AO系统转换数据时的技术处理方法

AO系统转换数据时的技术处理方法

周华军（重庆市长寿区审计局）

【时间:2008年06月27日】【来源:】【字号：大中小】

利用AO系统对财务数据进行转换时，如果AO系统出现了“警告”提示或异常现象而又没有及时地进行有效的处理，就容易造成数据的转换失败或转换的数据不完整。因此，要熟悉掌握AO系统转换数据时常见的“警告”或异常现象的技术处理方法，一旦发现数据转换出错，才能及时查明出错的真正原因，实现数据转换的准确性。

安装AO系统时要关闭杀毒软件。当AO系统出现“数据导入完成,请进行会计期间和科目方向调整”对话框并“确定”后，对会计期间定义、科目方向调整和科目余额调整时，如果AO系统出现屏幕闪烁现象，随后就停止运行。其主要原因是在安装AO系统时没有关闭本机的防火墙和杀毒软件，此时应把AO系统卸载后重新安装,再导入数据。

要及时发现系统时间出现的错误。在选择好“转换模板、选数据源和会计年度”并点击“开始”后，如果AO系统出现“警告!请输入合法的年份，年份值为1980-1984”的对话框，点“确定”后就停止了数据的转换进程。这种情况是本机系统时间错误，双击电脑右下角的时间显示菜单，用手工调整为当前时间，然后重新进行数据转换。

导入AO系统时要对电子数据包进行解压。通过移动硬盘（或U盘）采集的电子数据，运用“添加到压缩文件”功能进行压缩后。如果直接导入AO系统时，就会出现“警告！不能还原数据库，创建失败”，同时出现“文件处预理出现异常，请检查输入数据源是否正确！”对话框。其主要原因是AO系统不能识别未解压的电子数据，必须将电子数据文件解压后再导入AO

系统。

对压缩后的财务数据要解密后导入AO系统。有的财务软件数据设有密码，如将备份的Access财务软件数据库数据（如中联财务）直接导入AO系统进行“测试连接”时，如果AO系统提示“测试连接失败，因为初始化提供程序时发生错误。密码无效”对话框，就应新建立Access数据库，并对财务软件数据库数据进行解密（如破解ACCES软件），运用“文件——获取外部数据——导入”功能导入备份的Access财务软件数据库数据之后，再导入AO系统按提示操作。

要注意备份文件与拷贝文件的区别。运用AO模板进行数据转换时，选择模板很关键。如果采集的是“用友8.x sqlserver拷贝文件”，而选择“用友8.x sqlserver备份”转换模板，AO系统就出现“还原数据库失败!”对话框。其主要原因是混淆了备份和拷贝的概念。备份文件是通过财务软件自身的备份功能对账套进行的备份，如应选择“用友8.x sqlserver备份”转换模板；而拷贝文件是拷贝的财务软件的数据库数据，如应选择“用友8.x sqlserver拷贝文件”转换模板。

AO系统不能识别.xlxs文件格式。AO系统导入Excel文件，一般是选择数据源“Excel 8.0/97-2000”来进行数据采集。如果导入Excel2007版.xlxs文件格式时,，AO系统就出现“测试连接失败，因为初始化提供程序时发生错误。外部表不是预期的格式”对话框。主要原因是

AO系统不兼容Excel2007版的.xlxs文件格式，因此，应重新采集数据并转换成.xls文件格式，再导入AO系统。

要注意数据转换线路时出现的异常提示。当财务数据进行导入时，如果AO系统出现“对不起，数据转换线路出现异常!”对话框时,就表示数据采集失败。主要有两个方面的原因：一是数据源中存在异常数据，这时，要调整数据源中的数据，再进行数据转换；二是获取的备份数据有可能被病毒感染而造成转换失败，因此，在获取备份数据前，首先要对移动硬盘（或U盘）进行杀毒，再采集数据并导入AO系统。

细心观察“账表重建”时出现的闪屏现象。在进入“账表重建”操作步骤时，如果出现本机鼠标失灵或屏幕闪动的现象，甚至AO系统不显示“账表重建”对话框时，就说明数据转换已经失败。其主要原因有两个方面：一是选择转换模板不正确，如应选金蝶K3 V10 Sqlserver 备份模板，而选择了金蝶K3 9.31 Sqlserver备份模板，数据转换时就会在屏幕右上方出现数据转换进程闪动的现象，而“账表重建”则是一闪而过；二是本机安装的操作系统有可能不是Windows 2000/XP/ 2003简体中文版，而AO系统要求本机安装这个操作系统。

AO系统提示“无效的NULL值使用”后的修正方法。AO系统导入数据库数据时，如果AO系统出现“无效的NULL值使用！”的对话框并“确定”后，导入的数据文件的借贷金额就不完整。这种情况下，首先要从“常规数据处理——凭证库”里查看导入到AO系统中的数据库文件的借贷金额是否含有NULL值，如借贷金额有空值，可以利用SQL语句或手工将原数据文件的空值改为0，然后再新建电子账簿进行数据转换。

查看“日志管理”有利于检查数据文件的导入结果。当数据文件导入AO系统后，要仔细检查导入数据的进程步骤，以免发现操作错误而导致审计数据的可疑。因此，在“账表重建”步骤结束后，首先要查看“系统管理——日志管理”里记载的数据转换的“日志时间”和“描述”说明，可以看到“导入表‘凭证库’成功！生成科目余额表出错！”等记录,按照记录的提示，就能迅速查到出错的原因并及时给予相应的处理。

AO系统要配备常用的应用软件。采集的SQL数据文件导入AO系统进行数据转换时，如果AO系统出现“未发现后台SQL数据库文件！”对话框时，就表明数据转换失败。主要原因是本机没有安装SQL Server数据库。因此，一般情况下，本机都要安装SQL Server、Access和Microsoft Visual FoxPro数据库等应用软件。

按数据来源选择好安装服务器端的接口。AO系统运用“ODBC数据源”对采集的Oracle 数据库的备份文件(.DMP) 进行转换时,，如果AO系统出现“未发现服务器名称!”对话框，这种情况下，本机就应安装Oracle服务器端（oracle客户端的版本应不低于被审计单位使用的oracle 服务器的版本），并利用该服务器端的OEM将数据库备份还原。AO系统在完成“数据导入向导——添加/修改数据源——数据源类型——ODBC数据源”步骤后，按提示配置ip，数据库名，用户名，密码，并正确选择文件路径导入AO系统。