物业公司公共场地租赁管理办法及操作指引

物业公司公共场地租赁管理办法及操作指
引
1.0 目的
为了规范物业场地租赁管理规范和流程，明确场地租赁收费标准、办理流程、监督流程，规避廉政风险，制定本管理规定。

2.0 适用范围
本管理规定适用于公共场地租赁、广告位置租赁、会所场地租赁管理工作。

3.0 职责
3.1 物业服务中心负责人负责统筹物业场地租赁资源管理，客户服务部负责客户场地租赁需求审批工作、场地租赁合同签署、款项催收以及“临时场地使用牌”的制作工作。

3.2 前台收银负责场地费用收取工作。

3.3 秩序维护部负责租赁现场管理巡查工作。

3.4 工程维护部负责租赁场地用电安全及安装现场管理。

3.5 物业服务中心负责人应对管理区域内租赁情况、租赁收入负有第一责任。

4.0 内容
4.1 可租赁场地定义
4.1.1 露天场地：指小区范围内各物业服务中心根据场地实际使用情况，划定可供临时租赁的室外场地。

主要指临时露天摊位、临时帐篷等。

4.1.2 室内场地：指建筑上有独立间隔的空间或有独立产权的房屋，主要指商铺、闲置房间、会所、架空廊等场地。

4.1.3 广告位：指在小区范围内，可供发布广告使用的位
置包含园区露天广告位及楼宇内的广告位。

包括但不限于园区摆放的桁架、外墙广告位、灯旗、候车亭广告位、户外广告栏、电梯广告位、大堂宣传栏、客户服务中心等。

4.1.3.1 固定广告位：凡由同一商户连续使用1个月以上的广告位划定为固定广告位，需签署《广告位租赁合同》（附件1）。

4.1.3.2 临时广告位：凡同一商户连续使用不足一个月的广告位作为临时广告位，按照临时场地使用规则处理。

4.2 可租赁场地租赁管理原则
4.2.1 各物业服务中心应建立《物业服务中心公共场地
（含管理用房）清单》（附件2），以便统一管理各类公共场
地的使用情况，清单每月更新一次。

4.2.2 临时租赁为主的露天场地及临时广告位，需制作
《临时场地租赁情况登记表》（附件3），每周更新一次，统
筹管理临时场地出租情况。

4.2.3 可租赁房屋、固定广告位以长期租赁为主，出租期
限要求半年以上（广告位可一个月以上），并签署正式租赁协议，走极致合同审批流程。

4.2.4 可租赁场地若已确权属归房产公司的，则房产公司
与物业公司签署委托管理合同后，物业公司进行统一经营管理。

4.2.5 可租赁场地收费标准：
4.2.
5.1 场地租赁标准制定：
每年12月份，物业服务中心应根据当期租金收入水平、
周边租金水平、商家租金承受能力和商家品牌等因素，综合考虑可租赁场地（除会所外）租赁需求情况，制定下一年度收费标准并编制《物业服务中心公共场地租赁价格标准》（附件4）。

会所租赁收费标准则由会所管理负责人按照不同楼层或
业态功能分区划分成可租赁区域，根据位置、面积和客户需求
情况参考同类型会所价格进行定价，并每年报批一次，编制《会所招商底价》（附件5）。

4.2.
5.2 收费标准审批：
收费标准以OA请示形式报批，选择“收费标准调整”请示
类别，按照当年《权责手册》节点审批。

4.2.
5.3 收费标准执行：
收费标准审批通过后，必须严格遵照执行，不得随意调整。

原则上不得低于标准收费，如遇特殊情况则需经过重新审批确认。

4.2.
5.4 场地整体外包：
整体外包场地的招投标底价，参考以上单个场地的审批价格和周边同类场地租赁价格确定。

4.2.6 审批意见：
各审批节点在审批定价标准和租赁合同过程中，必须在审批意见栏填写清晰、详尽的审批意见描述。

4.3 场地整体外包
4.3.1 招租信息发布：
若会所整体外包或整个功能场馆外包，则需采用招投标的方式进行招租工作。

物业服务中心应通过社区宣传栏、公司生活平台等媒介发布招租信息，包括场地基本情况、租赁期限、出租场地用途、承租人资格条件和租金支付方式等。

4.3.2 招租信息公告：
招租信息公告期限应当不少于7日，从物业服务中心首次公告信息之日起计算。

如公告期满仍未能征集到三家以上投标单位，则按竞争性谈判的方式进行招商。

4.3.3 投标文件：
投标商户根据招标信息要求制作投标文件，投标人必须在投标截止日期前向招标人提交加盖公章的正式文件（若个人投标则需本人签字）。

4.3.4 开标、定标、合同签署：
开标、报价汇总由本物业服务中心负责。

物业服务中心综合考虑投标单位的价格、资格条件等与我司要求的符合性选定
中标单位（或个人）。

中标单位名单连同合同条款一并报审。

审批通过后，物业服务中心通知中标人前来签订合同，同时签订廉政责任承诺书及相关附件。

4.3.5 竞争性谈判：
竞争性谈判是指对拟租赁的场地通过与投标人就租金及租期等进行谈判，以最终确定最优中标人。

若符合以下情形之一，则可以采用竞争性谈判方式：1）会所整体外包；2）整个功能场馆外包（如：泳池、篮球场等）。

如果投标人少于3家，或者招标时间无法满足物业服务中心紧急需求，或者因为投标书无效而导致投标人少于3家，那么物业服务中心将通过竞争性谈判选定承租人，并按照4.3.4
款的要求进行后续审批和合同签署工作。

4.4室内场地/固定广告位租赁管理：
4.4.1租赁招商管理：
1）物业服务中心应该通过社区宣传栏、公司生活平台等
媒介向公众发布可租赁信息的公开招租信息。

2）物业服务中心应根据已审批的租金标准与意向商户洽
谈租赁条件，并双方协商一致后，可在极致系统发起租赁合同审批。

3）如果商户要求附加优惠条件（如免租期等），物业服
务中心需要另行发起OA请示，并在请示审批后方可发起合同审批流程。

4.4.2租赁合同的审批及签署：
4.4.2.1物业总公司统一签署的框架协议：经由物业总公司统一签署的框架协议，由总公司通知各物业服务中心统一执行，各物业服务中心通过签订补充协议确认业务起止时间（起止时间需与框架协议保持一致）和具体数量。

原则上，各物业服务中心凡开展已签署框架协议的业务，应与框架协议单位合作。

如果原合作单位在当地没有业务，那么物业服务中心可自行寻找其他合作单位。

物业服务中心自行寻找的合作单位，合同签署流程按照本文4.4.2.2款执行。

4.4.2.2物业服务中心自行签署的场地租赁/广告位租赁协议：租赁协议期限应在半年以上（固定广告位可以一个月以上），最长期限原则上不得超过3年。

租赁合同通过极致系统走合同审批流程，审批后再签字盖章，方可执行。

4.4.3收费管理：
物业服务中心每月应根据XXX公共场地（含管理用房）
清单》记录查询当月应收款合同，并与财务核查真实到账情况。

对于逾期未付款的合同，应及时开展催收工作并留存证据。

多次催缴无效的，应逐级上报处理，以免影响收缴率。

对于总公司统一签署的框架协议，总公司相关部门应协助催缴。

4.5露天场地租赁/临时广告位租赁管理：
4.5.1露天场地租赁/临时广告位使用申请流程：
4.5.2.1办理时间：
凡露天场地租赁/临时广告位租赁，客户需至少提前一周向物业服务中心提出场地使用申请。

4.5.2.2审批节点：
客服助理发起——客服部门负责人审核——物业服务中心负责人终审。

4.5.2.3办理流程：
The Property Service Center received a request for temporary placement of items in a designated area from a customer。

After XXX such as the request plan。

copies of n cards。

business licenses。

and n pictures。

and verifying the time availability of the area。

the center signed a "XXX Agreement" with the customer.
Upon signing the agreement。

the customer paid the usage fee at the front desk and received a "Temporary Area Usage Card" from the customer service assistant。

The card must be XXX.
4.5.2 Fee Management:
XXX。

the usage fee must be paid within two days of the request。

Only after the fee is paid。

can the customer continue
with the rental process。

The center reserves the right to rent the area to other customers if the rental request is made without paying the fee.
4.5.3 On-Site n:
XXX results should be recorded in the "Public Area XXX" (Attachment 6) and should not be XXX n records.
The n includes checking the compliance of the usage method。

the validity of the usage time。

and whether the merchant has lated any rules。

If any n is found。

the Order Maintenance Department should intervene on the spot。

collect evidence。

and notify the Customer Service Center。

The Property Service Center should XXX according to the contract.
For temporary rental areas that have exceeded the usage d。

they must be vacated on time。

and the XXX advertising space can
be used for public service advertisements or for our company's advertisements.
The head of the Business ns Department should verify whether the "Property Service Center Public Area (including Management Rooms) Inventory," "Temporary Area Rental n Form," and "Public Area XXX Table" are consistent on a weekly basis。

If any discrepancies are found。

they should report to the Property Service Center immediately。

investigate the reasons。

and hold XXX。

The Property Service Center should conduct spot XXX every month and report any problems XXX.
4.6 Free Area/Advertising Space Usage:
4.6.1 The Property Service Center。

as a XXX facilities。

must sign a n contract with the partner unit and follow the requirements of Article 4.3 of this document.
4.6.2 Public service advertisements。

area rentals。

XXX that need to be placed in the Property Service Center as required by
XXX。

which must be approved by the property manager of the district.
4.6.3 Long-term free area/advertising XXX through the Extreme System and require a signed contract。

For free area XXX before this n took effect。

all must sign the contract within one month of the n's effective date and follow this n's management requirements.
4.6.4 XXX by the Property Service Center property manager within three days。

If it is not approved within three days。

the approval process will be transferred to the city company manager。

and the approval process must be recorded.
5.0 Supporting Documents:
Document Number
6.0 Record Forms:
Record Number。

Record Form "Property Service Center Public Area (including Management Rooms) Inventory"
广告位租赁合同范本
甲方（出租方）：
乙方（承租方）：
根据《中华人民共和国合同法》及相关法律规定，甲、乙双方就以下场地租赁事宜，经协商自愿签订如下协议：
一、租赁广告位位置：XXX（具体位置见附图，乙方已
确认无误）。

二、租赁期限、租金约定：
1.租赁期限为个月，自年月日至年月日止。

租赁期限届满后，若甲方继续对外租赁，乙方在同等条件下享有优先租赁权，双方就续租达成一致后另行签订合同。

2.租金每月为人民币元（大写：人民币元整），按月在每
月15日前支付，也可一次性支付所需租金，即人民币元（大写：人民币元整）。

三、租赁保证金：
1.本合同自生效之日起五日内，乙方须向甲方一次性支付￥元（大写：人民币元整）作为租赁保证金。

如果乙方未按期支付租赁保证金，则甲方有权解除本合同，乙方损失自行承担（甲方书面同意乙方逾期交清经营保证金情形除外）。

2.非因甲方违约，乙方提前终止双方租赁关系的，甲方有权不退还乙方的租赁保证金且不影响甲方可行使的任何其他权利或补救方法。

3.本合同其他条款约定因乙方违约，甲方有权单方解除本合同时，甲方有权不退还乙方的经营保证金且不影响甲方可行使的任何其他权利或补救方法。

4.本合同期满后，如双方未续签合同，乙方应结清各项费用并将该广告位恢复至租赁前状态，甲方在与乙方办理完相关交接手续后十个工作日内将租赁保证金无息退还给乙方。

四、租金支付方式：
1.经双方协商以形式支付租金，于本协议生效后7个工作日内支付，乙方应支付至甲方如下账户：
开户行：
收款单位：
账号：
如该日为中华人民共和国法定节假日，则支付日期顺延至假日后的第一天。

）。

逾期支付租金的，按应缴未缴金额的
2‰/天承担滞纳金；逾期15天及以上仍未支付租金的，甲方
有权解除本合同。

2.租金应自本合同生效之日起五日内由乙方一次性向甲方
全额支付。

甲方在收到乙方租金后须向乙方提供正式等额票据。

五、该广告位仅为乙方自用，乙方不得转租。

未得到甲方书面同意，乙方转租该广告位的，甲方有权解除本合同。

六、乙方负责办理广告位施工建设、广告发布等相关审批、备案手续，并承担相应费用。

七、乙方负责广告位的设计、制作、安装等，并承担相应费用。

1、乙方设计制作的广告牌应符合政府管理要求，与市容
相协调。

如不符合要求，乙方应承担改造费用。

2、乙方必须按国家及地方相关要求与标准设计、制作广
告位设施、广告牌，确保质量与使用安全。

乙方的设计方案应经甲方同意后方可施工。

3、乙方应选择具有资质的单位进行广告位设施、广告牌
的设计与施工安装。

如施工期间发生安全事故，乙方应承担责任。

4、乙方在安装广告宣传牌的过程中，不得破坏甲方楼房
的主体及结构。

如有任何损害，乙方应立即修复并承担责任。

5、乙方负责办理与发布内容有关的法定审批手续，并保
证广告牌内发布内容的合法性和健康性。

禁止发布对儿童不宜的广告和房地产、酒店、物业、高尔夫相关的广告。

乙方在发布新广告前应征得甲方同意，否则甲方有权要求乙方清除所发布的广告，乙方拒不更正的，甲方有权拆除。

八、乙方负责合同期内该广告位及广告牌的日常维护管理，确保牢固安全。

如因广告位设施等造成甲方或其他任何第三人的人身或财产损失，均由乙方承担全部责任。

若有第三人向甲方提出索赔、指控，甲方先行承担赔偿责任的，乙方同意赔偿甲方因此遭受的所有损失。

如该广告位或广告牌有损坏和安全隐患的地方，乙方应及时修复，费用由乙方承担。

九、广告内容由乙方设计、制作、安装、发布，但应将设计图纸、施工方案等报甲方备案。

广告内容须符合国家法律规定，不侵犯任何第三方权利，并按广告发布法律法规进行报批。

如乙方因广告经营受到处罚，应自行承担。

如甲方因广告遭受追诉、控告或处罚，由乙方承担责任并赔偿甲方损失。

方各执一份，自双方签字盖章之日起生效。

甲方应在约定时间内向乙方提供租赁场地。

同时，甲方有权对乙方举办广告宣传事宜的整个过程进行监督，并要求乙方遵守相关的管理制度。

乙方应在本协议签订之日最迟提交营业执照、商标注册证及授权书复印件，产品质量合格证等资料，并保证其真实合法有效。

乙方不得改变租赁用途，不得将租赁场地转租或分租给他人。

乙方需要使用的设施设备由其自行解决并自行承担保管责任。

乙方在租赁期间的所有费用由其承担，包括举办广告宣传事宜所产生的费用。

乙方也要承担其员工在租赁期间的安全责任，若造成第三人损害，乙方应当承担全部责任。

乙方应服从甲方安排，严格遵守甲方管理规定，维护租赁场地及所在地的整体环境整洁。

乙方不得进入住宅区及车站派发单张、不得悬挂广告横幅、不得骚扰业主或住户。

若乙方的活动是展销或促销产品的，乙方需确保其展销或促销的产品符合国家及行业对该产品所要求的所有标准。

若因不可抗力导致乙方不能使用租赁场地，甲乙双方可免责解除本合同。

甲、乙双方因本协议而发生的一切争议首先通过友好协商解决，协商不成时，任何一方有权向租赁场地所在地的人民法院提起诉讼。

本协议提及的附件与本协议具有同等法律效力。

本协议正一式两份，甲乙双方各执一份，自双方签字盖章之日起生效。