社团档案管理制度范本

一、总则
为加强社团档案管理，确保档案资料的安全、完整、准确，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合社团实际情况，特制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于本社团所有档案资料的管理，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。

三、档案管理职责
1. 社团档案管理员：负责社团档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

2. 社团各部门负责人：负责本部门档案的收集、整理和归档工作，并对本部门档
案的真实性、完整性负责。

3. 社团全体成员：配合档案管理员做好档案资料的收集、整理和归档工作。

四、档案收集与整理
1. 档案收集：社团档案管理员应按照档案收集范围，定期收集各类档案资料。

（1）纸质档案：包括社团成立文件、规章制度、会议记录、活动记录、财务报表、会员名册等。

（2）电子档案：包括电子文档、电子表格、电子邮件、照片、视频等。

（3）声像档案：包括录音、录像、照片等。

2. 档案整理：档案管理员应根据档案资料的性质、内容和保存价值，对档案进行
分类、编目、编号，确保档案的有序性。

（1）分类：按照档案内容、形式、时间、地点等进行分类。

（2）编目：编写档案目录，包括档案名称、编号、分类号、保存期限等。

（3）编号：对档案资料进行统一编号，便于查找和管理。

五、档案保管与利用
1. 档案保管：档案管理员应定期检查档案保管条件，确保档案资料的安全、完整。

（1）档案库房：应保持干燥、通风、防火、防盗、防虫、防霉、防尘。

（2）档案装具：应使用符合档案保护要求的装具，如档案盒、档案袋等。

2. 档案利用：档案管理员应提供档案查询、复制、借阅等服务。

（1）查询：档案管理员应指导利用者查询档案，确保档案资料的安全。

（2）复制：档案管理员应根据档案利用者的需求，提供档案复制服务。

（3）借阅：档案管理员应建立借阅登记制度，对借阅档案进行编号、登记，确保档案安全。

六、档案销毁
1. 档案销毁前，应经社团负责人批准，并由档案管理员进行鉴定。

2. 档案销毁时，应采取安全措施，防止档案资料泄露、丢失。

3. 档案销毁后，应将销毁清单报社团负责人备案。

七、附则
1. 本制度由社团档案管理员负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。

八、具体实施要求
1. 社团各部门应设立档案管理员，负责本部门档案管理工作。

2. 社团档案管理员应定期参加档案管理培训，提高档案管理能力。

3. 社团档案管理员应做好档案安全检查，确保档案资料的安全。

4. 社团档案管理员应定期对档案进行整理、归档，确保档案资料的完整、准确。

5. 社团档案管理员应积极为社团提供档案利用服务，提高档案利用效率。

6. 社团档案管理员应加强与各部门的沟通与协作，共同做好档案管理工作。

通过以上制度，旨在确保社团档案管理工作的规范化、科学化，为社团的发展提供有力保障。