第五章 报表

4.1.1 报表的组成（续）
（1）报表页眉节
报表页眉在报表开头出现一次。可以将报表页眉 用作诸如商标、报表题目或打印日期等项目。报表页 眉打印在报表首页的页面页眉之前。
（2）页面页眉节
页面页眉出现在报表中的每个打印页的顶部，可 以用它显示诸如页标题或列标题等信息。
4.1.1 报表的组成（续）
（3）主体节
6.3.2 添加计算控件实现计算
在报表中添加计算控件，并指定该控件来源的表达 式，可以实现计算功能。在打开该报表的“打印预览视 图”时，在该计算控件文本框中显示出表达式计算结果 的值。
在报表中添加计算控件的基本步骤如下： （1）打开报表的“设计视图”。 （2）单击“设计”选项卡上“控件”组中的“文本 框”控件。 （3）单击报表“设计视图”中的某个节区，就在该 节区中添加上一个文本框控件。 提示：若要计算一组记录的总计值或平均值，将文本框 添加到组页眉或组页脚节区中。 若要计算报表中的所有 记录的总计或平均值，将文本框添加到报表页眉或报表
6.3.1 报表记录的排序
在报表的“设计视图”中，设置报表记录排序的 一般操作步骤如下： （1）打开报表的“设计视图”。 （2）单击“设计”选项卡上“分组和汇总”组中的 “分组和排序”按钮，则在“设计视图”下方显出 “分组、排序和汇总”窗格，并在该窗格中显出“添 加组”和“添加排序”按钮。 （3）单击“添加排序”按钮，在弹出的窗格上部的字 段列表中选择排序依据字段，或者在弹出的窗格下部 选择“表达式”，打开“表达式生成器”，键入以等 号“=”开头的表达式。Access默认情况下按“升序” 排序，若要改变排序次序，可在“升序”按钮的下拉 列表中选择“降序”。第一行的字段或表达式具有最 高排序优先级，第二行有次高的优先级，依此类推。
使用报表可以创建邮件标签，可以创建图表以显 示统计数据，可以对记录按类别进行分组,可以计算
总计等。
4.1.1 报表的组成
一般来说，报表的组成包括报表页眉、页面页眉、主体、 页面页脚和报表页脚五个部分，每个部分称为一个“节”。 报表中的信息可以分布在多个节中。此外，可以在报表中对 记录数据进行分组，对每个组添加其对应的组页眉和组页脚。
2．将已有报表作为子报表添加到另一个报表中
第一种方法的操作步骤简介如下： （1）在“设计视图”中打开希望作为主报表的报 表。 （2）在“设计视图”下，确保“设计”选项卡上 “控件”组中的“使用控件向导”按钮已经按下。 （3）单击“设计”选项卡上“控件”组中的“子 窗体/子报表”按钮。 （4）单击“主体”节区中将要放置子报表的适当 位置，显出相关的未绑定控件的矩形框，并显出 提示“请选择将用于子窗体或子报表的数据来源” 的“子报表向导”对话框。 （5）在该“子报表向导”对话框中，单击“使用 现有的报表和窗体”单选钮，再在该单选钮下边 的列表中选定某一报表或窗体，然后单击“下一 步”按钮。
2．将已有报表作为子报表添加到另一个报表 中（续）
第二种方法的操作步骤简介如下： （1）在“设计视图”中打开希望作为主报表的报 表。 （2）在“导航窗格”上的“报表”对象列表中， 选定某个希望作为子报表的报表对象，按住鼠标 左键，将该报表从导航窗格对象列表中拖到主报 表中需要出现子报表的位置。
6.3.4 导出报表
（4）页面页脚节
页面页脚出现在报表中的每个打印页的底部，可 以用它显示诸如日期或页码等信息。
4.1.1 报表的组成（续）
（5）报表页脚节
报表页脚在报表的末尾出现一次。可以用它显示 诸如报表总计等项目。报表页脚是报表设计中的最后 一节，但是在打印时，报表页脚出现在最后一个打印 页的最后一个主体节之后、最后一个打印页的页面页 脚之前。
与Aceess2003不同，在Access2010中， 不能将报表导出为快照文件。但是 Access2010提供了将报表导出成为.pdf 和 .xps 文件格式的功能，这些文件格式会保 留原始报表的布局和格式设置。用户可以在 脱离Access 环境的情况下，打开某个扩展名 为.pdf 或 .xps的文件来查看该报表。
6.3 报表设计的一些技巧
为了使设计出来的报表更能符合用户 的要求，需要对报表进行进一步的设计， 如对记录排序、分组计算等进行设置。
6.3建 报表过程里，最多只可以设置4个字段对 记录排序。
在报表的“设计视图”中，最多可以 设置超过4个的字段或表达式对记录排序。
第5章 报表
本章主要内容
4.1 报表概述 4.2 创建报表 4.3 报表设计的一些技巧
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4.1 报表概述
报表的记录源可以是表或查询对象，还可以是一 个SQL语句。报表中显示的数据将来自记录源指定的 基础表或查询。报表上的其他信息（如标题、日期和 页码）存储在报表的设计中。
在报表中，对于负责显示记录源中某个字段数据 的控件，需要将该控件的“控件来源”属性指定为记 录源中的某个字段。
名称。 （3）单击“外部数据”选项卡上“导出”组中
的“PDF或XPS”按钮。 （4）在打开的“发布为PDF或XPS”对话框中，
指定文件存放的位置，指定文件名，选定保存类 型（选定“PDF（*.pdf）” 。
（5）单击“发布”按钮。
6.3.2 添加计算控件实现计算（续）
（4）双击该文本框控件，显出该文本框的“属性 表”。
（5）在“控件来源”属性框中，键入以等号“=” 开头的表达式。如：=Avg([成绩])、=Sum([实发工资])、 =[单价]*0.85*[数量]、=Count([学号])、=[小组合计]/[总 计]、=Date()、=Now() 等等。 注意：在报表的“设计视图”中，单击一次某文本框控 件，再单击一次该文本框控件，进入文本框控件的文本 编辑状态，此时，也可以在文本框中直接输入以等号 “=”开头的表达式。
主报表和子报表也可以基于相同的记录源或相关的 记录源。例如：“学生”表与“修课成绩”表之间的关 系是“一对多”关系。主报表的记录源是“一对多”关 系中“一”方的表（如主报表的记录源是“学生”表）， 子报表的记录源是“多”方的表（如子报表的记录源是 “修课成绩”表）。
如果要将子报表链接到主报表，在创建子报表之前 应确保已与基础记录源 （即表、查询或 SQL 语句）建 立了关联。
（6）组页眉和组页脚
可以在报表中的每个组内添加组页眉和组页脚。 组页眉显示在新记录组的开头，可用于显示分组 字段的数据。可以在组页眉显示适用于整个组的信息， 如组名称等。组页脚出现在每组记录的结尾，可用于 显示该组的小计值等信息。
4.1.2 报表的视图类型
在Access数据库中，报表的视图类型通常有如下 四种：
（1）报表视图
报表的“报表视图”是设计完报表之后，展现出 来的视图。在该视图下可以对数据进行排序、筛选。
（2）打印预览视图
报表的“打印预览视图”是用于测试报表对象打 印效果的窗口。Access 提供的打印预览视图所显示 的报表布局和打印内容与实际打印结果是一致的，既 所见既所得。
（3）布局视图
报表的“布局视图”用于在显示数据的同时对报 表进行设计，调整布局等工作。用户可以根据数据的
（3）图表报表
图表报表是指在报表中包含图表显示的报表。
（4）标签报表
标签报表是 Access 报表的一种特殊类型。如果将标签 绑定到表或查询中，Access 就会为基础记录源中的每条记 录生成一个标签。
4.1.4 创建报表的方法
单击“创建”选项卡，在“报表”组中显示出几种创建 报表的按钮，如图所示。创建报表的方法和创建窗体非常相 似。“报表”按钮用于对当前选定的表或查询创建基本的报 表，是一种最快捷的创建报表的方式。“报表设计”以“设 计视图”的方式创建一个空报表，可以对报表进行高级设计， 添加控件和编写代码。“空报表”以“布局视图”的方式创 建一个空报表。“报表向导”用以显示向导，帮助用户创建 一个简单的自定义的报表。“标签”按钮用于对当前选定的 表或查询创建标签式的报表。
4.1.5 修改报表的设计
在使用前面的创建报表的方法完成创建报表 之后， 用户可以根据需要对某个报表的设计进行 修改，包括可能要添加报表的控件、修改报表的 控件或删除报表的控件等。
若要修改某个报表的设计，可在该报表的 “设计视图”中进行。
进入报表的“设计视图”方法： 单击“导航窗格”上的“报表”对象，展开报 表对象列表。 右击报表对象列表中的某个报表对象，在打开 的快捷菜单中，单击“设计视图”，显出该报表 的“设计视图”。
此外，在Access2010中，还可以将报表 导出为Excel文件、文本文件、XML文件、 Word（.rtf）文件、HTML文档等。
6.3.4 导出报表（续）
将报表导出为PDF文件（即扩展名为 .pdf 的 文件）的操作步骤简介如下：
（1）打开某个数据库，单击“导航窗格”上的
“报表”对象，展开“报表”对象列表。 （2）单击“报表”对象列表中的要导出的报表
6.3.3 子报表（续）
一个主报表最多可以包含两级子报表或子窗 体，而每一级均可以有多个子报表或子窗体。表 6-1展示了在一个主报表中可能有的子窗体和子报 表的组合。
表6-1 子报表/子窗体的级层关系
第1级
第2级
子报表 1
子报表 2
子报表 1
子窗体 1
子窗体 1
子窗体 2
6.3.3 子报表
主报表和子报表可以基于完全不同的记录源，此时 主报表和子报表之间没有真正的关系。例如：主报表的 记录源是“学系”表，而子报表的记录源是“课程”表， 这样两个不相关的报表组合成一个报表。
主体节（也称明细节）包含报表数据的明细部分。 该节是对报表的基础记录源中每个记录的重复。该节 通常包含绑定到记录源中的字段的控件，但也可能包 含未绑定控件，如标识字段内容的标签。主体节可以 明细地显示记录。
注意：如果某报表的主体节中没有包含任何控件， 则可以在其属性表中将主体节“高度”属性设置为 0。
6.3.3 子报表
子报表是插在其他报表中的报表。在 合并报表时，其中一个必须作为主报表。 主报表可以是绑定的也可以是未绑定的， 即主报表可以基于也可以不基于表、查询 或 SQL 语句。
主报表可以包含子报表，也可以包含 子窗体，而且能够包含多个子报表或子窗 体。
在子报表和子窗体中，同样也可以包 含多个子报表和子窗体。
4.1.3 报表的类型
一般来说，Access 2010提供了4种类型的报 表。 （1）纵栏式报表
在纵栏式报表中，每个字段都显示在主体节中的一个 独立的行上，并且左边带有一个该字段的标题标签。
（2）表格式报表
在表格式报表中，每条记录的所有字段显示在主体节 中的一行上，其记录数据的字段标题信息标签，显示在报表 的页面页眉节中。
4.1.2 报表的视图类型（续）
（4）设计视图
报表的“设计视图”用于创建报表，它是设计 报表对象的结构、布局、数据的分组与汇总特性的 窗口。若要创建一个报表，可在“设计视图”中进 行。
在“设计视图”中，可以使用“设计”选项卡 上的控件按钮添加控件，如标签和文本框，控件可 放在主体节中，或其他某个报表节中，可以使用标 尺对齐控件。还可以使用“格式”选项卡上的命令 可以更改字体或字体大小、对齐文本、更改边框或 线条宽度、应用颜色或特殊效果等等。