某某公司文件档案管理制度

某某公司文件档案管理制度
为了保证公司文件档案的完整性、准确性和保密性，规范公司文件档案的管理，特制定《某某公司文件档案管理制度》。

一、总则
1、本制度根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》的规定制定。

2、本制度适用于本公司所有的文件档案的管理。

二、档案的定义
1、档案包括公司的内部文件、业务文件、财务文件、管理与业务主管签署的各项合同、协议、草约、工作计划、备忘录、报告、传真、电报、电子邮件、短信等书面文件以及公司计算机、打印机、传真机、复印机、扫描仪、录音设备、视频设备等产生的各类电子文件等全部资料。

2、档案是公司的重要信息资产，需要严格保管，便于查阅和利用，防止遗失、损毁、被窃和泄密。

三、档案管理系统
1、公司建立档案管理部门，对各部门的档案进行统一管理。

2、档案管理部门根据档案的等级和保密程度，制定不同级别
的档案管理办法。

3、档案管理部门制定档案管理标准和规范，对档案进行规范
化管理。

4、公司建立档案管理制度宣传教育制度，加强公司全员档案
管理的意识。

5、公司建立档案管理信息系统，并加强其安全保密，防止信
息泄露。

四、档案的归档
1、所有公司文件档案包括电子档案，都要进行归档。

2、归档时应标明档案名称、档案编号、归档日期、归档人员，并进行分类和分级码。

3、小组、部门和分公司的档案应先在经过鉴定后交到总公司，由总公司归档。

4、公司要按照文件归档周期对档案进行分类、测评、确定保
存期限及定期清理工作。

5、重要档案应保留电子档案和纸质档案两种形式。

五、档案的保护
1、利用机媒方式建立公司文献、资料数字管理系统，加强文
本内容的数字化保存，提高保管效率，降低风险。

2、保管期满的档案应依据《档案管理规定》的规定予以销毁。

3、限制级和机密级档案必须专人管理，定期检查权益，摆放
要求保密。

4、档案密级应予明确，并实行有关保密审查、出入控制等措施。

5、对外提供的档案应明示提供单位名称和档案类型，经过审
批后方能提供。

同时对外提供的档案应制作档案借阅手续及归还手续，入库前应进行审批程序。

六、档案的查阅
1、档案管理部门负责所有档案的查阅工作。

2、查阅需出示本人工卡，如查阅机密级极高的档案，须出示
工作单位开立的委托信。

3、在查阅前公司要进行保密审查。

4、不得随意移动和调换档案的存放位置。

5、一切查阅均应做到不损坏、不遗漏、不泄密，归还时要进
行登记。

七、档案管理的违规处理
1、对档案管理工作不规范，造成档案遗失、损毁、被窃等不良后果的人员，应按公司有关制度进行处理。

2、对于泄露公司机密或业务机密的人员，追究其法律责任。

3、对过度保密或不予公开的档案或资料，追究对有关人员的责任。

4、管理档案时，应严格按照制度执行，违反规定者，应视情节轻重给予不同的处理，严重者将给予纪律处分或者依法追究其责任。

八、制度的实施
本制度经总公司董事会审定后，由总经理全面负责，经公司领导小组和全体员工审阅和签署后执行。

与制度规定相悖的对档案的一切管理行为均为无效。