公司商务接待管理办法

公司商务接待管理办法
1.目的
为规范公司商务接待活动，在保证商务接待效果的前提下，加强商务接待费用控制，特制定本办法。

商务接待工作是公司重要的对外窗口之一，参加接待的工作人员要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。

2.适用范围
本办法规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核，适用于公司所有商务接待活动的管理。

3.管理职能
行政部是公司接待工作的管理部门，公司商务接待以及宴请用餐等均由行政部统一安排。

4.管理规定
4.1 商务接待工作原则
4.1.1 对等接待、各负其责、相互配合的原则。

商务接待工作涉及面广，必须坚持重点、兼顾一般，按照对等接待、各负其责、相互配合的原则，上下一致，齐心协力，共同做好接待工作。

4.1.2 规范高效、安全节俭、服务一流的原则。

商务接待工作应规范服务，提高办事效率、热情周到，视客情适度
接待，提倡节俭，反对浪费，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不应付拖拉。

4.1.3 统一标准、预算管理、严格控制的原则。

按照公司商务接待标准，对各项商务接待费用实行预算管理，由行政部负责人根据核定的预算严格控制使用，商务接待费用原则上不得超过限额，如需追加预算，须由管理中心另行审批。

4.2 接待职责分工
4.2.1 接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标，具有十分重要的意义。

各相关部门及人员必须高度重视且规范自己的行为。

4.2.2 接待内容包括迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。

分工如下
（1）行政部负责提供一般接待良好环境的保障及备品准备，负责接待服务并陪同洽谈及参观介绍。

（2）前台秘书或总裁秘书负责来客引入及会议室的环境保持。

（3）商务接待秘书负责提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来宾行程、食宿等。

（4）商务接口部门负责接待洽谈并陪同始终。

4.2.3行政部主任对接待工作负有全面责任。

4.3 商务接待标准
公司的商务接待，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适用不同标准。

主要划分为4个级别：普通接待、中级接待、高级接待、特殊接待。

4.3.1普通接待。

4.3.2中级接待
4.3.3 高级接待。

4.3.4特殊接待：
4.4 商务接待流程
4.4.1 商务接待的申请与审批。

（1）各部门实施商务接待前，应填写“商务接待申请表”，经部门主管审核，主管副总裁审批后，报管理中心商务接待秘书申请安排接待。

（2）申请部门在“商务接待申请表”内应明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议。

（3）公司高层领导的商务接待活动，由其助理、秘书填写“商务接待申请表”，并作为接待负责人。

（4）商务接待秘书接到“商务接待申请表”后，应根据公司商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后，填写“接待行程安排表”，反馈至接待申请部门确认。

（5）“接待行程安排表”经申请部门确认后，须按接待标准进行审批，审批层级如下
（6）如接待申请部门要求部分或全面超标准接待，则应按照相应接待标准对“接待行程安排表”进行审批。

（7）商务接待秘书将获批后的“接待行程安排表”报公司财务部，作为预支、报销接待费用的预算凭证。

4.4.2 商务接待的实施。

（1）商务接待秘书依据获批的“接待行程安排表”，落实各项接待安排的责任人及物品置办。

（2）商务接待秘书将“接待行程安排表”副本发至申请部门接待负责人，以及接待活动相关领导，以便合理安排时间。

（3）商务接待秘书依据接待行程安排，协调接待负责人和公司车辆或租用车辆的时间安排。

（4）商务接待秘书依据接待行程安排，制作《来宾接待手册》，交由接待负责人，送至来宾。

（5）接待负责人应根据接待行程安排，前往车站、机场接送来宾，并陪同来宾办理入住、结算手续。

（6）如接待负责人无法陪同，可由商务接待秘书或司机代为行使接待负责人职责。

（7）接待负责人应严格执行接待行程安排，保证各项接待活动的有序衔接。

（8）公司领导与来宾合影后，由商务接待秘书将照片制成相框，交由接待负责人送达来宾，留作纪念。

（9）为来宾送行后，接待负责人应适时致电来宾，在致以问候的同时了解来宾对公司各方面的意见，以及对公司接待安排的满意度，并及时填写“商务接待总结报告”，以便公司进行改进。

4.4.3 商务接待行程的变更。

（1）商务接待过程中，如来宾要求对行程安排进行调整，现场陪同人员（接待负责人、司机及其他陪同人员）应及时地将调整意见通知商务接待秘书。

（2）商务接待秘书收到行程调整意见后，应立即对“接待行程安排表”进行调整。

（3）如行程调整仅限时间安排调整，商务接待秘书应将调整后的“接待行程安排表"报管理中心主任审批后执行，并将"接待行程安排表"副本发至相关人员。

（4）如行程调整导致预算增加，商务接待秘书应将调整后的“接待行程安排表”按审批流程重新进行审批后方可执行，并替换原“接待行程安排表”正、副本。

（5）商务接待秘书应根据调整后的行程安排，重新制作《来宾接待手册》，并送至来宾。

4.5费用报销
4.5.1 商务接待结束后，参与接待人员应在5天内将相关票据全部交至商务接待秘书，统一办理报销手续，无故超过30天未提供票据的，不再予以报销，由财务部从责任人的工资中扣回预支费用。

4.5.2 实际发生费用在已获批预算额度内的，由商务接待秘书持发票至财务部报销。

4.5.3 实际发生费用超出获批预算额度的，由责任人填写“费用超额审批表”说明超额原因，按照商务接待审批权限进行审批，获批后方可报销。

4.6 商务接待过程要求
4.6.1 接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生。

4.6.2 商务接待秘书须密切关注接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。

4.6.3 接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜，应婉言解释。

4.6.4 接待环境标准。

（1）物品摆放整齐，且表面无灰尘。

（2）地面干净无脏物，空气流通清新。

（3）室温适度，灯光合适，电视调好。

（4）备品齐全。

4.6.5公司参观规定。

（1）安排来宾参观公司，须报行政部主任批准。

（2）参观介绍以商务接待秘书为主，接待部门配合。

（3）参观过程中，原则上介绍者在来宾前，接待负责人在来宾后。

（4）参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。

4.6.6 接待礼仪要求。

（1）参与商务接待人员应着正装，举止礼貌。

（2）接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前10～20分钟到达，恭候来宾，对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌，注明公司名称和来宾称谓。

（3）接到来宾后，接待人员应主动向来宾致以问候，并主动帮助来宾提取行李。

（4）到达住宿地点后，接待人员应主动协助来宾办理入住手续，帮提行李送至房间。

（5）接待人员到车站、机场送行，应提前到达，主动帮助来宾拿取、托运行李，办理相关手续。