会计档案管理规定

会计档案管理制度
一、总则
1.会计档案是公司档案的重要组成部分,也是公司重要的经济和历史资料,为加强会计档
案管理,特制定本制度;
2.会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表、相关合同协议等会计核算专业资料,也
包括资产交接清册,各种批复及上级来文等各种会计资料;它是记录和反应公司运营业务的重要史料和证据;
3.会计档案由财务负责人指定专人负责保管;公司为会计档案的保管提供必要的条件;
二、会计档案的管理及借用
1.会计档案管理人员应将财务归档的会计资料按年、月顺序立卷存放;
2.调阅会计档案,要严格办理手续;外单位人员因公需要查阅会计档案时,应有单位正式介
绍信,经财务负责人或单位负责人批准,并要详细登记查阅会计档案人的姓名、工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由;
3.会计档案不得带出室外,未经单位负责人批准任何人不得擅自将存档案卷外借或转移其
他地方,不得拆散原卷册,如有特殊需要,须经单位负责人批准方能外借和复制,并须限期归还,非财务人员不得随意翻阅会计档案;
三、会计档案的保存和销毁
1.会计档案保管期限;根据其特点,分为永久、定期二类;定期保管分为三年、五年、十五
年、二十五年四种;各种会计档案的保管期限,从年度终了后的第一天算起;具体保管期限详见附录;
2.会计档案保管到期需要销毁时,由会计档案管理人员提出意见,由财务负责人严格审查,
编制会计档案销毁清册后,经单位负责人审查同意,报相关主管部门批准,方可销毁;销毁时应由单位负责人以及财务负责人共同监毁,并在销毁清单上签名或盖章;未经主管部门批准的会计档案,严禁自行销毁;对于其末了结债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案管理人员保管到结清债权债务为止;
3.由于人员变动,会计档案需要转交时,由移交人办理交接手续,并由监交人、移交人、接
管人三人签字盖章;
四、电算化档案管理
1.随着会计电算化的推广,存储在磁盘硬盘上的会计文件与以书面形式存放的会计凭证、
会计账簿、会计报表等会计资料具有同等性质,应按会计档案的相关规定进行管理; 附录：
企业和其他组织会计档案保管期限表。