数字化改革背景下高校办公室管理工作优化路径探究——以衢州职业技术学院为例

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2024/2 （上） 总第428期
数字化改革背景下高校办公室管理工作优化路径探究
——以衢州职业技术学院为例
文/衢州职业技术学院 张晓宁
一、引言
当前，随着信息化技术的不断发展，以数字化、信息化、网络化为主的技术手段不断涌入大众的视野，给人们生活和工作带来了翻天覆地的变化。

数字化信息技术不仅加快了人们认识世界、走向世界的脚步，也给生活带来了很多的便利。

例如，现在的手机支付功能改变了传统的现金支付方式，出门只需要带一部手机就可以实现线上支付；很多城市提供的共享单车，不仅为人们出行提供了便利，还缓解了城市的交通压力，为绿色出行做出了贡献。

数字化的优势不仅体现在这些日常小事上，对我国高等教育事业的发展也产生了重大影响。

从首个教育信息化十年发展规划的发布，到《教育信息化“十三五”规划》的印发，再到《教育信息化2.0行动计划》的出台，我国高等教育数字化发展步伐蹄疾步稳，数字技术已经成为新时代推进高等教育高质量发展的重要力量。

党的二十大报告指出，要加快实施科教兴国战略，强化现代化建设人才体系，坚持教育优先发展，深化教育领域综合改革，推进教育数字化，加快建设教育强国[1]。

站在教育数字化的新征程、新起点上，高校应充分结合自身发展目标和现状树立系统思维、战略思维和数字思维，坚持问题导向、需求导向、效果导向和未来导向，突出数字赋能、多元融合、价值重建、流程再造、系统重塑和结构重组，全面深化高校各领域改革，高效构建高校治理新平台、新机制和新模式，不断提升高校的治理水平和治理能力。

高校办公室作为学校各项事业的办公窗口，是传达上级重要政策文件精神、处理高校各类政策性文件、报送高校自身各类文件信息的重要窗口。

通过日常的上情下达和下情上传实现高校与上级主管单位和其他院校之
间的不断联系。

因此办公室的管理水平一定意义上体现了高校整体的发展水平。

二、传统高校办公室管理存在的问题
高校办公室作为日常联系校领导、各职能部门和师生的重要桥梁，需要站在领导和学校发展的全局来思考、谋划和处理学校的各项事务。

高校办公室管理人员要具备前瞻性和预见性，做领导已想到的事，想领导还没想的事，参到点子上，谋到要害处，对学校发展中遇到的重点、难点问题提前预判、提前谋划、提前部署，做到防患于未然。

但由于高校办公室本身事务比较琐碎繁杂，特别是在数字化改革迅速发展的大背景下，高校办公室在贯彻落实各项工作任务过程中出现的问题也越来越多，主要体现在以下几个方面：
（一）高校办公室管理制度不够完善。

俗话说“无规矩不成方圆”，没有完善的规章管理制度就无法对工作任务进行清晰地定位和分工，管理人员在实际工作的过程中也没有可参考的标准。

高校办公室日常工作事无巨细、种类繁多，除了要处理本部门内部的工作外，还要处理全校以及涉及其他部门的工作，包括对学校重大工作的综合协调、督查督办，文字材料的撰写、审核以及各类公文的处理，各类会议的管理与服务，公务接待和对外联络，公车管理、值班管理，突发事件的协调处置等。

庞大的工作量需要完善的规章制度才能使工作有条不紊地开展。

但目前高校办公室普遍存在规章制度建立不完善等情况，导致办公室各项工作任务责任分工不明确、人员定位不清晰，进而演变出推脱现象常有、工作效率低下等问题。

（二）高校办公室队伍建设存在不足。

随着社会的不断发展和人类思想的不断进步，高校领导对高校管理
【摘要】随着数字化改革的不断深入，以衢州职业技术学院为例，剖析了传统高校办公室存在的管理制度、队伍建设、管理理念、数字化管理的问题，阐明了高校办公室数字化改革的重要性，提出了完善管理制度、强化队伍建设、创新服务模式的解决路径，以期为高校办公室管理乃至其他领域办公室数字化建设提供新的研究思路和方向。

【关键词】数字化改革；高校办公室管理；优化路径
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工作的要求也越来越高。

高校办公室作为高校的核心部门，对内沟通的对象主要是领导，对外沟通的对象主要是机关干部，传统的领导交办型服务职能需要向新型的参谋服务型职能转变。

要想更好的发挥参谋助手这一作用，高校办公室需配备更多具有专业管理能力的人才。

但目前高校办公室管理人员队伍还存在较多问题：一方面，重使用、轻培训。

高校管理人员大多具备自然科学的专业背景，缺乏系统管理知识，管理水平与快速发展的高校数字化改革不相适应。

在管理水平能力培训方面，缺乏办公室管理人员培养、进修、提升的制度性保障，从而导致办公室管理人员整体业务素质难以提高；另一方面，重选调、轻引进。

由于高校办公室管理工作相较于教学、科研工作来说，比较枯燥繁琐，导致高校办公室人才引进难度较大。

绝大多数高校的办公室工作人员都是从其他部门干部、教师、辅导员队伍中选调，基本都是半路出家，专业管理能力水平低、管理意识薄弱、管理服务观念不强，在思想、业务各方面与高校管理的需要还有很大的距离[2]。

（三）高校办公室管理理念比较陈旧。

管理理念是指导高校管理工作的标杆，树立正确的管理理念可以指导管理人员有效地开展工作。

但在目前高校办公室的管理工作中仍有少数的管理者奉行权力至上、经验为上、老者为尊的管理理念，办公室管理氛围较差，官僚主义严重。

在处理学校事务时，部分管理者仍然采用命令式的执行方式，缺少对下属提出的工作意见和建议的考量，导致高校办公室工作人员只是闷头机械式地做领导交办的工作，大大降低了工作地积极性和创新性，也使得高校办公室管理工作在数字化改革背景中难以推进。

（四）高校办公室数字管理水平偏低。

高校数字化改革可以理解为运用数字化技术、数字化思维和数字化认知，把数字化、一体化和现代化贯穿于高校的教学科研、服务管理乃至校园生活全过程的各方面[3]。

这是一个庞大且复杂的工程，不仅需要高校内部的有机结合，也需要与外界进行有效的链接。

对外，高校需要积极对接政府部门，搭建有效的数字通道和数字场景，减少重复建设和“场景孤岛”；对内，高校需要联合学校多个职能部门开展业务上的数字赋能，改变部门间各自为政、数据难以共享、数据重复填写、数字化模块不通的现状。

数字化改革并非简单地将线下操作流程搬到线上执行，而是业务、流程、模式的整体创新。

目前，随着信
息化技术的不断发展，办公室管理中也引入了OA自动化办公系统，OA系统的引入大大提高了高校办公室管理工作的水平和效率。

但是高校办公室管理中仍然有很多工作并未纳入自动化管理的范畴，如学校的会议申请和值班安排等工作，仍然是采用传统的线下模式。

另外，高校普遍存在对信息化操作系统使用不熟练的现象，如学校的电子文件发布功能虽然已纳入OA系统，但在实际工作过程中，依然存在部分高校教职工不会使用OA查收文件功能的现象，导致OA办公系统的自动化、便捷化作用难以充分有效发挥。

三、高校办公室数字化管理的重要性
作为高校重要的综合协调部门，高校办公室全面统筹协调高校的管理工作，内容涵盖学校党委和行政工作，包括党的建设、信息报送、公文流转、印章管理等，故而高校办公室管理工作的效率将直接影响高校的整体运转速率和发展水平。

因此，高校办公室数字化改革迫在眉睫，其重要性主要体现在以下几个方面：一是提高办公室管理工作的效能。

数字化技术的引入优化了高校部分工作的执行流程和执行效率，解决了传统线下找领导签字难、盖章难、材料重复提交等问题，为服务师生提供了便利。

二是推进学校最多跑一次落地见效。

数字化平台的搭建完美地解决了与师生利益迫切相关的制度性建设。

例如，高校人事的“一表通”教师服务系统，有效实现教师考核业绩表中教师个人基本信息、论文、荣誉等信息的自动提取；财务的“线上+线下”综合报销系统，优化了师生的报销流程，有效提升师生报销效率；科研的项目申报系统，有效推动科研项目信息的动态更新管理。

三是辅助领导做好管理决策。

随着信息技术的不断发展和网络办公平台的不断搭建，基本校情、硬件办学条件、学生管理、人力资源、教学科研等数据资源日趋完善，为高校的日常管理工作带来很大便利的同时，也为高校管理者决策提供了必要的统计数据和信息。

四、数字化改革背景下高校办公室管理工作优化路径
（一）完善管理制度，提升高校办公室工作效率。

制度既是管理行为的依据，也是管理行为的约束[4]。

健全完善的管理制度既是提高办公室工作效率的有效路径，也是支撑办公室工作流程标准化的重要保障，只有通过
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不断地优化和完善办公室的管理制度才能不断提高办公室管理效能。

高校办公室要围绕学校的发展目标和方向制订本部门的管理制度。

首先，要认真推进办公室乃至全校管理制度的“废改立”工作，对于不符合学校发展要求的老旧文件要进行及时的修订和废止，增加制度文件的有效性。

例如，现在高校办公室OA平台的引入大大提高了高校公文流转的速度，办公室就要根据实际工作内容修订公文处理办法等文件，明确公文通过数字化平台流转的相关程序要求。

其次，高校办公室管理人员要对制度文件进行细化分析，根据文件要求和工作性质对办公室工作进行合理分工，做到人岗适配、责任明确。

最后，要建立健全办公室管理人员量化考核和管理服务质量考评体系，按照工作内容对办公室管理人员的工作任务进行量化赋分，对服务质量进行等级评分，倒逼办公室管理人员进一步增强责任意识和服务意识。

（二）强化队伍建设，优化高校办公室服务质量。

首先，要壮大高校办公室管理人员队伍。

目前来看，很多高校办公室普遍存在人员配备不足的情况，导致高校办公室管理人员经常身兼数职，既要做日常琐碎的行政工作，又要负责对内和对外的文字材料撰写。

高校办公室要做好人才储备工作，通过改善办公环境、提高薪资待遇、拓宽晋升空间等方式招贤纳士、吸引人才，不断壮大办公室管理人员队伍。

其次，要提升高校办公室管理人员能力素养。

高校办公室要建立长久且完善的管理人员培训计划，加大管理人员的培训支持和投入，积极为办公室管理人员提供培训和学习的机会，不断提高办公室管理人员的理论知识和专业管理能力。

最后，要增强高校办公室管理人员服务意识。

高校办公室的职能之一就是服务全校师生领导，要教育引导办公室管理人员自觉增强自身管理服务意识，减少官僚主义气息，积极主动完成领导交办的工作任务，协助其他部门做好各项工作，对师生的诉求及时处理反馈，努力做到“上传下达、下情上传”。

（三）创新服务模式，提高高校办公室管理水平。

高校办公室管理人员要加快改变管理理念，充分意识到数字化管理是高校办公室管理未来的发展趋势，积极投入到创新管理工作中。

首先，加大数字化管理资金投入，搭建高校数字化管理平台，进一步构建高校数字化平台一体化，促进各部门业务整合和信息共享。

其次，
建立对外数字化交流平台，加强高校与校外机关单位的联系，利用数字化平台宣传学校的办学理念、人才培养目标等。

再次，强化数字化智能分析水平，聚焦学校建设和发展目标，利用数据筛选、统计、分析等现代技术手段，建立有效的数据模型和分析模型，为高校办公室管理决策提供依据。

最后，要优化高校智慧办公系统，在原有OA功能的基础上，扩展高校办公管理和服务功能，进一步提升办公协作效率，促进无纸化办公的推进；不断深化“最多跑一次改革”，探索打造全流程大闭环的网上办事大厅，实现业务网上办、掌上办、自助办、云上办全覆盖；加强信息网络安全建设，派遣专业技术人员做好数字化平台的维护，切实防范和化解网络安全领域风险。

五、结语
高校办公室作为推进高等教育事业不断向前发展的关键部门，掌握着高校发展最新、最全面的信息，其管理水平的高低严重影响着高校事业的整体发展。

数字化改革作为当前推动国家和高校快速发展的有力手段，为高校的发展带来了前所未有的挑战和机遇。

高校若想在当前数字化改革的洪流中抢占先机并大展身手，就必须改变高校办公室传统的管理理念和服务模式，完善办公室管理制度，强化办公室管理人员的管理意识，提高办公室管理人员的管理技能，深化高校数字化改革，积极推进数字化平台建设，以高质量办公室管理工作推动高校各项事业蓬勃发展。

【参考文献】
[1]习近平.高举中国特色社会主义伟大旗帜，为全面建设社会主义现代化国家而团结奋斗——在中国共产党第二十次全国代表大会上的报告[N].人民日报,2022-10-26(01).
[2]李靖.高校办公室管理现状及改善措施[J].科学咨询(科技·管理),2022(06):13-15.
[3]王贝贝,应国良,曹仁海,陈平水.新时代高校数字化改革的实践与思考——以台州学院为例[J].台州学院学报,2022,44(4):73-77.
[4]武婧.新形势下民办高校办公室管理工作探究[J].办公室业务,2022(17):10-12.。