人事档案岗位职责

人事档案岗位职责
1. 岗位背景
人事档案岗位是公司人力资源职能部门中的紧要职务之一，负责管理和维护公司的人事档案，确保员工信息的准确性和保密性。

本规章制度旨在明确人事档案岗位的职责和要求，提高人事档案管理的规范性和效率。

2. 职责描述
2.1 档案管理
•负责建立和完满人事档案管理制度，确保公司相关政策、法规和流程的执行。

•负责订立、审核和更新档案管理相关的工作流程和标准操作规范，确保档案管理的规范性和全都性。

•负责收集、整理、录入和归档员工档案信息，保证档案的及时、准确和完整。

•负责核对员工档案的真实性和合法性，验证员工身份、学历、工作经过等相关信息。

•建立档案借阅和归还制度，确保档案的安全、可用和保密。

•负责定期对员工档案进行备份和归档，确保档案的存储和保管的安全性和可靠性。

2.2 档案维护
•负责档案维护工作，保证档案的完整性和可用性。

•定期对员工档案进行审核和更新，清理和归档不再有效的档案。

•负责处理档案遗失、损坏和灭失等异常情况，及时增补、修复或重新制作相关档案。

•维护档案室的环境卫生和乾净，保证档案的安全存放。

•订立档案查阅和销毁的程序和规定，确保档案的安全和隐私。

2.3 档案查询与供应支持
•负责对内部员工和外部机构的档案查询申请进行处理，供应相应的档案资料。

•保证档案查询的及时性和准确性，供应可靠的档案信息。

•供应档案管理和维护方面的咨询和支持，解答相关问题和供应相应的解决方案。

•帮助人力资源部门进行相关数据分析和报告的制作，供应员工数据和档案支持。

3. 管理标准
3.1 业务娴熟度
•熟识人事档案管理法规和政策，了解档案管理的技术和流程。

•娴熟使用档案管理软件和办公软件，具备良好的计算机操作本领。

•具备良好的沟通和协调本领，能够与员工、领导和相关部门进行有效的工作沟通。

•具备肯定的人际交往本领，能够处理好与员工之间的关系，保护员工的隐私。

3.2 工作效率
•能够定时完成档案的收集、整理、录入和归档工作。

•具备良好的工作计划和时间管理本领，确保工作有序、高效地进行。

•能够合理布置档案查阅和供应支持的工作，确保满足员工和其他部门的需求。

•及时处理档案异常情况，快速应对和解决各类档案问题。

3.3 保密意识
•具备严格的保密意识，严格遵守公司的保密规定和要求。

•保护员工的个人隐私和敏感信息，防止泄露和滥用。

•对档案资料进行严格管理和掌控，防止未经授权的浏览、复制、修改和泄露。

4. 考核标准
4.1 完成工作任务
•定时完成档案收集、整理、录入和归档工作。

•完成档案维护、审核和更新工作，保证档案的完整性和可用性。

•及时处理档案异常情况，修复或重新制作相关档案。

4.2 工作效率和质量
•定时完成档案查询、供应支持和处理相关问题的工作。

•档案的查阅和供应支持的准确性和及时性得到认可。

•定时、准确地完成相关数据分析和报告的制作。

4.3 保密意识和风险防控
•严格遵守公司的保密规定和要求，没有显现档案泄露和滥用的情况。

•能够及时发现和解决档案管理过程中的安全风险和潜在问题。

5. 总结
人事档案岗位是公司人力资源管理中不行或缺的一环，准确、安全地管理人事档案对公司连续发展至关紧要。

本规章制度旨在明确人事档案岗位的职责和要求，规范人事档案管理的流程和操作，提高工作效率和保护档案信息的安全性。

通过科学的管理标准和考核标准，确保人事档案岗位的工作本领和水平与公司的需求相匹配，为企业的人力资源管理供应支持。