公司常用公文模版及案例.docx

公司常用公文模版及案例
关于公司制度文件格式的说明
公司的标准字体为黑体和楷体，如无特殊说明，公司所有文件执行以下标准：
第一条封皮
凡有封皮的文本，请依据模板设置封皮，并在人事行政部备案。

第二条文件标题
各种文件中，文件标题均使用黑体二号字，加粗；副标题用黑体四号字体，
不加粗；标题和正文之间空一行。

第三条正文字体
各级标题均用阿拉伯数字（ 1.，1.1，1.1.1）区别。

一级标题为黑体四号字，
加粗，二级标题为黑体小四号字，不加粗，三级标题为楷体_GB2312 小四
号字，加粗，正文为楷体 _GB2312 小四号字，不加粗；另外，正文前如有
填写说明和目录的，请依序安排，其中，填写说明与目录的正文均使用黑
体小四号字，不加粗。

第四条行距、段落间距
文件全文行距设置为单倍行距，段落之间和条款之间空一行，各条款中的
小标题无须空行。

第五条缩进
段落设置一般为首行缩进（ 2 个字符），含条款的（如合同）为悬挂缩进。

第五条页面设置
页边距上下均为 2.54 厘米，左右为 3.17 厘米，页眉距边界为 1.5 厘米，页
脚为 1.75 厘米。

第六条页眉页脚
对外制度 / 规性文件的页眉为靠左“永港（伟方）科技股份有限公司”，靠右
“致力于中国林产工业的技术升级”;对制度 / 规性文件的页眉文字为靠左“永
港伟方”，靠右“XXXX 管理文件YG—XZ— 070101(编号格式见本规定附录 )”
或“XXXX部 XX（根据需要分类，如会议等）文件”，一般制度 / 规性文件均需
要编号，其它只作分类备案用文件无需编号;无论对对外文件，页脚格式均
为“第X 页，共 X 页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。

第七条图表
图表大小可根据需要设定，图表标题需用楷体_GB2312，五号字体，图表容
中，标题栏需用楷体 _GB2312，小四号字体，加粗，加入标准淡绿色底纹，
其它文字容用楷体_GB2312，五号字体，图表的说明注解文字则用楷体
_GB2312，小五号字体。

第九条落款
文件底部若需要落款，签名和日期请使用黑体小四号字，加粗。

第十条其它固定格式文件
公司其它固定格式文件（公文、信纸、传真、、合同等），请按附件格式样
本（见附件）。

附录部门文件编号格式：
1、行政管理文件 YG— XZ—070101、
2、人事管理文件 YG— RS—070101、
3、财务管理文件 YG— CW— 070101、
4、其它依此类推。

附：案例一、案例二、案例三（择一用之）
案例一
一、决定
001．重要事项决定
××××公司关于××××××（事由）
的决定
××××（主送位）：
了××××××（目的，）根据××××××（依据，）研究，
决定××××××（决定事。

）
一、××××××。

二、××××××。

三、××××××。

⋯⋯（决定的具体容）
（印章）
××××年×月×日
002．嘉奖决定
××××公司关于表彰×××的决定
××××（主送单位）：
最近，××××××（被表彰人员或单位的事迹）。

××××××（被表彰事迹产生的积极影响和表现出的精神）。

为了××××××（表彰目的），根据××××××（表彰依据），决定对×××等予以表彰（或授予××× 等××××××称号）。

希望××××××（号召向先进学习，提出更高的工作要求和
希望）。

附件：表彰
（印章）
××××年×月×日003．处分决定
××××公司关于对×××处分的决定
××××（主送单位）:
最近，××××××（违规违纪事实）。

××××××（造成的危害和产生的不良影响）。

根据××××××（处分依据），为了××××××（目的主旨） , 经研究，决定给予×××（受处理的人或单位）××××××（处分决定）的处分。

（印章）
××××年×月×日
二、通知
004．指示性通知
关于××××××（拟采取措施）的通知××××（主送位）：
近期，××××××（从正反两方面分析面的形和存在的）。

××××××（指出采取一步措施的重要性、必要性和迫性）。

根据××××××（依据，）了××××××（目的主旨，）研究，决定
××××××（采取措施），就有关事通知如下：
一、××××××。

二、××××××。

三、××××××。

⋯⋯（通知的具体容）
××××××（提出希望和要求。

）
（印章）
××××年×月×日005．周知性通知
关于启用××××××印章的通知
××××（主送单位）：
根据××××××（依据，）成立××××××（机构名称或机构更名）。

从××××起（起始时间）启用××××印章（机构更名时，需注明原××××印章同时废止）。

附件：印模式样
（印章）
××××年×月×日
关于成立××××（机构）的通知
××××（主送位）：
了××××××（目的，）根据××××××（依据，）决定成立××××（机构），××××××工作。

将有关事通知如下：
一、××××（机构）的人成
××××××。

二、××××（机构）的主要
（一）××××××
（二）××××××。

⋯⋯
三、××××（机构）下公室，主要××××××工作。

××××××（其他需要明的事）。

（印章）
××××年×月×日006．任免通知
关于×××等同志职务任免的通知
××××（主送单位）：
经××××研究，决定：
任命×××为××××××；
任命×××为××××××；
免去×××的××××××（职。

务）
（印章）
××××年×月×日
007．印发、转发性通知
关于印发《××××××规定》的通知
××××（主送单位）：
为了××××××（目的，）根据××××××（依据，）我们制定了《××××××规定，》现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。

贯彻执行中有何问题，请及时反馈××××××。

（印章）
××××年×月×日
关于转发××××××的通知
××××（主送单位）：
为了××××××（目的，）现将××××（上级单位或有关业务主管部门）《××××××（》文号）转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。

××××××（具体贯彻意见。

）
（印章）
××××年×月×日
008．会议通知
通知
××××（主送单位）：
定于×月×日×时，由×××主持，在××××（地点）召开××××××会议。

会议主要容（议题）是××××××请××××××参加。

请于×月×日前将参会人员（车号）报××××（凭会议通知
进大门）。

联系人：×××
电话：××××、××××（传真）
（印章）
××××年×月×日
关于召开××××××会议的通知
××××（主送单位）：
为了××××××（目的，）根据××××××（依据，）
××××（主办单位）决定于××××年×月×日在××××（地点）召开××××× ×会议。

现将有关事项通知如下：
一、会议容：××××××。

二、参会人员：××××××。

三、会议时间、地点：××××××。

四、其他事项：
（一）请与会人员持会议通知到××××××报到，××××××（食宿费用安排）。

（二）请将会议回执于××××年×月×日前传真至××××
（会议主办或承办单位）。

（三）××××××（其他需提示事项，如会议材料的准备等）。

（四）联系人及：×××××××。

附件： 1．参会名额分配表
2．参会人员回执
（印章）
××××年×月×日注：参会人员回执的参考式样：
会议回执
单位（盖章）
参会人员姓名性别民族
单位及职务
抵达时间是否
（航班或车次）接站备注
三、通报
009．表彰通报
××××（发文单位）关于表彰（奖励）
×××（集体或个人）的通报
××××（主送单位）：
××××××（表彰奖励对象的先进事迹）。

××××××（产生的积极影响和表现出的精神）。

为了××××××（目的，）根据××××××（依据），经××××研究，决定对×××等予以通报表彰。

希望××××××（号召向先进学习，提出更高的工作要求和
希望）。

（印章）
××××年×月×日
．批评通报
××××（发文单位）关于××××××问题的通报
××××（主送单位）：
××××××（通报×××违规违纪的事实和做法。

）
经查，××××××（调查结果。

）
为了××××××（目的，）根据××××××（依据，）经研究，××××××（对通报对象的结论和处理意见）。

××××××（警示教育和杜绝措施）。

（印章）
××××年×月×日
011．情况通报
××××（发文单位）关于××××××情况的通报
××××（主送单位）：
××××年×月×日，××××（单位）在××××（地点）发生××××××事故（事件。

）××××××（事故或事件的性质）。

为××××××（目的），进一步加强××××××工作，防止此类事故（事件）的发生，现将××××××事故（事件）情况通报如下：
一、××××××（事故或事件的原因分析）。

二、××××××（对有关单位和人员的处理情况）。

三、××××××（应吸取的教训和拟采取的措施等）。

（印章）
××××年×月×日
四、报告
012．工作报告
××××（单位）关于××××××工作情况的报告
××××（主送单位）：
根据××××××要求（或××××以，来我）们××××××（概述工作背景或基本情况），对××××××工作进行了认真总结。

现将有关情况报告如下：
一、××××××（工作基本情况）。

二、××××××（主要做法和成绩，包括采取的办法、措施
和产生的效果等）。

三、××××××（存在的问题，以及拟采取的对策措施）。

四、××××××（下一步工作安排和思路）。

（印章）
××××年×月×日
013．答复上级单位询问和交办事项的报告
××××（单位）关于×××有关情况的报告
××××（主送单位）：
根据××××××要求（或根据×××批示精神，或根据转来的《××××××》要求，）我们对××××××情况进行了认真研究（或我们对××××××问题进行了调查核实）。

现将有关情况报告如下：
一、××××××（事件的过程、原因等）。

二、××××××（经调查核实的情况或处理的依据、结果等）。

三、××××××（下一步拟采取的措施）。

特此报告。

（印章）
××××年×月×日014．反映情况的报告
××××（单位）关于×××有关情况
的报告（紧急报告）
××××（主送单位）：
××××年×月×日（最近、近日），××××××（概述“报告”反
映情况的产生缘由、情况和问题）。

为了××××××（目的，）
现将有关情况报告如下：
一、××××××（情况过程和最新事态）。

二、××××××（原因及后果分析）。

三、××××××（已采取的措施及作用）。

四、××××××（下一步拟采取的措施）。

五、××××××（需引起上级单位重视或关注的问题）。

（印章）
××××年×月×日
五、请示
015．请求批准的请示
××××（公司）关于××××××（事由）的请示
××××（主送单位）：
为了××××××（目的，）根据××××××（依据，）我单位
拟× ×××××（意图主旨。

）现将有关情况和我们的意见报告如下：
一、××××××（基本情况。

）
二、××××××（请示事项的必要性和可行性及其意义）。

三、××××××（具体方案和请示事项）。

妥否，请示。

（印章）
××××年×月×日
（联系人及：×××××××）
016．请求解决问题的请示
××××（公司）关于请求协调解决
××××××问题的请示
××××（主送单位）：
目前，我公司××××××（遇到的问题或困难）。

为了××××××（目的），根据××××××（依据，）现就××××××（意图主旨）
请示如下：
一、××××××（问题的由来。

）
二、××××××（问题的不利影响）。

三、××××××（解决问题的积极意义）。

四、××××××（请示容，即请求协调解决的问题及解决问
题的关有关建议）。

妥否，请示。

（印章）
××××年×月×日
（联系人及：×××××××）
017．请求指示的请示
××××（单位）关于××××××问题
的请示
××××（主送单位）：
近日，××××××（在某项工作进行中遇到××××××问题。

）
现将有关问题请示如下：
一、××××××（有关情况。

）
二、××××××（遇到的问题。

）
三、××××××（请示容，即恳请上级单位对××××××问题作出指示）。

妥否，请示。

（印章）
××××年×月×日
（联系人及：×××××××）
018．外事请示
关于×××出访（赴）×××（或地区）的请示
××××（主送单位）：
应××××邀请，我公司××××××（职务、姓名）拟于××××年×月×日—×月×日（率团）出访×××（）或赴××××地区（港、澳、台）。

此访的主要目的是××××××（出访的目的及相关背景介绍）。

此系×××同志××××年第×次出访（境，）此行已征得我
驻× ××国使（领）馆同意。

拟在外停留×天，费用××。

妥否，请示。

附件：代表团成员
（印章）
××××年×月×日
（联系人及：×××××××）
关于拟请×××（领导人）
会见×××的请示
××××（主送单位）：
应××××邀请，××××国×××（外宾的姓名、职务、机构或代表团）将于××××年×月×—×日来华××××××（外宾来华目的）。

××××××（外宾及其所在机构的简介）。

××××××（外宾或代表团来访任务、日程安排）。

为了××××（会见理由），拟请×××（领导人）于×月×日会见×××一行（会见的时间、地点、会见方式）。

会见时
×××××（新闻报道方式）。

妥否，请示。

附件： 1．会见（会谈）参考要点
2．外宾简历
3．外方参加会见人员
4．中方陪同人员
5．访华日程
6．相关情况介绍
7．新闻稿
（印章）
××××年×月×日
（联系人及：×××××××）
关于举办××××××国际会议的请示
××××（主送单位）：
××××（主办单位）拟于××××年×月×—×日在××××（城市）举行××××××会议（主要指重要的经贸性和专业性国际会
议、主要国际组织的重要会议、邀请外国现职部长以上官员和
在国际国有重要影响人士参加的高级别国际会议）。

会议的主要
议题是××××××（或主要容，必要时应有相关的背景介绍）。

会
议由×××、×××具体承办。

××××××（主要与会的单位和人员），规模××人左右，其中外方代表约××人，经费××××（经费来源，如需财政拨款，须事先会签财政部）。

此次会议××××××（需说明有关问题）。

会议拟邀请×××（领导人）出席并讲话（另文请示），同时邀请有关部委负责同志到会发言（应事先会签相关部门），介绍××××××。

妥否，请示。

（印章）
××××年×月×日（联系人及：×××××××）
019．部请示（签报）
关于××××××（事由）有关问题的请示
集团公司领导：
根据××××××（缘由，）我们（会同××部门）对××××××问题进行了认真研究。

现将有关情况和我们的意见报告如下：
一、××××××问题的基本情况
××××××。

二、××××部门的意见
××××××。

三、我们的意见
××××××。

妥否，请示。

(主办部门领导签发)
××××年×月×日
关于印发《××××××》的请示
集团公司领导：
为了××××××（目的，）根据××××××（依据，）我们研究
制订了《××××××（》规性文件或××××××方案），拟
××××××（意图主旨）。

现将有关情况和我们的意见报告如下：
一、起草《××××××（》规性文件或××××方案）的有关情
况
××××××（起草依据、主要容、特点等）。

二、征求意见的有关情况
（一）××××××（采纳情况。

）
（二）××××××（未采纳情况及未采纳的理由）。

三、我们的意见
××××××（印发的形式，有无突破现行政策、规定，其他
需请示的事项等）。

(主办部门领导签发)
××××年×月×日
六、批复
020．示例
关于××××××有关问题的批复
××××（主送单位）：
你公司《关于××××的请示》（文号）收悉。

根据××××××（依据），经研究，同意你们关于××××××（主旨）。

请你们在××××××工作中切实加强领导，确保××××××。

（印章）
××××年×月×日
关于××××××有关问题的批复
××××（主送单位）：
你公司《关于××××××的请示》（文号）收悉。

鉴于××××××，根据××××××的有关规定（依据，）现就××××××（主旨）有关问题批复如下：
一、原则同意××××××。

二、××××××（具体要求。

）
请你们××××××（提出进一步做好此项工作的要求，以及
从长远或整体上提出有关要求）。

（印章）
××××年×月×日
七、函
．征询意见函
关于征求××××××意见的函
××××（主送单位）：
为了××××××（目的，）根据××××××（依据，）我们拟××××××（或我们研究制订了《××××××）。

》现就××××××有关问题征求你们意见（或现将《××××××》转去），请研究提出修改
意见，于××××年×月×日前函告××××××。

联系人：×××
电话：××××
（印章）
××××年×月×日
．答复意见函
关于××××××有关意见的复函
××××（主送单位）：
你们《关于征求××××××意见的函（》文号）收悉。

经研究，现将有关意见函复如下：
一、原则同意××××××。

二、××××××（具体意见。

）
（印章）
××××年×月×日
．请求批准函
关于申请××××××的函
××××（主送单位）：
为了××××××（目的，）根据××××××（依据，）我们申请××××××。

现将有关情况和我们的意见函告如下：
一、××××××（基本情况。

）
二、××××××（必要性和可行性及其意义）。

三、××××××（我们的意见。

）
现将有关材料报送你们，请予审批。

（印章）
××××年×月×日
八、会议纪要
．会议纪要
××××××会议纪要
（第×期）
××××（制发单位）××××年×月×日
××××年×月×日，×××同志主持召开××××××会议，×××、×××等同志（领导）参加了会议。

×××同志传达了××××××精
神，通报了××××××有关工作情况，并作了重要讲话；会议听
取了×××关于××××工作情况，了×××××× ；了《×
×××××》等× ××××××。

会，××××××。

会，××××××。

会指出，××××××。

会，定以下事：
××××××（例如：会根据××××××，并原通了
《××××××、《》××××××》等，并成×××根据与会同志提出的修改意作一步完善，按程序批后下；会根据××
××××要求，就解决××××××等提出了意⋯⋯）
出席：××××（单位）×××（姓名）、××××（单位）×××（姓名）、××××（单位）×××（姓名）
分送：×××、×××、×××、×××。

025．董事会会议决议
××××公司××××年第×次董事会
会议决议
××××××（董事会会议通知的时间、方式及会议议题）。

××××年×月×日，××××公司在×××（地点）召开第×次董事会会议。

会议由×××董事长召集，应到会董事××人，实际到
会××人。

×××、×××因故不能到会，已书面委托×××代为出席。

×××、×××列席了会议。

会议按照通知所列议程进行，会议的召集、出席人数、程
序等符合有关法律法规及公司章程的规定。

与会董事以××××××表决方式，作出以下决议：
一、××××××。

（×票同意，×票反对，×票废权）
二、××××××。

（×票同意，×票反，×票）
⋯⋯
与会董事署如下：
×××、×××、×××、×××、×××、×××
××××年×月×日
案例二
（一）请示
1．请求解决问题的请示
该类请示主要用于下级单位在工作中遇到新情况、新问题，或
因条件限制自身难以解决的困难，请求上级单位解决或协调解决。

××××（单位）关于请求协调解决××××××问题的请示
××××（主送单位）：
目前，我公司××××××（遇到的问题或困难）。

为了××××××（目的），根据××××××（依据），现就××××××（意图主旨）请示如下：
一、××××××（问题的由来）。

二、××××××（问题的不利影响）。

三、××××××（解决问题的积极意义）。

四、××××××（请示容，即请求协调解决的问题及解决问题的
有关建议）。

妥否，请示。

（印章）
××××年×月×日（联系人及：××××××××）
2.请求上级指示的请示
该类请示主要用于对上级单位制定的有关政策、规定未明确的
问题，或者在工作中遇到难以把握的问题，请求上级单位予以答复
或指示。

××××（单位）关于××××××问题的请示
××××（主送单位）：
近日，××××××（在某项工作中遇到××××××问题）。

现将有关问题请示如下：
一、××××××（有关情况）。

二、××××××（遇到的问题）。

三、××××××（请示容，即请求上级单位对××××××问题作出指示）。

妥否，请示。

（印章）
××××年×月×日
（联系人及：×××××××）
3.请求批准事项的请示
该类请示主要用于超出本单位职责权限的事项，请求上级单位
批准或审定。

××××（单位）关于××××××（事由）的请示
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），我公司拟××××××（意图主旨）。

现将有关情况和我们的意见报告如下：
一、××××××（基本情况）。

二、××××××（请示事项的必要性和可行性及其意义）。

三、××××××（具体方案和请示事项）。

妥否，请示。

（印章）
××××年×月×日
（联系人及：×××××××）
（二）报告
1.反映情况的报告
该类报告主要用于工作中遇到的新情况、新问题，特别是突发
事件、意外事故、特殊情况、倾向性问题时，向上级单位反映、报
告有关情况。

××××（单位）关于×××有关情况的报告（紧急报告）
××××（主送单位）：
××××年×月×日（最近、近日），××××××（概述拟反映或报
告的有关问题）。

为了××××××（行文目的），现将有关情况报告
如下：
一、××××××（情况过程和最新事态）。

二、××××××（原因及后果分析）。

三、××××××（已采取的措施及作用）。

四、××××××（下一步拟采取的措施）。

五、××××××（需引起上级单位重视或关注的问题）。

（印章）
××××年×月×日
2.反馈交办事项的报告
该类报告主要用于向上级单位报告交办事项的办理情况。

××××（单位）关于×××有关情况的报告
××××（主送单位）：
根据××××××要求，或根据××××批示精神，或根据×××下发的《××××××》（文号）要求，我们对××××××情况进行了认真研究（我们对××××××问题进行了调查核实）。

现将有关情况报告如下：
一、××××××（事件的过程、原因等）。

二、××××××（经调查核实的情况或处理的依据、结果等）。

三、××××××（下一步拟采取的措施）。

特此报告。

（印章）
××××年×月×日
3.汇报工作的报告
该类报告主要用于向上级单位汇报有关工作情况。

××××（单位）关于××××××工作情况的报告
××××（主送单位）：
根据××××××要求（或××××以来），我们××××××（概述工作背景或基本情况），对××××××工作进行了认真总结。

现将有关情况报告如下：
一、××××××（工作基本情况）。

二、××××××（主要做法和成绩，包括采取的办法、措施和产
生的效果等）。

三、××××××（存在的问题，以及拟采取的对策措施）。

四、××××××（下一步工作安排和思路）。

（印章）
××××年×月×日
（三）批复
批复示例（ 1）
该类批复主要用于对下级单位请示的事项予以明确表态。

关于××××××有关问题的批复
××××（主送单位）：
你公司《关于××××××的请示》（文号）收悉。

根据××××××（依据），经研究，同意你们关于××××××（请示主旨）。

请你们在
××××××工作中切实加强领导，确保××××××。

（印章）
××××年×月×日
批复示例（ 2）
该类批复主要用于批准下级单位请示的事项，并提出具体要求。

关于××××××有关问题的批复
××××（主送单位）：
你公司《关于××××××的请示》（文号）收悉。

鉴于××××××，根据××××××的有关规定（依据），现就××××××有关问题（请示主旨）批复如下：
一、原则同意××××××。

二、××××××（具体要求）。

请你们××××××（提出进一步做好此项工作的要求，以及从长
远或整体上提出有关要求）。

（印章）
××××年×月×日
（四）函
1.征询意见函
该类函件主要用于就某一事项向有关单位征求意见或询问、了
解情况。

关于征求××××××意见的函
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），我们拟××××××（或我们研究制订了《××××××》）。

现就××××××问题征求
你们的意见（或现将《××××××》转给你们），请研究提出修改意
见，于××××年×月×日前函告××××。

联系人：×××
：××××
（印章）
××××年×月×日。