管理会计视角下的现行高校财务报销流程优化

摘要：高校的报销工作一直是财务部门重要工作之一、随着经费来源及数量越来越多，审核岗位的人员配置有限，高校“报销难”现象普遍存在。

将管理会计应用于高校财务管理对于高校规避财务风险、提升财务报销管理水平极具意义。

本文分析了高校传统财务报销流程存在的问题，基于管理会计“业务流程再造”这一方式，能有效解决传统报销管理存在的问题，更好地进行会计核算，提高财务管理水平和服务水平。

关键词：管理会计；高校财务管理；报销流程；优化
一、引言
(一)背景描述
经费管理的使用是财政工作的重中之重，但现行的报销方式却有很多问题，如报销系统不透明、程序不清晰、信息化不足、报销金额二次录入的误差等。

2019年《关于抓好赋予科研管理更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》指出要“减少科研经费报销各类证明材料，缩减审批环节，简化报销流程，推进网络服务，切实解决‘报销繁’问题。

”。

为此高校应充分运用信息技术，提升管理效能，减轻财务人员工作压力，提升服务质量，从而提高教职工学生的满意度。

管理会计是从传统财务会计分离出来并独立而存在的会计分支，其重点在于改进管理和提高企业经济效益，将管理会计的手段用于高校财务报销流程的优化，是一种规避财务风险、提升财务管理能力的重要手段。

(二)研究现状
流程再造最初是在90年代由 Michael针对企业业务流程提出的观点。

经过实践的发展，流程再造从完全的“重新设计”“推倒重来”的理念转变成渐进式的改革，其内涵不断地充实和扩展，从理论到实际应用，从私人领域走向公关部门，从企业财务走向高校财务。

Herzog (2007)提出，流程再造的关键要素包括稳定的方针、教育培训、结成联盟、流程重组、团队合作、技术支援和杠杆效应。

史可(2021)从管理会计的视角提出“无接触”报账，建立网上审批系统，推进报销公开透明，促使财务报销的流程再造。

吴欣宇(2022)就提高财务人员的财务管理能力、财务会计人员的配备、业务流程的优化以及网上预约的支付制度等提出了建议。

总之，当前高校财务管理工作的研究主既有从流程最优的角度，也有从实际的全面运用的视角，对预算、报销等操作流程进行分析。

由于企业的管理理念、所处经济条件、外部操作流程紧密相关，存在着内在联系互动关系，这意味着企业业务流程也需要不断创新。

(三)管理会计与业务流程再造
管理会计是从传统的核算中独立而成的，其重点是改进企业的内部经营，增加企业的经济效益。

作为重要的会计分支，其职能是为企业提供有效的内部经营管理，运用信息化手段整合财务与业务活动，为管理规划、决策、控制和评价等方面提供重要参考依据。

业务流程再造是西方国家掀起的一次企业再造变革，被称为“从毛毛虫变蝴蝶”的革命。

流程再造是以客户满意为核心的业务流程，其关键在于突破以职能部门管理的传统模式，而代之以业务流程为中心的管理模式，对管理流程进行了再规划，从总体上确定了企业的作业流程，寻求整体上的优化。

因此，以业务流程为中心，将管理会计应用到高校财务管理中，重新设计管理流程，实现整体优化，将业务流程再造应用到报销管理中，有利于解决高校存在的管理问题。

二、高校财务报销管理流程的现状
(一)财务报销管理流程现状
1.组织结构现状
A高校始建于1979年2月，共有三个校区，占地14.58万平方米(219余亩)，总建筑面积13.28万平方米。

财务处是全校财政工作的一级财务管理机构，下设预算科、收费科、综合财务科、财务管理科、会计核算科、资金核算科、基建财务科等不同科室，对高校的经济工作进行全面的协调和管理。

2.业务流程现状
A高校在办理各项费用结算的过程中，财务处需要核对的主要资料有：发票单据是否完整、格式是否正确、是否正确完整填写了报账的审批表等。

教职工和学生在申报时须将申报的资料备齐，并请领导及有关人员签名、盖章，根据A大学财政资金管理规定，预算范围内的支出需经相关负责人批准。

(二)高校财务报销管理流程存在的问题
1.流程封闭性导致信息不对称
高校财务信息包含了财经法律法规、财务制度、经费报销等方面内容，由于高校财政工作具有特殊性，以及财
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2023年26期 （9
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财务管理
而非财务部门人员则需要通过申请或直接查询获取信息；一方面，由于财务部门与其他部门缺少互通的信息交流平台，标准不一，容易形成“信息割据”“信息孤岛”。

致使财务报销的公开度不高，大多是碎片式的答疑，系统的培训寥寥。

如此一来，报销人往往不能了解到相关的财务资料，又要来回奔波，耗时耗力，很容易引起对报销的抵触。

另一方面，多次往返于财务办公室查询财务信息，也迫使会计停止忙碌的会计工作去回答他们的问题，从而降低了财务工作的效率。

2.教职工报销制度学习的主动性不强
首先，对报销单据的管理不规范。

报销工作的专业性要求对财务制度和流程要有一定了解。

很多负责报销的人员都是各学院的学生，流动性大，新生难以一次性掌握所有报销管理规定，因此常出现需要“返工”情况。

其次，一些学院的报销工作有时候会由新进人员负责，他们对财务方面的基础常识比较缺乏有些甚至不知道该如何粘贴发票、报销封面、需要哪些领导签名等等。

有些报销人员是教学科研骨干，教学科研工作繁杂，精力不足。

这样就会出现一些不正规的报销单据，从而为以后的报销流程带来隐患。

最后，财务处审核、复核的工作都是专业的财务管理人员来处理的，他们对国家法律法规、学校规章制度、报销程序等十分了解。

但报销人员不像财务人员那样掌握所有信息。

这种信息不对称会导致报销人员走更多的弯路，降低报销效率。

3.报销审批权限设置不合理
高校的财政报告通常都是采用“一支笔”制度，但高校领导日常工作繁忙。

且为了保证经费正常运转，每笔费用均需要经过部门领导和财务负责人批准，超过限额的报销，还需经学校领导批准。

繁杂的签字手续和重重审核，需要花费大量时间和精力，而一旦出现了审批人员不在的时候，还需要等待数日获批，让审核人员的工作变得异常繁忙，报销流程因此停滞。

在报销过程中，也会因为财务人员和报账人信息的不对称，或缺乏有效交流，致使无法
一次完成报销，增加时间成本，容易引发教职工的抱怨情绪。

4.报销业务不均衡，会计工作超负荷
高校大部分师生在年初教学档期紧张，财政支出压力小，不急于报销。

在传统的报销模式下，财务人员因无法知道报销人员办理业务的时间都是被动“接收”办理报销人员的业务，也无法自主安排时间。

但是在年终、开学、放假之前，由于财政支出压力增大、科研课题结项等原因，报销人数急剧增加，大量的费用支出都在这个时间段内完成，报销工作人员工作量陡增，超负荷处理各种事务，核对文件，编制账目。

尤其是到了月底，由于工作量过大更是苦不堪言，导致他们的情绪波动较大，难以为学生提供
5.信息化建设不足，风险管控不力
当前高校内控体系逐步完善，但缺乏强大的信息化支持，财务报销的日常监管仍依赖于线下的手工操作，钉钉项目的网上审批和原始凭证的初审，其余的都要当面上报，降低了工作效率，且难以实现内控全程监管，财务管理水平难以提升。

虽然随着“放管服”的深入推进，多数高校
对财政体制和有关工作进行了彻底梳理，建立了适应自身情况的财务管理机制，但尚未实施或每年只进行一次，未能及时进行风险评价，致使各高校无法适应市场形势变化，相应的内控制度可能存在过时、管控跟不上发展的要求，更不能及时发现风险加以管控的状况。

三、高校财务报销管理流程再设计方案(一)方案方法目标
加强高校内控制度管理，建立复核岗，明确界定工作权责；整合已有资源，发挥整体效应；统一各校区的报销口径，解决报销等候长的难题，改进会计工作氛围，提升教职工满意度；提高档案管理水平，发挥稽核作用，有效预防会计工作错误；构建学习型组织，完善财务人才队伍。

(二)方案指导思想
以学生和学生的满意为核心，注重改善企业的工作过程，通过“在线报销”“物流管理”“无现金报销”等信息化技术，以加强公司的内部管理为核心。

(三)优化方案内容1.成立实施小组
建立执行团队，制定工作职责，制定具体的改革方案，具体的执行日期，对各个环节的工作进行合理的安排。

与软件公司，合作银行进行沟通，并制定相关的工程预算。

对改革工作的工作进行了细化，并对相关人员进行了分工。

各项目队定期召开例会，交流项目进展情况，讨论下一步工作的方向，以确保工作顺利进行。

2.提倡使用网上自助服务
网上自助服务包括预约报销和咨询服务，旨在解决排队和咨询服务的问题。

预约报销是指报销人员在网上填写预约报销申请表，然后将相关凭证和预约文件发送到财务
处指定地点。

物流管理后，在规定时间内分类报销。

3.使用无现金支取方式
非现金提取是指在办理结算业务时，将资金直接打到报销人的银行帐户上。

经基金会计主管核对，经收款人签名，一星期内就能得到到账资料，既能为财务人员提供方便，也能为报销人员节约时间。

4.提高报销材料的准确性
申报人递交经费批文在进行财务报销审计时要先做好相关的工作，比如：编制发票、车票等，填写经费审批单，分管领导和分管领导的签名等。

只要申请表上没有任何错
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误，没有任何的疏漏，那么，就能缩短财务审核的周期，降低相关成本。

5.划分财务领导的审核范围
对财政主管签名审计的工作领域进行了重新界定，编制了学院的资金使用额度，并由学院的系主任亲自批准，超过预算的费用，要经过财政主管的审查和签名。

6.设置财务联络员
建议各职能单位和学院设立专门人员办理有关费用结算的工作，并对财务联系人进行集中培训。

通过对会计人员进行培训，能够有效地提升会计人员的财务知识，使其提前编制的财务报销数据更加精确，缩短了差错修正的时限。

四、高校财务报销管理流程再设计方案的具体实施
(一)建立统一的财务信息管理平台
第一，构建一个功能强大、协调统一、以会计业务为中心的基于信息数据库的财务信息系统。

该系统位于高校校园网络中，并与校园网络形成一体。

该平台应当包含财务处门网站、账务处理、在线支付结算等功能。

第二，要保证财务资料数据库的稳定与安全。

财务处要设立专业的会计信息管理人员，保证会计网站、会计处理、在线支付等业务正常运转，保证系统及报销人的信息安全。

第三，要强化财务处的网站建设，并将有关的财政政策、财政规章等信息及时发布，以便查阅。

适当披露经费使用等财务信息，提供相关的查询服务。

(二)开展报销人员的业务培训工作和规章制度的宣传工作
财会稽核人员要在学校和行政部门进行有关的制度与程序方面的培训，特别是在新的学年开始后，以及新的制度实施之后，要进行有关规定的教育。

鉴于目前大部分老师和学员都不熟悉财政工作，且各种类型的费用支出情况，可以通过定期的专题报告会，深入浅出，重点突出地为报销工作人员整理系统和工作程序。

此外，还可以设立一个网站，负责对报销工作的有关问题进行回答。

通过这种方式，可以搭建起一座有效的交流桥梁，促进公司的结算工作得以进行。

(三)建立网上预约报销系统
完善科技手段，利用现代科技，建立在线支付结算制度，是解决高校生医疗费用支付困难的一种有效途径。

网上预约报销系统主要分为4个环节：报销人员登录系统；网上填写报销单并审批；网上预约报销窗口；到财务处门递交报销材料。

报销人员登录系统后，根据在线预约报销系统的要求填写相关信息，系统自动核对。

如果输入错误，则不能继续。

填写完成后，自动生成报销业务并提交在线审批。

领导签字批准后，在网上预约报销窗口，根据报销人员提交的信息自动生成相应的记账凭证。

报销人员将按照约定时间前往财务部门，经会计人员审核后提交报销材料，还可通过系统查看报销进度。

(四)完善报账员制度，设置报销专项干事
在线预约报销系统要求报销人员根据报销类型整理报销单据，对于非会计专业人员来说有一定难度，因此，有必要完善记帐报账人员制度，由二级院校和院系设置固定的记账报账专人，负责本部门的报账工作。

同时，财务部门要专门对这些会计人员进行培训，详细讲解系统的操作方法，讲解不同类型项目填报的具体步骤，重点关注常见错误和填报难点。

实行报销书记员制度，由报销书记员对部门报销业务进行初审，提高报销的准确性和工作效率，加强财务处与二级院校、院系之间的沟通，解决报销难题。

(五)合理利用管理会计工具，实施报销流程再造
通过“网上预约报销”，推进“无现金报销”改革，重新梳理报销流程，明确各节点的工作内容、岗位职责和权限。

识别过程中的风险点，充分考虑新流程下实际工作中可能遇到的问题，预设解决方案，形成报销管理手册并不断更新。

充分开展宣传，一方面，获得学校领导的支持和认可，另一方面，借此机会积极向教职工和学生宣传财务处的变化，报销流程的改革是针对全体教职工和学生的，他们也是改革成功的直接受益者，从而获得理解和支持。

同时，依靠软件公司完成软件更新。

管理会计与软件方相互沟通，配合完成软件转换工作，确定会计账目和项目余额，完成对外账目报销和财务处理。

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作者简介：沈立芳(1989—)，女，汉族，浙江绍兴人，会计师，本科，主要从事高校财务报销流程优化研究。

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