第五章 企业的业务处理介绍

第五章企业业务处理介绍
我们差不多学习了会计信息系统的全然知识，了解了系统方法、电子网络和电子商务的全然概念。

本章将以制造业企业为例，结合企业的业务实际，概括描述其业务处理流程，讨论业务流程的全然组成内容，描述复式记账系统的设计与实施，研究企业在业务处理中使用的科目代码和表格设计。

这些知识是会计信息系统中与业务处理直截了当有关的全然内容。

第一节业务处理流程概览
在高度信息化的企业中，企业治理信息系统能够实现整个企业业务流、资金流和信息流的高度集成，使财务的治理操纵真正与业务联系起来，从而使核算、监控、分析的触角延伸到企业各个职能岗位，为企业的运作提供支持。

在这一节中，将首先介绍企业经营中的要紧流程及其相互之间的关系。

一、业务流程、会计信息流程与治理流程
流程是信息化组织治理的核心内容。

一般认为，流程是一系列连续有规律的活动，这些活动以确定的方式发生或执行，实现特定的结果。

从信息系统输进/输出的角度来瞧，流程是对输进进行转变、转换等处理进而输出。

不同组织因其性质不同、目标不同、业务不同、治理不同，导致其流程有特别大的差异。

然而，要是把所有企业实际流程进行有效地回纳和抽象，企业流程通常能够分为三类：企业业务处理流程、信息流程和治理流程〔如图5-1所示〕。

图5-1企业流程
业务处理流程是指企业为实现经营目标或战略目标而进行的一系列活动。

不管企业提供何种商品和效劳，业务流程至少能够分成三种类型的子流程，即采购与付款循环、生产与转换循环、销售与收款循环。

这三个子流程将在第6、7、8章分不介绍。

信息流程是指财务会计部门对业务活动数据进行加工处理的一系列活动，即数据采集、数据加工、存储和信息报告。

治理流程是以会计信息及其他信息为依据，对经营活动进行治理与操纵的一系列活动。

业务流程、信息流程与治理流程是相互联系、相互依存、相互作用的。

企业在经营活动中形成了一系列的业务流程，业务流程产生了大量信息；信息流程猎取这些业务流程信息，通过加工后，又将信息提需求治理流程；治理流程利用这些信息对经营活动进行治理与操纵。

其中，信息流程〔财务会计信息流程〕是业务处理流程和治理流程之间的桥梁。

二、企业的业务流程
在高度集成的企业治理信息系统〔如ERP〕中，业务与财务高度协同与融合，为了更好地理解会计信息系统，首先必须了解企业的业务流程。

业务是指企业在经营过程中所发生的各种活动，一般也称之为交易或事项。

业务的发生是企业维持其日常经营所进行的活动。

尽管每个企业的经营活动内容有所不同，所发生的经济业务的具体内容也存在着比立大的差异，但他们在业务处理上所采纳的方法却有着许多共同之处。

〔一〕制造业企业的业务流程
那个地点以从事一定产品生产、经济业务内容比立复杂的制造业企业为例，介绍企业
业务的一般流程。

这类企业的业务流程见图5—2。

图中的方框代表了一个实体——需求商、顾客、银行或企业的职工等。

圆型为业务处理符号，代表了相关的处理行为，这些处理行为通常构成了一个企业的持续经营过程。

图中的箭头代表了从一个实体或过程到另一个实体或过程的业务流。

这种业务流可能是物资流，也可能是资金流或信息流，还可能是物资流、资金流和信息流并存。

各项业务活动不管是人工处理依旧利用计算机处理，这些活动都会发生。

只只是由于企业产品或生产方式的不同，这些业务活动发生的时刻顺序有所不同而已。

该图是依据由客户需求组织产品生产的方式而设计的，在阅读中应注重到这一点。

图5—2制造业企业的业务流程
图5—2显示了一个有代表性的企业的业务内容及其流程。

这些内容是：1．订购单；2．确认订购单；3．账单备忘录作开票依据；4．开具账单；5．开票通知；6．欠款报表；7．装运单；8．生产通知单；9．生产通知单〔假设需要〕；10．装运单；11．供货；12．产成品；13．缺货订单；14．发送物资；15．生产进度表；16．生产状况表；17．采买需求；18．劳动报告；19．收货通知；20．购置订单；21．购置通知；22．采买的商品；23．采购发票；24．收货凭证；25．物资进库；26．采购付款通知；27．通知银行付款；28．支付货款；29．付款记录；30．支付薪酬；31．薪酬记录；32．销售回款；33．收进回款通知；34．回款送存银行；35．存款记录；36．编制财务报告数据；37．财务报告信息。

图5—2概括的描述了企业经营活动的销售与收现循环、购货与付现循环、生产治理业务循环、财务循环和财务报告循环五个方面的全然内容。

其中1～25大体概括了销售与收现循环、购货与付现循环、生产治理业务循环的内容。

这局部内容所形成的流程是企业的交易活动引起的，因而也被称之为交易流，是企业的要紧业务流程；26～37大体概括了财务循环和财务报告循环的内容，是依据以上三个循环的信息加以记录、处理所形成的，要紧反映企业的财务信息，并将这些信息报告给信息的使用者。

需要注重的是：图中所描述的业务处理符号所代表的处理行为，其执行者可能是一个部门、一个岗位或执行操作的某个个人。

能够是人工处理，也能够是利用计算机系统模块处理。

三、企业的具体业务处理与全然业务循环
在以上业务流程所发生的各种业务，都需要企业相关的经办人员进行处理，由此构成了一个相互联结的密不可分的完整流程。

整个处理过程形成了企业的业务流，也形成了企业的物流，最终形成了企业的信息流。

〔一〕各个具体业务处理的全然内容
1．订购单。

企业与顾客之间的交易活动是通过签订订购单而达成交易意向的。

顾客通过与销售企业签订订购单而向销售企业购置所需要的物资。

订购单能够由顾客本人或企业的销售人员开具，能够书面预定，也可预订。

销售订单处理流程必须将订购单转换成其他相关应用模块进一步处理所必须的数据，以便于其他相关应用模块，如账单处理模块、库存治理模块、生产进度方案模块等作进一步的处理。

2．确认订购单。

在销售订单流程中，通常会发给顾客一份确认单，通知顾客其订购单差不多收到且正在处理中，使顾客能够心中有数，并做好接收物资的预备。

3．账单备忘录作开票依据。

销售订单处理流程依据订购单将账单备忘录发送给账单处理流程。

备忘录提供了预备给顾客所订购的物资开票时所必须的数据。

4．开具账单。

账单处理流程是给顾客开具账单，请顾客付款。

通常账单是在装运处理流程给顾客发出物资，账单处理流程收到了装运通知以后开具，以确保账单的正确性。

5．开票通知。

账单处理流程应向应收账款处理流程发出开票通知。

应收账款处理流程的职责是维护顾客数据库，并将数据库更新以反映交易的完成情况。

6．欠款报表。

应收账款处理流程要定期向顾客发送对账单，具体讲明每位顾客截止目前所欠企业的货款金额。

一般而言，这些对账单所列示的不单是一笔订单或交易的结果。

7．装运单。

销售订单处理流程发出装运订购单给仓储处理流程。

这份文件具体讲明了顾客所订购物资的名称、数量、规格以及交货的时刻和地点等。

8．生产通知单。

要是顾客所订购的物资是在销售企业专门定做的非库存商品或者临时缺货，销售订单处理流程通常需要依据顾客的订购单给生产处理流程发出生产通知单。

9．生产通知单〔假设需要〕。

遇有上述情况的另一种做法是销售订单处理流程把定下的生产通知单发送到生产方案处理流程，这要取决于产品生产过程的组织方式。

10．装运单。

在发出物资给顾客以后，装运处理流程应给账单处理流程发出一份装运单的复印件，证实物资差不多发出，并确认装运处理差不多完成。

11．供货。

仓储流程把要运送给顾客的物资发到装运处理流程。

12．产成品。

生产处理流程把生产出来的产成品运送到仓储部门进行储存。

13．缺货订单。

仓储处理流程记录缺货的情况，这要取决于交易过程如何组织。

在这种情况下，生产通知单要发给生产处理流程〔或者也可能发到生产方案处理流程〕来替换库存。

14．发送物资。

由装运处理流程把物资发送或递送给顾客，或由顾客自行提取。

15．生产进度表。

生产方案处理流程给生产处理系统发出产品生产安排表，通过该表批准产品的生产，并按照方案操纵产品的生产过程。

16．生产状况表。

生产处理流程负责产品生产过程的治理，并按要求把产品的生产情况报揭发给生产方案处理流程，以便批阅和调整生产进度。

17．采买需求。

生产处理流程发出采购单给采购处理流程，订购生产产品所需要的原材料。

采购处理流程负责向需求商发出物资订购单。

18．劳动报告。

生产处理流程对职工的劳动情况进行记录和整理，编制职工劳动情况表，并将该表报告给薪酬处理流程。

依据劳动情况表的统计支付给职工薪酬并积存生产本钞票资料。

19．收货通知。

采购处理系统发出接收报告给接收处理流程，批准接收处理流程接收需求商的物资。

20．购置订单。

采购处理系统通过向需求商发出订购单订购物资。

21．购置通知。

采购处理系统将订购单发到应付账款处理系统，启动付款过程。

22．采买的商品。

接收部门接收需求商所提供的物资。

23．采购发票。

需求商开来发票要求企业付款。

应付账款处理流程必须将这些发票与采购处理系统发来的订购单进行核对，确保二者相符。

24．收货凭证。

接收处理系统应填制收货凭证，具体载明所收到物资的品名、数量等情况，并将收货凭证发给应付账款处理流程，通知订购的物资差不多收到。

以便于应付账款处理流程进行核对。

25．物资进库。

采购的物资从接收部门运送到仓储部门的仓库中。

26．采购付款通知。

应付账款处理流程审验后，应向现金收支处理流程发出向需求商付款的通知。

27．通知银行付款。

现金收支处理流程通过审验后，应通知开户银行向需求商付款。

28．支付货款。

企业的开户银行将货款支付给需求商。

29．付款记录。

现金收支处理流程应依据银行的付款通知，将差不多付款给需求商的记录转到记账处理流程处理。

30．支付薪酬。

薪酬处理流程应编制职工工资记录表，计算出职工应得的劳动薪酬，并将薪酬和代扣的税金和保险等有关文件发送给职工。

职工薪酬可采纳支票或现金形式。

31．薪酬记录。

薪酬处理流程应将职工工资记录表转到记账处理流程进行处理。

32．销售回款。

现金收支处理流程收到顾客所欠本企业账款的汇款单据。

33．收进回款通知。

现金收支处理流程经处理后转送应收账款处理流程。

34．回款送存银行。

现金收支处理流程应按要求将顾客的汇款单据送存开户银行。

35．存款记录。

现金收支处理流程应依据银行的收款通知，将差不多收到的记录转到记账处理流程处理。

36．编制财务报告。

记账处理流程通过加工整理，将会计数据发送给财务报告处理流程，以便于其进行财务分析和对外报告。

或由财务报告处理流程从其它流程的数据库中查询所需要的数据，进行财务分析和财务报告的编制。

37．报告财务信息。

财务报告处理流程将编制出来的财务分析和报告文件传送给企业外部和内部的信息使用者。

前面所介绍的是一个比立典型的企业业务处理流程，从中可见企业业务处理流程的复杂性。

在现实中，尽管没有两个企业的业务是完全相同的，然而大多数企业都经历和处理相似的业务流程。

〔二〕全然业务循环
企业业务流程为我们提供了一个业务处理系统的分析框架。

上面讨论的37个业务流能够做表5—1那样的分类。

在以上的分类中，将企业的业务处理流程按其全然业务循环内容划分为销售与收现循环、购货与付现循环、生产治理业务循环与财务循环四类。

其中，销售与收现循环包括了与企业的产品销售活动有关的业务流程；生产治理业务循环包括了与企业的生产营运活动有关的业务流程。

关于制造业而言，要紧是指其产品生产的组织过程。

以上两大循环所包含的业务处理流程属于企业的全然业务处理流程。

购货与付现循环包括了与企业的物资采购活动有关的业务流程；财务循环包括了企业的现金收支处理流程、记账处理流程和财务报告处理流程。

购货与付现循环和财务循环所包含的业务处理流程属于企业的支持性业务处理流程。

以上这种分类方法仅仅是一个一般的例证。

每个企业的经营活动内容及其经营治理方式都有自己的独到之处，因而对属于每个过程的业务流程包括哪些内容都有其自己的定义和理解。

尽管如此，图5—2中所列示的支持过程也是大多数企业所共有的。

在一般的企业中大都有一个销售订单处理流程、一个账单处理流程、一个应收账款处理流程、应付账款处理流程、现金收支处理流程、记账处理流程和在图5—2中所显示的其他一些业务处理流程。

〔三〕流程设定时需考虑的因素
企业在设定流程时，通常与职位、岗位和部门的设置结合起来考虑。

企业在设定业务流程时要考虑的因素包括：
第一，业务处理的专门化。

每个业务处理流程都在企业的业务处理过程中有着特不的功
能，发扬着独特的作用。

例如，随着企业的不断开展及其在销售市场上所占的份额的扩大，向企业提交订单的客户也会越来越多，如此就需要企业有一个专门预备销售订单的功能——销售订单处理流程；再比方，企业不管是购置物资、计算职工的薪酬，依旧对客户销售产品和提供劳务，都会使企业产生为数许多的账单，这就需要设立一个专门处理账单的功能——账单处理流程。

这对购货订单、薪酬支票和其他一些在日常经营活动中产生的各种账单的处理根基上必要的。

第二，企业内部操纵的需要。

一个通用的操纵原那么确实是根基要维持操作行为与相关的记录行为相不离。

例如，账单的处理流程是属于操作行为，它本身并不负责相关业务的记录工作；而应收账款处理和应付账款处理都具有记录的职能。

如此，按照企业内部操纵的要求分不设计相应的处理流程，就能够做到操作行为与记录职能的不离，到达加强企业内部操纵的目的。

关于企业内部操纵的内容将在第九章中做深进的探讨。

在第六、七、八章中，也具体讨论了企业一般业务处理流程中的内部操纵咨询题。

第二节业务与财务一体化系统的构成
在业务与财务高度集成的系统中，借助于网络技术，能够实现业务与财务部门的信息实时传递与共享。

理解业务与财务之间的关系，关于正确熟悉会计信息系统，理解业务与信息流程等，都具有重要的意义。

一、业务与财务一体化系统概况
尽管各个企业的业务处理流程所处理的业务内容有繁有简，人员的设置有多有少，担负的职责有大有小，但每个业务处理流程的处理程序大体上是相同的。

当经济业务发生时，业务部门将通过确认的单据保持在业务单据数据库文件中，现在，通过业务与财务一体化流程将业务信息自动转换为记账凭证，并保持在记账凭证数据文件中；当企业需要从财务和业务视角生成相应的报表时，通过生成报表系统从共享数据文件中实时猎取数据，自动生成相应的报表。

业务与财务一体化流程的要害是一种基于信息技术设计的动态会计平台。

动态会计平台是业务与财务协同与融合的要害，要紧由事件接收器、凭证模板、生成器和实时凭证构成，其全然功能如图5-3所示。

业务部门及
业务处理岗位财务审核与记账岗位报表生成与分析岗位
图5-3业务与财务一体化流程与动态会计平台
事件接收器是业务处理系统的起始点。

其功能是当经济业务发生时，通过相应的业务模块驱动事件接收器接收事件信息。

事件信息包括以下五个全然特征：〔1〕发生了什么事，涉及哪些资源；〔2〕什么时候发生的；〔3〕涉及哪些人，充当何种角色；〔4〕事件发生的地点；〔5〕事件发生时什么缘故出错，风险是什么。

这五各方面的全然特征概括了企业发生的经济业务的全貌，所采集的信息不仅能满足企业对外报告的需要，而且还能满足企业各个部门不同视图的需要。

凭证模板是实现自动生成凭证的桥梁。

凭证模板的来源有两个：第一，能够在系统开发时内嵌于处理程序中；第二，财务会计人员依据企业经济业务，按照现行会计制度、准那么和 的要求设计的、反映经济业务转换成财务会计信息的规那么。

凭证模板被保持在数据库中。

凭证模板的作用是将经济业务信息转换成记账凭证。

生成器的功能是实时将业务信息转换为财务信息，即依据经济业务信息和凭证模板，自动生成实时凭证并传递到总账系统中。

动态会计平台是会计信息系统中将业务信息转化为财务信息的功能模块。

当经济业务发生时，动态会计平台能够实时、高效地生成会计信息。

二、业务与财务一体化处理流程
每个业务处理流程的处理程序构成了该流程的业务处理系统。

每个业务处理系统〔模块〕与财务处理维持高度集成：财务子系统能够从其他业务子系统猎取信息，而且又能够向其他子系统传递信息，进行数据交互。

从会计信息系统的角度，业务与财务一体化处理流程能够抽象为输进、处理、存储和输出四个要紧作业成分。

〔一〕输进
输进是指业务处理系统对相关信息的猎取过程，也是业务处理系统运作的开端。

这些信息要紧来自于业务发生时所形成的各种原始文件。

如顾客的订单、购物〔销售〕发票、购置物资订单、职工的劳动计时卡和银行的存〔取〕款通知等。

这些原始文件又称原始凭证是业务处理系统中输进的实物凭证，能够为各个处理系统进行相关业务的处理提供所需要的依据或数据。

原始文件具有以下几个用途：
1．猎取数据。

从业务处理系统的角度瞧，猎取数据是进行业务处理的根底。

要是没有数据的猎取，业务处理系统将面临“无米之炊〞。

例如，关于销售订单处理流程而言，要是没有顾客所输进的大量的订单，该系统就会无所事事；也不能为账单处理流程、仓储处理流程和生产处理流程提供相应的信息。

关于一项经济业务，能够从多个角度记录和反映。

为了保证数据和信息的之间的相互关联和衔接咨询题，能做到会计信息的正确无误，必须保证“数出同门〞，即保证针对某一经济业务，尽管由于业务处理的需要而形成不同的信息，然而必须只有一个猎取数据的端口，不无其他来源，以保证经济业务数据既有来龙往脉，也有相互核对、相互制约的勾稽关系。

例如，会计记录中的当期各产品的进库数量、库存金额变动数量等信息一定要保证其来源与变动都与生产部门生产的产品数量、产值等指标相联系。

2．传递数据。

对数据的猎取仅仅是业务处理的起点。

从某个处理流程来瞧，它不仅担当着猎取信息的职能，而且，更重要的是通过对数据的审验和处理，为其他业务处理流程提供信息。

例如，账单处理流程在给客户开出账单请顾客付款以后，应向应收账款处理流程发出开票通知，以便于应收账款处理流程进行开票、数据库更新等工作，以反映交易的完成情况。

从这一点来瞧，数据的传递过程也是批准业务处理流程中的另一个运作，并为另一个流程的运作提供便利条件。

3．记录数据。

讲明要求记录什么数据和采取哪些行为使运作标准化。

在不同的业务处理流程所记录的数据是不同的。

例如，在销售订单处理流程、账单处理流程等要紧是利用进行各种单据所提供的数据的记录；而有些处理流程那么要紧负责账目的登记，如现金收支处理流程确实是根基如此。

而有些处理流程既要负责各种单据所提供的数据的记录，也负责账目的登记，应收账款处理流程、应付账款处理流程确实是根基典型的例子。

可见，不同的业务处理流程在记录数据的过程中，会采纳不同的运作行为，但这些运作行为必须符合标准的标准要求。

4．保持数据。

输进的数据要是被保持在业务处理流程本地，能够为今后的分析提供一份永久性的文档。

在输进的数据中，有些数据在传送给下一个业务处理流程以后，本业务处理流程不再保持；而有些数据，必须在本业务处理流程保持下来。

以便日后的利用和核对，也可为今后的分析提供资料。

例如，生产方案处理流程关于转给生产处理流程的生产进度表，以及生产处理流程按要求发来的产品生产情况报告，都应予以保持，以便批阅和修订生产进度，进行产品生产方案完成情况的总结等。

〔二〕处理
处理是企业业务流程的中心环节。

由于各处理流程所需要处理的业务内容不同，因而具体的处理方法也有所不同。

在需要进行账户登记的流程，其要紧的处理方法是对发生的交易所引起的增减变动在有关的账户中加以记录；在其他流程，要紧的处理方法是关于相关事项的数据在有关的登记簿上进行记录。

因此，在处理流程要紧包括对日记账和登记簿的使用两个方面，通过如此的处理，能够提供一个永久性的按业务发生的时刻顺序排列的输进记录。

输进操作既能够手工记录在一个简单的人工系统中，也能够由数据操作员利用个人电脑输。