资料管理办法(新修改)

工程资料管理办法
中建信和地产有限公司
2012年3月23日
目录
第一章编制说明 (3)
第二章管理职责 (4)
第三章施工前期工程资料管理 (6)
第四章施工过程中工程资料管理 (8)
第五章竣工验收阶段工程资料管理 (14)
第六章档案管理资料 (15)
第七章附则 (16)
第一章编制说明
第一条
为了加强公司开发项目资料的收集、整理和归档等管理工作，充分发挥项目档案在经营管理、施工生产中的作用，明确资料管理程序,根据国家现行规范、标准和地方的有关规定，结合各项目公司的具体情况，特制定本管理办法。

1、适用范围
本规定适用于公司所有开发项目的资料管理工作。

2、建设项目资料的管理
2.1建设项目资料管理是指从项目开工准备到竣工验收备案全过程中形成的文件资料的管理。

2.2 建设项目资料实行项目公司集中统一管理，落实各业务部门负责资料的主管领导和资料员，在各自的职责范围内做好项目文件资料的收集、整理、归档和保管等工作，由公司工程部负责监督、检查和指导各项目公司项目的档案管理工作。

2.3 技术资料工作要与项目建设同步，纳入项目建设管理程序，以确保工程资料的及时性。

项目申请立项时，项目公司就要开始进行文件材料的收集工作；项目竣工验收时，及时完成文件资料的验收和归档工作。

第二条
工程资料是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括1)预结算资料；2)竣工图及设备技术说明书、调试运行报告；3)工程施
工过程中的材料、隐蔽验收、检验批等过程资料，以及档案验收合格备案文件等其他相关材料；4）牵涉经济方面的各类文件资料，如经济签证单、工程联系单、技术核定单、设计变更通知单等等；5）工程建设管理过程中与监理、承包人发生的各种其他往来文书，如项目管理检查情况通知单、项目管理整改回复单、监理单位现场综合考核表、监理工作联系单、监理月例会纪要、月报表等;6）施工过程中各类验收、移交等过程资料；7）工程部报公司及总部的各类报表。

第三条
工程资料是建筑施工的一个重要组成部分，是建筑工程进行竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维修、管理、使用、改建和扩建的重要依据，是城建档案的重要组成部分。

第四条
工程资料的编制、整理，要依据国家、地方现行的有关工程建设的法律、法规执行。

第二章管理职责
第五条建设单位
1、无论项目大小，均需设立资料管理岗位，配备一名专职资料员；
2、由工程部负责制定本项目工程资料管理办法，建立健全本单位工程资料管理体系，并严格执行本管理办法；
3、工程部负责对公司所属项目工程资料进行监督和检查，每月25日检查一次，检查内容主要是资料的及时性及完整性。

对不符合规定或本办法要求的，限期整改；
4、及时督促总包、各分包单位完善各自的竣工资料，在工程完工后，尽快移交当地城建档案馆、公司档案室、物管部及物业公司。

第六条监理单位
1、每个项目在监理过程中，都要形成一套完整、准确、全面地反映工程进度、质量、投资及合同管理等实际情况的资料及档案，并具有可追溯性和历史性检验。

2、监理资料的管理由总监全面负责，并指定专人进行具体管理。

监理单位必须配备一名专职资料员，负责总包、各分包及监理资料的收发、保管等管理工作。

组织总承包及各分包单位配备资料管理人员，成立资料管理机构，制定资料管理制度，确定总承包及分包单位资料管理目标，并分解到相关岗位，做到责任明确，流程清晰，管理有据。

3、现场监理人员必须高度重视监理资料的收集、整理和保管工作，要把监理资料的形成落实到每一个工序，牢记树立监理档案的形成是监理人从事监理活动的记录和结果的观念。

4、监理工程师要根据有关部门的要求认真审核来往表格，不得接受涂改或过期补办的报验资料。

若发现手续不全、描述不清或不按要求程序报送的表格，应立即退回，并要求重报。

5、项目监理部发出的各类文件、表格均按统一格式打印、填写、签发，监理人员使用黑色墨水签署意见。

5、负责监督、检查各施工单位的过程管控资料，对不符合要求的资料给予退回，并限期整改，直到达到档案馆的归档要求。

第七条总承包单位
1、建立健全总承包单位工程资料管理岗位责任制，严格执行工程资料管理办法，资料员应持证上岗。

2、负责工程资料的收集、整理、归档、保管工作，并采取有效措施，保证工程资料的安全。

3、负责工程竣工资料的组卷、移交工作。

4、负责对各分包单位资料的收集、检查、汇总。

加强对资料的及时性、准确性工作的检查并限期整改，直至所有资料符合相关规范和本管理办法的要求。

第八条分包单位
1、建立健全工程资料管理岗位责任制，配备一名专职资料员，严格执行本工程资料管理办法。

2、负责所承包工程资料的收集、整理、归档工作。

3、各分包单位的竣工资料应及时组卷，并在竣工验收前20天向总承包单位移交。

4、桩基、节能、人防、消防、电梯、弱电等专项工程的竣工资料需单独到当地城建档案馆备案，并取得合格证，及时向总承包单位移交。

第三章施工前期工程资料管理
第九条
项目的前期资料非常重要，各项目公司工程部资料员应依据各地城建档案馆前期资料明细，与前期资料责任部门定期进行沟通，了解资料的办理情况，确保资料的完整性和原件的份数，切实做到在过程中控制资料的真实性和有效性。

第十条
工程开工前一周内，总承包单位应依据施工图纸、施工组织设计，结合地方、行业关于工程技术资料的有关规定，编制《工程资料管理计
划》，经项目公司工程部审核后备案，作为日后项目资料管理考核的依据。

第十一条
《工程资料管理计划》的内容应包括以下内容：
1、编制依据；
2、工程总体概况，应统一资料中的工程名称、建筑规模、结构形式、开竣工时间等内容；
3、工程资料管理组织机构；
4、工程资料管理制度，包括总包及分包单位资料移交时间、奖罚措施等；
5、工程资料清单，包括资料类别、组成内容、原件份数；
6、工程资料填报、整理职责分工；
7、竣工组卷及移交要求，并对各分包单位的资料质量、数量提出要求。

第十二条
开工报告
工程开工之前七天，总承包和各分包单位向监理单位递交开工报告，待监理单位、建设单位审核通过，下达开工令之后方可开工。

第四章施工过程中资料管理
第十三条工程进度审核管理
承包人与建设单位之间的工程进度审核管理：承包人应于每月二十五日将工程进度报表报监理单位审核，监理单位于三个工作日内完成审核，审核完成后，再由承包人交项目公司综合办进行登记，项目公司接
报表后由现场工程师于三个工作日内完成复核工作，并根据合同的各项条款确定应支付的工程进度款。

第十四条工程函件管理
一、收发文规定
项目所有文件的收文和发文要有记录，对于重要的文件，如设计变更、技术核定单、洽商单、经济签证单等接收人除在发文登记表上签字外，对于发放的原件，接收人还要在发文登记表备注栏内签署原件签收。

当收到设计图纸的设计变更单时，应及时通知图纸持有人在图纸上标注变更的时间、内容和变更单的编号。

（一）收发文的程序
1、流程图
一般函件
经济签证
监理单位审核施工单位
建设单位综合办建设单位工程部
2工作日
施工单位
一般函件
1工作日
2、各承包人及监理单位必须有本单位的收发文登记本，准确登记收发文时间。

发往建设单位的所有函件，必须先经监理单位签署意见，监理单位接收函件时须在承包人的收发文登记本上签字确认，签署完意见后再将函件返回给承包人，并要求承包人对函件签收；承包人再将函件交项目公司办公室，项目公司在收到函件三个工作日内完成审核并通知承包人领取函件。

3、承包人在施工过程中如有疑问或不明事宜，必须提前三天拟写工程联系单或技术核定单，口头汇报不作依据，承包人发文应使用建设单位的标准格式，规范的文件编号，由其项目经理签发。

程序参考第一条执行，否则建设单位有异议可要求承包人返工，且费用由承包人承担，工期不予延长。

建设单位收到函件后应及时回复。

其中发生经济费用的工程签证单应在监理审核通过后，由承包人交建设单位之日起三个工作日内（不含建设单位总部审核时间）予以回复,否则视为建设单位同意承包人所报送的经济签证金额；不发生经济费用的工作联系函等其他工程函件应在监理审核后，承包人交建设单位在三个工作日内予以回复。

（二）收发文的要求
监理单位审核
施工单位
建设单位综合办登记 建设单位工程部审核 签证
3工作日
施工单位 建设单位总
部审核 3工作日
1、建设单位下发的工程函件由主办部门起草，分管领导审核，工程部资料员进行登记、编号,项目公司总经理同意签字、盖章后方能发文，否则视为无效。

工程部资料员应于当日将函件发与监理及相应承包人。

对需要回复的函件，监理必须督促承包人于三个工作日内予以回复。

2、承包人应在签证工程施工完成三天内就该项签证工程单独向监理、开发商报验，经承包人、监理、开发商三方签字确认后方算合格，验收合格后三天内向监理单位提交工程变更签证单（附相对应联系单或设计变更单、详细预算及报价等相应证明资料），否则视为放弃签证。

3、监理签署工程签证回复意见时应明确表明态度，不得有“属实，请某某人或某某部门定夺”等语句，且必须逐条回复。

如“我单位已于X年X月X日收悉此函，现我方意见如下：……同意1、2条签证，3条不予签证。

”
4、承包人如在施工过程中发现工程设计需变更，必须在24小时内以书面形式报送建设单位设计部，由建设单位与设计院联系确认。

工程变更单由建设单位工程部发放，经设计院签字确认并加盖印章方能生效。

5、如工程函件需补充或修改，双方应有往来登记。

6、以上的工作联系函、技术核定单、工程签证单、设计变更单等归口工程部管理。

工程部应及时建立登记台帐，定期整理归档，建立归档电子目录，确保纸质版和电子版一致。

该类资料应于工程竣工验收后三个月内移交公司档案室。

二、拟定函件注意事项
1、凡是牵涉到工程量增减、设计变更的相关函件，必须经建设单位工程部、合约部、监理单位三方确认签字后方为有效，否则不作为计价的依据。

2、牵涉经济方面的工程函件必须经各单位盖章后方能生效，无盖章的均视为无效。

3、为避免工程函件出现混乱、重复，双方发文时需用数字严格编号，如土建－001、水电－001、消防-001、弱电-001等，不能出现漏号、重号，且日期与编号必须前后一致。

如文件编号为“001”，发文日期为2008年2月1日，而编号为“002”的函件，发文日期却为2008年1月15日，则视为发文日期与编号不一致。

如发现此现象，则视为无效函件，监理或发包人应不予接收。

若接收了该文件经查出，同样视为无效文件。

跟该文件相关的一切资料作废，结算时将剔除。

4、所有工程函件统一使用建设单位制定的格式样表。

其原件必须一式四份，建设单位一份，监理一份，承包人两份。

三、函件归档管理
1、建设单位、监理单位、承包人必须及时对工程函件进行存档。

文件存档时必须按照文件类别、收发文单位、发文时间、发文编号进行分类归档，且所有归档文件必须有目录，目录应含有发文编号、发文日期、发文单位、文件内容，且目录必须有电子版本。

2、凡牵涉经济方面的函件，由工程部、合约部保存原件，相关部门保存复印件。

第十五条其他资料管理
一、工程例会纪要。

监理公司每周一组织承包人、建设单位召开工程例会，该会议纪要必须由监理于第二天拟写完毕，发送至各承包人并签字确认，并抄送建设单位办公室。

二、施工图片。

总承包单位及建设单位工程部将日常工作检查和领导视察的照片按日期和检查项目分类保存，并每月整理一次。

每月上报公司工程部的月报附实时进度照片。

三、施工日志。

监理施工日志
监理单位各专业工程师每天应对正在进行的工序进行巡查，对当天的质量、进度、文明施工情况和作业人员情况进行记录，对作业人数偏少而导致进度缓慢的情况，及时对总承包单位下发函件，对总承包的施工人员提出具体要求；在每天例行巡查中发现的质量问题，及时对总承包单位下发整改通知单，情况严重时应第一时间向建设单位进行汇报，经过开发商同意后立即下达停工通知，要求总承包单位停工整改。

建设单位工作记录
工程部各专业工程师负责将每日的工程进度、质量和安全情况在《工作记录》上进行描述，作为日后解决纠纷和了解项目实际情况的依据，工程部每月25日前须对监理日志进行检查。

四、政府文件。

如有政府部门下达的通知或文件，应立即报送公司综合办及领导，使领导及时了解情况。

五、施工图。

施工图纸按土建、安装等分栋号进行保管，如“1#栋建筑施工图”存于一个档案盒，公司内部其他部门借阅时要进行登记，以防图纸丢失，外部单位一般不予借阅。

六、设计变更。

设计变更程序按公司相关规定执行，公司工程部、设计部、成本部各保存一份设计变更原件，其余原件交由施工单位执行。

七、技术方案。

对于重要的专项工程，如电梯、消防、冬雨季施工方案、滑模等要求施工单位上报施工技术方案至监理单位，经监理单位审核通过后报送工程部，工程部复核认可后方可实施。

八、材料设备进场验收资料。

所有材料进场时施工单位须填报公司《工程材料认质报审表》，经自检合格后，报监理、工程部进行验收，
验收合格后方可进场，并形成验收记录。

在材料设备使用之前，施工单位还要填报《材料设备使用报审表》，施工单位自检、复检合格，经建设单位、监理单位审核通过方可投入使用。

九、分部分项验收资料。

根据公司提升实体品质的要求，所有工序实行样板引路制度，对所有施工样板的验收严格按照公司《工程管理手册》执行；按施工样板开展的大面施工后，实行工序100%验收，形成详细的验收记录，所有验收记录入档保存。

对于混凝土工程，实行浇灌令制度，即每次浇灌混凝土之前，施工单自检合格后，报监理单位及建设单位进行隐蔽验收，合格后总监理工程师和建设单位代表签署浇灌令方可进行砼浇灌作业，否则，该部分工程量不予计量。

对于所有隐蔽工程，先自检合格并形成验收记录，报监理单位验收，建设单位随时抽查复验。

施工单位自查、监理单位验收及建设单位复验数据均需归档留存。

第十六条
一、总承包单位资料员应根据资料内容进行资料盒的脊背、封面标识，做到整齐、美观，便于查阅。

资料盒内应包括总目录、卷内目录、资料封面、分目录和资料内容五部分，各级目录及资料内容必须对应一致，层次清晰，便于交圈。

二、工程资料应随工程进度及时收集、整理，工程名称统一、齐全、字迹清楚、书面整洁、签章齐全，必须使用档案规定用笔。

资料编制使用表格应符合当地质监站的规定。

三、各施工单位管理人员应根据工程进度及时填写工程资料，并按要求及时报验。

资料填写人应对资料内容的真实性、准确性负责。

四、总承包各施工员应及时掌握工程进度情况，保证资料与工程同步；总承包单位资料员发现资料和工程不同步的情况时，应提醒施工员对资料进行完善。

五、总承包单位资料员应负责对工程资料的编制情况进行初检。

根据各地规定及相关规范要求对工程资料中的工程名称、施工部位、内容填写、签名盖章、交圈情况进行检查并督促相关人员整改，保证其准确性。

对检查合格的资料，做好编目、整理、组卷等工作。

六、总承包单位总工程师应每季度末组织工程技术人员对工程资料进行自检，并将检查记录交开发商工程部，按项目部规定对相关责任人进行奖罚并限期整改，并组织工程技术人员对资料检查中存在的问题进行认真分析、总结和再培训学习。

七、总部工程部定期或不定期对所有承包人的工程资料进行检查，对存在的问题填写检查记录并限期整改，并追踪整改效果，确保工程资料的完整性、真实性、及时性、准确性。

第五章竣工验收阶段工程资料管理
第十七条
工程竣工验收前15天，总承包单位必须按当地工程技术资料管理规定，完成工程技术资料的整理、组卷、自查工作，为工程竣工验收提供必要条件。

第十八条
总承包单位负责汇总、整理各分包单位编制的全部工程资料，统一管理。

第十九条
工程竣工验收通过后，总承包单位应及时收集各项验收记录的原件，经整理、汇总后形成完整的竣工资料。

第六章工程资料归档管理
第二十条
归档范围的基本原则
与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的纸质资料、声像资料等各种载体的文件，均应收集齐全，整理组卷后归档，具体要求应符合当地城建档案馆的相关规定。

第二十一条
工程资料归档审查
需归档的工程资料，由总承包单位总工程师在竣工验收前10天组织自检，自检合格后，报监理公司审查，经监理公司审查合格后，方可向当地城建档案馆、公司档案室及物管部等部门进行移交。

第二十二条
工程资料归档时限
一、经监理公司审查合格的竣工资料，总承包单位应按合同约定及时向各相关单位移交，办理移交手续。

工程项目竣工通过验收后，项目公司需按照当地建设工程竣工档案的编制及报送要求，在90（这个时间依据各地要求不同有所差别）个工作日内向当地城建档案馆和建设单位移交竣工档案资料。

二、竣工档案资料四套(原件至少保证两套，复印件两套)，竣工图四套（不含结算用的资料）。

1、竣工档案资料由总承包单位负责主送当地城建档案馆，建设单
位工程部派相关人员协助办理。

2、工程结算必须在竣工资料通过竣工验收和相关部门备案后方可
进行。

3、为保证上述条款的顺利执行，承包人须向建设单位交纳竣工档案保证金，数额为10万元，该款项从第一个月工程款中扣除，直到竣工资料通过当地档案馆验收备案后归还。

第七章附则
第二十三条
本规定由中建信和地产有限公司工程部负责管理和解释。

第二十四条
随着工程性质、地域不同，上述资料内容会略有出入，应以当地政府档案部门具体要求为准。

本资料管理办法还收集了成本部、设计部跟工程有关的一些表格供参考。

各施工单位竣工资料明细及要求详见以下附表：
附表一：长沙市建筑工程电子档案归档范围；
附表二：长沙市建筑工程档案主要内容及排列顺序；
附表三：岳阳市档案移交汇总表；
附表四：衡阳市建设工程竣工档案专项验收单
附表五：株洲市建筑工程档案主要内容及排列顺序
附表六：开发项目前期管理文件归档范围表;
附表七：物业资料、图纸移交清单;
附表八：材料（设备）品牌／样本（样品）提交送审表；
附表九：材料（设备）进场验收记录表；
附表十：整改通知单；
附表十一：整改回复单；
附表十二：工作联系函（一）、工作联系函（二）附表十三：卷内目录样表；
附表十四：备考表样表；
附表十五：项目档案移交汇总表；
附表十六：项目档案移交清单；
附表十七：各参建单位竣工资料数量说明；
附表十八：一般设计变更审批表；
附表十九：重要设计变更审批表（一）（二）；
附表二十：会议签到表；
附表二十一：品牌推荐表；
附表二十二：材料厂家情况表；
附表二十三：材料供方考察表；
附表二十四：设计单位推荐表；
附表二十五：方案审批表；
附表二十六：施工图设计审批表；
附表二十七：施工阶段图审批表；
附表二十八：设计任务书审批表；
附表二十九：设计评审意见表；
附表三十：议标申请表；
附表三十一：设计管理检查考核表；
附表三十二：各阶段设计工程责任控制表；
附表三十三：工程签证单；
附表三十四：工程保修金支付审核表;
附表三十五：月度（节点）工程产值审定表；附表三十六：项目管理工作考核表；
附表三十七：总包管理考核表。

本办法自印发之日起执行。

附表一：
长沙市建筑工程电子档案归档范围
综合性文件材料：
档案资料内容资料编号一．建设项目可行性研究报告及批复
二．中标通知单
三．工程勘测、设计、监理、施工合同
四．工程地质勘察报告
五．施工图设计审查文件
六．工程决算和工程审计文件
七. 监理总结
八．工程竣工测量（工程总平面图）
建筑与结构：
工程概况表
工程竣工验收备案表备2002-1 一．单位（子单位）工程质量竣工验收文件材料
1．单位（子单位）工程质量竣工验收记录施2002-1 2．单位（子单位）工程质量控制资料核查记录施2002-2
施2002-3 3．单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽
查记录
4．单位（子单位）工程观感质量检查记录施2002-4 5．施工现场质量管理检查记录施2002-7 6．工程质量评估报告备2002-3 7．工程施工质量验收申请报告备2002-4 8．房屋建筑工程质量保修书备2002-6 9．施工总结
二．建筑与结构工程
1．图纸会审（技术交底）记录施2002-9 2．设计变更、洽商记录及工程变更单施2002-19 3．工程定位测量放线、建筑物沉降、变形观测记录、建筑物垂施2002-21。