ERP系统升级关键因素分析

ERP系统升级关键因素分析
尚超峰;欧阳胜林;杨晓明;董昊
【期刊名称】《企业管理》
【年(卷),期】2014(000)009
【总页数】3页(P109-111)
【关键词】企业信息化;ERP升级;关键因素;中材高新
【作者】尚超峰;欧阳胜林;杨晓明;董昊
【作者单位】中材高新材料股份有限公司;中材江西电瓷电气有限公司;中材高新材料股份有限公司;中材高新材料股份有限公司
【正文语种】中文
随着科技的快速发展，生产方式、全球竞争格局和管理方式都发生了重大变革，传统的ERP已不能满足企业管理提升的需求，必须从设计理念、开发技术、管理技术等方面加以改造，整合前端电子商务和后端ERP、供应链，以满足传统企业互联网化的需求。

文章通过对中材高新材料股份有限公司高压电瓷事业部ERP升级改造项目的分析, 总结出了项目实施中的关键因素。

中材高新材料股份有限公司（以下简称中材高新）致力于先进陶瓷、人工晶体和新能源材料三大产业和技术的开发，高压电瓷事业部（以下简称电瓷事业部）和中材江西电瓷电气有限公司是中材高新旗下子公司，共同组成电瓷产业部，随着公司规模的扩大，中材高新根据自身发展的需要于几年前集中实施了ERP项目，在物流管理、财务管理、人力资源管理和信息流管理上取得了很大的进步，ERP系统在
公司管理中发挥着重要的作用。

现代工业陶瓷市场竞争激烈，客户的个性化需求比重不断增高，非标准化、多品种、小批量产品订单增多，生产组织难度大，产品生命周期缩短，库存控制难度增大。

以电瓷事业部为例，原有ERP系统在运行中已经产生了诸多问题。

1.生产数据的处理效率低、误差大
生产的产品品种多、型号杂并且任务紧,数据处理变得越来越难，生产统计人员每
天都要处理各种任务单和统计当天的生产工艺数据,需要花费大量的时间和精力,而
且准确率不高，如果出现错误就会耽误生产,需要第二次确认,这样会导致增加成本,延误交货期。

2.各工序间信息孤立
电瓷事业部当前的工作流程是根据客户的需求进行型号设计,然后再通过生产部门
进行试生产,经检验合格后,才能下达批量订单,接下来做原主材料的采购,组织生产计划等。

这一系列业务之间,数据信息的传递须具有较强的连贯性,才能保证整个过程
的顺利完成。

但企业的信息管理系统不完善,各部门、工序的数据共享度不高 ,上报的信息要经过二次加工才能形成所需的信息,增加了部门、工序间的协调成本。

由于工艺原因（产品需经1300℃高温烧成），现有普通的条形码信息采集系统仅能用于包装工序至发货环节的物流管理，客户在例行审查、质量抽查过程中的产品追溯需要人工查阅各工序的纸质记录，追查起来费时费力。

3.供、销、产、存管理系统对主材管理未达到预期效果
ERP系统中的MRP系统要求各环节按作业计划的要求完成作业，不鼓励操作者提前完工。

这样就不能发挥操作者的积极性去缩短前置时间，不能灵活、有效地控制库存,既会造成资金积压和设备资源闲置，又会影响生产。

原有系统无法适应原料、半成品和主需求计划的管理,不能做到有效的统计和管理,距离实现供应商管理库存
还有很大差距，不能最大限度地降低生产成本。

4.系统本身存在的缺陷
随着公司规模不断扩大,ERP的系统运行开始出现不稳定现象,各种围绕ERP的深化开发工作受到了产品缺陷和兼容性的影响,采购管理和财务管理系统出现访问压力,
导致数据统计汇总和报表性能在高峰期间出现系统死机、响应时间过长等众多问题。

综上所述，公司原有的ERP系统很难满足电瓷产业发展的个性需求，在这种情况下，对电瓷事业部的ERP系统进行升级改善已成为增强自身竞争力的必然选择。

实现中材高新电瓷事业部的信息化升级改善，重点解决企业生产管理中的实际问题，结合电瓷事业部ERP运行中的缺陷，事业部提出了改善需求。

1.车间按订单任务生产，增加订单附加信息（如图纸、商标）模块，后续的车间统计记录都按关联订单，并关联序列号；序列号的输入不能靠人工录入电脑，条形码系统适用于整个生产流程。

2.车间产出统计，通过按序列号为中心的车间统计，实现整个生产过程的生产数量质量追踪；对战略客户开放订单查询接口，实现客户的在线查询追踪。

3.采用直接算法核算各工段的成本，建立各工序标准成本模板，便于绩效考核管理。

4.增加半成品库，调整采购流程，根据客户交期变化控制法兰、包装物等附件的进度，以实现对供应商库存的管理。

经过以上的需求分析，中材高新的ERP升级项目采用了浪潮GS软件作为平台，2013年5月进入全面改善实施阶段。

首先对硬件进行了更新换代，以支持新的软件版本；然后通过对电瓷事业部主要管理部门的业务流程进行重新调研，掌握了实际需求，制定了项目实施计划。

目前，电瓷事业部的销售、采购、物流、财务管理、人力资源管理等ERP升级模块均在正常运行，生产管理模块正在试运行，基本可
以实现电瓷事业部的个性需求。

电瓷事业部在ERP系统升级改善过程中，只有把握住关键因素，才能保证系统升
级的质量，降低项目风险，保证升级过程中业务的连续性。

根据电瓷事业部实施的
实际情况，将关键因素作出归纳总结。

1.有效的项目管理
中材高新ERP系统升级项目时间跨度长达一年，参与人数超过30人，因此，有效的项目管理是控制实施进度的关键。

中材高新成立了信息化建设领导小组，组建ERP系统升级团队，各单位一把手亲自抓ERP系统升级工作。

公司根据软件厂商提出的实施方法，使用先进的项目管理理念，通过工作任务分解、里程碑设定、关键路线法、计划评审法等一系列项目管理方法和技术的使用，尽早地制定出项目的任务组成，通过在关键位置设立检查点，使得企业高管能够随时监控系统升级的实施进度，及时发现问题，并对出现的异常现象做出快速反应。

设计和过程文档化可以使系统的升级过程更加清晰和有计划性，以便有效安排资源的使用，特别是项目中的关键资源和重点资源，从而保证项目的顺利实施。

2.合理高效的基础管理工作
实施ERP项目，很多公司和专家提倡业务流程再造，认为成功与否的关键就在于对企业业务流程的理解是否透彻，而ERP系统的升级首先要对原有业务流程进行合理化分析并加以优化。

但我们认为，加强电瓷事业部的基础管理工作更为重要，为提高工作的规范性，事业部重点开展了改善“现场之屋”活动，事业部领导亲自抓消除浪费、全面质量管理、现场5S管理、标准化作业、成本控制和安全管理标准化等基础管理工作，所有管理活动都按照PDCA循环阶梯改进，经过坚持不懈地提升基础管理工作，电瓷产业的标准化作业、成本控制和质量管理等方面已经得到了显著提升。

由于标准化管理的开展，公司对主要管理业务流程进行了相对清晰的定义, 理清了各业务环节的关系，在ERP系统中进行了管理业务流程的设置和定义, 将人为因素的干扰减少到最低。

目前, 公司的主要管理业务均通过ERP系统完成, 使所有业务活动都必须按制度规定进行, 从而实现了管理业务的规范化运行。

也只有在管理标准化的基础上, 才有可能进一步实施业务流程的再造，才有可能做
好ERP系统的升级工作。

实施过程中要做好人员的优化与组织变革，企业必须解决在ERP升级项目实施初期出现的人员优化问题，否则，将给ERPⅡ的实施留下后患。

我们通过标准化作业管理，提前优化了工艺检测和统计人员，通过培训分流到其他岗位。

在很多ERP项目实施中，企业在处理人员问题时往往做得不到位。

企业应该通过标准化管理，运用岗位评估、定岗定编，重新调整组织结构、绩效评估标准和职能安排，以便支持跨部门的流程，并对这些改动的领域提供后续培训。

3.成熟的高温条形码工艺
物料编码是计算机管理物料的检索依据, 为ERP系统运行所需的所有物料进行编码, 是ERP信息采集最基础的工作。

公司原有的ERP系统结合电瓷实际确定了物料编码规则, 但电瓷的生产工艺（产品需经1300℃高温烧成）限制了编码体系在整个生产流程中的应用。

为此，电瓷事业部成立了专门的技术攻关小组，依托山东工业陶瓷研究设计院，重点研究了高温条形码（一维和二维）的工艺技术，初步实现了对所有在线产品和库存产品信息的自动化采集，并在实施ERP升级项目时,最大限度地继承了以往产品的编号规则, 使其成为ERP系统编码体系的一部分。

只有掌握了成熟的高温条形码工艺，才可能实现对窑炉产品信息的自动采集归纳，实现客户远程订单产品在线跟踪和质量追溯功能。

4.良好的风险管理
ERP系统升级涉及到硬件平台、操作系统、数据库以及业务应用等多个层面的升级，涉及范围广，复杂度高，工作量大，风险大。

升级进行过程中，系统开发以及与外围关联系统的接口都在不断开发维护中，增加了升级项目的风险。

根据以往项目实施经验，在升级过程中，最大的风险就是测试工作量大、测试不充分。

对于电瓷事业部ERP系统升级项目来说，存在以下测试风险：
（1）测试内容多，系统所做的大量修改以及各模块内业务及集成业务都需要进行
充分测试，部分文档与运行环境存在不一致；
（2）升级过程中，生产系统会继续产生变更，变更要保持和升级系统一致，否则会对已经测试的内容产生不一致的风险。

对此，在项目实施过程中，应采取以下措施来降低风险。

（1）将业务分为关键、中等和低优先级三个等级，合理安排测试。

（2）从一开始就从业务部门选拔懂管理、熟悉工艺流程同时有一定IT基础的复合型人才参与测试，降低验收的风险。

5.建立系统运行管理体系
（1）建立传输管理流程
在GS系统的实施和运营维护过程中，传输管理是保证项目实施质量、保障生产系统正常运行的重要工具。

所有的变更，最后都是通过传输请求来导入系统的。

高压电瓷事业部ERP系统升级项目实施中，所有的变更都严格按照设定的流程进行，
减少了升级工作量，提高了工作效率。

良好的传输管理流程，还可以使开发、测试、生产系统最大限度地保持一致性，从而保证测试结果的正确性，提高项目实施和运维管理的质量。

（2）权限管理控制梳理及设计
为了确保ERP系统信息的安全性、完整性和有效性， ERP系统升级过程中建立了有效的用户和权限申请及使用机制。

首先根据用户类型和系统类型将用户及系统分类，然后根据分类，建立严格的权限控制流程。

[1] 陈其明.ERP的成功要素——广州Adar公司实施案例[J],企业管理,2010,9.
[2]冯瑞霞.孟元.大型企业ERP系统升级项目风险分析[J],计算机光盘软件与应
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