公司印章、企业证照及IC卡管理办法

印章、证照及IC卡管理办法
一，目的
为了确保公司印章、证照及IC卡、法律文书的申请、保管、使用的合法性、严肃性、权威性和安全性，促进公司规范运营、防范风险，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本管理办法。

二，适用范围
印章、证照文书
适用于公司在政府机构、其它机构登记的各类印章，及各部门因业务需要而使用的各式印章、证照的管理。

IC卡
法人卡、进出口专员卡、操作员卡，适用于公司进出口组人员及其他关联人员。

法律文书
海关或其它政府机构下发的法律文书，如海关注册登记证、行政处罚决定书、稽查通知书、稽查处理意见书等。

三，职责
各部门：负责本部门所需印章的篆刻申请，负责本部门印章、证照及使用的申请。

部门主管：负责本部门的印章请购单、印章、证照使用的申请单的审核。

直接操作专员：负责公司法人卡的申请使用与授权监督，负责海关法律文书的保管。

工厂厂长或总经理：负责公司法人卡的保管，负责相关单据的核准。

财务经理：为公司的印章证照的管理部门，负责《印章、证照及IC卡管理程序》的制定、公司具有法律效力的印章/证照的保管、使用借用管理，并对IC卡的使用管理实施监督。

四，程序
(一)，印章管理
1，印章分类：
第一类：代表公司身份且在政府机构或其它机构登记的印章，如：公章，法人章，财务章。

第二类︰依公司业务需要而又经常重复使用的各式印章，如︰进出口专用章、受控文件章、作废文件章、发票专用章、原产地证专用章，合同专用章等。

第三类：其他因公司业务需要而增设的印章，如物管收发货章、复核章、人事章等。

2，印章新增(申请、验收、登记)
凡公司各部门所使用的印章统一交由采购部刻印，其它部门不得自行刻制。

对私自刻印、伪造公司印章的行为，公司将追究其法律责任，由此导致的所有法律、经济、民事等责任均由责任
人承担。

印章刻制的申请：各部门有新刻印印章的需求时，由需求部门填写《请购单》详细说明印章的名称、样式、规格及使用用途，经总经理核准后执行。

刻制公章、财务专用章、法人章、报关专用章、发票专用章必须按国家规定在国家法定管理部门指定的地点办理并履行备案手续，严禁在非法定机构刻制印章。

印章的验收：采购部接到《请购单》后，委交有资质刻印社篆刻，并要求期限内交货。

刻印验收完成后。

交由财务部填写并更新《公司印章清单》，做好戳记，并留印章图样等信息并以红色印泥加盖在《公司印章清单》存档册中存档，以便备查。

印章的刻制若不符合要求，验收不通过，须做作废处理。

印章的发放：印章需指定保管人，财务部需在《公司印章清单》登记保管人，并发放给保管人管理。

3，印章保管及盘点：
第一类印章由总经理指定专人保管并执行盖印。

总经理之外的印章保管人及保管代理人不得保管空白支票、经手开立支票及负责寄发支票。

第一类印章必须存放于加锁的保险柜或抽屉中，不得随意置放供人取用，非保管人员不得擅自使用。

保管人善尽保管的责任。

随用随取，用毕立即存于原处。

一旦发现丢失及异常情况，应妥善保护现场，及时报告有关领导，查明情况，及时处理。

第二类印章，由部门最高负责人指定专人保管并执行盖印。

第三类印章，由各部门使用人自行保管，财务部需填写《公司印章清单》经公司总经理核准后归档存查。

4，印章盘点：
财务部将各类印章编列《公司印章清单》，主要内容包括印章名称、印章图样、原保管人、新保管人等资料，且每年至少一次盘点印章并复印《公司印章清单》作为盘点底稿备查。

凡有新刻印章及变更印章及保管人，均应及时列入《公司印章清单》登记。

5，印章使用：
印章保管人及印章使用申请人对于印章的使用仅限于《用印申请单》所列指定用途，不得用作其他用途，违者按公司规章制度惩处。

各个部门不可提交空白文件进行用印或预留空白于用印后再自行填补，如有特殊情形者，应专案请示总经理，经核准后方可使用。

各部门需要使用第一类印章的，使用人应先填写《用印申请单》写明盖印文件种类、名称及用印事由，并呈部门主管及总经理核准后方可用印，用印完成后应将《用印申请单》交回财务部归档存查。

各部门需要使用二类印章的，使用人应先填写《第二类印章使用记录表》。

并由保管部门进行归档存查。

各部门需要使用第三类印章的，使用人可无需填写《用印申请单》进行审批或登记使用记录，只需保管部门妥善保管、使用。

第一类印章携出：凡因工作需要，需将第一类印章借出使用时，经办人员应填写《用印申请单》，写明携出日期、文件种类、名称、编号等数据，由经办部门主管审核，再经总经理核准，并签订《携出使用责任承诺书》方可将印章携出使用。

归还，印章保管人填入实际归还日期并签名确认，应将此签名的《携出使用责任承诺书》交回财务部归档存查。

属同一合同的用印文件数页者，印章保管人除应在盖章处用印外，应在各页骑缝或连接处用印，以确保用印文件的完整性。

印章保管人如有岗位变动或调离公司时，须交清所保管的印章方准办理岗位变动或离职手续。

印章交接时至财务部填写《公司印章清单》变更，由双方当事人及总经理签核为准。

6，异常处理：
特殊情况需带章外出，不得超过一天，凡借用印章，未如期归还者，应说明具体原因并确定归还时间。

指定印章保管人员除立即追踪外，应及时报告公司总经理。

印章保管人员除了依据本程序规定办理外，有权审查文件来源，过程中如发现异常应联络用印部门主管查明。

印章遗失、毁损或遭盗用时，指定印章保管人应呈报总经理，并作废原印章、申请新印章。

若属公司第一类印章，还需向政府或相关机构申请办理注销或变更登记。

同时按公司规章制度对责任人进行相应处罚。

（二）证照文书管理
1，证照文书项目:
证照：政府机构或其它税务机构所发给的登记、批文或法人代表证件，如：营业执照、公司章程、批准证书、外汇登记证、AEO认证证书等；
法律文书：海关或其它政府机构下发的法律文书，如海关注册登记证、行政处罚决定书、稽查通知书、稽查处理意见书等；
保管部门：证照由财务部门保管，海关法律文书由进出口组门保管。

2，证照使用：
证照如需借出/复印使用，使用人应先填写《证照使用申请单》，写明使用日期、证照类型、证照性质、使用事由等信息，如需携出，需填写《携出使用责任承诺书》由申请部门主管审核，经公司总经理核准后方可将证照携出使用，归还时,交给证件保管人，填入实际归还日期并签名确认，保管人应将此签名的《携出使用责任承诺书》交回财务部归档存查。

3，证照文书的管理：
财务部负责将各类证照编列《公司证照清单》。

进出口组负责将各类海关法律文书编列《法律文件清单》。

保管部门需每年至少一次盘点并复印证照、文书清单作为盘点底稿备查。

凡有新增证照文书及变更，均应及时列入证照、文书清单登记。

凡未经总经理核准而擅用证照或逾期未归还损害公司利益者，应遵照公司规章制度给予相应处分，若情节严重影响重大，送司法机关处理。

如在使用期间遗失证照的，必须马上通知财务部，财务部接通知后，按规定办理挂失或补办手续，视其产生的后果和是否给公司带来经济损失，由责任人承担相应过失和经济赔偿。

（三），IC卡管理
法人卡由工厂厂长保管
1，IC卡使用
IC卡统一由进出口组进行保管。

进出口专员卡、操作员卡由使用人进行保管，进出口组主管监督。

法人卡：如需使用或携出，使用人必须填写《法人卡使用申请单》及《携出使用责任承诺书》，经关务高级负责人核准后，方可使用或携出，归还时，需在《携出使用责任承诺书》上填写实际归还日期并归档存查。

发出授权时，进出口组主管凭审批后的《法人卡使用申请单》发出授权工作并进行登记。

进出口专员卡及操作员卡：如需使用，使用人需登记《IC卡使用登记表》。

凡未经公司保管人员同意而擅用IC卡或逾期未归还者，视情节严重情况按公司规章制度给予相应处分(如口头警告、罚款等)。

2，IC卡保管
IC卡保管人出差或休假时，应将IC卡及《公司IC卡清单》交给保管代理人保管。

IC卡保管人员离职时，应更新《公司IC卡清单》经关务高级负责人核准后将所保管的IC卡移交指定接管人。

IC卡保管人应按公司规定妥善保管，若有保管不善致使公司遭受损失，除应负损失赔偿责任外，如涉及侵权行为亦应负法律责任。

3，IC卡盘点规定
进出口组需将各类IC卡编列《公司IC卡清单》，其主要内容包括IC卡名称及编号、原保管人、新保管人等。

凡有新增IC卡，均应列入登记。

IC卡盘点进出口组负责，进出口组每年至少一次对IC卡进行盘点。

盘点时打印《公司IC卡清单》作为盘点底稿备查，有异常时报告关务高级负责人。

4，IC卡新增、注销管理规定：
IC卡的新增、注销统一由进出口组负责管理，其它部门不得自行新增或注销。

进出口组如因人员新增/异动需新增或注销IC卡，须填写《IC卡新增/注销申请单》，经关务高级负责人核准后，由进出口组新增或注销，以统一进行管理。

五.附件（附带表格）
6.附则
本程序呈总经理核准后即日起生效实施，修订时亦同。