保险公司单证管理制度

第十一部分单证管理
第一章总则
第一条为防范经营风险，杜绝漏洞，使业务单证管理规范化、制度化，结合我司改革发展及其完善内控管理的需要，制定本制度。

第二条单证管理遵循空白单证与印鉴分开管理；单证的保管与使用分开的基本原则。

第二章单证管理模式及基本原则
第三条各部门的单证管理职责如下：
(一)财务部负责所有空白有价单证的管理及保费发票、收款收据的归档；
(二)出单中心负责所有有价单证的规范使用和业务档案的整理、装订归档（除保费发票、收款收据外）；
(三)成本控制部门负责所有非有价单证的管理。

第四条总公司各相关职能部门分工如下：
(一)总公司承保中心核定承保条件、费率、条款等；
(二)总公司产品开发部统一设计或批复设计单证格式；
(三)总公司财务部单证室负责印刷流水号的统一分配与单证管理；
(四)总公司办公厅负责集中印刷与发运事宜，负责组织管理公司业务档案工作。

第五条单证管理采用以下模式：
总公司集中发放单证，各机构逐级管理原则。

总公司监督、管理、指导分公司单证工作；分公司负责管理本级及下级机构的单证工作；三级机构负责管理本级及下级机构的单证工作。

受当地财税监制的保费发票执行属地管理模式。

第六条单证管理采用以下原则：
(一)统一征订、集中发放原则。

各机构按照本单位月度单证使用量结合后期业务发展提前规划下期单证需求，需求量必须和其业务规模相匹配。

各机构财务统一时间在业务系统进行征订，总公司集中核发相应单证需求。

(二)谁受益，谁承担原则。

单证印刷费由总公司统一结算,按各机构征订的单证数量分摊单证印刷费，机构财务按实际使用部门分摊相应印刷费（涉及单证调拨的视具体情况另行决定）。

(三)谁领用，谁负责原则。

各机构及单证使用部门对所申领单证的保管、使用、回销及归档负责。

单证使用部门为单证管理直接责任人；财务单证管理员为单证管理责任人，财务负责人、后援负责人及机构负责人为单证管理相关责任人。

第三章单证的基本概念
第七条单证的分类
(一)按单证的使用价值分类，分为有价单证和非有价单证
1.有价单证是指各项保险业务所使用的，冠有公司名称、编有单证印刷流水号，一经签发即承担经济责任、产生法律效力的凭证，特点为有
印刷流水号，需要进行入库、领用、回收、销号、归档、销毁等处理，如各类险种的保单、保费发票、批单等。

2.非有价单证是指出具后不具备法律效力的单证，一般特点为无印刷号，只进行入库、领用、回收，无需销号；如各类险种投保单、条款、保险证，业务管理部门所需的各类赔付单证，以及保险单附表或清单等。

(二)按单证的使用性质分类，分为车险类、非车险类和综合类单证
1.车险类单证又可分为车险监制单证和车险类非监制单证。

车险监制单证是指由保监会统一批准设计和修订格式、内容，并由保监会监制的车险类有价单证，包括：车险保单、车险批单、交强险保单、交强险批单等；车险类非监制单证主要是车险投保或理赔类非有价单证。

2.非车险类单证是指由总公司统一设计和修订，有统一格式、内容，并报保监会批复同意使用的非车险类格式保单。

我司的非车险类单证主要有：全打单证、专用险种保单。

全打单证是指采用空白无碳复写纸，有公司抬头和印刷流水号，可用于打印不同险种的保单；专用险种保单是指该类保单仅供某一个险种出单使用，有机打和手写两种出单方式。

3.综合类单证主要指保费发票、收款收据等有价单证。

第八条单证的印刷流水号编码规则
(一)单证印刷流水号编码：印刷流水号共15位，流水号中间无空格。

1.单证印刷流水号编码基本规则
第1位（共1位）：数字型，单证类别编号，“1”表示保单；“2”表示批单；“3”表示票据类。

第2位（共1位）：数字型，0表示全国性条款；1表示区域性条款。

第3-6位（共4位）：数字型，险种类别。

第7-8位（共2位）：数字型，印刷年份。

第9-15位（共7位）：数字型，流水号。

例1：国内水、陆路运输货运险为全国性统颁条款，险种编码为0201,则2008年第一张保单的印刷流水号为100201080000001；
例2：2008年全国性统颁条款第一张批单的印刷流水号为200000080000001；
例3：收款收据为票据类单证，险种代码统一印刷为1000，则2008年第一张收款收据的印刷流水号为301000080000001。

2.机动车交通事故责任强制保险相关单证印刷流水号编码规则：
地区简称+15位印刷流水号。

地区简称：文字型，用分公司所在省（直辖市、自治区）或计划单列市的简称表示。

(1)机动车交通事故责任强制保险单印刷流水号规则（共15位）：
第1-2位（2位）：数字型，表示分公司代码。

第3-6位（4位）：数字型，险种类别编号。

第7-8位（2位）：数字型，印刷年份。

第9-15位（7位）：数字型，流水号。

例：北京分公司2008年第一张机动车交通事故责任强制保险单的印刷流水号为：（京）020320080000001。

(2)机动车交通事故责任强制保险摩托车（拖拉机）定额保险单印刷流水号规则（共15位）：
第1位（1位）：数字型,表示单证识别码[1:摩托车定额50CC以下；2:摩托车定额50-250CC；3:摩托车定额250以上及侧三轮；4:农用拖拉机14.7KW以上；5:农用拖拉机14.7KW及以下；6：运输型拖拉机14.7KW以上；7：运输型拖拉机14.7KW及以下]。

第2-3位（2位）：数字型，表示分公司代码。

第4-7位（4位）：数字型，险种类别编号。

第8-9位（2位）：数字型，印刷年份。

第10-15位（6位）：数字型，流水号。

例1：青岛分公司2007年第一张机动车交通事故责任强制保险摩托车定额保险单（50-250CC）的印刷流水号为：（青岛）272031607000001。

(3)机动车交通事故责任强制保险批单印刷流水号规则（共15位）：
第1位（1位）：数字9，表示批单
第2-3位（2位）：数字型，表示分公司代码。

第4-5位（2位）：数字型，印刷年份。

第6-15位（10位）：数字型，流水号。

例：北京分公司2007年第一张机动车交通事故责任强制保险批单的印刷流水号为：（京）902070000000001。

3.保费发票编码规则
保费发票流水号共15位：机构代码+年份+识别码+流水号。

第1-4位（4位）：机构代码，不足4位的在后面加0。

第5-6位（2位）：年份，取后两位，如2008，取08。

第 7 位（1位）：识别码，旧版保费发票“0”；新版保费发票“8”。

（注：新版保费发票的特点是增加代收车船税一栏和合计金额一栏）第8-15位（8位）：流水号，按各分公司购买或财税监制印刷的保费发票号码，取8位数。

例1：宁波分公司（机构代码为01）2007年购买的旧版发票号码为00143404的保费发票流水号：010007000143404；2008年购买的新版发票号码为0000001的保费发票流水号：010008800000001。

(二)常用险种的产品大类编码
第九条已用有价单证的流转清分
正确打印的保单一式数联，正本送交客户。

每天下班之前，出单员应将每一笔业务的单证按保单副本联、发票副本联、投保单及相关附页整齐粘贴，按险种分类，再按各险种的保单印刷流水号顺序排放，妥善保管并及时销号。

发票一式五联，在客户交付保费后，财务将加盖财务章的发票联连同保单正本交客户，发票业务联与保单业务联一起粘贴存放，发票记帐联及保单财务联由业务内勤在结转财务数据时与清单一起转财务，发票核对联交
业务员催收保费，发票存根联在与单证管理员回销单证时交单证管理员归档、保管。

批单一式三联，一联正本，与保单正本一起加盖骑缝章交客户；两联副本，一联与批改申请书、保单副本一起加盖骑缝章，另一联与转财务数据清单一起交财务。

第四章单证管理员岗位要求及职责
第十条单证管理员岗位要求
(一)各机构应选择符合公司人力资源要求且具备一定保险专业素质、办公自动化操作熟练、工作主动且责任心强、有团队合作精神的人员负责单证管理工作。

上岗前应由公司培训，考核合格后方可上岗，保证单证管理工作的顺利开展。

(二)单证管理员应保持相对稳定。

如发生人员变更，应立即报告其上级财务部。

单证管理员换岗原则上应保证两周的工作交接过程，前任单证管理员必须在账表实一致的情况下才能办理交接手续，本机构财务负责人（或上级单证管理员）负责对整个交接工作进行监交并签字确认，确保交接手续和资料的全面、完整。

同时将完整地交接材料上报上级财务部。

第十一条单证交接工作主要内容及要求
(一)库存有价单证清点与交接。

要求移交人预先盘点整理并制作盘点表；接收人核实清点单证实物，并核对台账与系统，确保账表实一致；
(二)已领用未回销单证的清点与交接。

要求移交人对已领用未回销单证进行清理并制作未回销单证明细清单；接收人必须逐一核实确认，对于
遇特殊情况无法即时核实的，须在清单中单独注明；
(三)遗留问题单证的清理资料。

要求移交人应当将遗留问题单证整理出一份清单并附相关资料，由财务负责人及有关部门领导的签字确认，并向接收人详细说明遗留问题的情况；
(四)已装订成册的以前月份及年度的单证台账、报表和原始资料（包括电子版）；要求移交人必须准确完整地提供，保证不缺失；接收人检查资料，核实准确性与齐全性。

(五)其他存档保管的单证档案。

要求移交人将所保管的单证档案，列明档案清单与电子条目，接收人逐一清点，同时核对回销台账，检查是否有缺失，如保费发票、收款收据等档案。

(六)单证管理工作的流程及相关规定与制度等。

要求移交人提供与单证工作相关的制度、文件及学习资料，并对接收人进行讲解和指导，保证交接后工作的顺利过渡。

(七)单证实物与相关资料核对清点完毕后，由移交人出具单证交接清单（一式三份），移交人、接收人和监交人签字确认后各执一份。

第十二条各级机构单证管理岗的人员配备要求
(一)总公司财务部设单证管理岗、单证稽查岗等，专职监督、管理全公司单证工作。

(二)分公司财务部设单证管理岗，符合条件的分公司可增设一名单证稽查岗，专职管理全省的单证管理工作及全省的单证工作检查与督导。

(三)三、四级机构财务部应设一名兼职单证管理员负责本机构具体的单证管理工作及其所辖机构的指导、监督。

第十三条各级单证管理员（包括单证稽查员）岗位职责
(一)三级机构单证管理员岗位职责：
1.必须做好单证使用计划，定期清理单证，随时掌握本机构空白单证储备情况，保证业务部门的单证需求。

2.做好单证入库前的验收工作和入库时的登记工作。

对总分公司寄送的单证，必须仔细核对、验收入库并妥善保管，保持单证储藏室整洁有序，每月做好有价单证的盘点工作。

3.严格执行“前不清，后不借”及“三见”出单制度，控制好单证的发放。

4.对发放的单证及时清查，督促出单内勤执行单证回销制度，并做好核对与回销登记工作；及时对超期单证进行清收、催收。

5.认真监督业务单位规范使用、保管单证，定期检查；重点并严格管控手写单证及代理机构领用的单证，掌握本单位的单证使用情况，发现问题及时处理上报，并随时向分公司进行汇报。

6.若单证发生遗失，督促相关责任人严格按照总公司的单证遗失制度及时处理并上报分公司遗失材料。

7.维护本机构的基本信息，当人员信息、联系地址、电话号码等发生变更时，必须及时通知分公司单证管理员。

8.完成分公司交办的其他工作。

(二)分公司单证管理员岗位职责：
1.负责分公司本部的单证管理工作。

具体包括需求报送、入库、领用、回收、回销等工作。

2.负责审核三级机构上报的单证需求，根据各三级机构的考核结果及总公司下发的需求审核依据进行需求的合理核发，控制全省库存单证总量。

3.负责业务系统中机构单证的出入库工作，并对单证实物寄送情况进行跟踪反馈。

4.整理、审核本级及三级机构上报的遗失单证材料，负责业务系统地遗失处理并汇总报备总公司单证管理室。

5.负责所辖机构的信息审核工作，做好各机构单证清分和单证交接的监交工作，将审核后需变更的机构信息上报总公司单证管理室。

6.履行监督管理职能，加强对各所属机构单证工作的管理和监督，特别是超期单证及遗留问题的清查工作。

结合实际情况制定三级机构的单证工作考核办法，每月进行考核并实施奖惩，定期将考核结果与分析呈报分公司相关领导和总公司单证室。

7.履行单证检查职能，对三级机构的单证工作进行实地检查与指导，并将检查结果汇总分析后呈报分公司财务负责人及总公司单证管理室，每半年至少完成对所辖机构的一轮检查。

8.履行单证工作的上传下达职能及风险提示，加强学习单证管理相关文件与制度, 并组织所辖机构财务的学习、培训，指导并解决下级机构的单证工作及提出的问题；对分公司存在的单证问题及时向有关领导作出书面风险提示。

9.完成总公司组织、交办的其它工作。

(三)分公司单证稽查员岗位职责：
1.做好辖区内各级机构的单证检查工作，包括实地检查及电话抽查等，规范单证基础工作，有效控制各级机构的单证风险。

2.重点核查手写单证的管理、代理机构及外设出单点的单证管理、监督并核查辖区内各机构的违法、违规现象，如：私印单证、鸳鸯单、非规范使用单证等。

3.针对核查中发现的问题及时向分公司单证管理员和财务负责人报告，提出意见和建议，并跟踪落实，促使分公司防范经营风险、提高管理水平。

4.协助分公司单证管理员清理单证遗留问题、超期未回销及超期领用单证、落实盘点的差异单证。

5.完成分公司单证管理员交办的各项工作。

(四)总公司单证管理员岗位职责：
1.制订、修订与完善单证管理相关制度与流程；
2.单证相关报表与业务系统的完善、开发、建设。

3.负责复核、集中发放全系统的单证需求，做好到货跟踪；同时负责并监督落实系统内的统一入库与出库工作（包括保费发票）。

4.负责印刷流水号的维护工作，保证印刷单证的流水号唯一性完成印刷及分配清单制作、相关台账登记和费用分摊工作。

5.负责汇总、核对分公司上报的遗失单证数据并负责机构信息变动的系统维护工作。

6.组织停用单证的清理核对工作和待销毁单证的集中销毁工作。

7.定期组织全系统空白单证盘查工作和日常及专项单证盘查工作。

8.监督管理职能：监督管理分公司的单证管理工作，对各分公司进行不定期地实地抽检工作，并出具抽检报告并跟踪落实改进；
9.实施考核：对分公司的单证管理工作进行考核、评比，每月出具考核结果及分析并提出工作改进建议。

10.培训与指导职能：负责组织各级单证管理员的技能培训与工作指导.
11.与总公司有关部门进行协调沟通，协助分公司解决日常工作中遇到的单证问题，协助承保中心制定、修订《保险业务档案管理办法》中的承保单证内容。

12.完成上级领导交办的其它工作。

第五章单证日常管理
第十四条日常单证管理工作主要为机构信息维护、单证需求、单证印刷、单证保管、单证领发、单证回收、单证回销、单证归档、单证遗失处理等。

第一节机构信息维护
第十五条机构信息的正确与完整性，是确保各机构上报单证需求、单证实物送达及正常使用单证的基础。

总、分公司每月初从报表系统中导出《机构信息表》留存备查。

若因信息报送不及时或信息报送错误，导致单证需求无法上报或单证实物无法及时送达的，责任自负。

第十六条机构信息主要内容包括：机构代码；机构名称；机构负责人姓名及联系电话；机构单证管理员姓名、工号及联系电话；具体联系地址、
邮编及传真等。

第十七条机构信息维护方式：
由分公司负责审核并留存下级机构上报的材料，审核无误后统一向总公司单证室上报《机构信息维护申请表》，总公司单证室据此在业务系统中进行维护。

(一)对于负责人更换的，要求在原负责人离司前，对本单位的单证进行清理盘点，由分公司（中支）的单证管理员进行核对，确保单证实物与系统的一致，并把清理结果上报上级财务部，若有问题单证需专题上报分公司执委会，避免单证风险；
(二)财务单证员更换的，必须进行单证工作的交接，并由本级财务负责人或上级单证管理员进行监交，提交《机构信息维护申请表》和《单证交接清单》。

(三)下级机构的信息变更资料均由分公司审核后留存备查；但分公司单证管理员变更的相关交接资料需报总公司单证室备案。

各机构需对各领单部门进行此项管理的可参照执行。

第二节单证需求
第十八条单证格式
所有单证格式，包括地方版单证格式均由总公司产品开发部会同核保部统一设计或批复设计，分支机构必须使用由总公司统一设计或批准使用的单证。

总公司产品开发部统一设计或批准使用的单证格式，应及时报总公司办
公室、核保部、财务部、IT部备案，以便及时安排印刷、及时在业务系统和财务系统里增设录单及打印程序，以配合新产品的顺利上线。

第十九条单证需求周期及方式
各机构财务单证管理员每月在规定的时间内进入业务系统进行“需求上报”，超期将无法再上报。

有价单证原则上按月度的需求量进行上报。

第二十条单证需求基本核发原则及依据：
(一)逾期未报单证需求的，视为无需求，机构自行承担责任。

(二)基本核发原则：按1个月用量进行核发，对于有效库存比大于4的，停止核发新单证。

(三)核发依据：以月度报表数据分析结果为核发依据，分公司审核、总公司复核。

第二十一条单证需求报送与核发的基本流程：
(一)各使用部门向所在机构财务部申报单证需求；
(二)分、支机构财务单证管理员负责汇总单证需求，并在业务系统中每月上报一次；
(三)分公司对本级及下级机构上报的需求进行审核
(四)总公司复核单证需求，导出总印刷清单与明细分配清单提交办公室集中印刷
(五)通过印刷厂或总公司库存将单证实物直接发送至各单证需求机构
(六)分、支机构财务部向所在地的各部门发放单证。

第二十二条单证需求报送具体规定：
每月6日上午8：30总公司单证室开通需求上报区间；
每月8日上午8：30关闭需求上报区间；
每月6-8日分、支机构单证管理员登陆业务系统本人工号，进行次月的单证需求上报。

同期分公司单证管理员对上报的需求完成审核工作。

每月9-10日，总公司单证室导出总需求清单与明细分配清单，进行复核与调整后，出具《单证印刷总清单及明细分配清单》和《库存单证分配清单》，提交办公室集中印刷与发放或安排总公司库存发货。

第二十三条单证发放具体规定：
(一)单证实物发放：采取总公司集中发放需求机构的单证实物。

印刷的单证统一由指定印刷厂直接发运，单证印刷完毕后，印刷厂根据《单证印刷总清单及明细分配清单》在月底前将单证实物直接发运至各需求机构，总公司办公室负责对印刷厂进行督办；个别单证因汇总数量较小不安排印刷而由总公司库存单证发放的，总公司单证室每月20日通过指定快递公司寄送；
单证发出后单证室同步发送《*月单证印刷及分配清单》、《*月库存分配清单》至各分公司单证管理员，分公司单证管理员下发三级机构《发货清单》；
各级机构单证管理员在收到单证实物后，根据《发货清单》及印刷厂的送货单验收入库。

验收一致在《发货清单》上签字并于当天回传至分公司单证管理员存档备查；若发现有验收不一致的情况，须在第一时间填写《收货异常上报表》，并将签字版上报分公司单证管理员和总公司单证管理室，由总公司单证管理室统一提交办公室查实，并根据最终处理意见进行相应账表处理。

分公司单证管理员每次收齐《发货清单》签字件后，在总公司单证管理室下发的总分配清单中签字确认并回传至总公司单证管理室。

(二)单证在业务系统的发放：采取逐级出库方式。

所有新印刷单证由总公司单证室集中入库处理。

总公司单证管理室收到办公室发货指令后对印刷单证做业务系统出库处理，分公司单证管理员在业务系统作接收入库、下发出库处理；三级机构单证管理员对验收正确的单证实物在业务系统做接收入库处理，并可在当天对所在地各部门发放使用。

当月收到的单证须在当月做系统接收入库处理，保证账实的一致性。

三级机构单证管理员对在业务系统中做接收入库的单证负第一责任，出现差异均由其负责。

第二十四条临时单证需求
各机构必须严格控制临时单证需求的报送，临时需求报送工作纳入机构单证工作考核范围。

各级机构的临时单证需求先上报分公司，由分公司进行内部调拔解决；对分公司无法解决的临时单证需求，以分公司为单位上报总公司，并将完整填写的《临时单证需求表》作为附件。

临时单证需求通过印刷厂或指定的快递公司寄送至分公司指定机构及地址，机构单证管理员必须在收到货的两日内签字回传发货清单至总公司单证管理室和分公司单证管理员,同时做相应业务系统处理。

第二十五条有价单证调拨
财务部库存的有价单证可根据实际需要在系统内进行调拨，总公司负责分公司间的调拨处理；分公司负责三级机构间的调拨处理；调入、调出财务部负责核对实物与系统数据，上级财务部完成系统调拨操作。