GB9001质量管理体系程序文件 信息沟通、参与和协商控制程序

信息沟通、参与和协商控制程序
1、目的
为了及时、准确地收集、传递和反馈质量/环境/职业健康安全管理体系（以下简称：管理体系）运行控制的有关信息，做好信息的管理，特制定本程序。

2、范围
适用于公司管理体系内部信息及产品质量信息的沟通、参与和协商处理，以及与外部相关方的信息交流。

3、职责
3.1 各核算单位（以下简称单位）/公司职能部门负责工作范围内信息收集、整理、传递与沟通。

3.2 公司质量技术部负责管理体系及产品质量信息的传递与处理的监督检查。

3.3 公司质量技术部和各单位质量管理部门负责组织质量/环境/职业健康安全突发信息的处理。

4、流程
4.1 信息的分类
4.1.1 外部信息：
1）正常信息：政策法规标准类信息、会议信息、外包等相关方信息，如质量/环境/职业健康安全法律、法规、条例、产品标准、有关文件、会议资料等；
2）异常信息：政府部门、商检部门、计量监督机构、认证机构等监测或检查我公司的结果为不合格的信息，顾客的投诉等；
3）突发信息：如临时出现重大质量事故等情况的信息，环境或职业健康安全事故、事件等信息；4.1.2 内部信息：
1）正常信息:如管理体系的方针、目标（指标）及完成情况、测量和监控记录，内部审核与管理评审报告以及管理体系运行的有关记录、图样技术文件和计划等信息，员工的建议、技术革新信息、培训信息和各部门间、管理工作岗位间的日常联系常规报表、工作联系函等；
2）异常信息:如管理体系内部审核的不合格报告，产品的不合格报告，不符合整改通知等；
3）突发信息:如出现重大质量事故等情况的信息，环境或职业健康安全事故、事件等信息。

4.2 信息的收集、传递
4.2.1 正常信息：按公司的正常程序进行收集、传递。

各单位/公司职能部门依据相关文件的规定直接收集并按时传递日常正常信息，如每月的生产经营、技术、管理等信息；公司质量部按照相应程序文件的规定向有关部门传递质量/环境/职业健康安全方针、目标及其完成情况、内部审核结果、更新的体系文件等信息；
4.2.2 异常信息：按公司的特殊方式进行收集、传递。

各单位/公司职能部门依据相关文件的规定收集并采用信息处理方式传递给责任单位/公司职能部门；
4.2.3 突发信息：按公司的应急方式进行收集、传递。

由发现单位/公司职能部门立即传递给本单位/公司信息责任部门组织处理，并及时报告有关领导，必要时与紧急求助电话取得联系，具体见《应急准备与响
应程序》；
4.2.4 根据公司实际情况建立信息管理系统沟通方法：可采用书面记录文件、（OEC《日清表》）、会议、会议纪要、简报、内部刊物、布告、口头交流、备忘录、电话、手机、传真、电子媒体、声像设备、照片、奖状等方式予以传递。

保证公司内各层次与职能之间的内部沟通、与外包方和工作场所其他参观者进行沟通，并及时接受、形成文件及回复来自外部相关方的相关信息。

4.3 信息处理
4.3.1 正常信息：按相关运行控制程序文件处理；
4.3.2 异常信息：按《事件、不符合改进控制程序》处理或《不合格品控制程序》处理；
4.4.3 突发信息：按《应急准备与响应程序》处理；
4.4.4 环境和职业健康安全信息：公司由工会推选指定人员，代表全体员工管理环境、职业健康安全事务，相关人员应参预以下事项：
1）相关单位/部门按相关程序文件参与危险识别、风险评估和确定控制措施；
2）参与事件调查；
3）参与环境和职业健康安全方针和目标的制定与评审；
4）协商影响员工和外部相关方与之相关的环境和职业健康安全的任何变更。

4.4 信息的保存：
4.4.1 各单位/公司职能部门应将接收和处理信息分类、汇总记录并保存。

保存的方式可以是纸质文档或电子文档。

与产品有关的信息保存期不少于三年，其它类信息不少于一年，另有规定的除外；对管理体系运行过程中各类记录的控制，按《记录控制程序》执行。

5、相关文件
5.1 《事件、不符合改进控制程序》
5.2 《不合格品控制程序》
5.3 《应急准备与响应程序》
5.4 《记录控制程序》
6、附件
附图1：《信息沟通、参与和协商控制流程图》。