档案整理工作规范
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3.6.4.1档号：与前边介绍的档号编写方法有点不一致，不须编写件号。
3.6.4.2件号：档案室填写归档文件目录的序号，1、2、3、以此类推。
3.6.4.3移交部门：指档案移交部门或归档文件产生的部门，要用全称或规范性简称。
3.6.4.4文号：文件的发文字号，是由发文部门按发文次序编制的顺序号，一般由公司、部门、年度、顺序号组成。如SDSD-XZRS-TB-20150808，没有发文字号的不填写。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号。
3.3分类
指归档文件采用年度和保管期限分类法进行分类。
3.3.1区分年度
3.3.1.1年度以落款日期为准。如2016年形成的《2015年工作总结》应归入2016年。
3.3.1.2跨年度的文件放入办结的年度。如2015年形成的《2015-2016年工作规划》应归入2016年度；公司2015年立案、2016年结案的案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2016年。
3.4.2一件文件的排列顺序：正件与附件为一件，正件在上；请示与批复为一件，批复在上；来文与复文为一件，复文在上；原件与复制件为一件，原件在上。
3.4.3档案盒上架排列:按年度—类别—保管期限或年度—保管期限上架排列。注意排列顺序为从上到下，从左到右。
3.5编号
3.5.1档号的编制
由全宗号(公司代码)—类别号（二级或三级代码）—年度号—保管期限（永久或长期或短期代码）—件号组成（001流水号）。
2.2归档文件规范整理基本步骤
2.2.1归档文件规范整理按照本制度的规定进行。以“件”为单位进行规范整理。
2.2.2基本步骤为：收集、判断、分类、排列、编号、编目、装订、装盒等八个环节。
3.归档文件的整理方法
3.1收集
指对本公司应归档的文件材料进行接收，概括为以下十句话：
3.1.1处理完毕的文件材料要随时收；
3.1.2经常用的文件，要履行借用手续定期收；
3.1.3本公司发文，在盖章时当时收；
3.1.4会议材料，要事先做好工作及时收；
3.1.5内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收；
3.1.6常规性的文件材料，要逐项收；
3.1.7在机构人员变动时，要提前收；
3.1.8结合年终总结，集中收；
3.1.9年末立卷，需要全面收；
3.6.4.5题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有题名或题名不规范的，档案室应根据文件内容，重新拟写或补充标题。
3.6.4.6日期：即文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20150808、表示2015年8月8日。
3.6.4.7页数：即每一件归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。
3.6.4.8备注：填写本盒内文件的变化情况或需要注明的情况（有就填）。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏填写不够时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中，详见附表一《备考表》。
3.6.5归档文件目录编制格式样如下：
3.6.5.1文书档案目录格式详见附表二《文书档案归档目录》
文书档案归档目录
3.3.1.3几份文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。
3.3.1.4会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。
3.3.1.5文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。
sdsdxzxzsw2015d移交部门文号成文时间页数备注xzsdsdxzrstb20150808关于对违纪的处罚通报201508083652声像档案目录格式详见附表三声像档案归档目录声像档案归档目录载体类型归档时间保管期限备注3653实物档案目录格式详见附表四实物档案归档目录实物档案归档目录题名实物类型归档时间保管期限备注3654电子档案目录格式详见附表五电子档案归档目录电子档案归档目录移交部门题名成文时间载体编号保管期限备注37装订371文件装订要求正文在前附件在后
3.8.1.2不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。
3.8.2装盒要求
3.8.2.1归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，归档文件在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。
档号：SDSD-XZ-XZSW-2015-D
件号
移交部门
文号
题 名
成文时间
页数
备注
1
XZ
SDSD-XZRS-TB-20150808
关于对＊＊＊违纪的处罚通报
20150808
1
3.6.5.2声像档案目录格式详见附表三《声像档案归档目录》
声像档案归档目录
件号
题名
载体类型
归档时间
保管期限
备注
3.6.5.3实物档案目录格式详见附表四《实物档案归档目录》
档案整理工作规范
1.档案的概念
1.1档案:是指公司从事社会经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本公司制定和颁发的,具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本公司为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。简单地说，就是公司制发的“红头文件”和“白头文件”（如工作总结、工作计划、签呈、财务账本、报表、各类合同、协议、管理制度等等）。
1.4全宗：是指一个独立公司的全部档案就是一个全宗。
1.5全宗号：是指档案室给一个独立公司立档的代码。
2.归档文件规范整理的基本要求和基本步骤
2.1归档文件规范整理基本要求
2.1.1归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的工作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。
2.1.2归档文件规范整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有关联系，区分不同价值，便于保管、利用和移交进公司档案室。文件归档工作应按照公司管理业务要求，将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。
3.6.2归档文件应依据分类方案编制归档文件目录。
3.6.3归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。
3.6.4归档文件目录项目:包括：档号（编在目录的左上角）、件号、移交部门、文号、题名、发文日期、页数、备注等。不同类别的归档文件目录要制作目录封面，便于区分、查找。
3.8.2.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。详见附表六《档案盒封面》
3.8.2.3备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。
①备考表情况说明：是指填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理时，如某件文件须说明的情况复杂，目录备注栏填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。
实物档案归档目录
件号
题名
实物类型
归档时间
保管期限
备注
3.6.5.4电子档案目录格式详见附表五《电子档案归档目录》
电子档案归档目录
件号
移交部门
题名
成文时间
载体编号
保管期限
备注
3.7装订
3.7.1文件装订要求
正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。
3.1.10在立卷过程中，发现不全要反复收。
3.2归档文件判断
不进行归档的文件材料主要有以下三方面的文件：
3.2.1重复文件：指本公司的发文及部分收文的重复文件。
3.2.2普发性文件：指上级、本级非隶属单位给本公司的普发性不需本公司办理的文件材料，仅供公司工作参考的抄件等。
3.2.3未生效文件：指公司各部门起草的未成为正式文件的稿本等。
5.3附表三《声像档案归档目录》
5.4附表四《实物档案归档目录》
5.5附表五《电子档案归档目录》
5.6附表六《档案盒封面》
5.7附表七《基本建设项目文件归档范围及保管期限》
3.5.3档号举例
3.5.3.1例如：2015年8月份山东圣都集团法务部移交判决书一份，这份判决书在今年累计是第五份。
3.5.3.2档案编号为：SDSD-JD-FLSW-2015-C-005
3.5.4页数的编制
页数指每件文件的总页数，在每件文件首页的右上角，用铅笔编写。
3.6编目
3.6.1即编制归档文件目录（一式两份：一份放入档案盒，一份作为检索工具）。
3.3.2区分保管期限
3.3.2.1将每年归档文件按永久、长期、短期分开，长期一般为20年、短期为10年。
3.3.2.2对本公司档案保管期限的划分，参照《档案管理制度》第4.5条《档案分类标识、归档范围、部门、时间、密级及保管期限表》执行。
3.ห้องสมุดไป่ตู้排列
3.4.1盒内归档文件排列：在同一保管期限下，按“事由结合时间”排列。运用电脑辅助保存电子文件归档的，可采用随办随归，按文件办理时间先后顺序排列。
3.7.2装订注意事项
3.7.3.1文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。
3.7.3.2装订时，应将保管期限为永久或长期的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。
3.8装盒
3.8.1盒内材料
3.8.1.1按归档文件目录—归档文件—备考表顺序存放—编制档案盒封面及盒脊。
1.2归档文件材料：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
1.3档案类别：本公司档案管理统一划分为十四大类作为档案管理的范畴。分别为：决策管理类、监督管理类、行政管理类、人事管理类、经营管理类、销售管理类、物业管理类、酒店管理类、设备管理类、基本建设类、会计档案类、实物档案类、声像档案类及电子文档类。不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。
②整理人：填写负责整理该归档文件档案员的姓名，以明确责任。
③检查人：填写负责检查归档文件整理质量人员的姓名，以示对整理质量监督检查。
④日期：填写归档文件整理完毕的日期。
4.附则
4.1本制度由企管部负责解释和修订。
4.2本制度经董事长批准发布后下发之日起实施。
5.附表
5.1附表一《备考表》
5.2附表二《文书档案归档目录》
3.5.2在编制档号时，要注意以下五点：
3.5.2.1全宗号是指档案室给一个独立公司立档的代码。
3.5.2.2年度号是指归档文件形成的年度。
3.5.2.3类别号是指用大写拼音字母编制。
3.5.2.4保管期限按照永久、20年、10年编制。用“Y”代表永久、“C”代表长期20年、“D”代表短期10年。
3.5.2.5件号（即文件的排列顺序号）规定为三位数阿拉伯数字标注，如“001”。编制方法：在同一保管期限内编写流水号。即同一个保管期限的，件号都是从“001”开始。编号管理三句话，一定要牢牢记住：同一年度、同一保管期限、同一类别（或问题）的，从“001”开始编一个流水号；同一年度、同一类别（或问题）、不同保管期限的，从“001”开始编一个流水号；同一年度、不同类别（或问题）的，从“001”开始编一个流水号。
3.6.4.2件号：档案室填写归档文件目录的序号，1、2、3、以此类推。
3.6.4.3移交部门：指档案移交部门或归档文件产生的部门，要用全称或规范性简称。
3.6.4.4文号：文件的发文字号，是由发文部门按发文次序编制的顺序号，一般由公司、部门、年度、顺序号组成。如SDSD-XZRS-TB-20150808，没有发文字号的不填写。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号。
3.3分类
指归档文件采用年度和保管期限分类法进行分类。
3.3.1区分年度
3.3.1.1年度以落款日期为准。如2016年形成的《2015年工作总结》应归入2016年。
3.3.1.2跨年度的文件放入办结的年度。如2015年形成的《2015-2016年工作规划》应归入2016年度；公司2015年立案、2016年结案的案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2016年。
3.4.2一件文件的排列顺序：正件与附件为一件，正件在上；请示与批复为一件，批复在上；来文与复文为一件，复文在上；原件与复制件为一件，原件在上。
3.4.3档案盒上架排列:按年度—类别—保管期限或年度—保管期限上架排列。注意排列顺序为从上到下，从左到右。
3.5编号
3.5.1档号的编制
由全宗号(公司代码)—类别号（二级或三级代码）—年度号—保管期限（永久或长期或短期代码）—件号组成（001流水号）。
2.2归档文件规范整理基本步骤
2.2.1归档文件规范整理按照本制度的规定进行。以“件”为单位进行规范整理。
2.2.2基本步骤为：收集、判断、分类、排列、编号、编目、装订、装盒等八个环节。
3.归档文件的整理方法
3.1收集
指对本公司应归档的文件材料进行接收，概括为以下十句话：
3.1.1处理完毕的文件材料要随时收；
3.1.2经常用的文件，要履行借用手续定期收；
3.1.3本公司发文，在盖章时当时收；
3.1.4会议材料，要事先做好工作及时收；
3.1.5内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收；
3.1.6常规性的文件材料，要逐项收；
3.1.7在机构人员变动时，要提前收；
3.1.8结合年终总结，集中收；
3.1.9年末立卷，需要全面收；
3.6.4.5题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有题名或题名不规范的，档案室应根据文件内容，重新拟写或补充标题。
3.6.4.6日期：即文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20150808、表示2015年8月8日。
3.6.4.7页数：即每一件归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。
3.6.4.8备注：填写本盒内文件的变化情况或需要注明的情况（有就填）。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏填写不够时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中，详见附表一《备考表》。
3.6.5归档文件目录编制格式样如下：
3.6.5.1文书档案目录格式详见附表二《文书档案归档目录》
文书档案归档目录
3.3.1.3几份文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。
3.3.1.4会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。
3.3.1.5文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。
sdsdxzxzsw2015d移交部门文号成文时间页数备注xzsdsdxzrstb20150808关于对违纪的处罚通报201508083652声像档案目录格式详见附表三声像档案归档目录声像档案归档目录载体类型归档时间保管期限备注3653实物档案目录格式详见附表四实物档案归档目录实物档案归档目录题名实物类型归档时间保管期限备注3654电子档案目录格式详见附表五电子档案归档目录电子档案归档目录移交部门题名成文时间载体编号保管期限备注37装订371文件装订要求正文在前附件在后
3.8.1.2不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。
3.8.2装盒要求
3.8.2.1归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，归档文件在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。
档号：SDSD-XZ-XZSW-2015-D
件号
移交部门
文号
题 名
成文时间
页数
备注
1
XZ
SDSD-XZRS-TB-20150808
关于对＊＊＊违纪的处罚通报
20150808
1
3.6.5.2声像档案目录格式详见附表三《声像档案归档目录》
声像档案归档目录
件号
题名
载体类型
归档时间
保管期限
备注
3.6.5.3实物档案目录格式详见附表四《实物档案归档目录》
档案整理工作规范
1.档案的概念
1.1档案:是指公司从事社会经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本公司制定和颁发的,具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本公司为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。简单地说，就是公司制发的“红头文件”和“白头文件”（如工作总结、工作计划、签呈、财务账本、报表、各类合同、协议、管理制度等等）。
1.4全宗：是指一个独立公司的全部档案就是一个全宗。
1.5全宗号：是指档案室给一个独立公司立档的代码。
2.归档文件规范整理的基本要求和基本步骤
2.1归档文件规范整理基本要求
2.1.1归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的工作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。
2.1.2归档文件规范整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有关联系，区分不同价值，便于保管、利用和移交进公司档案室。文件归档工作应按照公司管理业务要求，将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。
3.6.2归档文件应依据分类方案编制归档文件目录。
3.6.3归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。
3.6.4归档文件目录项目:包括：档号（编在目录的左上角）、件号、移交部门、文号、题名、发文日期、页数、备注等。不同类别的归档文件目录要制作目录封面，便于区分、查找。
3.8.2.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。详见附表六《档案盒封面》
3.8.2.3备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。
①备考表情况说明：是指填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理时，如某件文件须说明的情况复杂，目录备注栏填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。
实物档案归档目录
件号
题名
实物类型
归档时间
保管期限
备注
3.6.5.4电子档案目录格式详见附表五《电子档案归档目录》
电子档案归档目录
件号
移交部门
题名
成文时间
载体编号
保管期限
备注
3.7装订
3.7.1文件装订要求
正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。
3.1.10在立卷过程中，发现不全要反复收。
3.2归档文件判断
不进行归档的文件材料主要有以下三方面的文件：
3.2.1重复文件：指本公司的发文及部分收文的重复文件。
3.2.2普发性文件：指上级、本级非隶属单位给本公司的普发性不需本公司办理的文件材料，仅供公司工作参考的抄件等。
3.2.3未生效文件：指公司各部门起草的未成为正式文件的稿本等。
5.3附表三《声像档案归档目录》
5.4附表四《实物档案归档目录》
5.5附表五《电子档案归档目录》
5.6附表六《档案盒封面》
5.7附表七《基本建设项目文件归档范围及保管期限》
3.5.3档号举例
3.5.3.1例如：2015年8月份山东圣都集团法务部移交判决书一份，这份判决书在今年累计是第五份。
3.5.3.2档案编号为：SDSD-JD-FLSW-2015-C-005
3.5.4页数的编制
页数指每件文件的总页数，在每件文件首页的右上角，用铅笔编写。
3.6编目
3.6.1即编制归档文件目录（一式两份：一份放入档案盒，一份作为检索工具）。
3.3.2区分保管期限
3.3.2.1将每年归档文件按永久、长期、短期分开，长期一般为20年、短期为10年。
3.3.2.2对本公司档案保管期限的划分，参照《档案管理制度》第4.5条《档案分类标识、归档范围、部门、时间、密级及保管期限表》执行。
3.ห้องสมุดไป่ตู้排列
3.4.1盒内归档文件排列：在同一保管期限下，按“事由结合时间”排列。运用电脑辅助保存电子文件归档的，可采用随办随归，按文件办理时间先后顺序排列。
3.7.2装订注意事项
3.7.3.1文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。
3.7.3.2装订时，应将保管期限为永久或长期的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。
3.8装盒
3.8.1盒内材料
3.8.1.1按归档文件目录—归档文件—备考表顺序存放—编制档案盒封面及盒脊。
1.2归档文件材料：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
1.3档案类别：本公司档案管理统一划分为十四大类作为档案管理的范畴。分别为：决策管理类、监督管理类、行政管理类、人事管理类、经营管理类、销售管理类、物业管理类、酒店管理类、设备管理类、基本建设类、会计档案类、实物档案类、声像档案类及电子文档类。不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。
②整理人：填写负责整理该归档文件档案员的姓名，以明确责任。
③检查人：填写负责检查归档文件整理质量人员的姓名，以示对整理质量监督检查。
④日期：填写归档文件整理完毕的日期。
4.附则
4.1本制度由企管部负责解释和修订。
4.2本制度经董事长批准发布后下发之日起实施。
5.附表
5.1附表一《备考表》
5.2附表二《文书档案归档目录》
3.5.2在编制档号时，要注意以下五点：
3.5.2.1全宗号是指档案室给一个独立公司立档的代码。
3.5.2.2年度号是指归档文件形成的年度。
3.5.2.3类别号是指用大写拼音字母编制。
3.5.2.4保管期限按照永久、20年、10年编制。用“Y”代表永久、“C”代表长期20年、“D”代表短期10年。
3.5.2.5件号（即文件的排列顺序号）规定为三位数阿拉伯数字标注，如“001”。编制方法：在同一保管期限内编写流水号。即同一个保管期限的，件号都是从“001”开始。编号管理三句话，一定要牢牢记住：同一年度、同一保管期限、同一类别（或问题）的，从“001”开始编一个流水号；同一年度、同一类别（或问题）、不同保管期限的，从“001”开始编一个流水号；同一年度、不同类别（或问题）的，从“001”开始编一个流水号。