计算机技术在办公自动化中的应用探究

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计算机技术在办公自动化中的应用探究
文/杨文丽
计算机技术以提高工作效率、减少人力成本为目标，为各个行业的发展做出了巨大贡献，也为办公自动化模式的创新和改革带来了更多的可能性，能够帮助其突破技术限制，实现多种类
型办公模式共同发展的目标。

因此，企业若想切实解决办公模式分散的问题，便要以计算机技术为基础，构建高效的办公自动化机制，进而满足自身的经营和发展需要。

一、办公自动化的内涵
办公自动化即在信息技术的
辅助下，在办公环境中使用计算机相关软件、硬件设备，实现对传统人力操作的数字化、智能化升级。

在传统的办公环境中，信息交互、存储、查询以及工作流程的转接等，均通过人工、实体的方式进行，其存在工作量较大的问题，且工作成效在很大程度上取决于工作人员的自身能力。

伴随企业规模的扩张，信息数量也在迅猛增长，对企业的信息处理与传递工作带来了阻碍。

为了应对这一问题，企业会投入更多
的人力成本，使更多工作人员参与到信息处理工作中。

而办公自动化的出现突破了这一困境，在信息的采集、保存、加工、传输等环节中，均可使用计算机完成任务，获得更高的工作成效，有助于降低企业在内部办公中投入的人力成本，也能使企业通过提升信息处理的效率，为自身发展增添更多动能。

办公自动化建设的核心要义在于办公自动化类软件的应用，可有效提升各种业务的可靠性和准确度，为企业创造更多价值。

二、计算机技术在办公自动化中应用的意义
在经历了长期发展后，计算机的应用范围逐渐扩大，在企业运营和管理等工作中，计算机技术的重要性更加凸显。

将计算机
技术应用于办公自动化中，可促
在计算机科学和信息技术深入发展的时代，计算机技术已经在各个领域得到了普及。

办公自动化是当前应用范围最广的计算机应用方案，优化了综合办公模式，受到了企业领导层和基层工作人员的欢迎。

而计算机技术作为办公自动化中的核心，其应用会对企业的发展带来直接影响，需要企业对此引起重视。

鉴于此，本文围绕企业办公自动化的内容，简述了办公自动化的内涵和计算机技术应用的意义，详细分析了其具体应用的几个层面。

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使企业拥有更高的现代化程度，降低企业运行投入的成本。

计算机技术中丰富的软件可替代传统人工办公，缓解了工作人员的压力，也能间接提升生产工作的安全性，节约更多生产成本。

以往的办公环境相对有限，但在办公自动化中灵活运用计算机技术，可突破时空局限，便于工作人员根据个人情况优化办公环境，实现多个领域资源的有效整合。

三、计算机技术在办公自动
化中的具体应用
（一）信息处理技术1.Web 2.0技术
信息处理技术是计算机技术中的一分子，也是办公自动化中的关键技术，可从根本上提升企业的办公水平。

从办公自动化现阶段的发展趋势来讲，Web 2.0技术已经接近成熟，在企业中获得了广泛应用，也是信息处理方式中的先进手段，可为办公人员提供优良的服务平台。

在具体的办公过程中，工作人员可通过专门
的应用程序平台进行互动和交流，或在平台中构建客户交流群组等，为客户提供更加优质的服务，从而降低办公活动的地域局限性，使办公效率和质量得到明显提高。

2.B/S 型结构
B/S 型结构是信息处理技术中的重要组成部分，由以往的C/S 型结构发展而来，是一种新型
计算机信息处理结构，对网络环境的要求相对严格，若出现了网络中断的现象，则会对正常办公带来一定的影响。

该结构主要涉及接口、Web 服务器、数据服务器三层。

在第一层接口方面，可维持操作系统和用户间的信息连接，在相关结构程序的辅助下，便于用户随时接入网络利用浏览器上网。

当接口服务的请求被发出后，第二层Web 服务器则能够接收到相应的信息，根据特定的程序向用户及时回复和反馈信息。

该结构的数据库可以和Web 服务器协同配合，达到对用户获得数据信息加以保存的目的。

在办公自动化过程中，工作人员可利用该结构，使网页浏览更加便捷、高速、精准，或结合实际工作需要，用浏览器登录结构控制面板后发送工作请求。

Web 服务器接收到信息后会高速处理信息，尽快将处理结果反馈给工作人员。

由此可见，B/S 型结构在办公自动化中的应用优势明显，有利于提升办公信息的处理速
度，
完成实时访问浏览器等任务。

若需要对信息进行转化或处理，安装数据库、服务器管理软件即可。

与传统信息处理技术相比，B/S 型结构操作更加简单，便于工作人员随时切换局域网和广域网等，且对办公设备的要求较低，促进了办公自动化的广泛应用。

（二）文字处理技术
在企业日常办公内容中，文字是最基础的载体，工作人员可以利用文字进行信息传递，且几乎所有的工作流程中的复杂信息传递，都需要借助文字文档加以实现。

在办公室中，工作人员通常会面对数量众多的档案、文件等。

对这些文字资料进行审批处理，传统人工式的办公会消耗大量的时间与精力，也会降低整体办公效率。

为了简化此类办公流程，使工作能够在尽可能短的时间内完成，企业的所有工作人员都要高度重视文字处理技术的应用。

伴随计算机软件行业的发展，协助文字处理技术的相关软件也得到了更新和升级。

我国常用的文字处理技术主要以Office 类办公软件为载体，其供应商繁多复杂，每种类型的文字处理软件功能和特性也不尽相同。

大众较为熟知的是Microsoft Office Word，能够满足企业基础的文字处理需要，但其缺点也较为显著——伴有非开源、必须绑定整套Office 使用、支持文档类型有限等问题，由此便诞生出众多类型的Microsoft Office Word“替代品”。

比如我国金山软件自主研发的WPS 套件，其具有兼容性强、易于操作、功能强大等优势，除了在Windows 操作系统中占据了较大
市场外，也是许多印度、巴西等国Linux 发行版中的系统自带软
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件。

但其缺点为部分功能局限于会员使用，以及占用较高系统资源等，不适用于配置较低的电脑使用。

为解决跨系统支持、开源和免费、低端电脑适配性等问题，较多更适合此类用户的文字处理软件相继诞生。

目前，被公认为Linux系统中使用量最多的是LibreOffice，其Writer软件支持市面上的“三大系统”，也登录了Android和iOS移动端系统，还具有支持自由文档类型转换、多语言操作界面支持等强大功能，逐渐成为亚洲地区以外众多有开源、免费需求的办公企业的首选。

图1为LibreOffice Writer的GUI示意图。

（三）数据表格处理技术
在办公室日常工作中，数据表格处理技术也较为常见，且支持该技术的软件通常包含在Office套件中，工作人员可利用此类软件提升制作表格和数
据计算的速度。

比如，在事业
单位办公环境中，每天都会出
现大量数据，从经济收入、财
政支出到员工的工资发放等，
都要以表格的形式管理这些数
据。

传统的人工处理方法容易造
成计算错误等问题，且人工处理
速度较慢，无法保证工作质量。

利用数据表格处理软件后，工作
人员便可通过点击相应的功能按
钮完成对数据的分析和处理。

在
需要查阅、调用表格之时，工作
人员可使用文件管理器进行文件
传输，真正实现办公自动化的目
标，也让数据的使用效率得以提
升。

经过该技术处理后的数据表
格，也可降低后期表格修改、调
整、维护等工作的难度，便于工
作人员操作，从整体上提升企业
的运行效率。

与文字处理软件类
似，不同类型的数据表格处理软
件在功能上存在差异，但其宏观
层面的优势和上文提到的文字处
理软件相同。

大众熟知的软件有
Microsoft Office Excel，以及
LibreOffice和OpenOffice旗
下的Cal， SoftMaker Office
的PlanMaker、OnlyOffice
SheetEditor、Calligra Sheets
和独立的Gnumeric等。

四、结语
综上所述，办公自动化是信
息时代企业发展的主流方向，而
计算机技术则能够全面促进办公
自动化的实施水平。

因此，企业
在办公活动中，应进一步关注计
算机技术在办公自动化中的应用
优势，通过牢牢把握信息处理技
术、文字处理技术、数据表格处
理技术、图文制作技术的应用要
点，为企业的现代化发展提供技
术支持。

参考文献：
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动化中的应用[J].信息系统工程,2022(03).
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究[J].内蒙古科技与经济,2022(03).
[4]陈浩.计算机技术在办公自动化中的应
用[J].科技与创新,2022(01).
（本文作者杨文丽，就职于六盘水幼儿师
范高等专科学校）。