事业单位文书档案管理途径探讨

事业单位文书档案管理途径探讨
摘要：文书档案通常是办公室保管的文件资料，对其实现管理以及优化是事
业单位工作的一部分。

科学的获取，使用以及利用文书档案资料的科学管理方法
能够推动各项工作的顺利开展，为事业单位办公提供更加方便快捷的服务。

本文
对事业单位文书档案管理问题进行了分析，以供有关单位和工作人员参考借鉴。

关键词：文书档案；事业单位；信息化
引言：
现代社会随着网络信息的普及，事业单位的办公设备进一步优化升级，办
公效率得到很大提高。

文书档案管理及其效率提升直接影响着事业单位各项工
作有序、高效快捷的运行，对文书档案进行科学高效的管理，对事业单位良好
发展意义重大。

1、事业单位文书档案管理的重要性
1.1提升整个事业单位的工作效率
随着我国现代化建设的不断深入，将文书档案管理工作逐步先进化，使其适
应时代发展，创新工作模式，提高工作效率，帮助基层单位实现经济效益与社会
效益。

文书档案是事业单位会议记录、工作计划、上级单位下发的文件存档及
记录、单位批件和存档件、总结报告、发文的原件等重要的办公室文件资料。

档案管理的整体服务质量一直是大众所关心的话题，传统的档案管理工作容易
出现各类错误，经常出现档案丢失、档案错误等情况，降低了服务质量。

因此，文书档案管理尤为重要，应与时俱进，引入数字化管理方法，提高档案管理
工作质量与效率，从而促进事业单位不断发展。

整理后的档案一目了然，记录着
事业单位的发展历程，方便各部门的调阅和参考，提升了各部门的工作效率，
对事业单位的促进和引导作用价值凸显。

1.2规范事业单位的档案管理工作
事业单位是我国经济中的重要组成部分，在科学技术发展迅速的背景下，
事业单位文书档案管理工作需不断优化，以此来满足并适应社会发展的需要。

事业单位的每一个文书档案需要对事件的前因后果，以及涉及的人物、时间、
地点都有精确的叙述，能够准确地描述出具体事件的整个过程，是事业单位档
案管理的重要参考依据。

信息化手段的出现正为事业单位文书档案管理工作提供
了动力，其依托电子设备与信息技术为事业单位档案管理工作提供便利。

各类文
书档案在单位里零散杂乱，经过整理后的文书档案井井有条，为单位档案的整理
提供方便，也为单位档案的真实性提供了保障，规范了事业单位档案管理工作。

2、事业单位文书档案管理的现状
2.1文书档案管理工作重视程度不够
事业单位文书档案管理工作，让人觉得此工作只是收集文书、保存资料就
完成任务，在整个部门当中被认为是轻松闲散的工作。

部分领导对琐碎的文书
档案工作没有特别关注，也没能想到管理工作质量高低会影响各单位、部门的
工作效率，对档案管理的理念依然停留在传统纸质档案管理模式之中，造成文书
档案管理得不到有效落实与应用。

同时，部分事业单位没有专门的文书档案管理室，对文书档案管理员随意派遣别的任务，各部门也缺乏主动配合，无形中增
加了工作难度。

2.2文书档案管理制度和水平亟待提高
大多数的事业单位都没有把档案现代化管理工作加入到基层单位发展规划中，也没有确立目标责任制，以至于相关制度并不完善，影响文书档案现代化管理的
整体效率。

目前，部分单位文书档案管理工作还没有跟上现代化的步伐，大部分
单位的设施不健全缺乏相应的硬件或软件。

例如计算机、扫描仪、储存器等。

一
些单位盲目购置设施，以至于这些设施的应用效率不高，无法发挥出真正的作用。

或因资金投入不够，软硬件设施较为落后，导致电子版文书档案安全性欠缺。

纸版和信息版文书掺杂，管理较为混乱。

各部门在调阅查看文书档案时，检索
信息效率欠佳，不利于事业单位工作顺利地开展。

2.3文书档案管理工作人员专业能力不足
文书档案管理工作不仅要求管理人员要充分掌握档案专业知识，还需要具
备计算机、网络以及软件应用等方面的能力。

现阶段大部分基层部门中并没有
专业的档案管理人员，多是由未经系统性学习的人员兼任。

在日常工作中，由于
其他的工作内容较为繁忙。

因此，在档案管理工作方面无法投入过多精力，以至
于很难将办案管理工作做好。

另外，基层单位由于人员编制等问题存在着一定的
限制，导致基层单位很难招聘专业人才来单独从事档案管理工作，运用现代设备
管理工作业务不够熟练现象，更不精通现代化的计算机软硬件设施，导致文书档
案管理工作效率不强。

3、事业单位文书档案管理水平提升措施
3.1配备先进的设备设施
文书档案管理在事业单位中虽然不是不可或缺的，但也是必不可少的存在。

想要做好文书档案管理工作，就需要引进先进的档案管理设施，利用先进的设施
来完善这项工作，保障工作质量能够有效提升。

档案现代化管理建设的资金投入，以较多的资金支持这一工作的持续进行，事业单位应投入一定的资金，为文书
档案管理部门设置先进的现代化办公设备，优化办公软硬件设施，选择档案现
代化管理所需要的硬件设施以及软件设施，建立独立的档案科室，聘用专业的档
案管理人员。

同时，文书档案管理员应充分利用单位网站，建立文书档案在线服
务系统，利用先进的软件功能，建立文书档案信息检索，也可以利用大数据分析
技术、网络信息共享技术等，开发文书档案的价值，大大提高文书档案的服务效率。

3.2提高对文书档案管理的关注度
事业单位将文书档案现代化管理作为单位工作中的重要内容，注重工作的落
实以及安排，可以对单位内的相关人员进行档案现代化管理的知识普及与培训，
使其能够更加明确文书档案现代化管理的重要作用，并将档案现代化管理纳入到
单位发展规划之中，通过单位领导的引导与支持，可以在人力、物力、财力等多
方面给予重视与关注。

文书档案管理中所涉及的任务庞大、复杂且乏味，以至于
多数的人员在经过长时间的工作后，都会逐渐丧失工作热情。

因此，这就需要调
动相关档案管理人员的工作积极性。

并在此基础上积极构建激励机制，以此鼓
励相关档案管理人员的积极参与，从而营造良好的工作环境，激发员工的热情。

同时，事业单位各个部门应多了解文书档案管理工作，不要随意指使管理员做
不属于其本职工作以外事务，给管理员工作带来麻烦；单位领导应适时地过问
文书档案管理工作，发现问题及时处理，对文书档案管理员能力的提升起到积
极的督促作用，同时能够提升整个单位对文书档案管理工作的重视程度。

3.3实现信息化管理
在信息化时代，文书档案管理工作与计算机技术相结合已成为了目前档案
管理工作改革的主要方向。

在文书档案管理系统进行信息化升级之后，独立的资
料与信息数据得到了有效整合，便于档案进行统一高效集中管理有效使用电子档
案管理档案的最大优势是易于存储，不易被环境或人破坏。

使用电子档案管理，消除了传统纸质文件管理空间占用的问题。

并且在电子档案管理的诸多优势基
础上，应积极将信息技术应用于档案管理之中，以提高企业档案管理的整体效率。

事业单位目前几乎都实现了办公自动化，对较为繁琐的文书档案管理工作
来说，提高效率就要运用计算机信息化的管理。

除配备先进的计算机网络设备
设施外，应设置专门文书档案管理科室。

随着新技术的创新档案管理软件会不断
的升级更新，基层单位应该及时的将单位内部档案管理软件升级，确保这项工作
能够顺利进行。

文书档案管理应运用先进的网络管理软件，实现先进的管理流
程及管理模式，让文书档案的管理更加科学、准确、快捷，有利于事业单位个
部门的调阅和查找。

3.4提高文书档案管理者的专业能力
随着计算机网络信息的普及，对事业单位文书档案管理者提出了新的工作
目标。

不仅要有专业知识和专业技能，还要学习运用现代化办公设备设施进行
文书档案管理。

文书档案管理工作需要有细心、耐心、认真负责的工作态度。

事业单位要培养员工的职业道德，增强工作的责任心和责任感，要有服务意识，让其综合素质与其职位相配，更好地胜任文书档案管理工作。

同时，单位要定
期对员工进行培训，提高现代化科技与专业知识和专业能力的结合。

员工要有
与时俱进精神，不能被时代所淘汰，对相关知识要熟练掌握，以便更好地为单
位服务。

4、结语
综上所述，文书档案管理是事业单位日常工作的组成部分，每一项工作效
率的提升都会使事业单位的整个工作效率得到提升。

为了使事业单位各部门能够
及时快速的调阅查看文书档案，文书档案管理者要增强服务意识，与时俱进，
利用现代化计算机网络系统，对工作不断创新，为事业单位的发展，充分发挥
出自己的工作能效。

参考文献：
[1]刘金英.探析事业单位文书档案管理效率的提高[J]. 传媒论坛.2020 (12) 116-117
[2]邱莹莹.信息化时代创新档案管理服务模式探究[J].办公室业务，2022 (07)：83-85.。