提高办公效率更改Visio的默认设置

【IT专家网独家撰稿】跟其他应用软件一样，Visio会有自己的一些默认设置。

但是在实际工作中，用户会发现这些默认设置往往不适合自己的需要。

如果每次使用Visio时，都需要手工去更改这些参数，显然会比较麻烦。

笔者使用Visio的频率是比较高的。

为此笔者在重新安装Visio之后，第一步就是更改Visio的默认设置，以提高自己后续的办公效率。

各位读者或许也有这方面的需求，笔者在这里就给大家总结一下。

一、合理设置最近使用的文件列表。

在Visio中，点击“文件”，在下拉列表中的最下面有一个“最近使用文件”的列表。

在这个列表中，显示的是用户最近使用过的文件。

用户如果需要第二次使用这个文件时，只需要直接点击这个文件即可。

这大大方便了用户的操作。

不过需要注意的是，这也会造成用户信息的泄漏。

特别是当员工给客户展示Visio文件时，有可能会在这里泄露企业的客户信息，从而给企业造成不利的影响。

可见，这个最近使用的文件列表是一把双刃剑。

一方面能够方便自己的工作，另一方面又会带来比较大的安全隐患。

为此这个参数的话，需要根据用户的实际情况来进行设计。

默认情况下，这个参数是9。

即会保存最近打开的9个文件信息。

当然，用户可以根据自己的需要来更改这个参数。

当用户需要更改这个参数时，可以点击工具栏上的“选项”按钮，然后再打开的对话框上选择“常规”选项卡。

如上图所示，在打开的选项卡上可以看到有一个“最近使用的文件列表”参数。

用户只需要更改这个参数，就会影响到文件列表中的最近使用文件列表信息。

如果用
户不需要让其他用户看到自己以前打开的Visio文件，那么可以将这个参数设置为0。

默认情况下软件使用的参数是9，也是Visio能够支持的最大的列表数字。

在设置这个参数时，用户最需要关注的就是如何在“便利性”与“安全性”之间取得一个均衡。

通常情况下，如果在企业内部使用的话，可以将这个参数设置的大一点，以方便后续的工作。

但是如果需要给其他用户进行演示，又不希望这个最近文件列表泄露一些比较机密的信息，那么最好将这个参数设置为0(即不保存最近使用的文件信息)，从根源上杜绝这个安全隐患。

二、设置默认的工作文件夹。

工作文件夹是Visio中很重要的一个内容。

像一些图形、模板等等默认情况下都是保存在这个工作文件夹下面。

为此设置一个合适的工作文件夹的位置(如要保证有足够的空间，最好不要将工作文件夹中的内容放置在不同的分区上)就显得尤其的重要。

具体的来说，在设置默认工作文件夹时需要注意如下内容。

1、如果内容比较多时，为了搜索的方便，可以为不同的类型的内容单独设置存储文件夹。

如笔者由于日常的工作经常要与Visio打交道，为此需要用到很多的模板、绘图、形状、加载项等等。

如果将它们都存放在一个单独的文件夹中，对于后续的查询与管理会非常的不方便。

如果各位读者也遇到这种情况的话，那么可以分门别类的将他们存放在单独的文件夹中。

不过需要注意的是，在进行这么操作时，需要根据文件类型来进行分类。

通常情况下，可以将Visio的文件类型分类如下七类：我的形状、模具、模板、绘图、帮助、加载项、启动。

当然如果内容比较少的话，没有必要为每一个文件类型设置一个单独的文件夹。

这反而会增加管理的工作量。

如果需要进行这个操作的话，只需要单击相应的“浏览”按钮，然后通过浏览列表找到这个文件类型的文件夹。

系统在下次启用的时候，就会自动将这个文件加当作默认的工作文件夹。

2、如果默认工作文件夹放置在网络上供大家分享，此时最好在本机上也作一个备份。

如公司为了提高品牌影响，一般要求员工在制作Visio文件时要采用统一的模板。

而不同类型的文件使用的模板也不同。

为了满足不断变化的工作需求，也会不时的有新的模板出来。

为此笔者会将这个模板文件夹放置在网络上。

不过笔者也会要求员工在自己的主机上也备一个副本。

也就是说，对于模板这文件类型，可以在Visio中多添加几个文件夹。

第一个文件夹(即默认的文件夹)为网络上的共享文件夹。

如果这个共享文件夹因为某种原因(如网络故障)变为不可用时，Visio就会使用列表中的下一个文件夹(即本地的文件夹)。

这即可以实现资源的共享，又提高了工作效率。

3、在重新调整工作文件夹时，需要特别提醒一点。

为特定文件类型指定的文件夹会是Visio 搜索任何该类型文件的第一个位置。

当Visio无法在这个指定的文件夹中找到所需要的文件时，软件将会在“我的文档”文件夹、UserName文件夹中去查找特定的文件。

这跟操作系统的环境变量有点类似。

根据笔者的经验，设置合适的默认文件夹能够提高Visio的工作效率。

各位不妨试试看。

三、设置背景颜色。

在实际工作中，出于美观以及其他原因的需要，可能要更改Visio窗口的颜色。

如需要将背景色从单一的白色设置为一种从白色到蓝色的渐变色，就好像天空的颜色，能够让人看到眼前一亮的感觉。

有时候利用Visio来制作流程图，然后再将其保存为网页文件挂载到网站上去时，经常会用到这个特效。

在Visio中，用户如果有需要的话，可以更改绘图窗口、模具窗口、打印预览窗口、绘图页、全屏显示视图以及模具中各种形状名的背景颜色。

注意这里的设置只对显示有效，而不会影响到基本的功能。

如果需要自定义窗口的颜色，用户可以通过选项窗口，然后单击高级选项卡，并单击颜色设置。

系统会自动弹出一个“颜色选项”对话框，用户可以根据自己的的需要来选择所需要的颜色。

对于这个参数的设置，笔者有如下几个建议。

1、根据笔者的经验来看，如果设置的颜色过多，不单不能够起到美观的效果额，而且还会让人看的眼花缭乱，起到相反的效果。

为此在自定义窗口颜色时，最好还是需要遵循简单的原则。

通常情况下，其颜色的总数不要超过3种，而且最好也是以浅色调为主。

如果采用深色调的话，会让上面的文字看起来不怎么清晰。

2、为了美观，可以将全屏显示视图的背景设置为渐进色，如像天空的从白到蓝的渐进。

不过这对显示器会有一定的要求。

如要求将显示器设置为32位颜色。

只有如此才能够将背景颜色设置为从一种颜色到另外一种颜色的渐变效果。

不过在选取不同的颜色时，也需要考虑到最终的显示效果。

通常情况下，要考虑到渐变的效果。

如直接从白色变得黑色，会让人看的不舒服。

不过如果从白色变到灰色，那么就比较协调了。

总之，这个渐变的效果需要有一定的美术功底，才可以设计的比较合理。

注意这个窗口颜色的设计只是一个辅助作用。

我们在制作Visio文件时，绝对不能够忘记内容才是Visio文件的核心。