退换货管理办法及流程

退换货管理办法及流程
退货业务管理办法
第一部分：退货管理办法及操作流程
第二部分：换货管理办法及操作流程
提出者：蔡宗明
退货管理办法及操作流程
一、总则
为规范客户退货管理流程，明确各部门职责与权限，明确退货责任与损失金额等情况，确保每批退货都能及时、妥善地处理，特制订此规定。

二、产品退货要求及退货范围
1、产品一经售出，无正当理由，一律不准退货。

2、因特殊情况需要退货的产品必须在保质期的10%时间内退货，超出规定时间的不予退货。

3、需要退货的产品箱体必须干净整洁无破损情况，整箱未开封不影响二次销售的产品。

箱体表面脏乱、破损、开封过的产品一律不予退货。

4、由于经营不善超期积压、鼠咬、破损、过期、临期产品我公司不予退货。

5、因经质量问题确认确实存在质量问题的如：净含量不达标、酒瓶内有杂质、漏酒、非人为故意损坏包装的产品、产品标识不清晰，由客户与市场负责人填写退货申请表，上报销售公司后经总经理批复同意后方可办理退货。

6、因本公司产品在政府监管部门监督检查中存食品安全隐患、质量问题等引起的不合格产品，由市场负责人填写退货申请表，上报销售公司后经总经理批复同意后方可退货。

7、因公司销售订单开具错误，未按客户提交的订货产品、数量、规格等产品信息下单并发货等原因引起的退货，由客户市场负责人填写退货申请表，上报销售公司后经总经理批复同意后方可退货。

8、因客户重复下单并发货等原因引起的退货情况，由客
户与市场负责人填写退货申请表，上报销售公司后经总经理批复同意后方可退货。

9、因特殊情况退货客户经公司市场人员与客户沟通好具
体情况后，确实因特殊原因终止业务的经销商客户，由客户与市场负责人填写退货申请表，上报销售公司后经总经理批复同意后方可退货。

10、由于公司出现错误情况产生退货的由公司承担退货运费及损失，因客户出现错误或其他情况产生退货的由客户承担运费及损失。

三、产品退货流程、职责
1、客户提出退货申请前，必须跟公司市场业务负责人员
沟通退货情况及退货原因，确认符合退货要求的，填写退货申请单。

市场业务负责人员确定退货原因后，需在3个工作日内进行拍照取证等操作，然后将相关证明提交给公司的相关部门进行认证。

一旦确认符合退货要求，客户需要在退货申请单上签字并将其回传给销售公司内勤或下一步流程负责人。

销售公司内勤会根据市场业务人员传回的退货申请单，在2个工作日内核对货物信息情况是否属实并备案存档。

在确认
信息无误后，内勤会签字提交给销售部经理审批。

销售公司经理会根据客户退货申请单提报的退货情况进行确认，判断是否属于退货范围或特殊情况达成一致等情况。

如果符合退货要求，经理会给予签字批复并写明同意或驳回意见。

根据批复意见情况，经理会报总经理批准或销售内勤驳回回传。

销售公司总经理会根据客户退货申请单退货情况及各部门审批情况，给予签字批复并写明同意或驳回意见。

销售内勤会根据退货申请单总经理批复意见，通知市场业务负责人安排物流发货或其他事宜，并将其传给销售公司财务部备案。

退货申请单会报送给供应部（仓储）接收退货。

销售内勤接收到供应部（仓储）回传的退货接收单和质检部的退货检验报告后，会存档并报送给销售公司财务部。

供应部（仓储）会收到销售公司传递的退货接收单后进行审查，根据销售公司退货接收单内容接收退货。

退货接收完成后，在退货接收单上签字并回传给销售公司内勤备案。

货物未收到销售公司开具的退货接收单的情况下，一律不允许收货。

如果仓管员擅自接受退货，将会追究其行政和经济责任。

如果是因质量问题退货，供应部（仓储）会联系质检部进行检验。

如果退货是由非质量问题产生的，销售公司财务部会根据退货申请单及退货接收单情况核算损失，并通知市场负责人收回开具的销售或其他收货信息，并要求客户退回。

如果无法退回，将在客户货款中扣除其费用后进行退款。

质检部会根据退货接收单内容进行检验，并开具检验结论。

供应部会根据质检部检验结果情况进行入库存储。

质检部会根据检验结果裁定产品流向结果，并根据出具的退货检验报告单，报送产业公司财务部核算损失费用。

销售公司财务会根据退货申请表、退货接收表、退货检验报告等核算货款、挂账、市场费用、信息等费用情况。

在核算无误后，将核算信息数据、金额回传给销售公司销售部。

销售公司的退货流程分为以下几个步骤：首先，客户填写退货申请表，并提交给产业公司财务部进行核算损失和备案。

然后，销售内勤将备案情况通知市场负责人审批，并通知客户安排物流发货，同时报送财务备案核算。

市场负责人签字后，销售内勤核对客户已发货信息。

接着，销售部经理审核后提交给销售公司总经理批复。

如果需要重新生产或加工，生产部按需进行程序重加工或重新返工，然后质检部处理意见。

如果成品不合格，则由供应部（仓储）入库。

如果需要退货，则质检部整体检验退货产品并开具退货检验报告，回传给销售公司。

供应部（仓储）接收退货，并确认退货数量及信息无误后签字备案，回传给销售公司财务部支付。

最后，销售公司财务核算
货款、挂账、市场费用、信息，将退货信息备案，销售部开具退货金额支付申请表。

客户退货申请表是退货流程的关键文件之一。

在填写申请表时，客户需要确保退货原因和产品信息真实准确。

业务员需要在申请表上签字确认，并在备案日期备案。

销售内勤需要认同退货原因，并确保符合退货流程，同时确认是否同意退货。

销售部经理和销售公司总经理也需要审批和批准退货申请。

客户退货接收统计表记录了退货产品的详细信息和供应部接收情况。

供应部需要确认退货数量和信息无误后签字备案，并填写实际接收数量和其他情况的备注。

总的来说，销售公司的退货流程需要各个部门之间的密切合作和协调。

在每个步骤中，都需要认真核对信息和签字确认，以确保流程的顺利进行。

为了规范客户换货管理流程，明确各部门职责与权限，以及换货责任与损失金额等情况，我们特制订了此规定，以确保每批换货都能及时、妥善地处理。

以下是产品换货的要求和退货范围：
1.产品一经售出，无正当理由，一律不准调换。

2.特殊情况需要调换的产品必须在保质期的10%时间内退货，超出规定时间的不予调换。

3.需要调换的产品箱体必须干净整洁无破损情况，整箱未
开封不影响二次销售的产品。

箱体表面脏乱、破损、开封过的产品一律不予调换。

4.我们不会调换由于经营不善超期积压、鼠咬、破损、过期、临期产品等。

5.如果确认存在质量问题，例如净含量不达标、酒瓶内有
杂质、漏酒、非人为故意损坏包装的产品、产品标识不清晰等，市场负责人需填写换货申请表，上报销售公司，经总经理批复同意后方可办理调换。

6.如果因本公司产品在政府监管部门监督检查中存食品安全隐患、质量问题等引起的不合格产品，市场负责人需填写换货申请表，上报销售公司，经总经理批复同意后方可调换。

7.如果因公司销售订单开具错误，未按客户提交的订货产品、数量、规格等产品信息下单并发货等原因引起的换货，市场负责人需填写换货申请表，上报销售公司，经总经理批复同意后方可调换。

8.如果因客户重复下单并发货等原因引起的换货情况，市场负责人需填写换货申请表，上报销售公司，经总经理批复同意后方可调换。

9.如果因特殊情况需要换货，客户经公司市场人员与客户沟通好具体情况后，市场负责人需填写换货申请表，上报销售公司，经总经理批复同意后方可调换。

10.如果由于公司出现错误情况产生调换货，我们将承担运费及损失；如果由于客户出现错或其他情况产生调换货，客户需承担运费及损失。

以下是产品退货的流程和职责：
1.客户提出换货申请前，必须跟公司市场业务负责人员沟
通调换货情况及原因，并填写换货申请单，详细填写清晰退回产品名称、信息、规格、数量和需求货物产品名称、信息、规格、数量。

2.市场业务负责人员确定调换货原因后，在3个工作日内
拍照取证等传到公司相关部门认证，确认符合调换货要求的，在客户提交换申请单上签字回传给销售公司内勤或下一步流程负责人。

3.销售公司内勤根据市场业务人员传回的“换货申请单”，
在2个工作日核对货物信息情况是否属实并备案存档，在确认信息无误后签字提交销售部经理审批。

14、销售公司经理根据客户提交的“换货申请单”确认是否属于换货范围，如果是特殊情况则需要达成一致。

经过确认后，经理会给予签字批复并写明同意或驳回意见。

根据批复意见，会向总经理报批或者向销售内勤驳回回传。

15、销售公司总经理会根据客户提交的“换货申请单”以及各部门的审批情况，给予签字批复并写明同意或驳回意见。

16、销售内勤会根据总经理的批复意见，通知市场业务负责人安排物流发货或其他事宜。

同时，会将相关信息传给销售公司财务部备案，并报送领导批复同意后的“换货申请单”给供应部（仓储）接收退货。

销售内勤会在接收到供应部（仓储）回传的“退货接收单”和质检部的“退货检验报告”后进行存档，
并报送销售公司财务部。

17、供应部（仓储）会在收到销售公司传递的“换货申请表”后审查其内容。

根据销售公司“换货申请表”内容接收退货，退货接收完成后在“退货接收单”签字后回传给销售公司内勤备案。

如果没有收到销售公司开具的退货申请表，货物一律不允许收货。

如果仓管员擅自接受退换货，将会追究其行政和经济责任。

如果是因质量问题退换货，供应部（仓储）会联系质检部对退货进行检验。

18、如果是非质量问题产生的换货情况，销售公司财务部会根据“换货申请单”和“退货接收单”的情况核算损失。

同时，
会通知市场负责人收回开具的销售或其他收货信息，并要求客户退回。

如果客户无法退回，将在客户货款中扣除其费用后退款。

19、质检部会根据退货接收单的内容进行检验，并开具检验报告。

供应部会根据质检部的检验结果情况进行入库存储。

20、质检部会根据检验结果裁定产品流向结果，并根据出具的“退货检验报告单”，向产业公司财务部报送核算损失费用。

21、销售公司财务部会根据“换货申请表”、“退货接收表”、“退货检验报告”核算货款、挂账、市场费用、信息、运输等费
用情况。

核算无误后，会入账并将核算信息数据和金额回传给销售公司销售部。

22、销售公司销售部（内勤）会根据财务部出具的费用核算信息与客户填写的“换货申请单”内换货内容核对无误后开具销售订单。

回传给市场业务负责人后，经过业务负责人与客户
沟通无误后，客户会签字确认并回传给销售公司销售部备案存档。

23、销售公司销售部（内勤）会根据与客户确认无误后的销售订单，报送给销售公司销售部经理、财务、总经理批复后通知供应部（仓储、物流）安排发货。

表1 换货流程图
客户填写换货申请表
市场负责人签字
销售内勤核对客户已发货信息
销售部经理审核
销售公司总经理批复
产业公司财务部核算损失、备案
销售内勤在备案并通知市场负责人审批情况后，通知客户安排物流发货，并报送财务备案核算。

生产部按需生产程序进行加工，并在重新加工或返工后，将产品交给质检部处理意见。

成品经过质检部检验后，合格的产品由供应部（仓储）入库，不合格的产品则进行报废处理。

退货产品需要经过质检部整体
检验，开具退货检验报告后，回传销售公司。

产业公司财务部进行损失核算，并备案。

供应部（仓储）接收退货并确认退货数量及信息无误后签字备案，回传销售公司供应部（仓储物流）根据销售订单发货。

客户收货后，销售公司财务核算货款、挂账、市场费用、信息，将退货信息备案，并由财务部总监签字批复。

销售部经理确认销售订单并签字，销售部（内勤）出具调换后的新销售订单，回传给市场业务负责人与客户确认信息无误后签字。

客户退货接收统计表包含退货单位信息、退货产品信息、退货公司名称、退货产品品牌、规格、香型度数、生产日期、单位数量、供应部接收情况、供应部实际接收数量、其他情况和备注等信息。

在处理退货时，业务员、销售内勤、销售部经理和销售公司总经理分别进行审批和签字，并按照换货流程进行处理。