白标题，这是最失礼的。

2．标题要简短，不宜冗长，不要让Notes用…才能显示完你的标题。

3.如果对外，最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。

也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”
5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理
6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。

8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。

主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

5、主体 1）称呼、问候语
多人收件使用统称，如：各位、各部门、hi all（一般企业内部、不是十分正式情况可以使用）；
江苏商贸职业学院
备课笔记
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“XX经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“XX先生”、“XX小姐”称呼（可别搞错性别）。

商务礼仪中，不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟一样，称呼全名也是不礼貌的。

Ps：称呼需要包括所有收件人。

避免被漏掉的人感觉到被轻视。

.第一个字母大写。

Hi 后面如果有名字，就不用加逗号。

名称后需要加逗号。

Hi Dear Shanshan,.收件人称呼和邮件正文之间要留空行。

2）正文
1.Email正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。

不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。

但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。

最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2.注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。

“邮件门”就是深刻的教训！
3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。

保持你的每个段
江苏商贸职业学院
备课笔记
落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4.一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。

不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。

如果是英文Email，最
好把拼写检查功能打开;如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。

合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。

如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8.不要动不动使用 :)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。

只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)Ps：俚语：民间非正式、较口语的语句。

• 要求对方给予确认，或反馈的，请将对方需要确认和反馈的时间写清楚。

• 大串数字要加千分号，便于一目了然。

• 发出修改的邮件，请在邮件中简述修改过的地方。

以便对方很快了解。

• 商业往来邮件，全部齐头就好了。

不必按照中文的书面要求，开头空两格。

• 想劝说客户，但不要有威胁之意。

把两方面的优劣势客观地摆出来，让客户自己评判。

• 如果你想引导客户，追一个电话，用口头来引导… • 邮件是正式的沟通方式，尽量不要用些小孩子感觉的符号。

• 对于客户提出的意见要给予反馈和解决，而不是仅仅表示感谢。

• 要给客户一个时间概念，什么时候我们会提交什么文件。

• 确保内容没有错别字！• 标点符号使用正确！
江苏商贸职业学院
备课笔记
3)结束语
• 对客户最好使用尊称“您”。

• 多说两句话，“请查收”，“如果有任何事情随时联系我。

”等等以示对客户的重视和关心。

4）签字落款
1.签名信息不宜过多
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。

你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。

但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。

字号一般应选择比正文字体小一些。

• Ps：签名与邮件正文间隔不要太大，或者太小。

太大太小都会影响美观。

5）附件
• 不要忘记粘贴附件！
五、回复注意事项
一、阿拉伯数字后面用黑圆点；
二、汉字数字后面用顿号；
三、“第一”“第二”“第三”后面用逗号；
四、带括号的序号和带圆圈的序号，后面不再加顿号、逗号之类；
五、“第一编”“第一章”“第一节”或“壹”的后面不用标点，与后面的文字之间空一个汉字位置即可。

六、数字序号前后一般不再用其他项目符号
第一层为汉字数字加顿号，例如：“
一、”“
二、”“
三、”；
第二层为括号中包含汉字数字，例如：“
（一）”“
（二）”“
（三）”；
第三层为阿拉伯数字加下脚点，例如：“1.”“2.”“3.”；
第四层为括号中包含阿拉伯数字，例如：“（1）”“（2）”“（3）”；
第五层为带圈的阿拉伯数字，例如：“①”“②”“③”或者“1）”“2）”“3）”；
江苏商贸职业学院
备课笔记
第六层为大写英文字母，例如：“A.”“B.”“C.”或者“（A）”“（B）”“（C）”；
第七层为小写英文字母，例如：“a.”“b.”“c.”或者“（a)”“（b）”“（c)”；
六、概括总结
七、布置作业
第五篇：关于电子邮件格式
商务电子邮件格式
一、关于主题
1.一定不要空白标题。

2.标题要简短，不要让outlook用….才能显示完标题。

3.最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。

时间可以不用注明，一般邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。

5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。

6.可适当用使用大写字母字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。

8.最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。

二、关于称呼与问候
1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

2.邮件的开头要称呼收件人。

在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

3.Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个HI, 中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。

结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的。

若是尊长应使用“此致敬礼”。

注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

三、正文
1.Email正文要简明扼要，行文通顺。

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简明扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。

Email正文应简明扼要的说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。

最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。

2.注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。

3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。

保持你的每个段落简短干练。

4.一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息
7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。

可以配合图表加以阐述。

四、附件
1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。

2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。

4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。

6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。

五、语言的选择和汉字编码
1.只要必要的时候才使用英文邮件。

2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。

3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文，准确表达邮件中涉及的问题。

4.选择便于阅读的字号和字体。

中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者Arial字型，字号用五号或10号字即可。

不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不要用背景信纸，特别对公务邮件。

六、结尾签名
1.签名信息不宜过多。

电子邮件消息末尾加上签名是必要的。

签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多，一般不超过4行。