QHSE-B16-物业供方评定管理控制程序

物业供方评定管理控制程序
1 目的
通过对供方进行评定过程的有效控制，确保公司所进行的物资、施工、服务符合规定的质量要求。

2 适用范围
适用于公司对全部供方进行评定的管理过程。

3 术语和定义
( 无 )
4 职责和权限
4.1 管理者代表
负责批准实施公司采购部所策划的供方评定管理过程。

4.2 公司采购部
4.2.1 负责策划和组织实施公司的供方评定管理过程。

4.2.2 负责对物资类供应商进行评审和评定，并对合格供方实施管理工作。

4.2.3 负责对参加投标的供应商进行评审和评定。

4.2.4 负责监督、指导、协助公司/项目单位各部门建立施工类和服务类合格供方档案资料并对其实施管理。

4.2.5 负责监督、检查各部门的供方评定管理过程。

4.3 公司职能部门及项目单位各部门
4.3.1 负责对所管辖的施工类/服务类供应商进行评审、评定，并对所管辖合格供方（包括中标供应商）资料及现场工作实施管理。

4.3.2负责配合公司采购部对本部门的供方评定管理过程实施控制。

5 工作流程
5.1 供方分类
按照所提供的产品特性，供方可分为如下两类：
a) 提供物资类产品的供方；
b) 提供施工类和服务类的供方。

5.2. 物资类产品采购的供方评定
5.2.1 采购的物资分为如下三类:
5.2.1.1重要物资（A类）：食品类、劳动保护用品、电梯及配件类等关系到人身安全及健康物资；
5.2.1.2常用物资（B类）：工程材料类、服装服饰类、办公用品类、餐厨具、工具类、日杂类等；
5.2.1.3零星物资（C类）：年度采购次数较少、紧急采购物资、单位金额较少的物资。

5.2.2 公司采购部应对新选定的合格供方进行评定，出具物资类《合格供方评定表》，并建立合格供方档案，合格供方需具备相关资质条件。

5.2.3重要物资合格供方应具备的资质条件包括具有营业执照、税务登记证及以下各项：
5.2.3.1 具有所提供物资的经营范围权或经营代理权；如合格供方所提供物资是食品或特殊行业物资，必须具有特殊经营行业证明；
5.2.3.2 具有良好的商业信誉，能够提供良好的服务，并能确保供货质量、数量和交货期符合要求；
5.2.3.3 供方产品应符合国家环境、职业健康安全相关法律法规的要求；
5.2.3.4 其他营业许可证明材料。

5.2.4 常用物资合格供方需具备的资质条件包括具有营业执照、税务登记证及以
下各项：
5.2.4.1 具有良好的商业信誉，能够提供良好的服务，并能确保供货质量、数量和交货期符合要求；
5.2.4.2 供方产品应符合国家环境、职业健康安全相关法律法规的要求；
5.2.4.3 其他营业许可证明材料。

5.2.5 零星物资合格供方需具备资质条件包括（紧急采购物资除外）：
5.2.5.1 可提供符合要求的物资；
5.2.5.2 供方产品应符合国家环境、职业健康安全相关法律法规的要求。

5.2.6公司采购部应保留供方的资质验证相关证明，或对不能提供资质证明存档的供方，在评审过程中加以说明，根据供应链管理平台的评审项目对供方进行评审，真实、准确填写各类需审批的信息，经批准后方可列入合格供方名录。

合格供方名录每年度交与公司品控部备案。

5.2.7合格供方的审批权限为：
5.2.7.1 重要物资合格供方报部门经理和公司总经理批准；
5.2.7.2 常用物资和零星物资合格供方报部门经理批准；
5.2.7.3 全部物资类合格供方报地产成本合约部备案。

5.2.8 提供物资的合格供方在每年年检后，须提供年检的营业执照复印件或出示接受年检的营业执照正本进行核查。

5.2.9对每月有供货记录的合格供方，进行供货质量的情况记录。

5.2.10每半年，对合格供方所提供的物资，向使用部门进行一次物资使用情况调查，作为年度评审的依据。

5.2.11年终对合格供方全年供货情况进行评定，对重要供方出具年度评价报告，并报公司采购部经理审批。

5.2.12 根据地产成本合约部要求，对指定的合格供方进行年度绩效评价。

5.2.13合格供方在送货过程中如出现质量问题时，采购员应向采购部经理提交《供方供货质量报告》，写明质量问题的具体情况、处理结果、纠正和预防措施；同时向供方提交《供方质量问题通知书》。

5.2.14 供方应在规定的时间内对《供方质量问题通知书》内所列的质量问题给予书面回复。

5.2.15有下列情况的供方将被视为不合格供方：
5.2.15.1 供方因违法行为被工商局取消营业执照、税务登记证及相关资质或勒令停业的供方，视为不合格供方；
5.2.15.2 供方信用等级低于物业公司标准，给予提示后不予改正的供方；
5.2.15.3 所供应的食品有一次不符合规定要求，不按日期和时间交货，耽误使用, 又不及时补救供货的供方；
5.2.15.4 所供应的物资无法正常使用，不给予及时更换的供方；
5.2.15.5 不能按规定正常履行合同和不能按时结算供货的供方。

5.2.16 对不合格供方将采取相应处置：
5.2.1
6.1 对提供重要物资和常用物资的不合格供方，经部门经理和公司总经理批准，并报地产成本合约部批复后，取消其合格供方的资格；
5.2.1
6.2 对提供零星物资的不合格供方经部门经理批准，并报地产成本合约部批复后，取消其合格供方的资格。

5.3 施工类和服务类供方评定
5.3.1 施工类和服务类供方注册
5.3.1.1 公司职能部门/项目单位各部门通知经初审合格的施工类和服务类供应商在供应链管理平台进行注册。

5.3.1.2公司职能部门/项目单位各部门对供应商信息，经部门经理和公司/项目单位总经理签字确认，报公司采购部。

5.3.1.3 公司采购部根据申报部门和公司/项目单位总经理确认的供应商，在地产供应链进行认证。

5.3.1.4 经报地产成本合约部进行批复的合格供方，方可列入《合格供方名录》。

5.3.2 施工类和服务类供方评定
5.3.2.1 公司职能部门/项目单位各部门对所签署合同的供方和对招标确定的并签署合同的施工类/服务类供方，实施日常管理，定期对签署合同的合格供方的
施工与服务进行检查和记录。

5.3.2.2 公司职能部门/项目单位各部门在办理施工类/服务类合同付款（进度款、周期款）时，需提供供方评价报告、日常检查记录作为付款依据，合同付款经相关部门审批同意后方可办理付款手续。

5.3.2.3 施工类和服务类项目合同期满后，申购部门对合同的合格供方进行汇总评定，出具《施工和服务类合格供方评价报告》，交公司采购部备案。

5.3.2.4 每年度，公司职能部门/项目单位各部门应对地产成本合约部指定的合格供方进行绩效评定，经公司职能部门/项目单位部门经理、公司/项目单位总经理批复后交公司采购部。

5.3.2.5 公司采购部根据 5.3.2.4的信息和批复，上报地产成本合约部进行审批。

5.3.2.6 施工类和服务类项目合同期满续签时，由申请部门提交专项请示（请示附《施工和服务类合格供方评价报告》），经相关部门审批同意后方可办理合同续签手续。

如需上报地产的项目，由公司采购部根据物业公司批复的司内请示进行上报。

5.3.3 《合格供方名录》的保存
5.3.3.1 物资类《合格供方名录》由公司采购部负责存档。

5.3.3.2 物资类、施工类、服务类《合格供方名录》需交公司品控部/财务部备案。

5.3.4 不合格供方的处置
5.3.4.1 对签约合格供方提供施工和服务工作过程中出现的不合格，依据《服务不合格管理控制程序》、《纠正措施和预防措施管理控制程序》予以处置。

5.3.4.2 如供方出现责任事故或遭到顾客的重大投诉，相关部门要将具体情况书面上报公司总经理，经签字批准后，中止与该供方的合同，公司在以后的业务中将不再与此供方发生任何合作关系。

同时选择、评定新的供方列入合格供方名单。

5.3.4.3 取消施工类和服务类合格供方资格时，需经申请部门经理、公司/项目单位总经理批复后，由公司采购部报地产成本合约部审核后，将该供方从合格供
方名单中删除。

6 支持性文件
《服务不合格管理控制程序》
《纠正措施和预防措施管理控制程序》
7 相关记录及保存期限：
《合格供方名录》3年
《供方供货质量报告》3年
《供方质量问题通知书》3年《施工和服务类合格供方评价报告》3年
《合格供方评定表》3年。