G02.01文件控制程序4.2.3

受控状态：文件编号： Q/LFQ G02.01—2006
质量管理体系程序文件
文件控制程序
版次:A
编制
审核：
批准：
分发号：
2006-03—05 发布 2006—03-05 实施
重庆力帆乘用车有限公司 发布
1 目的
为确保本公司质量管理体系及“3C ”认证的所有文件、资料能够安全有效的被管理与使用,特制定并执行本程序。

2 范围
本程序规定了质量管理体系及“3C ”认证文件的编制、审核、批准、发放、标识、使用、评审、更改、回收和作废。

本程序适用于本公司质量管理体系及“3C ”认证的所有文件、各种记录和外来文件的管理。

3 术语 3.1 受控文件
凡有编号(版本号）并经批准发布，同时进行动态管理,保持其长期有效的文件。

3。

2 质量手册
本公司质量管理活动的总规范。

对内是管理法规；对外是满足顾客要求和第三方审核的依据。

它是质量管理体系第一层次文件. 3.3 程序文件
描述质量活动（通常是跨职能部门活动)基本途径的文件。

它是质量管理体系第二层次文件.
3.4 作业文件
为质量管理体系有效运行所要求的其他管理性文件,它通常规定或记录了开展某一质量活动的具体方法，或某一职能部门如何进行活动。

它是质量管理体系第三层次文件。

3.5 专用文件
除质量手册、程序文件、作业文件以外的其它所有与质量管理有关的文件。

通常是各职能部门使用的专业方面的图纸、要求、指导、记录等。

4 职责
4.1 企管部负责公司质量管理体系及“3C ”认证通用文件的管理，负责文件的编号、收存、登记、分发、更改、回收、报废、销毁及保卫保密工作,负责对各文件使用部门的文件管理进行监督.
更改标记 处数 更改通知单编号 更改日期
更改人 更改标记 处数 更改通知单编号 更改日期 更改人 ○
a 1 2007-38 2007。

11.05 胡学强
重庆力帆乘用车有限公司
程序文件 Q/LFQ G02 .01—2006 (A)
编制：
文件控制程序
审核： 批准：
○，a 版号 1/A
2006年03月05日生效
第1页 共7页
4.2 行政办档案室负责国家和行业的技术性法律法规性文件、外来的和公司内部生成的各种技术资料的管理。

负责前述专用文件的编号、收存、登记、分发、更改、回收、报废、销毁及保卫保密工作.负责对各文件使用部门的文件使用和管理工作进行指导、监督。

4.4 各部门负责建立本部门的《受控文件(质量记录)分类登记表》，负责使用文件和质量记录的管理工作。

5 工作程序
5.1 文件控制流程图。

（见附录）
5.2 文件的制定
5。

2。

1 质量管理体系手册：由企管部组织质量手册的编制、修订,管理者代表审核，最高管理者批准。

5.2。

2 质量管理体系程序文件:质量管理体系手册所规定活动的主管部门组织该程序文件的编制、修订，主管负责人审核，管理者代表批准。

5.2.3 质量管理体系作业文件：程序文件所规定活动的主管部门组织作业文件的编制、修订，部门负责人审核，管理者代表或主管负责人批准。

5。

2.4 与质量管理体系活动相关的专用文件：由相关部门组织编制、修订，部门负责人审核,主管负责人批准。

5。

3 文件分类：本公司质量管理体系文件分为以下几类：
5。

3。

1 质量手册（代号：G01）：定义见本程序3.2条。

5.3.2 程序文件（代号：G02）：定义见本程序3。

3条。

5.3。

3 作业文件（代号：G03）：定义见本程序3.4条。

5.3.4 专用文件：定义见本程序3.5条.
5.3。

5 外来文件和资料：如国家标准和行业标准、顾客图样、各级政府部门文件等。

5。

3。

6 硬拷贝和电子媒体文件。

5。

4 文件的编号规则
5。

4。

1 本公司对《质量手册》、《程序文件》、《作业文件》和各种记录表格进行编号管理，其编号规则见《文件编写的基本规定》.
5。

4。

2 专用文件采用原编号规则。

5.4.3 外来文件保持原编号，作好标识,国家标准和行业标准封面上加盖“现行执行标准”印章,其它外来文件加盖“外来文件”印章，并作好分类登记管理.
5.5 文件和资料的受控范围和方法
5。

5.1 受控范围
——需进行动态管理（定期评审，适时更改）的质量管理体系及“3C"认证文件,均属受控范围。

其中包括提交给认证机构的本企业质量管理体系的全套文件。

——各质量管理体系文件所要求使用的各种记录.
5.5.2 非受控范围
凡是交给咨询机构备案,或发给用户、潜在用户或其他有关人员交流参考之用的质量管理体系文件，均为非受控范围。

不再考虑更换之事.
5.5。

3 受控方法
a) 建立有效的《受控文件一览表》。

该表是综合管理性文件,是指导各使用部门清理文
件的依据.按本程序的规定进行动态管理。

b）凡是列入受控范围的文件和资料，应进行标识：
—-文件封面，按《文件编写的基本规定》进行编号，加盖红色”受控”章，注明文件编制、审核、批准人、发放号、发布时间和实施时间；
-—专用文件的标识采用原规则。

-—各种记录，在表头注明“编号"、“序号”。

c) 文件发放、回收必须用《文件发放/回收记录》办理发放或回收登记手续。

对非受控文件和资料不盖”受控"章。

d) 建立定期评审制度
本公司对受控文件进行定期评审和不定期评审.
定期评审，两次评审之间的间隔时间不超过12个月,一般结合管理评审进行。

评审输入为有效的《受控文件一览表》中的全部文件。

由管理者代表组织相关部门负责人逐一进行评审。

然后在管理评审会议上，报告质量管理文件的有效性、适宜性和充分性，并决定相关文件是否修订.
文件定期评审不能取代文件发布前的评审和根据经营和生产的需要而进行的文件日常评审。

e）文件评审的内容：
-—适用性（包括可行性、可操作性、可检查性）；
-—现行状态（包括版本、编号）;
-—与所依据的质量管理体系及“3C"认证标准及质量手册的符合性；
-—与其他质量文件的协调性，接口的合理性,执行的有效性。

按《文件编写的基本规定》的要求编写。

5.5。

5 文件在编制、批准期间的任何变更都由编写人员负责完成。

5.6 文件和资料的发放、回收和借阅
5.6.1 文件资料发放范围由文件资料编制部门采用《文件发放/回收记录》提出，并使用该表履行批准发放手续，再由文件资料管理部门采用《文件发放/回收记录》发放，以确保使用文件资料的各场所都能得到相关文件资料的适用版本。

质量手册、程序文件和作业文件由管理者代表批准发放.
管理类和经营类文件资料由分管负责人或总负责人批准发放.
技术类文件资料由总工程师、或分管副总工程师或分管技术负责人批准发放.
5.6.2 文件和资料的回收，由原文件的编制部门采用《文件发放/回收记录》提出，并使用该表经原发放批准人（或具有相同权限的人）批准,再由发放部门依据发放该文件时的《文件发放/回收记录》逐一回收。

如需回收文件参考者，应采用《文件、资料、质量记录借阅登记表》办理借阅登记手续，并由文件管理人员在回收文件上盖“参考"章，并在借阅登记表的“备注”栏里注明。

5.6。

3 对于允许借阅的文件和资料,应采用《文件、资料、质量记录借阅登记表》办理借阅登记手续。

5。

7 文件和资料的打印、复制、装订、归档、编目和建帐
5。

7.1 质量管理体系及“3C”认证文件由企管部统一组织打印、复制、装订、归档、编目和建帐。

编目和建帐采用《受控文件一览表》。

5。

7.2 技术文件资料由产品技术部门组织打印、复制、装订、编目和建帐。

编目和建帐采用《受控文件一览表》。

5。

7.3 经营管理类资料由企管部组织打印、复制、装订、编目和建帐。

编目和建帐采用《受控文件一览表》。

5。

7.4 各部门对本部门的文件和资料采用《受控文件(质量记录)分类登记表》进行编目和建帐。

5.7.5 所有文件资料的归档,应填写《受控文件（质量记录）归档交接单》办理交接手续。

5.7。

6 工艺文件、各类图纸和各种技术资料应在完成设计(编制）和审批后及时归档，不允许设计（编制）部门和人员长期存放.
5。

7.7 归档文件资料应做到字迹清晰，签署完整，无破损、褶皱、污迹和涂改，产品图纸和
Q/LFQ G02 .01-2006 (A）技术文件应符合国家制图标准和本公司的要求，幅面规范，明细表目录清楚,装订成册。

5.8 文件和资料的更改
5。

8。

1 文件更改程序
文件设计(编制）部门提出更改要求时，应填写《文件资料更改申请（通知)单》，经审批后实施更改.
5。

8。

2 文件更改方式：文件更改采用“划改"、“换页"、“换版”三种方式进行。

a）划改
文件归口管理部门根据文件资料发放和借阅登记表,发出《文件资料更改申请（通知）单》（如系临时性更改应注明更改的有效期限）。

收到此单的文件使用部门或存放部门，及时填写《文件更改记录表》，并更改文件.然后将《文件资料更改申请(通知)单》连同《文件更改记录表》一起,在文件作废前，附在相应的文件中,作为文件更改依据。

同时在进行过“划改"的页面底部作好更改标识。

b) 换版或换页
-—文件的某页“划改”三次以上（含三次）,或该页幅面的1/4被划改，应进行换页；
换版适用于全局性大范围的更改。

换版和换页均应填写《文件资料更改申请(通知）单》办理审批手续.
——换页时，文件使用或存放部门应及时填写《文件更改记录表》并换页；
——换版时，文件归口管理部门使用发放原文件时的《文件发放/回收记录》及时回收旧版本文件，以确保文件持有人始终使用文件的有效版本。

5.8。

3 当质量管理体系文件换版时，应及时通知认证机构并送认证机构“文审”。

通过“文审"后，方能实施换版.临时更改或换页时，不受此条限制,但应在认证机构下次现场审核时，及时通报。

5.8。

4 本程序5。

8。

1条中的“审批”,是指应由原文件的审核、批准人，或具有与原审批人相同职权的人履行审核、批准职责。

如果企业的机构或人员有较大变化时，应由相关部门负责人或由上级指定其他负责人审批.
5.9 文件资料的作废和销毁
5.9。

1 作废文件资料应由申请部门填写《文件资料作废/销毁申请单》的作废文件填写栏部份，经原文件审批人或具有原审批人相同职权的人批准后，及时交原文件资料的发放部门。

5。

9。

2 原文件资料的发放部门接到经批准的《文件资料作废/销毁申请单》,应根据文件资料发放和借阅登记表及时回收作废文件资料，在已回收的作废文件资料上盖上"作废"章,做
Q/LFQ G02 .01—2006 (A ）
好隔离工作，以防误用。

5。

9.3 回收人在回收作废文件的同时，督促该文件资料使用部门在本部门的《受控文件（质量记录）分类登记表》相应的“备注"栏中注明“作废”。

5.9。

4
文件资料归口管理部门将已作废的文件资料存档备查时，应盖上"参考”章,防止误
用。

5。

9.5 作废文件资料在销毁前,由该文件原发放部门填写原《文件资料作废/销毁申请单》销毁填写栏部份,交原文件审批人或具有原审批人相同职权的人批准后执行销毁，该单由原 文件资料归口管理部门存档备查。

5.9。

6 超出保存期限的质量记录，由各保存单位自行销毁。

5.10 文件资料的保管
5。

10.1 企管部保管的质量管理体系及“3C"认证文件（包括质量手册、全部程序文件和作业文件，不包括专用文件）应有两套：一套现行有效的文件和一套最近一次的旧版文件，但该旧版文件应盖“旧版”章，隔离存放.
5.10。

2 现场使用的文件必须放置到使用现场，现场暂时不用或非现场使用的文件,由使用部门集中保管。

5。

10。

3 文件的集中保管，应建立部门文件总清单，并按下图所示的分类方法进行大类别划分(各文件使用部门应识别是否需要进一步划分小类）,并用《受控文件（质量记录）分类登记表》建立本部门的分类目录。

存档文件—-指一次性使用文件（如计划、通知、报告、更改单）；
现行有效文件——指《受控文件一览表》中文件和《质量记录一览表》中的空白表格 原件—-指经审核、批准人员亲笔签署的文件，这类文件无“分发号”无“受控标记"，用于复制或晒图的原件。

. 6 .
Q/LFQ G02 .01-2006 (A) 借阅件——指原件经复制后有“分发号”和“受控标识”的文件.
外来文件——指法律法规、标准、政府行文、本部门收集的其它有价值的参考资料等。

5.10.4 文件资料应由专人管理。

5.10。

5 有专门资料室的应保持通风、干燥，并具备防火、防潮、防蛀、防鼠等功能。

5。

10。

6 文件资料管理人每天上下班应注意关好门窗，关掉电源,锁好门柜，钥匙由专人保管。

5。

10.7 不是纸张承载媒体上的文件控制，也应参照上述有关规定执行。

6 相关/支持性文件
6.1 Q/LFQ G02。

02-2005 《记录控制程序》
7 相关记录
7.1 QR/G02。

01-01—2006 《受控文件一览表》
7.2 QR/G02.01-02—2006 《文件发放/回收记录》
7。

3 QR/G02。

01—03-2006 《文件、资料、质量记录借阅登记表》
7。

4 QR/G02.01—04-2006 《受控文件（质量记录）分类登记表》
7。

5 QR/G02.01—05—2006 《受控文件（质量记录）归档交接单》
7.6 QR/G02.01—06—2006 《文件资料更改申请（通知）单》
7。

7 QR/G02.01—07—2006 《文件更改记录表》
7.8 QR/G02.01—08—2006 《作废文件资料清单》
7.9 QR/G02.01—09—2006 《文件资料作废/销毁申请单》
. 7 .
附录：
文件控制流程图。