第三章 创建工作表

第三章创建工作表
3．1在工作表中移动
在一个新的工作表中，列A和行1交点的单元格被粗边框包围，表明单元格A1为活动单元格。

当开始输入数据的时候，数据出现在活动单元格中。

为了在另一个单元格中输入数，可以通过鼠标或键盘来移动单元格指针，使所需的单元格称为活动单元格。

一、用鼠标移动
使用鼠标在单元格中移动，只需将鼠标指针指向某个单元格，单击鼠标左键就可以使它称为活动单元格。

由于Excel的工作表由256列65536行组成，在屏幕上看到的仅仅是工作表的一小部分。

如果要移动到的单元格不再屏幕上，可以使用Excel 提供的垂直、水平滚动使其出现在窗口内。

注意：利用滚动条进行滚动时，只改变当前观察的区域而不会改变活动单元格的位置。

当在屏幕上看到所需的单元格之后，必须用鼠标单击该单元格使其成为活动单元格，然后才能输入数据。

二、使用键盘移动
使用键盘上的箭头、PageUP、PageDown键或是其他各种键的组合，可以移动到另一个单元格，表3-1列出了用于在工作表中进行移动的一些常用键
表3-1使用键盘移动单元格
按键功能←
←→↑↓向左、右、上、下方向移动一个单元格
PageDown 上移一屏
PageDown 下移一屏
Home 移到一行中最左的单元格
Ctrl+←向左移到由空白单元格分开的单元格
Ctrl+→向右移到由空白单元格分开的单元格
Ctrl+↑向上左移到由空白单元格分开的单元格
Ctrl+↓向下移到由空白单元格分开的单元格
Ctrl+Home 移到当前工作表的A1单元格
Ctrl+End 移到工作表中使用的最后一个单元格
三、使用“定位”命令
选择“编辑”菜单中的“定位”命令，或者按F5键，打开如图3-1所示的“定位”对话框。

在“引用位置”框中输入单元格地址（如，H90），单击“确定”按钮即可使H90成为活动单元格。

图3-1
3．2选择单元格
在使用Excel的许多命令之前，需要选择一个单元格或一定范围的单元格。

单击某个单元格，或同时选择多个单元格，称之为单元格区域。

学会选择单元区域可以节省许多时间。

例如选择一个区域之后，可以一次格式化区域内的所有单元格，或者按Del键删除所有单元格的内容。

一、选择相邻的单元格
用鼠标选择：1. 用鼠标单击区域左上角的单元格
2.按住鼠标左键并拖动鼠标到区域的右下角。

3. 松开鼠标左键，选择的区域将反白显示。

其中，只有第一个单元格维持正常显示。

表明他为当前活动的单元格。

如图3-2所示。

图3-1 图3-2
用键盘选择：1. 移动箭头到想要选择区域左上角的单元格
2.按住Shift键，同时移动箭头来选择范围，也可得到如图3-1所示的结果。

二、选择不连续的单元格区域
用鼠标选择 1. 单击并拖动鼠标选择第一个单元格区域
2.按住Ctrl键，再选择另一个单元格区域，如图3-2所示。

用键盘选择 1. 按住Shift键。

同时移动箭头选择第一个单元格区域。

2.按住Shift+F8键，此时状态栏中出现“ADD”字样。

3.按住Shift键和箭头键选择第二个区域。

也可得到如图3-2所示结果。

表3-2 选择区域的技巧
选择区域技巧
大范围的区域用鼠标单击区域的第一个单元格，按住Shift键,再单击区域的最后一个单元格整行单击工作表的行号（在每一行左端的灰色数字区域）
整列单击工作表的列标（在每一列上端的灰色字母区域）
整个工作标单击工作表左上角行号和列标交叉的按钮
相邻的行或列拖动行或列标
不相邻的行或列单击第一个行号或列标，按住Ctrl键，再单击别的行号或列标
3．3 输入数据
激活了想输入数据的单元格之后，可以在单元格中输入文本、数字、时间或公式。

一、输入文本
文本包含汉字、英文字母、数字、空格以及其他键盘能键入的符号。

Excel97将每个单元格最多可容纳的字符数由255个增加到32000个。

默认情况下，文本沿单元格左边对齐。

输入文本时，文本出现在活动单元格和编辑栏中，按Backspace键可以随时删除插入点左边的字符。

输入完毕后，单击编辑栏中的“Ｖ”（输入）按钮，或者按键盘上的回车键、Tab键以及箭头键，输入的内容出现在活动单元格中；如果在输入时，想取消此次操作，可以按Esc键或者单击编辑栏中的“X”（取消）按钮。

当用户输入的文本超过了单元格宽度时，如果右边相邻单元格中没有数据，则超出的文本会延身伸到别的单元格中（如图3-3 A1单元格）；如果右边相邻单元格中已有数据，则Excel不再显示那些延伸的文本，（如图3-3 A2单元格）所示。

这并不意味着那些文本被删除了，只要改变了列宽或以折行的方式格式化该单元格之后，就可以看到全部的内容。

图3-3
有时，想把一个数字作为字符，如：邮政编码、产品代号等。

只要在输入时加上一个单撇号（如`10086），Excel就会把该数字作为字符处理。

如图3-4 D1单元格，将他沿单元格左对齐。

而数字右对齐如图3-4 E1单元格。

二、输入数字
输入数字时，Excel自动将其右对齐
●输入负数：在数字前加一个负号，或者用括号扩在内如（10）如图3-4 A4、B4的单元格
●输入分数：（如1/2），应先输入“0”及一个空格，然后输入“1/2”如图3-4 D4单元格，否
则Excel会把该数据作为日期处理，认为输入的是“1月2日”如图3-4 F4单元格
三、输入日期
在Excel中，日期和时间均按数字处理。

当Excel辨认出键入的日期或时间时，单元格的格式就由常规的数字格式转换为内部日期和时间格式。

日期格式有：1999/8/3或1999-8-3，也可省去年份，默认为当前年份。

若输入当前日期：按Ctrl+；如图3-4 I2单元格
四、输入时间
时间格式：10：20或10：20：30。

上午时间：直接输入10：30：31 会视为10：30：31 AM 如G1单元格元
下午时间：在输入的时间后面加以空格，然后输入“P”来表示下午。

如H1单元格
若输入当前时间Ctrl+：（冒号）如图3-4 I1单元格
如果想在单元格中同时输入日期和时间，先输入时间或先输入日期均可。

中间要用空格隔开。

图3-4
3．4 使用公式
如果电子表格只包含数字和文本，那就好比一个文字处理软件，而Excel的另一个强大功能就是“公式”，可以使用公式来计算相应的值。

公式可以用来执行各种运算，如加法、减法、乘法以及除法等。

输入公式时通常以等号开始，然后输入包含运算符、单元格引用、工作表函数及其名称等。

单元格引用是单元格在工作表中的坐标位置，在公式中可以用单元格引用来代替单元格中的实际值。

当我们更改了某个单元格的值时，公式的计算结果也将自动更新。

一、输入公式
在Excel中可以用两种方法输入公式：直接输入公式，或者选择单元格地址。

方法一：直接输入公式：
例如，我们在单元格A1中输入“30”，在单元格A2中输入“40”，现在想在单元格A3中求出单元格A1与A2的和。

步骤如下：
1．选择想要输入公式的单元格（如A3）。

2．输入等号（=）作为公式的开始。

3．输入包含要计算的单元格地址，以及相应的操作符（如A1+A2）。

4．按回车，结果如图3-5所示。

图3-5 在单元格中显示计算结果
当选择该单元格时，就可以在编辑栏中看到输入的公式。

如果想在单元格中显示公式而不是计算结果，可以按Ctrl+`（撇号）键。

如图3-6所示。

在按一次则恢复如图3-5所示。

图3-6 在单元格中显示公式
方法二：单击单元格
1．选择想要输入公式的单元格（如A3）
2．输入等号（=）作为公式的开始。

3．用鼠标单击要在公式中加入的单元格地址（如A1），此时在单元格A1的周围出现虚线框，并且A1出现在A3单元格等号后面。

4．输入运算符（+）
5．用鼠标单击要在公式中加入的单元格地址（如A2）。

6．按回车键确定，结果如同3-5所示。

二、使用运算符
在公式中可以使用一些运算符来完成对数据的计算。

在Excel中，可以使用四种运算符：
数学运算符、比较运算符、文字运算符和逻辑运算符。

1．数学运算
数学运算符包括：加号（+）、减号（-）、乘号（*）、除号（/）、百分号（%）以及乘号（^）。

运算规则与中学时一样。

乘方优先、先乘除后加减从左至右的顺序。

例如，在单元格A5中输入公式“=A1+A2/4”（其中A1值为30，A2值为40）在Excel中将用单元格A2中的值除以4，再将计算结果与单元格A1相加，返回结果为40。

2．比较运算
比较运算的符号包括：=, >, <, >=, <=, <>。

比较运算返回结果为逻辑值TRUE或FALSE 。

例如：在单元格A2中输入公式“=A1<20”，如果单元格A1中的值大于20。

则返回结果FALSE 如图3-7所示。

如果单元格A1中的值小于20，则返回结果TRUE，如图3-8所示。

图3-7 图3-8
3．文字运算符
可以利用文字运算符（&）将两个文本连接起来。

在公式中可以直接用文字运算符连接，但要用引号括起来。

也可以指定某一单元各中的数据。

例如，在单元格A1中输入文本“第一季度”，在单元格A2中输入“32460”。

现在，在单元格C1中输入公式“=A1&”销售额为：”&A2”则将返回结果为：“第一季度销售额为：32460”。

图3-9
4．引用运算符
在Excel中有三个引用运算符：冒号（：）、空隔和逗号（，）。

引用运算符可以与函数结合起来使用，使得操作非常方便。

①冒号（：）运算符用来定义一个区域。

例如，“A1：B3”代表A1到A3的所有单元格。

包括：A1，A2，A3，B1，B2，B3。

在公式中利用冒号运算符可以快速调用这些单元格中的数据。

例如，求C3：C7区域的平均值，通常情况下，需要输入公式“=（C3+C4+C5+C6+C7）/5”。

如图3-11。

如果利用引用运算符，就可以输入公式“=A VERAGE（C3：C7）”。

如图3-10所示
图3-10 图3-11
②空格运算符是一种交集运算符。

他表示只处理各区域互相重叠的部分。

在输入公式时，如果想利用数个区域中重叠的单元格进行计算，例如，在单元格A7中输入公式“=SUM（A2：C3 B1：B5）”，即求出这两个区域中重叠的单元格B2与B3的和，结果如图3-12所示。

图3-12利用空格运算符求和图3-13 图3-14
注意：如果引用的两个区域中没有重叠的部分，则返回#NULL！的字样。

如图3-13所示。

③逗号运算符是一种并集运算符，可以利用它连接两个或更多的单元格区域。

例如，在单元格中输入公式“SUM=（A2：C3，A5：C5）”，表示将A2到C3，以及A5到C5的数据相加。

如图3-14。

3．5 使用函数
使用公式可以进行简单计算，而函数则比公式功能更强大，Excel提供了许多种内置函数，包括一些常用的计算公式，功能涵盖各个领域，如工程、财务、信息、统计、逻辑、数学、三角函数和查询。

用户可以省去自行设计复杂公式的麻烦。

输入函数有两种方法：
一、粘贴函数
方法一：
由于Excel提供了很多函数，一般难以记忆，而Excel提供的粘贴法可以快速引导用户区插入函数，具体方法如下：
1．选择要插入函数的单元格。

2．单击“常用”工具栏中的“粘贴函数”按钮，或者选择“插入”菜单中的“函数”命令，如图3-15所示。

图3-15“粘贴函数”对话框
3．从“函数名”列表框中选择要输入的函数，例如想求选择的区域的平均值，则选择“A VERAGE”。

单击“确定”按钮，结果如图3-16所示。

图3-16 输入函数所需要的参数
4．在该对话框中，可以在参数框中输入数值、单元格引用或区域，或用鼠标在工作表中选择区域。

5．当完成函数需要的参数之后，公式将出现在右上角的“计算结果”框中。

单击“确定”关闭对话框。

结果如图3-17所示。

图3-17 在单元格中显示公式的计算结果
注意：要将单元格引用用作参数，请单击按钮，暂时隐藏对话框，再从工作表中选定单元格区域，再次此单击按钮。

方法二：
1．选择想输入函数的单元格。

2．单击编辑栏中的“编辑公式”按钮=。

3．单击“函数”下拉列标框右端的向下箭头，出现如图3-18所示对话框。

图3-18 从“函数”下拉列标中选择函数名
4．选定需要添加到公式中的函数，如果没有出现在列表中，则单击“其他函数”
5．单击“确定”按钮。

二、人工输入函数
如果用户对函数已经很熟悉,，只需直接在单元格中输入函数和参数即可。

具体步骤如下：1．选择想输入函数的单元格。

2．输入一个等号（=）。

3．输入函数名（如SUM）
4．输入左括号，，并用鼠标选择想引用的单元格或区域。

5．输入右括号，按回车键。

Excel将在函数所在的单元格中显示公式计算的结果。

三、编辑函数
输入了一个函数之后，可以象编辑文本一样编辑它，可以用粘贴函数进行编辑，也可以直接编辑。

直接编辑方法如下：
1．双击含有要编辑函数的单元格，被该公式所引用的所有单元格及单元格区域都将以彩色显示在公式单元格中，并在相应单元格及单元格区域的周围显示具有相同颜色的边框。

2．移动插入点编辑相应的数据。

四、使用自动求和
自动求和是最常用的函数之一，Excel提供了一种快捷的方式使用自动求和。

具体方法如下：1．选择要求和的一列数据及下方单元格或者一行数据及右侧单元格。

如图3-19所示。

图3-19 选择需要求和的单元格区域图3-20 使用“”按钮快速求出选择区域的和3．单击“常用”工具栏的“自动求和”按钮，结果如图3-20所示。

3．6 快速输入数据
当需要在一个单元格中输入相同的数据时，可以利用Excel的填充功能来完成这项工作。

另外，Excel还可以在一个单元格区域内填充一组序列。

一、在单元格区域中复制数据
方法一：
如果想在一个单元格区域中输入相同的数据，可以按照下述步骤进行：
1．选择一个单元格区域，此时区域中以正常显示方式的单元格为活动单元格。

2．在活动单元格中输入数据。

3．按住Ctrl键，再按回车键。

这时被选择区域的所有单元格中都复制了相同的数据，如图3-21。

图3-21 在单元格区域复制相同数据
方法二：
1．选择包含需要复制数据的单元格。

2．将鼠标指针指向单元格右下方的填充炳。

鼠标指针由空心十字变为黑色十字。

3．按住鼠标左键选择要填充的单元格区域。

4．松开鼠标左键后，即可在选择区域的所有单元格中填充相同的数据。

二、序列填充
有时需要填充的数据是一系列的日期、数字或文本，例如，输入“星期一、星期二、….”或者输入“1，2，3，…”等。

Excel通过序列填充的功能，可以节省输入时间。

Excel能识别四种类型的序列：等差序列、等必须列、日期序列和自动填充序列。

1．等差序列
在等差序列中，每次向后面的数据加上一个固定的值就得到了下一数值。

固定值成为步长。

先输入初值1，3 （步长2）。

按方法二拖动鼠标结果如图所示。

2．等比序列
在等比序列，每次向后面的数值乘以一个固定值就得到下一个值。

●输入初值2，并选中为活动单元格。

●单击“常用”工具栏的“编辑”菜单，选择“填充”命令中的“序列”出现如图3-22所示对话
框。

●输入步长（4），终止值（32）。

●序列产生在（行、列），是指按行方向进行填充，还是按列方向填充。

●类型根据需要选择（在此选择等比）
●单击“确定”按钮。

结果如图3-23所示。

图3-22 “序列”对话框
图3-23
3．日期序列
日期序列根据起始单元格的数据填入日期。

例如，在活动单元格中填入日期1999-7-1，按方法二拖动鼠标结果如图3-24所示，
图3-24
4．自动填充
自动填充根据初始值决定填充项，如果初始值的第一个字符是文字，后面跟数字，拖动填充柄，则每个单元格填充的文字不变，数字递增。

例如输入初值：“第1 ”，然后用鼠标按住单元格右下角的填充炳向右拖动。

松开左键得到如图3-25所式的结果。

图3-25 自动填充一组序列
Excel已经预设了一些自动填充的序列（星期、月份、季度）例如在单元格中输入“星期一”拖动填充炳结果如图3-26所示。

图3-26。