会议服务管理制度范文

会议服务管理制度范文
第一章 总则
为确保会议的有序、高效进行，提高会议质量，明确会议服务管理职责，特制定本制度。

一、制度依据
本制度依据我国相关法律法规及公司章程，结合公司实际情况，对会议的组织、服务、管理等方面进行规定。

二、适用范围
本制度适用于公司内各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会、专题研讨会等。

三、会议目的
1. 传达上级指示，部署公司工作；
2. 交流工作经验，提高工作效能；
3. 研究解决公司存在的问题，促进公司发展；
4. 增进部门间的沟通与协作，提高团队凝聚力。

四、会议原则
1. 实事求是，注重实效；
2. 精简会议，提高效率；
3. 明确议程，充分准备；
4. 严肃认真，遵守纪律。

五、会议服务管理职责
1. 会议筹备：负责会议的议题收集、议程安排、通知发放等工作；
2. 会议组织：负责会议的签到、会场布置、设备检查等工作；
3. 会议服务：负责会议期间的服务保障，包括资料发放、记录整理、茶水服务等；
4. 会议纪要：负责会议内容的记录、整理、归档和分发；
5. 会议落实：负责会议决策的跟踪、督办和反馈。

六、参会人员职责
1. 准时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退；
2. 会前准备：认真研究会议议题，准备好发言材料；
3. 会中发言：积极参与讨论，发表建设性意见和建议；
4. 会后落实：按照会议决策，认真履行工作职责。

七、保密原则
参会人员应严格遵守保密纪律，不得泄露会议内容、讨论情况及其他敏感信息。

八、制度修订
本制度根据公司发展需要，可适时进行修订。

修订后的制度经公司批准后生效。

九、附则
本制度的解释权归公司所有。

如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

参会人员应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议质量。

第二章 会议流程
一、会议筹备
1. 确定会议主题：根据公司工作需要，明确会议的主题和议题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2. 制定会议议程：将会议主题细化为具体的讨论事项，制定会议议程，明确每项议题的讨论时间。

3. 发放会议通知：提前向参会人员发放会议通知，包括会议时间、地点、议程、参会人员、注意事项等，确保参会人员有足够的时间准备。

4. 准备会议材料：收集与会议议题相关的背景资料、数据报告等，整理成会议材料，提前发放给参会人员。

二、会议组织
1. 签到：会议开始前，由专人负责签到工作，确保参会人员准时到场。

2. 会场布置：根据会议类型和参会人数，合理布置会场，包括座位安排、设备检查、资料摆放等。

3. 会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员，强调会议纪律。

三、会议进行
1. 议题讨论：按照议程逐项进行议题讨论，主持人要引导讨论，确保会议有序进行。

2. 发言要求：参会人员在发言时，要言简意赅，注重事实依据，避免空泛议论。

3. 记录会议内容：指定专人负责记录会议内容，包括讨论要点、决策结果等。

四、会议总结
1. 主持人对会议进行简要总结，概括讨论成果，明确决策事项。

2. 对参会人员的意见和建议进行回应，对未解决的问题进行说明。

五、会议闭幕
1. 主持人宣布会议闭幕，感谢参会人员的积极参与。

2. 参会人员离场前，确认会议纪要的准确性，并在会议纪要上签字确认。

六、会议纪要整理与分发
1. 整理会议纪要：根据会议记录，整理会议纪要，明确列出会议决策、任务分工等。

2. 分发会议纪要：将会议纪要发送给参会人员及相关责任人，确保会议决策的落实。

七、会议落实与跟踪
1. 专人负责跟踪会议决策的执行情况，对落实情况进行定期汇报。

2. 对未按期完成的任务，要及时了解原因，督促相关责任人加快进度。

3. 结合会议落实情况，对制度、流程等进行优化调整，以提高公司工作效率。

第三章 会议纪要的跟踪落实
一、会议纪要的整理与审批
1. 会议结束后，由指定的记录人根据会议内容和讨论成果，整理形成会议纪要。

2. 会议纪要应详细记录会议的决策事项、责任分工、完成时限等关键信息。

3. 会议纪要整理完成后，需提交给会议主持人或相关领导审批，确保纪要内容的准确性和权威性。

二、会议纪要的分发与传达
1. 审批通过的会议纪要应及时通过邮件、公告等形式分发给所有参会人员和相
关执行部门。

2. 对于涉及多个部门或重要决策的会议纪要，应组织专题会议或通过内部培训等方式进行传达，确保相关人员充分理解并准确执行。

三、会议决策的跟踪
1. 设立专门的跟踪机制，对会议决策的执行情况进行监控和跟踪。

2. 明确跟踪责任人，对每项决策的执行进度、遇到的问题和解决情况进行定期汇报。

3. 对于执行过程中出现的问题，应及时上报，必要时再次召开会议进行讨论和决策。

四、会议决策的落实与评估
1. 依据会议纪要中的责任分工和完成时限，督促各责任人按时完成相关工作。

2. 对完成的任务进行评估，确保执行结果符合会议决策的要求。

3. 对未按期完成的任务，分析原因，制定补救措施，并追究相关责任人的责任。

五、会议纪要的归档与管理
1. 完成跟踪落实的会议纪要应进行归档，以便于日后查询和追溯。

2. 建立会议纪要管理档案，对会议决策的执行情况进行汇总和分析，为公司管理和决策提供数据支持。

3. 定期对会议纪要进行整理和审查，确保管理制度的持续改进和优化。

六、反馈与改进
1. 鼓励参会人员对会议纪要的执行情况提出反馈意见。

2. 根据反馈和执行情况，对会议流程、决策落实等方面进行改进，提高会议效
率和决策执行力。

第四章 会议室管理规定
一、会议室预订
1. 会议室预订采用预约制度，由会议发起人或组织者提前向行政部门提出申请。

2. 预订时需提供会议主题、参会人数、时间等相关信息，以便行政部门合理安排会议室。

3. 行政部门应及时更新会议室使用情况，确保会议室资源的合理分配。

二、会议室布置与设备检查
1. 根据会议类型和需求，提前对会议室进行布置，包括座位安排、投影仪、音响设备等检查。

2. 确保会议室内的设备正常运行，如有问题，应及时联系技术人员进行维修或更换。

3. 会议室内应保持整洁、安静，为参会人员提供良好的会议环境。

三、会议期间管理
1. 会议期间，由专人负责会议室的签到、引导、服务等工作。

2. 参会人员应遵守会议纪律，不随意离场、喧哗或打扰他人。

3. 会议室内禁止吸烟、进食，保持室内环境整洁。

四、会议室使用后的整理
1. 会议结束后，参会人员应将个人物品带走，不得遗留在会议室。

2. 会务组或行政部门负责对会议室进行清理，确保下次会议的正常使用。

3. 对于消耗品如茶水、文具等，应及时补充，确保会议室物品充足。

五、会议室安全管理
1. 会议室内的设备、资料等应妥善保管，防止丢失或损坏。

2. 严禁将保密文件遗留在会议室，避免泄露公司机密。

3. 加强会议室的安全检查，确保消防设施、疏散通道等安全设施的正常运行。

六、会议室资源优化
1. 定期对会议室使用情况进行评估，根据实际需求调整会议室布局和设备配置。

2. 推广无纸化会议，减少会议室使用过程中的资源浪费。

3. 提高会议室使用效率，合理安排会议时间，减少会议室空闲时间。

七、违规处理
1. 对于违反会议室管理规定的行为，将视情节严重程度给予相应处罚。

2. 强化参会人员的责任意识，共同维护会议室的正常秩序和管理规定。

第五章 附则
一、本制度的解释权归公司所有，公司有权根据实际情况对本制度进行修订。

二、本制度自颁布之日起生效，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

三、本制度未尽事宜，公司可根据需要予以补充，并及时通知全体员工。

四、全体员工应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议质量。

五、对于违反本制度的行为，公司将按照相关规定给予处罚。