日程安排与管理

此外，还有会议报告、单独报告、电话报告、临 机报告等多种方式。
每种方式各有所长，秘书应根据实际情况， 灵活运用。
（3）报告要区分不同对象
由于领导者的职责、能力、文化程度、性格特征 和工作习惯各不相同，对秘书报告工作的要求也不 一样。
同时还应处理好几个关系: 一是主要领导者和分管领导者的关系。重大事情 ，要向正、副职领导者都报告;日常事务，只报告分 管领导者即可。 二是在家领导者和外出领导者的关系。
日常安排与管理
时间表的编制方法
①根据需求确定编制时间的周期。 ②收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。 ③发现活动有矛盾，主动与负责人协商，及时调整。 ④按照时间顺序将任务排列清晰。 ⑤绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目。 ⑥用简明扼要的文字将信息填人表格，包括内容、地 点见中抓住 领导思想的闪光点，对其认真领会并加以深化， 以进一步完善领导意图。
（3）从不同角度捕捉和领会领导意图
秘书要做到以下两点:
一是要善于紧紧抓住领导意图的要点与核心， 把领导意图同上级指示精神和下级实际情况进行 比较分析，做到上下一致，有理有据。
二是要善于以主要领导者的思想为主线，多方 面吸收其他领导者的意见，集思广益，综合归纳 ，以形成领导集体的意图.
7.购物时避免不必要的包装，并自备购物袋。 8.多用手帕擦汗、擦手，可减少卫生纸、面 纸的浪费及尽量使用抹布。 9.尽量使用电子文件，减少纸的用量。 10.尽量使用再生纸制品。
《建议》
1. 尽量使用回纹针、大头针、订书机来取代含 苯的胶水。
2. 尽量使用铅笔﹝写错了，可以用橡皮擦擦 掉﹞，如此，可减少挥发性墨水和立可白﹝修正 液﹞的使用。
秘书要随时将在家主持工作的领导者就一些重 大问题的处理意见，适时报告给在外工作的主 要领导者，并转达主要领导者的意见，以保持 信息的畅通。
（4）报告的时机要恰到好处
这里所说的时机，是指要适时报告，以获得较好的时效价值.
秘书是领导者的耳目，诸如群众对领导者的批评和反映， 对领导工作的建议和要求等，秘书有责任如实向领导者报告， 但需要恰到好处地掌握时机，应选择领导者乐意听取报告的时 机进行报告。
（1）请示的对象要选准 秘书请示工作，要遵守按领导分工、对口请 示的原则。 一般只向分管领导者请示有关工作，以避免 多头请示和越级请示。对涉及多方面的综合性工 作，秘书应向主持全面工作的领导者请示，并将 有关情况通报其他分管领导者。
（2）请示的内容要单一
秘书请示的内容必须是自己难以处理或无权处 理的事情，必须由领导者给予指示或授权办理。
秘书请示要尽量做到内容单一，尤其在对重要 事项需以书面形式请示时，一定要遵守一文一事的 规则，不得将多项事务写在同一份请示的公文内。
(3）请示的形式要灵活
秘书请示，可以是口头形式，也可以是书面形式。 一般情况下，重大的事、涉及政策方面的事、需要 授权批准的事，秘书要作书面请示，领导者则应作 书面批复，以示慎重，并便于日后查证;
日常安排与管理
适当保密； 处理好变更的约会。 在早上要预留一小时的时间处理日常工作； 尽量不要在星期一的早上安排上司的约会； 在前往其他公司拜会他人，应该预留半小
时左右的时间在路途上； 安排约会时间安排不要过于紧凑，注意酌
留弹性。
日常安排与管理
时间管理
时间管理一般通过编排时间预订表和时间计划 表来进行时间的安排分配。 1、时间管理的要素
日常安排与管理
５、日志系统
1）日志概述 日志是根据周计划表写出的一天时间
内组织领导活动计划。 2）日志的方法
✓手工填写的工作日志 ✓ 电子工作日志
日常安排与管理
约会安排
1.约会安排的基本原则 （1）配合领导的时间表 （2）分辨轻重缓急 （3）稍留弹性 （4）以需要为准，以适度为宜 （5）适当分担，各就其宜 （6）内外兼顾
领导工作的热点是领导者在一定时期内工作意 图最为集中的表现。
抓住了热点，就等于抓住了领导意图的核心， 就能与领导工作同步。为此，秘书还必须连续不 断地领会领导意图。
（2）从把握领导思想的闪光点上领会领导意图
一般来说，领导者所提出的意见是比较完备和 深刻的。但对某项新的工作或在临时处理某个问 题的时候，常常是有感而发，提出的意见往往是 零散的、片断的。
办公室里的节约策略
纸类减量 1公司同仁请使用玻璃杯、磁杯，纸杯主要
供访客使用。 2.影印时尽可能双面使用，并适量印刷。 3.用过的牛皮纸袋尽量反复使用。 4.公文用纸、名片及其它用纸尽量采用双
面印刷。 5.使用过的计算机报表纸、传真纸裁成便
条纸使用。
6.尽量避免购买使用一次即丢的物品，如免 洗餐具、纸杯、纸巾等物品。
日常安排与管理
4、秘书时间管理的方法
（1）、ABCＤ工作法 现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情
的重要和紧急程度，将各种事务划为A、B、C、 D四个类别，即ABCD工作法。如下图。
B 很重要，但不紧急
(重要程度) A 很重要，也很紧急
D 既不重要，也不紧急
(紧急程度） C 很紧急，但不重要
日常安排与管理
一般事情、事务性工作、只需解决一些疑难的 事，秘书可用口头请示，领导者只作口头答复或指 示;
紧急的事，秘书可先口头请示，及时办理，事 后再补写书面请示，以便存档备查。
（4）请示的时机要适当
一般情况下，秘书请示必须在事前进行，待领 导者指示或批准后方可行动。
只有在特殊情况下，才能采取边做边请示或“ 先斩后奏”的方法。所谓“事前请示，事后报告 ”，就说明了请示和报告在时机选择上的不同特 点，对此，秘书应牢记在心。
3. 办公室尽量少用清洁剂、地板亮光剂。 4. 减少使用含二甲苯、甲醇等有毒溶剂的空 气芳香剂或电话筒的芳香片。 5. 选择并慎用杀虫剂。
水电的节用
减少不必要的能源浪费，开完会请随手关灯， 平时也请节约用水。
其它建议
1.购置可换笔蕊之原子笔或钢笔作为书写工具。 2.购买外食的同仁鼓励自备餐具。 3.各种器材使用前请阅读标示，并养成阅读产 品标示的习惯。
日常安排与管理
2.约会安排的方法
预先安排约会活动 记好日历和备忘录 提醒领导准时赴约 保证领导顺利赴约 做好约会前后的服务工作
3.约会安排的方式
电话约会 . 书面约会 . 当面约会. 约会卡片
日常安排与管理
4. 注意事项 配合领导的时间表； 不要让领导在出差回来当天安排约会； 不要在节假日安排约会； 重要约会应在约见前与对方联络一次，确 认此事； 订好或确定好约会的场所； 及时通知对方赴会； 提醒领导赴会；
2.请示
请示:就是秘书在工作中有疑难而无法处置时， 向领导者请求指示;或无权处理时，向领导者请求 批准。
对此，领导者应该做出答复或批复。
秘书是领导者的工作助手，必须按领导意图办 事，不得擅作主张，更无决策之权，多请示，既是 对秘书工作纪律的要求,又是防止秘书工做出现差 错和失误的重要保证。
请示时需注意:
教学目的
本章重点介绍办公室事务中的文员工 作顺序 、日程安排与管理、费用管理、 工作方法等内容，帮助你尽快熟悉和掌握 办公室的日常工作和各项技能，成为领导 得力助手。
日常安排与管理
日程安排
１、日程安排的内容 （１）各种接待、约会。 （２）商务旅行活动。 （３）参加各类会议。 （４）到车间进行实地检查或指导。 （５）组织的各类重大活动的安排。 （６）领导私人活动的安排。
（4）从把握领导个性特点中领会领导意图 由于领导者各自的气质、性格、能力和工作
方式的不同，其授意的方法也不尽相同。 从授意程度上看，有简洁式和详细式的;
从授意内容上看，有观点式和素材式的; 从授意方式上看，有直接式和间接式的; 从授意频率上看，有一次性和多次性的。
（5）从把握领导意图的实质上领会领导意图
（5）请示的态度要谦恭
凡是请示，都是下级向上级提出请求。 秘书向领导者请示，实际上也反映了上下级 之间的工作关系。因此，无论是口头请示，还是 书面请示，秘书都必须摆正自己的角色位置，在 请示的态度上要表示出对领导者的尊敬，态度一 定要谦和，言语一定要得体，做到彬彬礼。
3.报告
报告:就是秘书向上级领导者反映情况，提 出建议,或应领导者要求做出汇报。
你的上司是某家股份有限公司主管销售业务的经理， 而你则是经理秘书。在某一天，经理请你将下星 期一的活动安排的有关内容填写在工作日志上： 上午举行董事会议，所有的经理都参加。 上午给参加员工培训课的新员工讲话。 中午与A公司的董事长马XX与夫人共进午餐。 下午前往B公司拜会市场开发部的经理高XX。 下午会见C公司的销售部经理张XX。
日常安排与管理
２、日程安排的基本要求
（1）统筹兼顾 （2）安排规范 （3）效率原则 （4）突出重点 （5）留有余地 （6）适当保密 （7）事先同意
日常安排与管理
３、日程安排的形式
年计划表、月计划表、周计划表、日程表
4、注意的事项
➢ 以记叙、说明为主要表达方式。 ➢ 编写要留有余地。 ➢ 所有日程安排都要应按领导的意思去办。 ➢ 活动与活动之间要有一定的间隙时间。 ➢ 要认真核查日程表，以提高工作效率。 ➢ 对已处理完的工作，一般应注明结果。
日常安排与管理
3、时间管理的一般原则
（1）用精力最佳时间干最重要的工作。 （2）消费时间要计划化、标准化、定量化。 （3）保持时间上的弹性。 （4）反省浪费的时间。 （5）保持时间利用的相对连续性。 （6）一般工作“案例化”，固定工作“标准化”。 （7）严禁事必亲躬。 （8）坚持从现在做起的信念。 （9）保留自我时间管理的最低批量时间。
秘书是领导者的近身人员，报告工作十分方便，但是，不 能事无巨细都去请示报告，过于频繁的报告势必会干扰领导者 的精力。即使是必须向领导者报告的事项，也要选择时机进行 报告，这样，才能取得良好的效果。
（２）时间表编制法
时间表是管理时间的一种手段，它是将某一时 间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的 表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程 行动，从而有效地管理时间，达到完成工作任务 的简单方法。
日常安排与管理
时间表大体可以分为五类:
①全年预计时间表; ②每月预订时间表; ③每周预订时间表; ④每日预订时间表; ⑤单项重要工作事项预订表。
四是应领导者的要求汇报有关情况。
（2）报告的方式要灵活
秘书向领导者报告的方式主要有以下几种: 一是口头报告。优点是可以和领导者直接进行多 方面的双向交流，有利于克服文牍主义，适用于向 喜欢务实作风的领导者做报告;缺点是可重复性差， 受口语表达能力的限制较多。 二是书面报告。优点是比较正规，便于领导者过目 和思考,也便于保存备查;缺点是不能与领导者当面进 行双向交流。
领导意图有明示性意图和暗示性意图、确定性 意图和非确定性意图、总体性意图和具体性意图之 分。无论哪种领导意图，秘书都要注意把握其精神 实质，认真贯彻落实。
秘书应注意: 对明示性意图，要坚决照办; 对暗示性意图，要心领神会; 对确定性意图，要如实贯彻; 对非确定性意图，要补充完善; 对总体性意图，要始终遵循; 对具体性意图，要灵活执行。
其目的是便于领导者了解情况，掌握进程。 对于秘书的报告，领导者不一定做出答复或批 示。
报告时应注意:
（1）报告的内容要客观真实
秘书向领导者报告的内容:
一是报告当前工作的情况和进程，让领导者及 时了解下情并做出指导;
二是报告工作中发生的重大问题，让领导者及 时做出处理;
三是提出合理化意见和建议，供领导者改进工 作时参考;
秘书工作的基本方法
1.授意
授意，就是秘书接受和领会领导意图。
领导意图就是领导者对某一问题的意见、倾 向和企图，即领导工作的基本思想。
秘书工作的一个重要特点就是“遵旨行事” ，它是对秘书的基本要求，是秘书发挥参谋助 手作用的前提和基础，是提高秘书工作效率和 质量的重要保证。
（1）从把握领导工作的热点上领会领导意图
（1）强烈的时间观念。 （2）清晰的时间成本效益观念 （3）时刻牢记时效观念。 （4）定量控制自己时间的能力。
日常安排与管理
2.时间管理的分类
➢ 一类是不可控制的时间，即受限于职权的要 求而不能自由支配的时间，一般是例行工作 的时间；
➢ 一类是可以控制时间，即在自己权限内可以 自由支配的时间。
➢ 对时间管理的成功，不在于其在不可控时间 中表现如何良好，而在于尽量把不可控时间 变为可控时间。