用EXCEL打印并保存记录

用EXCEL打印并保存记录

在一些需要打印票据的时候，还想将所打印的数据保存下来。比如“销售单”，每打印一票，同时让数据保存到另一个工作表中，便于月末核对销售总数及其他统计需要。

这次介绍的方法，就是在“票据打印”工作表中，每打印一张销售单据，同时将票面数据依次保存到“记录”工作表中，便于核对。保存完成后，自动清空销售单中的数据，单据的号码也会自动递增一个数字，以便下一张单据输入。

工具/原料

•EXCEL2003 EXCEL2007

步骤/方法

1.需要在同一工作簿中设置两张工作表，一个是“票据打印”，用于打印

单据，另一个工作表是“记录”，用于保存数据。

先在“票据打印”工作表中“画”好所需要的单据样式，如下图：

其中E2单元格是单据的编号，可先输入一个单据的起始单号。

C7单元格是数量汇总公式=SUM(C4:C6)

E4单元格是计算数量乘单价的金额公式=C4*D4，把这个公式向下拖动复制到E5与E6单元格。

E7单元格是金额汇总公式=SUM(E4:E6)

注意D2单元格的格式设置为“日期”格式。

2.根据“票据打印”工作表中的项目，在“记录”工作表的第一行进行设置

（项目的位置是由下面的代码决定的，大家可自己灵活调整）。

3.下面编写打印并保存的代码，按ALT+F11调出VBA窗口，插入一个用户模

块，把下面代码粘贴进去。

Sub 打印()

'打印票据

Sheets("票据打印").Select

ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut '调用打印命令打印当前页'保存数据

With Sheets("记录")

x = .Range("a65536").End(xlUp).Row + 1 '取得“记录”表中最后一个空行的行号（即写入位置）

For i = 0 To 2 '商品信息分三行，为了简化代码，使用循环语句

.Cells(x + i, 1) = [b2] '客户

.Cells(x + i, 2) = [d2] '日期

.Cells(x + i, 3) = [e2] '单据编号

.Cells(x + i, 4) = Cells(i + 4, 1) '商品名称

.Cells(x + i, 5) = Cells(i + 4, 2) '规格

.Cells(x + i, 6) = Cells(i + 4, 3) '数量

.Cells(x + i, 7) = Cells(i + 4, 4) '单价

.Cells(x + i, 8) = Cells(i + 4, 5) '金额

.Cells(x + i, 9) = [b8] '收款人

.Cells(x + i, 10) = [e8] '复核人

Next

End With

'清除数据（单据编号E2格与有公式的单元格不用清除）

Range("b2,d2,a4:d6,b8,e8").ClearContents

'最后让票据的号码自动加1

s = Range("e2") '收据上的当前序号在E2单元格

Range("e2") = Left(s, 2) & Right("0000" & Right(s, 4) + 1, 4) '打印完毕后让序号加一（编号的左两位是字符，右四位是数字）

MsgBox "打印并保存完毕", , "提示"

End Sub

4.为了方便执行代码，再添加一个按钮，并指定“打印”宏。

在EXCEL2003版中调出“视图－工具栏－窗体”工具栏，用鼠标选其中的“按钮”控件，在表格适当位置“画”出一个按钮，然后在它上面点鼠标右键，选“指定宏”，从弹出的宏窗口中选择“打印”，确定即可。

最后在添加好的“按钮”上点鼠标右键，从快捷菜单上选“编辑文字”，输入“打印并保存”。

提示：如果是EXCEL2007用户，添加按钮要从“开发工具－表单控件”中添加。

至此，这个表格就可以使用了，每次在按“打印并保存”按钮后，票据中的数据自动保存在“记录”表中。在需要统计数据的时候，就可以通过函数从“记录”表中统计出所需数据。

比如，想统计总销售金额，可以用公式=SUM(H:H) ；统计张三的收款总金额，可用公式=SUMIF(I:I,"张三",H:H) ；统计乙商品的销售总数量，可用公式=SUMIF(D:D,"乙商品",F:F) 。

5.

其实本文的重点是“保存”记录，对票据样式大家可自己根据实际设置，只要注意通过代码将“记录”表中的项目要与“票据打印”中的项目对

应就行了。

代码中的第8行是通过循环语句写三行数据（本文票据的行数为三行），如果您的数据不多，也可不用循环，直接用多个类似 Sheets("记录

").cells(x,1)=[b2]的语句就行。

通过这个例子，大家可以掌握“保存”记录的方法，把它灵活运用以后，在现实工作中的很多地方都会用到