下属公司档案管理制度

第一章总则
第一条为加强下属公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于下属公司内部各类档案的管理，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、合同档案等。

第三条下属公司档案管理工作应遵循以下原则：
1. 完整性原则：确保档案的全面收集、整理和保存；
2. 准确性原则：确保档案内容的真实、准确；
3. 系统性原则：确保档案的分类、编号、检索方便；
4. 安全性原则：确保档案的物理安全和信息安全。

第二章档案收集与整理
第四条档案收集：
1. 各部门应按照档案收集范围，及时、全面地收集各类档案；
2. 收集档案时应确保档案的完整性和准确性；
3. 收集到的档案应进行初步整理，包括归档、分类、编号等。

第五条档案整理：
1. 按照档案类别、时间顺序、内容等标准进行分类；
2. 对档案进行编号，确保档案的统一性和可检索性；
3. 对档案进行装订、塑封等保护措施，防止档案损坏。

第三章档案保管与利用
第六条档案保管：
1. 档案应存放在通风、干燥、防潮、防虫、防尘的专用档案室；
2. 档案柜应定期检查、维护，确保档案安全；
3. 档案管理人员应定期对档案进行清理、消毒，防止档案污染。

第七条档案利用：
1. 档案利用应遵循“合法、合理、及时”的原则；
2. 档案查阅应填写《档案查阅登记表》，明确查阅目的、时间、档案名称等信息；
3. 查阅档案时，不得随意涂改、损坏档案，如需复印、摘录，应征得档案管理人
员的同意。

第四章档案鉴定与销毁
第八条档案鉴定：
1. 档案鉴定应定期进行，由档案管理部门负责；
2. 鉴定标准应依据国家档案法律法规和公司实际情况；
3. 鉴定结果应报公司领导批准。

第九条档案销毁：
1. 需销毁的档案应经鉴定确认；
2. 销毁档案前，应登记造册，经公司领导批准；
3. 销毁档案时，应有两人以上在场监督，确保档案销毁彻底。

第五章档案信息化建设
第十条档案信息化建设：
1. 建立档案信息化管理系统，实现档案的电子化管理；
2. 档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作；
3. 定期对档案信息化管理系统进行维护、升级。

第六章奖励与处罚
第十一条对在档案管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。

第十二条对违反本制度的行为，视情节轻重，给予批评教育、经济处罚或纪律处分。

第七章附则
第十三条本制度由下属公司档案管理部门负责解释。

第十四条本制度自发布之日起施行。