华西云采平台履约系统操作手册(需求方自采)V1.0介绍

四川华西集团有限公司
华西云采平台履约系统
使用说明（需求方自采订单）
（版本：1.0）
二零一七年三月
目录
第一章履约平台综述 (3)
一、业务架构 (3)
二、功能架构 (3)
三、标准流程 (4)
四、平台网址 (5)
五、运行环境 (5)
六、账号获得 (5)
第二章月需求计划操作手册 (6)
第三章订单管理操作手册 (10)
第四章结算管理操作手册 (18)
第一章履约平台综述
为了贯彻落实国资委、集团公司关于提升采购管理水平的要求，促进采购管理的规范化、透明化、信息化，推动降本增效工作，集团本着“整体规划、分步实施”和“先易后难、从大后全”的推进原则，建立统一的信息化平台，实现采购交易业务活动的精细化、规范化、标准化管理。

真正在管理上、数据上和操作平台上做到高度集中，为集团长远发展发挥精准、及时的管控，同时也为下属单位的生命注入新的活力。

一、业务架构
广义的采购概念包括了计划、交易、供应和支付几个环节，其中“交易(采购决策)”部分的管理可提升空间最大，同时标准化程度最高,是本次系统建设的重点目标。

二、功能架构
华西云采平台履约系统，功能涵盖月需求计划，订单管理，结算管理，信用证管理等；
系统功能交互流程图如下：
履约系统分为平台门户、采购管理系统和供应商自助管理系统。

平台门户主要针对系统用户登录，企业外部人员了解招标公告、政策法规等相关信息，并且能够通过申请注册成为供应商用户。

履约系统的主要使用部门为各级采购单位，也包括与采购相关的其他职能部门。

采购管理系统进行授权应用，各单位和个人用户仅提供系统开展自身业务。

同时，用户主要包括人员可细分为：需求方（项目备货人员，订单管理员，验货人员，验货签字人员）；供应商（调度员，业务员，驾驶员）。

三、标准流程
需求单位新建月需求计划，下达备货单。

供应商接收备货单后，需求单位建立订单并且下达订单，由供应商调度员接收订单后分配给业务人员，业务人员进行新增发货单以及选择驾驶员，发货后由需求单位验货人员验货，确认无误后由验货签字人员签字确认，发起付款。

四、平台网址
五、运行环境
●操作系统要求：Windows XP及以上版本；
●浏览器要求：IE 8.0及以上版本；
●单机网络速度要求：建议10MB网速以上；
●显示器分辨率要求：大于1024*768像素；
●其他网络环境要求：系统装有flash插件；
●并把登陆网址设定为可信站点。

六、账号获得
上级系统管理员，可以创建下一级子平台及其系统管理员账号。

本级系统管理员，负责管理、创建本级平台的人员账号。

平台实现总平台统一授权、账号分级（平台）管理。

●账号命名规则：按集团统一账号命名规则。

●账号初始密码：用户初始密码为123，首次登陆系统后请及时更改初始密码。

●找回密码：平台密码由各子平台的系统管理员统一管理，密码忘记或丢失后，
请与各平台的系统管理员联系。

第二章月需求计划
2.1页面说明
建立月需求计划是采购交易的起始环节（非必需）。

需求计划主要完成同一项目的多个部件或同一次采购多项物资的提报及审批工作，此时需填报部件或物资的项目/机组名称、采购单位、订货数量、计划交货期等信息并发起审批。

采购计划审批完成后，需要下达备货单，订单。

2.2月需求计划操作说明：
第一步、新增计划
●需求方人员登陆系统后，点击【月需求计划】-【自采月计划】，进入月需求
计划页面；
●点击【新增】；
第二步、编制月计划（可手动输入基本信息，添加清单明细，也可以选择合同由合同带出基本信息及清单明细）
●计划名称：公司统一制定规则，规范填写。

●制单人：默认为登录人；
●项目名称：直接选取即可。

选取后自动带出项目地址，项目联系人，项目联
系电话；
●月份：手动选择；
●项目编号：系统自动生成；
●填报时间：自动默认为当前时间；
●需求单位：点击右侧选择按钮手动选择；
●供应商：点击右侧选择按钮手动选择；
●添加物资：点击【添加明细】，进行物资项或部件的添加。

●对添加的物资进行备货数量，进场日期的填写，完成后，点击【保存】按钮。

清单项较多时，可以采用【批量设置】。

第三步、审批月需求计划
●全部物资添加完成后，点击【提交审批】，在弹出对话框中选取审批流程；
●在弹出页面中根据预先设置好的节点选取审批人员，完成后点击【发起审批】；
●审批人员登录系统，可以在首页【待办业务】处直接点击进行审批；
●审批完成后，选择相应的月需求计划单，点击【下达备货单】；
点击【确定】后备货单下达成功，由供应商接收备货单。

第三章订单管理
3.1页面说明
采购订单是采购业务中流动的起点，可以详细记录企业物流的循环流动轨迹、是累积企业管理决策所需要的经营运作信息的关键。

通过它可以直接向供应商订货并可查询采购订单的收货情况和订单执行状况，通过采购订单的关联跟踪，采购业务的处理过程可以一目了然。

3.2.自采订单操作说明：
第一步、点击【订单管理】-【自采订单】进入订单页面，点击【新增】进入订单详情页面；
第二步、编制订单（方式分为手动编辑、选择月计划和选择合同）（一）方式一：选择月计划
点击【选择月计划】；
弹出的对话框中选择月计划；
选择好后关联出月计划编号，项目名称，项目地址，联系人，供应商名称，需求单位，项目联系电话，物资明细。

●制单人：默认登陆人；
●项目验货人员：右侧选择按钮中选择；
设置好后输入清单明细中的“订单数量”，“暂估单价”和“进场日期”；
第三步、点击【保存】-【提交订单】；
（二）方式二：手动编辑
●项目名称：点击右侧选择按钮手动选择；选择后自动关联出项目地址，项目
联系人，项目联系电话；
●供应商名称，项目验货人员，需求单位：点击右侧选择按钮手动选择；
●手动添加清单明细：设置“订单数量”，“暂估单价”和“进场时间”；
手动编辑好订单后，点击【保存】-【提交订单】；（三）方式三：选择合同
点击【选择合同】；
弹出的对话框中选择合同；
选择好后关联出项目名称，项目地址，联系人，供应商名称，需求单位，项目联系电话，物资明细。

●制单人：默认登陆人；
●项目验货人员：右侧选择按钮中选择；
设置好后输入清单明细中的“订单数量”，“暂估单价”和“进场日期”；
第三步、点击【保存】-【提交订单】；
第四步、验货管理
供应商调度员接收订单后，分配给业务员由业务员接收订单并编制发货单。

货物发出后，需求方验货人员在【订单管理】->【验货管理】的【我的验货单】中验货；
●点击“发货单号”进入验收单详情页面；
在清单明细中，填写每条明细的“验货数量”，确认无误后，点击【验货数量确认】；
●数量不符时更改验货数量后点击【退回修改】等待供应商确认，供应商确认
后重新查看数量，数量确认无误后，点击【签字确认】；
●在弹出签字页面填写签字意见并签名，点击【保存】提交：
●其他验货人员依次完成签字，所有验货人员签字完成：
第五步、供货评价
●由任意一位签字人员完成供货评价；点击【供货评价】，在弹出评价页面选
择评星级别，点击【保存】提交供货评价，最终完成验货全部流程。

（项目验货人员必须完成供货评价，否则该笔验货单将不能进行结算）
第四章结算管理
第一步、生成结算单
需求方结算人员登陆系统后，点击【结算管理】-【自采结算单】，在“验收单”页签下，选中需要结算的验货单（状态为“未生成结算单”），然后点击【生成结算单】；
第二步、编辑结算单
场景一：
第一步、设置计息规则；
●需求方结算人员在【结算管理】->【自采结算单】的“结算单”页签下，找
到生成的结算单，点击“结算单号”进入结算单编辑页面中编辑结算单；
●在“清单明细栏”中，点击【设置计息规则】，在弹出页面编辑“开始计息
天数”和“年利率”，点击【保存】并提交；
●在“清单明细栏”中，填写“基准价”，确认无误后点击【保存定价】；
第二步、选择“财务部签字人员”，并提交审批；
第三步、提交审批
提交审批，发起审批流程；
审批人员登录系统，可以在首页待办业务处直接点击进行审批；第四步、提交供应商确认
●完成审批后，在【结算管理】->【自采结算单】的“结算单”页签中，选择
该结算单，状态为“审批通过”（可通过状态搜索找到）；点击“结算单号”
进入结算单详情页面；
●点击【提交供应商确认】；
●等待供应商确认，确认后供应商确认状态变为【已确认】；
●财务部确认：财务人员登录系统，点击【财务部签字】，并完成签名；
第五步、发起付款
●需求方财务人员登陆系统后，找到相应的结算单，点击【发起付款】；
●确认付款后点击【已付款】；。