第八章宴会部运行与管理

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21.与行政主厨保持良好沟通。
22.注意所有设备的清洁情况。 23.在确认提供特定年份的葡萄酒前，先核对是否可实现。
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24.恰当地任用衣帽寄放处工作人员。 25.留意厕所的清洁情况。 26.随时保持宴会厅呈整齐状态，使其可以被展示。 27.避免自助餐排长龙，提供复合式餐台。 28.在欢迎会中不断地穿梭服务。
面谈预订
（二）预订方式
传真预订
电话预订
1. 接受预订 2. 填写宴会预订单 3. 填写宴会安排日记簿 4. 签订宴会合同书 5. 收取订金 6. 跟踪查询
（ 三 ） 、 预 订 程 序
7. 确认和通知
8. 督促检查
9. 取消预订 10. 信息反馈并致谢 11. 建立宴会预订档案
宴会预定单 • 宴会名称
• 1、什么是中餐宴会 • 中餐宴会是使用筷子等中国传统餐具，食用中国 各地传统菜肴，采用典型的中国式服务的宴会。 • 中餐宴会的环境布置、台面设计、菜肴酒水及服 务、服务人员的服饰装扮、宴会礼仪等，一般要 求反映中国的传统文化气息或中国的民族特色。 • 2、中餐宴会的特点 • 礼遇规格高，接待隆重，多用于招待重要客人及 外宾。
宴会是餐饮部经济收入的重 要来源，是餐饮产品销售和 利润水平最高等形式。 二、宴会 在酒店经营中 的作用 宴会是提高饭店知名度、美 誉度的重要形式 宴会是饭店提高烹调技术水 平的好机会、好形式
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三、饭店宴会的经营特点
（一）经营活动的多样性 1.以饮食为主的宴会活动，包括各种规格、形式 的中西餐宴会、酒会等。 2.以会议为主的活动，包括各种规格、各种形式的 国际性、地区性会议，各种形式的学术会议、商品展 销会等。 3.以娱乐为主的经营活动，包括舞会、文艺演出、 时装表演等。 （二）宴会消费标准的差异性 （三）涉及范围的广泛性
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（二）宴会的特殊要求
（三）宴会销售的注意事项 1.随时有人值班。
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2.尽可能延长宴会部办公室开放的时间。
3.随时提供良好的电话服务以供宾客使用。 4.在需要时预定视听技术员的工作时间表。
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5.注意冷、暖气及灯光照明的程度。
6.多注意音乐设备。 7.确定门不会猛然地关上或嘎嘎作响。 8.提供活页便笺、铅笔、糖果及冰水给集会使用。 9.永远准时。 10.特别注意工作中途短暂的会议休息时段的服务。 11.留意会议规划单位，并确定需要提供的服务项目。
七、音响设备技术员
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任何时候，音响设备技术员都必须与宴会部门密切配合， 能够在需要时提供快速的服务。大体而言，音响设备的服务是 会议能否成功的决定性因素。
第三节 宴会销售与预订
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一、宴会销售
（一）宴会的潜在市场 一般来说，宴会的潜在市场的类别及举行宴会的场合如 下图所示。
客户类别 基本类型
工商企业．事业单位 公务宴请，庆祝周年活动，庆祝新产品开发成功，庆祝开业等． 协会和学会 政府机关 大使馆 市民 召开年会．学术讨论会等会议用餐． 节日庆祝活动，举行各种会议，公务宴请等． 国庆招待会，各国传统节日庆祝活动． 生日．婚礼宴请，朋友聚会宴请等．
第四节 大型宴会的筹划与运行
一、大型宴会的筹划
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（一）确定宴请对象、范围、规格和形式
（二）确定宴会的时间、地点
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（三）发出邀请
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（四）选定菜 1.要以宾客尤其是主宾的口味喜好和禁忌来选定 菜肴和酒水，而不是以主人的喜恶为标准。 2.营养平衡、搭配合理。
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3.既经济实惠又扬己所长。•来自•2.宴会设计资料
宴会设计资料主要包括：宴会设计的目的、宴会设计的要 求、宴会场景设计、宴会台面设计、宴会菜单设计、宴会程序 设计等内容。 3.宴会活动资料 (1)宴会举办过程中音乐曲目的选用与安排；
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(2)宴会活动的程序及其临时变更调整资料；
(3)宴会现场偶发事件和应急处理的情况记录； (4)宴会主桌上主人、主宾等宾客座序及名单； (5)宴会活动拍摄的照片及录像资料；
二、中餐宴会的场景及台面设计
（一）宴会的场景设计 • 1、必须把握客人的需求 2、立意清晰、突出主题 • 3、合理布置场地 • （1）突出主桌。 • （2）桌子之间的距离要适当，松紧适度，整齐有序。 • （3）要避免干扰。
（二）台形及台面设计 • 1、台形设计 • 2、台面设计 • 宴会台面设计，又称餐桌布置艺术，它是根据宴 会主题，对宴会台面用品进行合理搭配、布置和 装饰，以形成一个完美台面组合形式的艺术创造。 • （1）台面中心造型设计 • （2）餐具设计 • （3）餐巾花的设计
中餐宴会服务 程序
4、送客服务
结帐准备 拉椅送客 取递衣帽 收台检查 清理现场
餐前准备：
(1).参加班前会，了解宴会的具体任务，使服务工 作做到“八知”“三了解”。 • (2).做好准备工作 • (3).进行自查
• (4).宴会开始前8分钟，按要求摆上冷盘。
餐中服务：
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（二）西餐宴会
西餐宴会是按照西方国家的礼仪习俗举办的宴会。 （三）国宴
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国宴是国家元首或政府首脑为国家庆典或为欢迎外国元首、政府 首脑而举行的正式宴会。
（四）正式宴会 正式宴会通常是政府和团体等有关部门为欢迎应邀来访的宾客或 来访的宾客为答谢主人而举行的宴会。
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（五）便宴
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便宴是非正式宴会，常见的有午餐、晚宴，也有早餐。
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四、宴会厅领班 宴会厅领班的职责主要是宴会的管理。一般情况下，一名 领班或副主任负责管理一个特定的宴会，同时负责服务宾客、 拿捏时间及其他请求等各方面工作。 五、宴会厅服务员
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宴会厅服务员工作非常辛苦，他们总是随叫随到，负责某 项专门的工作。
六、宴会厅管理员
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宴会厅管理员以前被称为房务员，他们负责移动地毯及家 具以改变宴会厅的布局。
三、中餐宴会的席位安排
1、中式宴会的桌次安排。其具体原则是： • ①以右为上 • ②以远为上 • ③居中为上 • ④在桌次较多的情况下，上述排列常规往往交叉 使用 2、中式宴会的席次安排。席次，指同一餐桌上的 席位高低。排列席次的原则是： • ①面门为上 ②主宾居右 • ③好事成双 ④各桌同向
中餐宴会台形布局 A
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12.准备易于看懂的数字牌。
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13.印制给客人的资料要提供备份。 14.协助菜单设计，并且校对其错误。 15.注意为参加宴会及会议的客人提供良好的传话服务。 16.在休息时间清理会议室。 17.确定宴会的订单、菜单及指示。 18.运用想像力，极力促销。 19.在宴会中促销葡萄酒及酒类饮料。 20.向所提供的特别服务收取费用。
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(6)宴会前、宴会中的配套活动，如文艺演出节 目、服装表演等活动的主要资料； (7)宴会主要来宾及知名人士的有关资料； (8)现场观察到的VIP饮食爱好和兴趣资料；
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(9)宾客宴会后丢失物品及其处理结果资料；
(10)账单资料。 4.效果反馈资料 一是宾客对宴会的表扬。 二是宾客对酒店提出的善意的改进意见。
第八章 宴会部运行与管理
第一节 宴会部经营特点
第二节 宴会部门组织 第三节 宴会销售与预订 第四节 大型宴会的筹划与运行
【教学目的】
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了解宴会服务特点及在酒店中的地位和作用 掌握各式宴会服务规范
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熟悉宴会服务管理要点
第一节 宴会部经营特点
• • • 一、饭店宴会的种类 （一）中餐宴会 中餐宴会是中国传统的聚餐形式。
29.避免酒吧排长龙，注意其位置。 30.在自助餐中提供充裕的服务器具。
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31.确定自助餐桌被装饰得引人注意。
32.与顾客密切配合，将宴会看成是一件大事来处理。 33.确定服务是亲切且专业的。
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34.尽可能扩大场地。
二、宴会销售预订
（一）、宴会销售预订人员的选择
1、了解各宴会场所的面积、设施情况并懂得如何适应客户要
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三是宾客的投诉。
5.宴会总结资料
（二）宴会信息收集
1.外部输入
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环境、设施的管理
食品质量管理
服务质量管理
第二节 宴会部门组织
• • 一、宴会厅经理 宴会部应该能够提供顾客感兴趣的菜单，并且留意厨房的 容纳量、特殊物品的季节适用性、顾客的期望、服务的限制、 可用的设备等多方面因素，同时必须了解顾客需付的费用，以 便更好地为顾客服务。 二、宴会厅业务经理 宴会厅业务经理的职责是协助宴会部协理，尤其在业务方 面，在大型酒店中，每一位宴会厅业务经理负责处理若干个指 定的业务。 三、宴会厅主任 负责督导所有宴会厅的服务员、会议厅管理员，担任这份 工作需要有较高的预定工作时间表和管理的技能。
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一般要求: • 菜单 名卡 席位卡 • 会议用具： • 投影仪 幻灯机 放映机 • 银幕 白板 讲台 • 横幅 录像设备 扩音器 • 订金 • 接洽人 核准人 • 日期 日期 • 发送部门：
求做出反应。 2、清楚本饭店各类菜肴的加工过程、口味特点，针对季节和 人数变动，提出对菜单做相应调整的建议。 3、了解各个档案宴会的标准售价、同类饭店的价格情况，并 有应付讨价还价的能力。 4、具备本部门宴会服务人员的专业素质、工作能力等。 5、熟悉与具体宴会菜单相配合的酒水。
6、解答宾客就宴会安排提出的各种问题。
中餐宴会台形布局 B
10人正式宴会座次安排
大型中餐宴会座次安排
1. 准备工作
3. 台面装饰
2. 摆台
1、宴会前的组织准备工作
掌握宾客情况，明确分工 宴会布置 熟悉菜单 物品准备 铺好餐台 摆设冷盘
2、迎接工作
热情迎宾 接挂衣帽
3、就餐服务
入席服务 斟酒服务 上菜服务 撤换餐具 席间服务
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(1)餐饮部为组织好重要宴会，可通过饭店销售部、公关部 获取有关信息；
(2)去找饭店老经理、老厨师了解历史情况；
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(3)从饭店档案室查资料，从已有的资料中获取信息。
（三）宴会档案管理
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1.设置相关岗位
2.配备相关设施 3.建立相关制度 4.提供相关信息 5.收集相关资料 6.对VIP要建立专门档案，全面收集VIP客史资料
（六）冷餐宴会 冷餐宴会的特点是不排席位，菜肴以冷食为主，可上热菜, 食品有中菜、西菜或中西菜结合，菜肴提前摆在食品台上，供 客人自取，宾客可自由活动，多次取食，酒水可陈放在桌上， 亦可由服务员端送。 （七）鸡尾酒会
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鸡尾酒会是欧美传统的集会交往形式。
（八）茶话会 有的叫茶会，是一种非常经济简便、轻松活泼的宴会形式, 多为举行纪念和庆祝活动采用。
（五）场所布置 1.宾主席位的安排。总的原则是既要按礼宾次序 的原则排定座位，又要具有灵活性，使座位安排有利 于增进友谊和方便席间的交谈。 2.宴会场所的布置。这里的场所，既指宴会的整 个环境，也指具体场所中桌台、餐具等的摆置和氛围 布置。
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二、大型宴会的标准作业程序 中餐宴会服务
一、中餐宴会及其特点
三、宴会档案管理
• 宴会档案资料管理，是指对已经举办的宴会的有关资 料的收集、整理、存档以及再利用的一整套措施。
•（一）宴会档案资料内容的确定
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1.宴会预订资料
预订表内容主要包括：宴会形式、宴会标准、宴会菜单、 场景布置要求、开宴时间、宴会规模、联系人姓名、联系人电 话、预订金以及预订以后的确认等。