综合办公室管理办法

综合办公室管理办法
第一章总则
1.1 目的和依据
本文档旨在规范公司综合办公室的日常运作，提高工作效率，并
确保各项事务得到妥善处理。

根据《公司内部管理制度》等相关文件，制定本管理办法。

1.2 适用范围
本文档适用于所有员工、职能部门以及与之有关联或协同配合进
行工作的人员。

第二章综合办公室组成与职责分工
2.1 综合主管领导（以下简称“主管”）
负责整个综合办公室的总体策划、指导和监督，并对外代表公司
行使相应权限。

2.2 行政支持岗位（以下简称“行政支持”）
负责接待来访者、方式转接服务、会议安排预约等日常行政事务；协调解决各类问题并向上级报告情况；为其他部门提供必要辅佐服务。

2.3 助理岗位（以下简称“助理”）
负责执行主管下达任务，收集资料信息并做好归纳整理；参加重要会议记录会议内容并撰写会议纪要；完成临时性工作任务。

2.4 文件管理岗位（以下简称“文件管理”）
负责公司各类文件的收发、归档和保管；制定并执行相关文控流程，确保信息安全与机密性。

第三章工作程序
3.1 日常事务处理
行政支持根据来访者或方式咨询内容进行分类，并及时转达给相应部门。

对于一般问题可直接解答，复杂问题需协调相关人员共同研究解决方案。

3.2 会议组织与记录
助理按主管要求预约会议室、发送邀请函以及提供所需资料等服务。

参加重要会议的助理需要做好笔录，并在24小时内将完整纪要提交给主管审阅后分发到有关人员手中。

3.3 文档管理流程
所有涉及外部传递或保存较长时间的文件都必须经过严格审核才能出库/入库。

具体操作步骤详见《公司文控标准规范》附件A.
第四章法律名词注释
- 综合办公室：指企业内职能多元化集成为一个单位，在日常运营中提供广泛而专业化服务。

- 行政支持：是指向其他团队成员和客户提供行政方面的支持和服务，以确保公司日常运营顺利进行。

- 助理：是指协助主管完成各项工作任务、负责信息收集整理并参与会议记录等职能人员。

- 文件管理：包括文件的存储、归档及相关流程控制。

本文档涉及附件：
1. 公司内部管理制度
2. 公司文控标准规范
法律名词注释：
无特殊要求或需要解释之法律名词。