未就业大中专毕业生人事档案的管理办法研究

未就业大中专毕业生人事档案的管理办法研究

发布时间：2021-11-10T06:58:38.215Z 来源：《中国科技人才》2021年第23期作者：杨颖华

[导读] 人事档案是毕业生在校期间的成长记录，通过人事档案可以对毕业生整体素质进行科学评价。

东川区人才服务中心云南昆明 654100

摘要：人才资源是二十一世界社会经济发展、科技进步的关键性因素。社会发展新时期，大学生数量越来越多，人才流动性逐渐增大，对未毕业大中专毕业生人事档案管理工作带来了一定的压力。因此，结合现状问题，采取有效措施，强化未就业大中专毕业生人事档案管理质量，为人才资源的优化管理，充分发挥大学生知识素养具有重要意义。本文主要对未就业大中专毕业生人事档案管理现状以及管理办法进行研究，旨在进一步提升毕业生档案资料管理效率，促进社会和谐有序发展。

关键词：未就业；大中专毕业生；人事档案；管理办法

人事档案是毕业生在校期间的成长记录，通过人事档案可以对毕业生整体素质进行科学评价。很多大中专毕业生对自己的人事档案的重要性缺乏正确认识，对其没有进行有效管理，再加上档案管理单位重视不足，影响未就业大中专毕业生人事档案的管理效率。因此，要强化对未就业大中专毕业生人事档案的科学管理，最大程度上发挥其价值作用。

一、未就业大中专毕业生人事档案管理重要性

随着教育改革的逐渐深入，大中专毕业生越来越多，而且每年有很多待就业毕业生，他们的人事档案管理工作，对于他们未来就业、社会稳定发展具有重要的价值作用。强化对未就业大中专毕业生人事档案的优化管理，可以有效提升人力资源的利用率，对闲置、滞留社会的人力资源进行优化配置和合理利用，减少资源浪费，为企事业发展，社会和谐提供保障。此外，加大对人事档案管理工作的重视，也可以进一步推动流动人员就业服务保障拓展。【1】未就业大中专毕业生为了找工作，往往会在多个城市之间辗转，在其期间，要充分发挥各个人才流动服务机构的职能作用，要严格按照相关规定对人事档案的转递、保管工作进行科学管理，对流动人员档案进行综合性开发利用，为未就业毕业生的就业、创业提供更加优质的服务。

二、未就业大中专毕业生人事档案管理现状

（一）缺乏重视，管理不规范

未就业大中专毕业生人事档案主要报站登记表、成绩单、学年鉴定表、奖励处分材料等。在市场经济发展背景下，很多单位对毕业生档案信息审查不重视，逐渐使很多大学生忽视对自身人事档案的管理。很多用人单位的人力资源管理人员对毕业生档案问题不关心，严重限制档案作用的有效发挥。此外，档案管理机构缺乏重视，甚至在毕业生档案接收环节中出现材料错放、寄错、丢失等问题，甚至人事档案内容杂乱无章，没有有序性。【2】此外大中专毕业生人数众多，再加上档案管理人员专业能力不足，缺乏责任意识，导致档案管理工作缺乏严密性，不仅效率较低，缺乏规范性，而且加大了档案查找、开发难度。

（二）管理方式不合理

国家对人事档案管理作出了具体的规定，但是在具体执行过程中，由于未就业大中专毕业生的人事档案在转递、管理方面需要经过很多人员，如辅导员、班主任等，由于他们缺乏专业性的档案管理知识，往往出现档案管理不规范，出现档案信息泄露等问题，影响档案信息的真实性，降低其应用价值。【3】此外，很多专业化的档案管理人员，管理意识落后，对最新的档案管理技术法方法不能熟练使用，导致档案管理方法缺乏严密性，信息化管理水平不高，严重限制档案管理效率与质量，甚至由于档案信息长时间得不到更新维护，容易出现存放过期、信息不准等问题。

三、未就业大中专毕业生人事档案管理策略

未就业大中专毕业生人事档案对其未来就业发展具有重要的价值作用，强化未就业毕业生人事档案管理质量，能够进一步强化毕业生就业服务效果，促进就业率的提升。

（一）强化对毕业生人事档案管理的重视

大中专毕业生刚刚进入社会，社会阅历和经验较少，对自身人事档案的重要性认识不足，对档案的存放、管理不重视。基于此，学校要加大档案管理宣传，让毕业生充分意识到人事档案管理的重要性，并为未就业毕业生档案存放、转移工作提供帮助。档案管理机构要强化对未就业毕业生档案管理的重视，对档案接收、保管、开发、利用等环节规范性控制，建立科学合理的档案管理机制。【4】此外还要注重加大档案管理资金、人员、资源投入，提升档案管理人员综合素养，增加专业管理技能，为未就业毕业生人事档案管理、开发、利用奠定良好的基础。此外，用人单位要强化对人事档案的重视，并向毕业生进行特殊说明，是其对档案的实际用途进行正确认知。如果未就业毕业生档案出现遗失、异地等情况，需要采取有效措施，严格按照相关程序进行补充，强化未就业大中专毕业生人事档案的优化管理。

（二）促进档案管理的规范化

一般情况下，针对未就业大中专毕业生的人事档案会转移到专门的档案管理机构。在档案接收过程中，要对其相关信息进行全面记录，并按照相关指标进行科学分类，合理存档。结合学历、专业等依据，对人事档案进行科学编号，强化未就业大中专毕业生人事档案的集中化管理，为今后档案查阅、开发、利用提供便利。【5】要建立专门化的档案管理空间，安排专业人员进行针对性管理，综合应用现代化网络信息技术，实现对毕业生人事档案的信息化、数字化管理，减少日常工作量，强化档案管理质量，避免出现档案丢失、损坏等问题。

（三）促进人事档案的信息化管理

在现代化社会发展背景下，大中专毕业生数量越来越多，人才流动性日渐频繁，对毕业生人事档案管理工作带来了一定的难度。基于此，要积极引进先进的网络信息技术，构建信息化档案管理平台，实现对人事档案的数字化、网络化管理，构建人事档案信息数据库，引进专业化的人事档案管理软件，并结合具体情况，设置查询条件，如知识水平、社会实践等，构建多元化的信息检索系统，以便对目标人员进行快速精准的查找，强化人才资源的优化管理，加大毕业生人事档案开发利用率，最大程度上挖掘有用人才，为社会发展提供智力支持。

（四）强化档案信息的全面收集，拓展利用途径

加大对未就业大中专毕业生人事档案的利用率，为其就业、创业提供便利性服务，是提升档案管理质量和效果的重要性目标。信息时代，要综合利用网络媒体，构建完善的人才开发网站，并创设专门的未就业毕业生就职板块，方便企事业单位查询，进行人才招聘等。此外，还可以为毕业生创建更多的就业平台和渠道，向用人单位提供未就业毕业生的学历、背景等信息，以便促进档案管理的延伸服务，强化档案资源开发利用率，为毕业生就业发展奠定基础【6】。

四、结语

综合所述，未就业大中专毕业生人事档案管理对于毕业生未来就业、创业发展具有重要的价值作用，是就业系统的关键组成部分。因此，大中专学校、档案管理机构、用人单位要强化对毕业生档案管理工作的重视，完善管理制度，促进档案管理规范化、制度化，构建信息化管理平台，提升管理人员综合素养，为未就业大中专毕业生档案管理质量的提升奠定基础。

参考文献：

[1]金娅琳，谢雨.高校学生档案流转问题的实践探究[J].档案与建设，2021（06）：64-66.

[2]张丽.大学毕业生人事档案管理困境的破局之法[J].黑龙江档案，2020（05）：30-31.

[3]朱莉莉.人事档案相关政策解答[J].北京劳动保障职业学院学报，2017，11（01）：69-72.

[4]刘雪梅，徐小娟.积极做好未就业大中专毕业生人事档案管理工作[J].人才资源开发，2015（02）：256.

[5]牟欣，孙爱华.日照市人才交流服务中心积极做好未就业大中专毕业生人事档案管理工作[J].山东档案，2012（05）：38.

[6]黄天明.提高学生档案意识改进毕业生档案管理[J].兰台世界，2011（30）：53-54.