档案微信公众平台建设现状与创新路径分析

档案微信公众平台建设现状与创新路径分析作者：高敏杰
来源：《办公室业务·上半月》2020年第03期
【摘要】移動终端的快速发展为档案信息服务带来了新的契机，档案微信公众平台成为档案机构对外宣传、提供服务的重要载体。

本文分析了档案微信公众平台的建设现状，着重从夯实制度保障、提升运营策略、构建特色内容、打造人才团队四维度指出发展建议，旨在为我国档案微信公众平台的完善提供参考借鉴。

【关键词】档案;微信公众平台;SWOT分析;创新策略
各级档案机构的职能要求和根本任务就是收藏、管理和开发利用档案信息资源，档案工作的最终目的就是要为社会提供最优质的服务，同时也是社会发展阶段各级档案机构功能建设的价值取向。

基于移动数字终端的档案微信公众平台迅猛发展给档案信息服务工作带来了新的契机。

当前，各类档案机构纷纷建立档案微信公众号，通过档案微信公众平台提升档案传播能力，加强档案信息交流，达到改善制约档案信息服务方式的效果。

一、档案微信公众平台的建设现状
以微信公众平台为代表的现代传媒途径逐渐显现出实时性、便捷性和高效性等优点，档案微信公众平台逐渐成为现代传媒最基本的构成形式和平台。

但是，由于档案微信公众平台的起步较晚，其建设还存在诸多问题，下面笔者就档案微信公众平台的建设现状展开论述。

（一）起步较晚、发展滞后，缺少专业运营人员。

微信公众平台于2012年8月23日问世，现有的档案机构微信公众号的开通时间大都在2014年以后，都处于发展的起步阶段，有些尚未开展档案微信公众平台的档案机构虽然也有开通微信公众平台的计划和想法，但大多是因为缺少专门的管理人员或者精力有限而迟迟不能开通。

有些开通了档案微信公众平台的档案机构只有一名档案管理员负责微信推送的材料查找、内容编辑、排版等各个环节工作，而且都是兼职为主，大多都没有经过专业的技术培训，因为如果增设新媒体岗位会涉及很多方面的问题，比如人员编制问题、酬劳问题等等。

（二）馆藏档案信息资源开发不足。

馆藏档案信息资源开发较少成为制约开通微信公众号的阻碍因素，多数档案机构的基础工作不到位，比如，数字资源整合不足、缺少特色的专题数据库以及丰富的馆藏信息资源。

数字资源开发与整合是档案机构微信公众平台推送高质量内容的基础。

数字资源整合不足不仅是未开通微信公众号的档案馆的阻碍因素，也是部分已开通微信公众号的档案机构面临的问题。

（三）功能设置不齐全，信息内容推送较单一。

对话方式、自定义菜单和信息发布三种方式是微信公众平台的主要服务方式。

首先，自定义菜单能够将微信公众号的信息直观地传递给档案用户，当用户进入到公众账号时，可以一目了然地了解相关服务，目前部分公众号仍缺少科学化、系统化的菜单设置。

还存在菜单标题与链接内容无法衔接、菜单显示访问的页面不存在、菜单内容更新不及时和重复等现象。

其次，信息发布还存在着发布内容不主动、不及时，更新率低，发布的信息内容单一化等问题。

（四）服务意识有待进一步提升。

2016年全国档案局长馆长会议上，国家档案局局长、中央档案馆馆长李明华从七个方面部署了2017年的档案工作，其中一项就是强化服务社会民生的能力，足以见得档案服务大众的重要性。

因为微信公众号的功能介绍是在用户关注时展现的信息内容，是对公众号整体的功能、内容、资质的介绍，因此能够反映出公众号的定位。

很多档案机构在功能介绍和菜单设置方面都未提及服务字样，而是侧重宣传档案文化以及单位相关动态，忽视了微信公众平台的服务功能，说明目前我国档案微信公众平台的服务大众意识仍有待提高。

（五）宣传力度不够，推广途径局限。

档案微信公众平台作为一种新兴的发展事物，各档案机构对其重视和宣传程度，决定了其推广途径的广泛性，也决定了用户对档案服务的知晓程度。

通过调研发现，档案微信公众平台的社会关注度普遍较低，一般公众号的关注度不到1000人，说明档案微信公众号的宣传力度不足，推广途径受局限，需要创新推广途径，打造开放活跃的宣传平台，让更多的用户了解档案公众平台，并积极地参与进来。

二、档案微信公众平台的发展建议及策略
档案微信公众平台应用时间较短，在具体运营过程中如何基于新媒体保障档案微信公众平台的健康发展，是亟待解决的问题。

（一）增强意识和重视，夯实制度保障。

为了给档案微信公众平台创造一个较好的运行环境，使其健康发展，各个档案机构可以通过建立考评小组和考评制度，档案机构领导要提供重视程度，将微信公众平台建设提升到档案工作日程，或者将档案微信公众平台建设的好坏与工作人员的年终考评、奖惩挂钩。

另外，考核组成员也可以提前通过自身体验去尝试，这样能够更好地对档案微信公众平台工作组的成果进行检查、评定。

（二）改善运营模式，提升运营策略。

运营策略的实施不光要注重实效性，还应在内容的趣味性和独特性进行创新，语言方式和文章方式最好符合大众的喜好和审美方式，文章形式最好是小而精，深入浅出向用户展现。

（三）构建特色内容，提高档案用户的满意度。

内容建设是吸引用户眼球的关键因素，档案微信公众平台的最终目的是为用户提供优质、高效的档案信息服务资源。

近年，用户需求不断地提高和变化，档案机构也应该从“深度”“广度”和“温度”三方面去不断挖掘档案信息资源，
探索档案利用服务的新方式。

首先，注重用户获取信息的满意度，及时倾听采纳用户的意见，档案内容的设置上要亲民，选择大众感兴趣的话题，提高档案微信公众平台的亲和力。

其次，及时跟踪用户体验的满意度，比如安排专门工作人员回答用户的问题，回答问题的态度和语气要亲和、亲切，并做好后续反馈。

最后，在深度上，不能局限于对简单文字的说明，可以通过回放老照片等多样化形式，对档案信息资源深度挖掘，让用户更形象、更直观地体验和感受。

另外，可以通过在微信公众平台上推送调查问卷的方式，针对用户提出的反馈信息及时改进、完善。

（四）合理安排菜单内容，优化功能设置。

首先，公众号的名称、命名形式要方便识别、要统一。

其次，各个档案机构可以根据自己部门的情况，多样化和个性化的独特设计。

最后，在发布消息方面，为了避免空壳账号或者僵尸账号的出现，可以设置消息发布频率的最低设定等。

在公众号发布的信息可以提前进行内容策划、准备稿件、校对，不能只关注地区文化宣传。

（五）重视人才建设，打造高素质人才团队。

档案微信公众号的开通比较简单，但是如果想要长期运营下去，需要档案部门的领导将档案微信公众平台的建设提到工作日程，提高重视，打造高水平的人才团队。

第一，要安排专门人员及时回复用户提出的问题，要有细致、温和的态度。

第二，要配备文字素养较强的并具有编辑能力的美工编辑人员及馆藏档案信息资源开发人员和计算机软件的维护人员。

一般来说，5人左右的运营团队比较合理，工作内容可以根据本单位的实际情况随时进行调整，比如，可以启用一名运营负责人员，主要侧重内容策划及梳理用户资料;图文编辑、后台的软件技术支撑等工作可以安排2-3名专业人员。

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