采购流程与资材管理教材

6 合 約 採購單或契約
採購外包單或外包合約
7 組 織 大多屬於管理部門或採購部門 大多屬於生管部門或採購部門
第一節、採購作業管理制度-6
1.3採購作業的供應機能
組織 (中心企業)
外包作業 採購作業
產品/商品 供應商
一次承攬 企業群
二次承攬企業群
三次承攬企業群 (含家庭代工) 圖7-2採購外包作業體制
第一節、採購作業管理制度-16
品質目標設定 品質標準制定
生產/製造
組織願景與內外 環境情勢分析
製程能力分析
作業標準
進料品質 驗收標準
進料驗收
製程作業管制
異常處理與改進 品質標準調整 品質管理系統
圖7-6採購之品質管理流程
資料分析/ 統計技術
矯正預防措施
第二節、採購作業管制流程 -1
一、採購作業之管制(如表7-5所示)
c.依採購價格決定方式分為招標採購、比價採購、議價採購、 詢價採購、定價採購與期貨採購等。
第一節、採購作業管理制度-11
二、採購管理制度
2.2採購流程 採購流程可分為四大階段(如圖7-4所示)
請購作業
詢價訂 貨作業
進料驗收 作業
進料處置 作業
圖7-4採購作業流程
第一節、採購作業管理制度-12
二、採購管理制度
期、付款條件等。
原則五 ：賣方有責任保證供予買方在使用上能夠滿足品質要求之產品，同時視實際之 要有提供所需客觀性數據之責任。
原則六 ：買賣雙方應在採購合約／採購單上規定雙方均能滿意的評價方法。
原則七 ：買賣雙方必須於簽訂採購單／合約之時，規定解決雙方之間種種困難之方法 與程序。
原則八 ：買賣雙方必須互相站在對方之立場，交換雙方實施品質管理所需之資訊。
1.2採購政策與方針：
對高度技術之依存能力
對市場需要變動之因應能力
避免過度投資與凍結資金
採購政策之目標
降低成本之期望與機會
避免組織規模之膨脹
培植中心衛星企業體系
本身企業發展之替代方案
圖7-1採購政策之基本目標 <資料來源：本研究整理>
第一節、採購作業管理制度-4
1.3採購作業的供應機能
表7-1 ISO有關採購處理要點內容
第一節、採購作業管理制度-14
表7-4採購品質管理原則－買賣雙方10原則
原則一
原則二 原則三 原則四
：買賣雙方都有互相瞭解對方的品質管理制度與協力合作推行品質管理之責 任。
：雙方各具有其自主性，且須互相尊重對方的自主性。 ：雙方有明確提供所需品質之要求的責任。 ：雙方在交易之前，必須訂立合理的契約，明確地規定品質、數量、價格、交
5 採購者提供之產品 組織對採購者所提供用以組成供應品之產品，須制定及維持驗證、儲存及 維護之程序。任何此類產品之遺失、損壞或其他不適使用等情事必須予以 記錄並通報採購人員。
第一節、採購作業管理制度-5
1.3採購作業的供應機能
表 7-2 外包與採購之異同點
項目
區分
採購作業
1
品質規格
大多依據供應商/市場之規格也 有依據雙方協商之特殊規格
3.1採購文件包含之資料須明確地說明所採購之產品，如適用時可包括下列 各項： (1)形成、級別、式樣、等級或其他之精確識別。 (2)名稱或其它正確標識，以及可應用之規格、圖樣、製程、要求、檢驗 規定及其它相關技術資料，包括產品、程序、製程設備核准之要求或 人員資格賦予之要求等。 (3)應用於產品之品質系統國際標準之標題編號與發行。
6 收貨作業
7 供給品管理 8 庫存管理 9 製造管制 10 輔導與支援 11 付款
供應商交貨時之點收與進料檢驗作業之連繫與異常處理。
(1)供應予供應商之圖面、規格表、模治工具與材料之管制。 (2)定期盤點庫存狀況。 (3)非駐廠圖之回收管理。
進廠之材料與產品／商品之資材管理。
入出庫作業、進度管理作業、技術管制作業、品質管制作業、交期管 制作業、價格管制作業、變更管制作業。 品質管理、生產與品管技術、人員訓練？等方面。 應付帳款之處理與付款
2.2採購流程 (2)詢價訂貨作業
詢價
比價
議價
訂購
圖7-5採購單價決定程序
第一節、採購作業管理制度-13
二、採購管理制度
2.2採購流程 (3)進料驗收作業 進料驗收作業階段管制重點為：
a.交貨時間是否及時？ b.交貨品名規格是否正確？ c.交貨數量是否符合採購單/合約之要求？ d.交貨品質是否符合要求？ e.其他要求之特殊約定是否符合要求？
3.4審查採購發包文
發佈
圖面、主要檢驗與試驗標準等， 3.3.2品管部門
件之完整性。
並送交合格供應商。
3.3.3相關部門專業
人員
第二節、採購作業管制流程 -2
一、採購作業之管制(如表7-5所示)
表7-5採購作業管制一覽表
4 4.1採購發包文件審查
4.2審查採購發包文件之工程 技術、日程計劃、價格狀況與 品質水準……等。
序
要點
1 概述
2 供應商評估
3 採購資料
ISO 條文規定
供應商須確保所採購之產品能符合規定之要求。
2.1供應商須根據達成採購與外包合約要求(包含品質要求)之能力為基礎， 選擇供應商。
2.2組織須建立及保持可接納供應商之記錄。 2.3供應商之選擇以及供應商對其管制之類別與範圍，須視產品之類別而定
。可能時，亦可依供應商往昔在能力與績效上之表現記錄而定。 2.4組織必須確保品質管理系統之諸項管制是有效的。
原則九 ：買賣雙方必須充份管理訂購、生產、庫存計劃、事務處理及組織等，使雙方 關係經常保持圓融。
原則十 ：買賣雙方在交易過程中必須經常充份地考量消費者／最終使用者之權益。
<資料來源：新村敏著，楊平吉譯。外包業務管理。台華工商圖書公司，1988，P171>
第一節、採購作業管理制度-15
3.2採購品管
第一節、採購作業管理制度-1
一、採購管理作業
1.1採購的定義
(1)所謂採購簡單的說乃是依照請購之要求，進行覓尋材料或 產品/商品之供應來源，以順利取得材料或產品/商品之活 動，其最重要的目的是以最低成本、適時、適地、適質、 適量的取得組織所需之材料或產品/商品之活動目的。
(3)採購制度的功能 a.追踪和記錄組織與各供應商之採購合約或採購單、標 單……。 b.追踪材料與產品/商品之交貨日期。
表7-5採購作業管制一覽表
序
主要管制作業
範圍
執行單位
品質管理部門責任
1 1.1主要檢驗與試驗標準 1.2.1計劃檢驗的查核點
制定。
1.2.2非破壞性試驗規定
1.2.3入廠時應通過之試驗
1.2.4證明文件
1.2.5重/數量管制
1.2.6可追溯性
1.3.1設計開發專業 人員
1.3.2品管部門
1.4查證主要檢驗與 試驗標準之核定與 發行。
序 作業項目
作業主要任務
(1)內製外製方針之擬定。
1
採購政策之制定 與調整
(2)內製外製要求事項之編定。 (3)安定材料與產品／商品來源策略。 (4)供應異常處理方案之擬定。
(5)檢討內外製調整之機制。
2
市場與經濟情報 蒐集供應材料與產品／商品之市場狀況，包括有經濟趨勢、技術情況
蒐集
、企業之狀況、供應商狀況？等資訊。
第一節、採購作業管理制度-7
生產方針
經營方針
1.4購策略之要點(如圖7-3所示):
1.設備投資政策 2.國際化投資政策 3.研究開發政策 4.創新發展政策 5.庫存管理 ．．．．．．．．
1.生產技術開發政策 2.自動化投資政策 3.設備汰換政策 4.自製率政策 5.組織發展政策 ．．．．．．．
經營方針
7 7.1訂約後會議
7.2和供應商確認檢驗與試驗 7.3.1品管部門 標準，採購外包條款，稽查時 7.3.2進料檢驗人員 程……等。
8 8.1查證供應商之作業
8.2將採購外包文件分送品管 8.3進料檢驗人員 部門並確認有關文件。
3
選擇與評鑑供應 商
供應商之承製／供給能力與品質、價格、配合度、忠誠度？等資料之 蒐集與評鑑。
採購合約／訂單 4 之編成
(1)採購合約／採購訂單之協商與簽訂。 (2)採購／外包之單價、交期、品質、數量？等之確認。
5
發出採購單／外 包單正式採購
(1)正式簽定或發出合約／採購單／外包單，確立採購關係。 (2)要求交期、品質、數量之要符合要求。
4.3.1採購部門 4.3.2品管部門 4.3.3相關部門專業 人員
5 5.1訂約前會議(議價)
5.2與核定之供應商共同審閱 合約條款，且包含檢驗與試驗 作業在內。
5.3.1採購部門 5.3.2品管部門 5.3.3相關部門專業 人員
6 6.1訂約(發包採購)
6.2整合文件、規範、圖面、 6.3.1採購部門 主要檢驗與試驗標準……等， 6.3.2品管部門 後轉訂約之供應商。
第一節、採購作業管理制度-2
一、採購管理作業
1.2採購政策與方針 1.3採購作業的供應機能 1.4購策略之要點 1.5採購管理的機能
二、採購管理制度
2.1採購程序 2.2採購流程 2.3採購管理制度之檢討
三、採購品質管理
3.1建立買賣雙方品質管理之原則 3.2採購品管
第一節、採購作業管理制度-3
設計與開發 (決定內外製)
內外製執行
採購作業 外包作業
採購作業 (生產通知)
其他方針
1.生產力發展政策 2.生產力作業規模政
策 3.市場開發政策 ．．．．．．．．．．
生產計劃
圖7-3採購決定Biblioteka 略流程採購單 外包單第一節、採購作業管理制度-8
1.5採購管理的機能(如表7-3所示)：
表7-3採購管理機能表
管理機能
窗口的機能
採購的機能
採購的機能
採購的機能
採購的機能 採購的機能 品管的機能 生產的機能 生產的機能 採購的機能 生產的機能 資材的機能 生產的機能 採購的機能 生產的機能 窗口的機能 窗口的機能
PDCA循環
Action Plan
Do Do Check Do
Do
Do Check
Do
Do Do Check Check Action Do
外包作業 均依照組織之圖面與規格
2 價 格 透過協商、議價方式決定
基本上也是協商議決定但組織 有較大的決定權
3 生產方法 不須組織去輔導
須要組織去輔導供應商
4交
(1)規格品太多，只須考量交運 依組織與供應商協議合約或採
期
時間
購單之要求
(2)特殊品則須協商決定
5 採購對象 不須限定特定對象
須經由合格供應商名錄中選擇 ，同時更換對象時機不多，除 非品質異常、信用異常、配合 不佳？等。
(1)採購品管的工作重點如下：
a.供應商之評選。 b.訂定採購材料與產品/商品之規格與品質要求。 c.界定進料驗收作業標準。 d.訂定採購方法、數量……等採購原則。 e.發出採購單/外包單正式訂貨。 f.進貨品質檢驗之實施及其成果之記錄管制。 g.進貨驗收後之處理作業。 h.資料管理。 i.供應商評核及輔導、培育與訓練。
第一節、採購作業管理制度-9
二、採購管理制度
2.1採購程序 (1)衡量計算該次採購量： a.一般採取方式為： 該次採購量＝安全存量＋下期預計需用量－(現有存量＋上 期訂購未交量)
b.或以下列方式為之： 該次採購量＝最高存量－安全存量 ＝每生產週期之時間×每日耗用量
第一節、採購作業管理制度-10
二、採購管理制度
3.2採購發出前，組織須審查及核准採購文件對規定要求之適切性。
4 採購產品之驗證
4.1合約中若有規定，採購者或其代表有權於貨源地驗證或藉產品符合規定 要求之收據驗證，採購人員之驗證，亦未排除以後之拒收事項。
4.2當採購者或其代表於供應商處選擇產品執行驗證時組織將不能應用，此 一驗證作為供應商有效品質管制之證據。
2 2.1(若過去無合格供應商 2.2評選供應商之項目如:工程 2.3.1採購部門
2.4評估供應商之供
時)評選合格供應商
技術、品質水準、經濟狀況、 供應能力、價格水準……等。
2.3.2品管部門
2.3.3相關部門專業 人員
應水準與能力，並 依據主要檢驗與試 驗標準為之。
3 3.1採購發包文件製作與 3.2整合所有的文件、規範、 3.3.1採購部門
2.1採購程序 (2)決定採購之方式：
a.依採購地區分為國內採購與國外採購。 b.依採購政策分為
b-1分散採購(複數採購)即同一材料與產品/商品可向2家以上 之供應商採購，惟若所需材料與產品/商品之為專利性、 獨佔性、高精密性或信賴關係……等之時，則不宜採用 之。
b-2集中採購，即集中於一家供應商之專業採購方式。 b-3折衷採購，即採取分散採購與集中採購之折衷方式。
第七章 採購流程與資材管理
章首個案：安華工業公司採購制度個案研究 採購作業管理制度(purchasing Management System) 採購作業管制流程(Purchasing Process Operations) 資材管理(Material Management) 章尾個案：華育機電公司配銷作業個案研究