公共邮箱邮件管理制度

公共邮箱邮件管理制度
一、引言
邮件是个人和企业工作和沟通的重要工具，合理的邮件管理制度可以帮助提高工作效率和保护信息安全。

本文主要针对公司内的公共邮箱邮件管理制度进行规范，以确保邮件的安全、准确和高效的管理。

二、邮件账号管理
1. 邮箱注册：员工入职时，由部门管理员负责为新员工开通公司公共邮箱账号，并且定期清理不需要的邮箱账号。

2. 邮箱权限管理：公司内部公共邮箱权限设置安全级别比较高，除了邮件的收发权限外，其他权限一律交由企业邮箱管理员来设置，私人邮箱不得强制登陆企业邮箱。

3. 邮箱密码保护：每个员工必须设置较为复杂的密码，并且定期更改密码，更改密码时，要求对密码进行复核，确保密码不能易被破解。

三、邮件发送管理
1. 邮件内容规范：所有公司员工在发送邮件时，必须遵守公司的邮件发信规范，不得发送不良信息和不当内容。

2. 邮件签名：公司要求所有员工在邮件收件方箱签名，应该包含姓名、职位、公司名称、联系电话等信息。

3. 邮件发送权利：公司内部公共邮箱对发送邮件的权限设置为内部的部门领导和企业邮箱管理员，普通员工只有接收的权限。

四、邮件接收管理
1. 邮件接收规范：接收邮件的员工要对收到的邮件进行查看和筛选，对于不必要的邮件及时删除，对于需要留存的邮件，要进行归档存储。

2. 邮件查看义务：接收邮件的员工有义务对上级领导发出的邮件进行及时查看和回复。

拒收领导邮件将视为不履行职责。

五、邮件归档管理
1. 邮件归档规范：公司要求员工将工作邮箱内及时处理完毕的邮件进行归档。

对于需要长期保留的邮件，应该存档保存。

2. 邮件存档与备份：公司对邮件服务器定期进行数据备份和存档，确保邮件信息不会因为系统故障而丢失。

3. 邮件管理权限：公司邮件管理由邮件管理员负责，禁止随意删除或篡改邮件记录。

必要时，需要提请公司领导授权，由邮件管理员进行处理。

六、邮件敏感信息保护
1. 邮件涉密信息：公司内邮件中存在涉密信息的需要，由公司内部邮件管理员进行标识处理，并设置保密权限，以防泄露。

2. 邮件企业保密信息：邮件涉及公司业务和项目的保密性较强，发送邮件时应该谨慎处理，避免外泄。

3. 邮件信息加密：对于涉及公司重要业务和隐私信息的邮件，要求发送双方对邮件进行加
密处理，保证信息安全。

七、邮件使用规范
1. 业务邮件优先原则：员工对业务邮件的处理应按照业务优先原则进行处理，确保工作的
正常开展。

2. 个人邮件使用：公司鼓励员工合理使用邮件进行工作沟通和交流。

禁止发送不良信息、
辱骂语言及不文明用语。

3. 邮件使用范围：公司希望员工在使用公司公共邮箱时，只使用在工作范围内使用，禁止
将公司邮箱用于个人商务交易。

4. 邮件滥发滥用：公司不允许员工将公司邮箱用于群发广告、骚扰信息等，一经发现将严
肃处理。

八、邮件管理监督
1. 公司领导对公司邮件管理制度进行定期检查和督促，以确保公司邮件工作的正常运行。

2. 邮件监督查询：公司邮件管理员有权对员工工作邮箱进行监督查询，特定情况下，需要
征得公司领导或法务部门同意。

3. 邮件违规处理：对于违反公司邮件管理制度的员工，将按照公司规定的程序和条例进行
相应的违规处理。

九、其他
1. 邮件管理制度的执行周期：公司邮件管理制度每年由公司领导进行一次全面检查和修订。

2. 邮件管理制度的宣传教育：公司要求对全体员工进行邮件管理制度的宣传教育，确保员
工能够符合邮件管理制度的规定。

3. 邮件管理制度例外事项：对于特殊情况，包括公司内部特殊需求邮件，要进行额外的例外标准进行处理。

结语
邮件是公司内部重要的工作沟通工具，好的邮件管理制度可以帮助公司提高工作效率和保护公司信息安全。

上述邮件管理制度是公司对邮件工作的管理的一项重要制度，鼓励员工遵守邮件管理制度，做到规范使用邮件，提高工作效率和保护公司利益。