3.5.2邮件合并批量生成文档(教案)-【中职专用】高一信息技术同步精品课堂(高教版2021·基础模

3.5.2邮件合并批量生成文档（教案）-【中职专用】高一信
息技术同步精品课堂（高教版2021·基础模块上册）
教学目标：
1. 掌握邮件合并批量生成文档的基本原理和操作方法；
2. 能够使用邮件合并功能生成个性化的邮件、信封、标签和文档等；
3. 培养学生的实践能力和创新意识。

教学重点：
1. 邮件合并批量生成文档的基本原理和操作方法；
2. 如何利用邮件合并功能生成个性化邮件、信封、标签和文档等。

教学难点：
1. 如何实现邮件合并功能的自定义操作；
2. 如何利用邮件合并功能生成复杂的文档格式。

教学过程：
一、引入：
现在随着社交网络的发展，我们曾经用写信传达的信息，在很大程度上用电子邮件取代了。

但有时候我们还需要用信函、标签等纸质形式的文件来传递信息。

那么，如果需要批量生成文档怎么办呢?今天我们要学习的邮件合并批量生成文档就能够高效地解决这个问题，让我们一起来学习吧。

二、讲解：
1. 邮件合并的概念
邮件合并是将一组数据与一份主文档进行合并，从而生成多个个性化文档的过程。

邮件合并的主要用途是生成包含不同内容但格式相同的文件，如信函、标签和名片等。

2. 邮件合并的操作方法
（1）准备数据源
邮件合并需要将一个文档和一个数据源进行合并，数据源可以是Excel表格、Access数据库或纯文本文件。

要使用邮件合并，需要先准备好数据源，格式要求是逐条填写字段信息，每行为一条信息。

（2）创建主文档
创建主文档时，需要在指定位置插入合适的字段，该字段应该与数据源中的某个字段相对应，以便信息可以自动合并到每个文档中。

（3）设置邮件合并选项
设置邮件合并选项时，需要指定数据源和主文档的位置，这样才能将数据源中的信息插入到主文档对应的位置。

同时，还需要设置合适的输出格式。

（4）预览和完成邮件合并
预览邮件合并时，可以查看合并后的文档和每个文档的内容。

在确认无误后，就可以完成邮件合并。

三、练习：
现在我们可以一起实践一下邮件合并的操作。

假设我们需要批量生成20份同学的期末成绩单，请按照以下步骤进行操作：
1. 在Excel表格中准备好数据源，表格的第一行是字段名。

比如“姓名”、“语文成绩”、“数学成绩”、“英语成绩”等。

2. 在Word文档中创建一个成绩单模板，将需要显示的信息添
加到文档中。

比如，学校的名称、教师的名称等等。

然后将成绩单
模板另存为“成绩单.docx”。

3. 在Word文档中打开“成绩单.docx”文件，然后依次点击主
菜单中的邮件合并、选择收件人、使用现有列表和编辑收件人列表。

4. 在“编辑收件人列表”对话框中，点击添加新条目，然后在“姓名”字段中填入姓名，依次填写其它字段。

重复此过程，将所
有同学的信息添加到列表中。

5. 在Word文档中依次点击主菜单中的邮件合并、预览结果、
完成合并，此时就可以生成20份同学的不同成绩单文档了。

四、总结：
通过本次学习，我们了解了邮件合并批量生成文档的基本原理
和操作方法。

邮件合并可以高效地生成大批个性化文档，是我们处
理大量文档的好助手。

希望同学们能够掌握这个技能，并且灵活地
运用到实际的工作中。