山东招标代理档案管理制度

一、总则
为了规范招标代理档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高招标代理工作效率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。

二、档案管理原则
1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗漏、损毁、伪造、篡改档案。

2. 准确性原则：档案内容应真实、准确，符合实际情况。

3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案实体安全和信息安全。

4. 保密性原则：严格保密，未经批准不得对外提供档案。

5. 规范性原则：档案管理应遵循国家及行业相关规范和标准。

三、档案管理职责
1. 招标代理机构应设立档案管理部门，负责档案的收集、整理、归档、保管、利
用和销毁等工作。

2. 档案管理部门负责人负责档案管理的全面工作，对档案的收集、整理、归档、
保管、利用和销毁等环节进行监督和指导。

3. 招标代理机构各部门应积极配合档案管理部门的工作，及时、准确地提供相关
档案资料。

四、档案收集与整理
1. 档案收集：招标代理机构在招标过程中产生的各类文件、资料、图纸、照片等，均应纳入档案收集范围。

2. 档案整理：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编号、编制目录，
确保档案的有序性。

3. 档案归档：按照档案归档要求，将整理好的档案及时归档。

五、档案保管与利用
1. 档案保管：档案管理部门应设立专门的档案库房，配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施，确保档案实体安全。

2. 档案利用：档案管理部门应建立档案查阅制度，为招标代理机构内部和外部提供档案查阅服务。

3. 档案复制：档案复制应严格按照相关规定执行，确保档案内容的真实性、完整性。

六、档案销毁
1. 档案销毁前，应经档案管理部门负责人审批，并报上级主管部门备案。

2. 档案销毁应采用焚毁、化浆等方式，确保档案内容无法恢复。

3. 档案销毁后，应将销毁清单报上级主管部门备案。

七、附则
1. 本制度自发布之日起施行。

2. 本制度由档案管理部门负责解释。

3. 本制度如有与国家及行业相关法律法规相抵触之处，以国家及行业相关法律法规为准。