会计档案整理

案 类别 卷 号
题名
1 会计凭 团风县档案局2011年1至2月份
证
经费凭证
起时间
止时间 期限 张 起凭 止凭 备注 数 证号 证号
2011010 2011013 15年 7 1
7
1
1
四种会计档案类型案案卷目录，同以上 一种模式，除会计凭证外，其它类型可不要起 “凭证号”和“止凭证号”两栏。
目录在电脑上用电子表格制成并打印，装 订在目录夹内，存放在检索柜中。同时一并建 案卷目录数据库，要求还需著录分类与目录号、 全宗号、归档年度等项。
类别与目录号：会计档案用KJ表示， KJp 代表凭证， KJz 代表账簿，KJb代表财务报 告，KJq代表其他。
以前ZKz、ZKb、ZKq分别表示凭证、账簿、 财务报告、其他，现停止使用，也不作更改。
如T002- KJp 1-16, T002表示全宗号，KJp表示 类别号，1表示目录号（原则上案卷数达到一千要换 目录号），16表示案卷号。
15年
❖固定资产卡片：报废清理后 5年
❖ (3)财务报告类：
❖ 年度（决算）：永久
❖ 月报、季报①企业：3年
②行政事业：5年
有的单位未单独做年报，而是以12份 月报作为年报的，且一年装订成一册的， 期限划为永久。
❖ (4)其他类：
❖会计档案保管清册 永久
❖会计档案销毁清册 永久
❖会计档案移交清册 永久（原为15年， 按照省档案局要求，结合实际，上升到 永久）
8、填写档案盒背脊 为求美观，一般用牛皮纸打印粘贴。
会计账簿
年度 2010
全宗号 3
目录号
KJz1
案卷号 6
盒号 （可不填）
根据会计类型变化 填不同名称
会计凭证
全宗号 3
分类与目录号 KJp1
案卷号 3
年度 2010
月份 1
共3册
第2册
保管期限 永久
会计账簿、报表、其它档案盒背脊
15年 会计凭证盒背脊
另：档案人员要指导会计人员装订会计档案的厚 度，厚度要符合档案装具要求，一般2—3厘米。
二、整理步骤
1、分类： 按会计类型分为四类： 会计凭证类：2001年——2002年——… 会计账簿类：2001年——2002年——… 财务报告类：2001年——2002年——… 其它类： 2001年——2002年——…
一、会计档案概述
会计档案的概念： 会计档案是指会计凭证、会计账
簿和财务报告等会计核算专业材料，是 记录和反映单位经济业务的重要史料和 证据。
误区：财务会计管理活动中形成的如计划总结、 请示批复、制度办法等不属于会计档案范畴。
会计核算材料类型包括:
1、会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、 经费凭证，其他会计凭证；
在每一类型下，分别进行组卷整理。
2、组卷： 凭证：一册一卷（2-3cm） 账簿：一本一卷 财务报告：年报与月报分别组卷 组卷时，案卷的金属物须取掉，用线装。
❖ 3、划分保管期限：
期限分为永久和定期两种。
❖(1)会计凭证类： 15年 ❖ (2)会计账簿类： ❖现金帐、银行帐 25年 ❖ 总帐、明细帐、辅助帐簿
2、当年形成的会计档案，可暂由会计部 门保管一年，一年后应当由会计部门编制 移交清册，向单位档案部门移交保管。 3、移交给档案部门的会计档案要保证：会 计凭证要编注凭证起止号和凭证总页数； 会计帐簿要有起用的起止时间和帐页的页 数及编号；财务报告要编注页号；其它核 算材料亦要编注页号。
4、档案人员要对会计部门移交的会计档案进行清 点。根据会计部门的移交清册，逐项清点实体， 保证无误，并在移交清册上签字。移交清册由会 计部门和档案部门各保管一份。 5、档案人员在对会计档案进行编目归档时，原 则上应当保持原卷册不动。个别因会计部门整理 不符合规范需拆装重新整理的，档案人员应当会 同会计部门人员共同拆封整理，以分清责任。
案卷号：在一个目录下，从1开始编号。 下一年度接上年度编号。
6、整理装盒
（1）凭证整理装盒 填写凭证标签，粘贴在凭证上。填
写好凭证盒，将一卷凭证装入凭证盒， 可一册一盒，也可数册一盒。
凭 证 盒 封 面
全宗号 3
分类与目录 号 KJp1
案卷号 3
年度 2010
月份 1
共3册
第2册
15年
凭证标签
（2）账簿、报表、其它类整理装盒
9、档案排列上架
按“类型——时间”要求，按案卷顺序号
排列，不同类型不能排列在一起。上架顺序从
2、会计账薄：总账、明细账、银行帐、日记账、 固定资产卡片、其他会计账薄；
3、财务报告（会计报表）：月度、季度、年度 财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明， 其他财务报告
4、其他：银行存款余额调节表，银行对账单， 其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交 清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
已成册的，粘贴标签，填写盒封面，装盒。未成册的，整
理成册，制封面装订。重新整理成册的，要编制卷内文件目
录，格式同文书档案一样。
黄冈市自来水公司
会计账
全宗名称 类目名称
全宗号 3
分类与 目录号 KJz1
案卷号 3
根据会计类 型不同填写 不同代号
ห้องสมุดไป่ตู้
1-4
1997 1 1 1997 12 31
25年
年度 2010
❖ 执行标准： ❖ 《会计档案案卷格式》(DA/T39—2008） ❖ 《会计档案管理办法》（财会字
[1998]32号） ❖ 《湖北省会计档案管理实施办法》
会计档案的归档要求：
1、《会计档案管理办法》第六条：各单位 每年形成的会计档案，应当由会计机构按 照归档要求，负责整理立卷，装订成册， 编制保管清册。
25年
档案盒，三种类型会计档案共用
粘贴标签，三种类型会计档案共 用。
7、编制案卷目录
按会计档案类型分别编制案卷目录。
注意：会计档案案卷标题的拟写方 法。由会计核算单位、会计年度、 会计 核算材料名称三部分组成
如：团风县档案局2010年1月份 会计凭证”； “团风县档案局2010 年总帐”；
案卷目录格式式样
❖银行存款余额调节表 5年
❖ 银行对帐单
5年
4、排列 （1）凭证：按时间顺序排列 （2）账簿：按“年度—保管期限”排列（每
年25年在前，15年在后。即银行账、现金账 在前，总账、明细账在后） （3）财务报告：按时间顺序排列
5、编号 （1）页号
有文字的正面右上角、背面左上角 （2）档号
由全宗号、类别与目录号 、案卷号组成 全宗号：填写国家档案馆赋予本全宗的 代号；