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档案管理制度
一、档案管理原则
1、增强公司档案管理工作，更好地为公司供给信息服务。

2、公司档案是公司在各项活动中形成的所有档案的总和，此中以科学技术
档案为主体，包含：计划统计、经营销售，物产品、设备、基建、生产、党政
工青、经营档案等。

3、公司档案工作是公司管理基础工作的构成部分，是保护公司经济利益、
合法权益和历史真切相貌的一项工作。

4、公司档案工作要坚持一致领导，分级管理的原则。

二、档案管理系统及机构
1、成立以公司公司办公室为首，档案室为主管，各部门参加的两级档案
管理系统。

2、档案室负责全公司的档案管理工作，各部门设兼职档案人员负责本部
门的档案采集、整理、移交工作，业务上受档案室监察和指导。

3、为增强公司公司档案管理工作，特成立公司公司档案管理小组，分别
设组长、副组长、部门负责人、部门档案员。

4、档案管理小组职责
① 负责公司公司及本部门的档案管理工作。

② 贯彻执行《档案法》和公司公司档案管理规定。

③ 负责公司公司或本部门各种档案的采集、组卷和归档工作。

三、档案管理人员岗位职责
1、要具备相应的专业知识。

2、要忠于职责，不泄密。

3、要主动工作，将所负责范围采集全，无遗露。

4、在每年年关，将本部门档案整理立卷，判定合格后交档案室保存。

四、文件资料的形成与归档
( 一)公司科技资料
1、公司科技文件资料的基本种类
⑴公司产品文件资料
⑵公司产品工艺文件资料
⑶公司设备管理文件资料
⑷基本建设文件资料
2、科技文件资料形成的标准：
⑴完好：一项活动所形成的科技文件资料已所有形成。

⑵正确：科技文件资料的内容切合技术要求，知足公司生产需要。

⑶系统：科技文件资料之间形成了一个完好的系统。

⑷规范：所应形成的每份科技文件的内容表述和载体形式切合必定的标准
和要求。

（二）公司经营管理文件资料
1、公司经营管理文件资料主要内包含：
⑴计划决策管理，包含长久计划和年度计划
⑵产品销售管理，市场剖析、产品销售与服务
⑶财务管理，包含资本的计划、组织、调剂、监察和核查，但财务管理的
内容与会计工作的内容应有差别：财务管理是保证资本的合理需要、严格钱币监察、正确办理公司与员工之间的关系；会计工作是经过编制会计凭据、账簿、报表等反应和监察资本的周转活动状况。

（三）公司文书文件资料
1、公司文书文件资料包含：
⑴会议文件
⑵总结文件
⑶决策、决定文件
⑷其余文件
（四）公司会计文件资料
1、公司会计文件主要包含
⑴会计凭据
⑵账簿
⑶会计报表
（五）公司人事文件资料
1、公司人事文件资料包含：
⑴ 员工的招聘
⑵ 员工的教育培训
⑶ 员工的核查与评估
⑷劳动保护和劳动保险
（六）公司特别载体记录资料
1、公司特别载体记录资料包含：
⑴录音
⑵录像
⑶照片
⑷缩微胶片
⑸计算机磁盘
⑹各样实物等非纸质形式的记录资料
（七）各部门负责人及档案管理员在拟订文件资料或经过不一样门路获得文件资料时应实时累积、整理、归档。

（八）生产活动及管理工作中形成的各样文件资料由项目负责人及各职能部
门兼职档案负责累积、整理和归档。

（九）各部门应将文件资料的形成、累积、整理和归档工作列入生产、技术
等各项管理程序，并明确归入工作计划和有关部门及人员的职责范围。

（十）专、兼职档案管理人员在参加产品试制、定型、基建工程完工查收的文件资料鉴准时，对不完好、不正确、不系统的文件资料不予判定署名。

（十一）产品创优、成就及工程的文件资料不完好、不正确、不系统，档案员有权不予盖章其实不得申报成就。

（十二）新购重要设备（仪器）和引进项目的文件材想到货时，有关部门应会同专、兼职档案员共同检检验怍，并实时归档。

（十三）本公司工作人员因公出门、学习、观光、观察和参加会议带回的文
件资料一定归档，需继学习使用的要办理借阅手续，不予报销资料费。

（十四）档案员对各样业务文件资料的形成、累积、整理和归档工作有指导、监察和检查的责任和义务。

五、档案的库房管理
1、档案库房要做到七防：防盗、防水、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染。

2、档案库房建议执行《档案馆建筑设计规范》。

六、档案和判定。

1、依占有关规定编制档案分类方案，档案分类方案确实定原则是：
⑴公司有长久利用价值的档案应永远保存。

⑵对公司在一准时间内有益用价值的档案分别按长久或短期保存。

凡
是介于两种保存限期之间的档案，其保存限期一律从长。

2、公司档案判定由判定小组组织进行，判定小组由档案管理领导机构成员及各职能部门档案员构成。

⑴判定工作每 3-5 年进行一次。

⑵ 经判定确立永远保存的档案，如发现有不完好、不正确，应实时责成有关部门和人员进行增补或改正。

⑶ 对于判定保存价值的档案，要登记造册，经领导赞同后，由安所有门和档案室共同监销。

七、档案现代化管理
① 档案现代化管理要归入公司现代化管理规划。

② 档案现代化管理，指应用现代化管理方法，电子计算机、缩微技术和先进的监控装置等。

③公司每年应从科研基建等项目资本中，拨出花费购买所需的档案现代化管理设备，不停提升档案现代化管理水平。

（一）档案归档管理
一、依照档案管理几大类进行采集、整理、归档。

其应归档范围有：
（1）党群工作类包含：
A、党组织工作计划、总结、任免令、请示报告及上司党委的批复文件、党委工作大事记。

B、纪检工作计划、总结、办理有关违纪案件的规定。

C、员工代表大会通知、名单、议程、报告、发言、提案、选举结果、工会的请示、批文、表彰先进集体、个人、标兵事迹资料。

D、团委工作计划总结、团代会的通知、名单、议程、报告、发言、选举结果、经过的文件、决策等资料。

E、民兵、武装工作的总结、计划。

F、安全教育、伤亡事故报告、交通管理、刑事案件审理等有关资料。

（2）行政管理类包含：
A、公司的会议记录、工作计划、总结、决定、报告、批文、机构设置、内
部任免令、经验资料、外事工作及外宾招待中形成的资料、上司下达的通令嘉
奖、证书、牌。

B、公司整体规划、目标目标、重要经营战略、各项规定、方法、要求、评
优达标、评奖活动的资料。

C、培训计划、总结。

（3）经营管理类包含：
产品销售合同、广告宣传合同、计划、总结、达成状况说明、产品销售的
若干规定、提成规定、协议书及有关资料。

（4）生产管理类包含：
A、生产调动会议记录、计划、总结。

B、技术：新产品的开发、老产品的更新改造、建议、可行性研究报告、立项、报批、工艺、试制记录、产品的批复、操作规程、创伟方面的资料（证书、
奖杯、奖牌）。

C、质量：上司对证量方面有关资料及有关规定。

D、设备：工作计划、总结、指标核查、设备仪器购买报批、开箱查收、安
装记录等有关资料。

E、计量能源：上司部门对计量、能源有关规定标准、方法及公司的工作标
准等资料。

（5）技改、证券、财富
A、隐蔽工程记录，分部、分项工程序、施工质量检查总结，概算文件资料、可行性研究报告、立项建议批复、设计占地、征地、拆迁、施工赞同、动工、
执照、技术、环保、消防、施工报告、施工图等工程资料。

B、上市股本的请示、协议、批文等有关资料。

C、公司内的公司关、停、并、转、破、租、联股份合作。

拜托国有民营等
改制、改革、上报申报、审批、土地、房子、设备、产权交易等资料。

（6）财务管理类包含：
A、公司的有关财务制度、规定及要求，减免税金、贷款、引进资本的申请批文。

B、决算报表、各样凭据、账薄等。

各系统应把文件资料和形成累积概括作为制度坚持下去，归入工作程序和工作计划中去列入有关人员职责范围和岗位责任制中。

二、会计类的档案，由财务科装订成册，当年的会议档案，暂由财务部保存两年，期满后移交档案室保存。

三、各模拟公司、各部室的档案由兼职档案员负责采集、整理、立卷，每年年关移交档案室保存。

四、对形成的资料，依照时间要求分门别类加以整理，组织模卷达到档案的质量标准。

五、归档的模卷要写好模卷封面，卷后附有备考表，填好卷内目录，笔迹工整，模卷齐整。

六、归档的文件资料一定完好无缺，正确无误。

七、凡归档的文件资料，要做到书写优秀、笔迹工整；禁用铅笔录本、圆珠笔和复写纸。

八、归档的档案要有转交目录，一式两份，交接两方署名。

（二）档案安全管理制度
1、档案室一定做好防火、防蛀、防潮、防盗各样防备举措。

１、室内禁止建立火源，禁止抽烟。

２、禁止将易燃品带入室内。

３、室内常备灭火器等防火用品。

４、禁止闲散人员进入档案室。

５、室内要常常打扫，保持洁净卫生。

６、走开档案室关好门窗、电源、防备被盗。

（三）档案管理经济责任制
1、依据《档案法》和档案管理规定的规定，充足发挥档案保存和使用价值，为了增强档案的管理，各部门的档案按规定一致保存和使用，使档案更好地为
公司和社会服务。

2、按规定在全公司各部门保存的档案，禁止丢掉和转借，如发现违反档案
管理的规定，依据情节轻重分别赐予经济和纪律处罚。

3、档案要严格执行档案法和公司规定的各项规章制度，违者赐予必需的处罚。

4、如期交递的档案，禁止对任何原因不交或晚交，违者赐予经济处罚。

5、对于档案管理好的部门和档案员，年关赐予精神和物质奖赏。

6、档案的管理工作，能够做为自己升级、奖金和年关评比先进部门（个人）的依照条件。

（四）档案库房管理制度
1、库内应依据《档案法》规定，除档案管理人员外，其余人员禁止进入档
案库房。

2、库房的设备应按上司档案部门对档案库的要求，配齐配全各样设备，做
到“八防”。

3、库内的设备做到摆放齐整、合理，各样档案柜设有标签（或显然标记）。

4、做到通风优秀，干湿度适合，延伸档案保存限期。

5、库内卫生要保持优秀，常常打扫，禁止有尘埃和蜘蛛网。

6、库内禁止寄存易燃易爆品，禁止抽烟。

７、走开库房要关好门窗、电源、防备被盗。

（五）档案工作管理制度
1、仔细学习《档案法》和档案管理知识，执行档案员管理职责。

2、对所属各样文书、财务、科技、经营管理等各样档案保存整理存档，任
何个人、科室都无权保存和销毁档案。

3、依据《档案法》规定，会计档案可在每年关结后，暂由财务部门保存二
年，期满后由财务部门整理清册，交档案室存档。

4、各样文件阅读后，移交给档案人员存档。

5、档案要科学管理，寄存有序，便于查找，严格执行安全、保密制度，严
防销毁、散从、失密，违者依据情节处罚或追查刑事责任。

6、各样文件资料要用钢笔填写，笔迹要工整，记录清楚。

7、档案保存限期满，请示领导派人监察销毁。

8、勤苦研究业务知识，不停提升业务水平易工作能力，准时达成任务。

（六）借阅制度
1、各样档案资料依据工作需要，能够查阅借阅。

2、借阅时要办理好借阅手续。

3、借阅时间不得超出半个月。

4、查阅档案者，一定在本室查阅，与查阅没关的文件一律不得翻阅。

5、查阅者不得将档案拆毁、裁剪、打标记、污损，严防污染模卷，若有违者按管理制度处罚。

6、调动本公司人员一定还借阅资料，不然不予以办理调转手续。

7、凡本公司人员借阅档案资料不得任意涂改、抽页、破坏，若有违反追查其责任，赐予公司行家政处罚。

8、机密资料一定经领导赞同后方可借阅，但禁止带出档案室。

（七）会计档案管理制度
一、会计档案的岗位
经主管领导赞同由财务指派一名拥有会计员以上技术职称的人员兼管会计档案室工作。

基层单位由会计或主管会计管理睬计档案。

基层单位保存的会按公司要求按期向会计档案室主管人员报告和登记本单位存档状况。

二、会计档案存楼的范围
（1）各样会计凭据
（2）各样会计账薄
（3）月、季、年会计报表
（4）财务计划
（5）财会专用的各式未启用的账薄、报表、表格、单据等
三、会计档案的归档条件
（1）会计凭据：每张凭占有制表、复核、记账、主管会计签章，附原始凭据栏次数额与单据实数符合，装订封面列有年、月、日起止号数、会计、领导签章。

（2）账薄：经营人员一览表与账户目录填列齐备，单位负责，会计管理人员、经营人员要签章，移交接收日期手续要齐备。

（3）年、月、季报表按报表程序加盖公司印章即可。

报表页数与报表目录符合。

四、会计档案的保存
（1）会计档案对切合归档条件的会计资料，应按期采集整理、审察查对、编号登记，依照档案性质、时间次序、分类归档、编制目录、妥当保存。

（2）会计档案应成立会计档案登记薄，对各种资料按类型、名称、起止日期、页数、册数、归档时间、寄存框号栏次进行登记档案编号。

应力争简洁，
并编制必需的查阅索引目录便于查找。

（3）档案要按期检查，注意湿润、虫蛟、鼠嗑防备丢掉破坏。

五、会计档案的调阅手续
（1）会计档案要设置“会计档案调阅登记薄” ，调阅档案时要详尽登记档案名称、调阅时间、调阅人、赞同人、调阅原因、转抄、摘录内容。

（2）本单位人员调阅会计档案。

要经财会主管人员赞同，外单位调阅会计档案，要有正式介绍信，经单位领导赞同。

（3）调阅人员禁止将会计档案携带出门，只许在档案室或财务室内查阅。

（4）调阅的档案禁止勾划、涂摸、改正、扯破需转抄。

摘录要经主管人员赞同，摘录后经审察与原件无误，方可按调阅手续办理。

（5）会计档案的保存限期
按国家对于会计档案保存限期的有关规定办理。

办公室保密工作制度
（一）保密工作人员工作制度
保密人员是保密工作直接责任者，对守旧党和国家的奥密，监察本部门、本单位的保密工作，肩负着特别重要的任务。

为促使保密人员带头贯彻保密制度，特拟订保密人员工作制度以下：
一、仔细贯彻执行国家有关保密工作的目标、政策。

利用各样时机和方式，对《保密法》为主要内容的宣传教育工作。

二、协调、监察各部门的保密工作，侧重抓好保密要害部门的保密教育和检查，实时拥塞各样失泄漏的破绽。

三、敦促、检查禁止经过一般邮政邮寄涉密信函、物件，禁止在一般传真机上传递属于国家奥密的文件、资料。

禁止在个人交往的通讯中泄漏奥密。

四、凡属机密文件、资料要做到绝对安全保密，对无保存价值的文件、资料登记后经领导赞同，按要求销毁。

五、当好领导的顾问助手，辅助领导做好本部门保密工作，并按期对执行保密规章制度状况进行敦促、检查。

六、自觉恪守保密法律、法例，忠于职责、尽责尽责，做到守旧机密慎之又慎，保证党和国家奥密的安全，做保密工作忠实卫士。

（二）档案保密制度
1、档案人员要仔细学习保密法律、法例以及各项保密制度，不停提升保密意识，保证党和国家机密的绝对安全。

2、禁止执行党和国家各项保密规定和纪律，对所保存档案的内容禁止向外泄漏。

要做到不应的不说，不私抄档案资料，不将档案资料借给没关人员，不领没关人员进入档案室。

3、下班后，档案一定入柜锁好，不得堆放在办公桌上，档案员要亲身保存档案室的钥匙。

4、借出的档案要准时回收，对禁止时送回的档案，档案员要亲身追回，严禁档案长久消散在外或丢掉。

5、对档案要注意防火、防潮、防窃，要保持档案的原始性。

6、无保存价值的档案，需销毁时一定严格依照文件销毁制度进行销毁，严禁当废纸办理。

（三）会议保密制度
1、参加会议人员，以一定对国家和公司利益高度负责的精神，以严肃的态度、科学的方法，做好会议保密工作。

2、召开需要保密的会议，对与会人员进入保密教育规定保密纪律。

3、禁止与会议没关的人员进入会场，对需要到席会议人员，将名单呈报主管会议的领导判定。

4、凡规定禁止记录的会议内容，与会人员不得记录，得不携带录音机进入会场录音。

5、禁止滥印乱发会议奥密文件、资料。

会上的报告内容或领导发言，未
经赞同，不得随意整理记录发散。

6、会议时期印发的奥密文件一律注明密极，登记发散并要妥当保存。

7、在召开保密会议时，要指定专人管理奥密文件、资料、笔录本等。

8、会议结束后，对文件、笔录本进行保密检查，把应回收的文件如数收
回，妥当办理。

9、发现奥密文件丢掉或补窃，一定立刻报告，实时追查，想法挽回损失。

（四）文书保密制度
一、对收到的奥密文件、资料要按编号仔细登记，实收份数与登记份数一
定符合。

在包办发散、传达、借阅移交等环节中，要严格执行各样手续。

二、按领导批改传阅的范围，文书直接送、收奥密文件，没经主管领导的赞同，不准别人取代办理，不准别人自行横使，不准私自扩大阅读范围。

文书要对传阅的文件实时检查，催办清退，防备奥密文件长久消散在外。

三、奥密文件、资料一定寄存在有安全保障的地方，禁止乱堆乱放。

要注意防火、防窃、防潮，要保持奥密文件的原始性，要经管好文件柜钥匙，要做到人走门锁。

四、在外传达奥密文件过程中，禁止办理与递送没关的事。

禁止携带奥密文件逛商铺、买东西，去饭馆及各样公共场所。

不一样意将奥密文件带回家，禁止在家眷或儿女流露文件内容。

五、常常主动地查问领导和四周有无代收文件，对代收的文件要实时回收登记，按传达手续办理。

六、文书要辅助领导常常清理奥密文件、资料，做到实时收缴，安全寄存，回收文件时要盘点好份数、页数，并发给回收文执。

七、按月盘点文件，对无保密价值的文件，每年销毁一次，销毁前要有登记执行审批手续，并有两人以上监销。

八、禁止把奥密文件、资料和内部资料当作废纸销售。

丢掉奥密文件、资料，造成失泄密一律追查责任。

九、工作调换和退休时，一定把自己经管的奥密文件所有移交清楚。

移交
时，要建册盘点、查对，并办理署名手续。

（五）打字员保密制度
1、仔细学习，严格执行各项保密制度。

2、打印奥密文件需由打印部门提交承印报告，并经主管部门领导赞同后，方可打印。

3、包办奥密文件打字任务的部门，一定成立健全登记制度，对打印的奥密文件、资料，一定登记清楚各种文件、资料的标题、编号、份数、时
间、经办人等。

4、打字员对打印的奥密文件、资料的内容，不得用任何方式向没关人员谈
论和泄漏，不然追查责任。

5、在打印奥密文件、资料时，不得让非有关人员进入打字室，印后要实时
销毁清样、蜡纸、软纸、底页和废页，严防丢掉。

6、打印奥密文件、资料的稿本要妥当保存，文件印好后实时盘点份数连同
稿本如数交给打印部门。

（六）小车司机保密制度
1、仔细恪守各项保密规章制度，不停增强保深情识。

2、禁止泄漏领导出门开会、做事中的有关奥密事项。

3、领导讨论奥密时能回避尽量回避，不得已听到后禁止外传。

4、对领导忘记在车上的奥密文件、资料、物件等，要实时亲身交给自己，
不得私自翻阅或长久保存。

5、未经领导赞同，不得私自捎人乘车。

6、不论在任何状况下，都不要向家属、朋友、同志、熟人等泄漏自己认识的奥密事项，不传小路信息。

印信管理规定
1、用印前由文书仔细审察明确用印内容和目的，确认切适用印规定
后再用印。

2、一般性折文件用印时先填“用印申请单”，经申请人、部门领导、主管领导、办公室主任署名方可用印。

3、对公司经营权有重要关系，波及政策性问题由经办人、部门领导、主管领导、办公室主任署名方可加盖章章并存档以备查问。

4、各分公司用印时由分公司领导、经办人、公司公司分管理领导签
字后办公室主任签批方可加盖章章。

5、一般状况下，不得将公章携带出门，确需出门使用，一定由印章管理
人员在场监印。

6、印信使用，一定严格执行审批手续。

一般性的介绍信如包裹单、
航空邮件等持自己身份证及邮单方可开据介绍信。

重要性的介绍信一定由部门
领导、办公室文主任签批，禁止开据空白介绍信。

7、法人拜托书使用，由经办人部门领导、主管领导、办公室签批方
可开据。

备品管理制度
为规范备品的管理，提升服务质量及工作效率，特拟订备品管理制度。

一、卫生管理
1、按期清理备品库房的卫生，做到无三害，无异味，空气流利；
2、保证备品的质量，对霉变、变质、变形的办公用品不一样意出库。

二、备品管理
1、办公用品入库时，严格把关，并抽查办公用品，对不合格的办公用品不
赞同入库；
2、备品入库后，应按物件的种类规范化摆放；
3、发放办公用品应轻拿轻放、即快又准，对因工作失误而破坏、破碎的，
应按价补偿；
4、严格执行备品发放管理程序：（1）由部门提出申请，部门主管签批；（2）办公室主任审批；（3）后勤管理员以办公室主任的审批单为依照开出库单、入
帐；（4）经办人持出库单到备品库出库；（5）备品管理员以出库单为依照出库、入帐；（6）后勤管理员成立个人台帐备查。

5、特别状况，办公室领导口头或批条赞同后，方可出库，并实时补签出库
手续。

三、备品管理员服务制度
1、讲究职业道德，视同一律；
2、对待领办公用品的人员，应态度平易，防止与其争吵；
3、本着主动服务的精神，提升服务质量，提升办公效率。

办公用品采买及发放管理方法
一、办公用品的采买
办公用品的采买应本着节俭节俭、减少库存、减少资本占用的原则合理采购。

采买程序是：先由库管员供给采买计划，经办公室文凭签批后，总务按签批计划进行采买。

二、办公用品的发放
1、发放范围：
公司管理人员及有关工勤人员；
2、发放时间：
每周二、四发放。

3、发放方法：
（1）办公室建立办公用品发放台帐，以部门为单位，每位职员建立一个帐页，所领取的办公用品分别记入部门和个人帐页，其花费划入各部门；
（2）领取办公用品前经自己申请部门负责人及分管领导署名后，由办公室主任签批到备品库领取；
（3）钉书器、计算器、算盘、文件架、纸篓、台历架等使用周期为三年，
过去领用的部门不再发放。

钢笔的使用周期为一年。

新调入公司工作的人员，
将视其岗位的需要予以发放办公用品。

办公用品发放标准
高层管理人员办公用品标准：
文件架： 1 个× 50 元=50计算器：1台× 200元=200
文件夹： 5 个× 30 元=150算盘：1个× 25元=25
钢笔： 2 支× 50 元=100钉书器：1个× 15元=15
碳素笔： 2 支× 10 元=20笔筒：1个× 50元=50
计： 610 元
中层管理人员办公用品标准：。