《会议指导执行手册》

活动指导手册
第一部分、项目策划
一、策略会：确定公司对整体项目的整体策略
会议主持：客户经理
会议记录：总控
必要参会人员：总经理、部门经理、策划部经理、设计部经理、执行督导
前端讯息介绍包括：客户名称、企业MI、企业VI、项目战略意图、项目功能、项目
目标、项目时间点；
行程决议：项目定位、项目策略、各版块对接人员，项目推进流程。

二、策划会：明确策略、创意核心、亮点环节、流程、设计装饰等关键问题
1.会议召集：客户经理发出会议通知，说明会议时间、地点、重要程度、客户名称、
活动简述、策划会主要议题等信息；
2.参会人员：
必须到会者：策划部成员、设计部成员、执行对接人员
邀请到会者：中心总经理、部门经理、搭建商代表、A V灯光供应商代表、演出供应商代表（视项目情况邀请）
口头邀请原则：对于在策划会时间内无重要和紧急工作的同事，都可邀请其参与策划会讨论。

3.会议主持：客户经理、总控
4.会议记录：总控
5.会议流程：
1) 对客户及其项目进行简介
2) 对客户对项目的预想进行介绍
3) 说明项目的必备环节或及已确认实施内容
4) 说明费用预算及操作周期（保障会中讨论内容符合预算，并能在操周期内完
成）
5) 主题讨论（贯穿活动的主线思路及表现元素）
6) 创意亮点讨论（亮点环节必须具备可实施性）
7) 除必须到会者外，其它人员可离场，在场人员讨论流程细节及现场装饰与流
程
的配合（确保装饰设计与方案内容统一）
6.必须形成决议：方案风格、方案版块构成及版块撰写责任人、方案内容及流程、方
案完成时间、报价形式及分块预算；
三、提案前准备
1. 与客户确认提案时间及地点
2. 与客户确认我方提案人数及客户方参会人数及级别（如客户有高层出席，我方便必
须有高层陪同提案）
3. 确认客户方是否提供投影设备（如会中需要投影设备，而客户方无法提供，我方便
需自带投影设备提案）
4. 确认客户方是否有特殊要求（例方案是否需打印版，打印份数及颜色要求，是否需
要外文版方案，提案语言是否为外语等）
5. 提案用品：U盘（提案、报价）、方案及报价单打印版（需要装订，至少首页需彩
色打印）、激光笔及电池、记录纸笔、音视频文件、如需记录客户想法所应用的录音笔。

6. 笔记本电脑：桌面是否整洁、系统是否存在恶意插件弹出、适配器接头是否通用
7. 提案人员确认：各版块的讲述人（公关、活动、报价、答疑）
8. 提案准备：各模块讲述人应熟读提案、预演口述内容、客户可能提出质疑的环节
应如何回答等。

三、提案前准备
1. 全体提案人员必须正装出席；
2. 全体提案人员必须于与客户约定时间15分钟前到达，整装后集体进入提案场地；
3. 提案前检察：电脑与投影设备连接情况、如需播放音视频文件需检察音响连接情
况并调试音量大小、激光笔/录音笔等小型电子设备的运转正常；
4. 提案陈述：应采用简洁、中速、形象的语言讲述提案内容及预期的实施效果；
5. 客户访问：向客户说明我方希望取得的信息或资料（尽量争取客户方向我方提供
更多的信息及资料）、说明我方需客户方配合哪些工作，解决哪些问
题；
6. 提案反馈：仔细记录客户的每一点反馈意见（客户每一个顾虑及疑问点，方案修
改方向及客户的创意性想法），再次明确客户的思路及方向；
7. 会后决议：下次提案的时间、地点及提案内容，会后的工作安排（包括客户方应
配合的工作）、确定哪些是急需解决的核心问题、哪些工作需同步展
开、我方与客户方的沟通机制（如何配合）。

第二部分、推进保障
一、立项
经客户经理、项目经理、总经理确认后立项；
立项后，开始预算撰写与活动流程撰写。

二、日常沟通：沟通的顺畅与否决定着项目筹备的质量
1. 开会是必要的手段，但要确保会议质量——不开没有结果的会议；
2. 定期向客户发送项目推进表，让客户知道我们每天都在做什么——让客户放心；
3. 我们提案的每一个事项都是有理有据的——请客户相信我们的专业品质；
4. 有提案就有备案，随时应对客户的变化——让客户省心；
5. 语言沟通强于文字沟通，面对面交流强于电话交流——尽量与客户多交流；
6. 我们所做的事情都是在帮助客户达到目的——站在客户的角度考虑问题。

三、项目推进表：了解各版块工作进度
四、确认事项单
五、会议通知：让开会双方都预知会议议题，并为具体议题做充分准备
会议主题：会议时间：
会议地点：参会人员：
会议流程：
第三部分、内部管理
一、报价管理：
成本核算：首先根据根据客户确认方案请供应商正式报价，搭建督导根据供应商报价及我方预算完成整体费用预算；
报价：撰写费用明细预算，经审批后向客户提交；
报价形式：《报价模板》
二、合同管理：
1.与客户方合同：与客户方确认由哪方负责合同撰写，如由采购部撰写，合同样本参照
附
件《客户合同模板》。

2.与供应商合同：原则上由采购部撰写，合同样本参照附件《供应商合同模板》。

3.合同撰写原则：明确双方权力、责任与义务，在公平保障双方利益基础上明确协议金
额、付款方式及违约责任。

4.合同初稿：所有对外合同初稿完成后，需会同客户经理、合同撰写人、部门经理完成
合同初稿审议，避免合同出现低级错误及漏洞。

5.合同审批：所有对外合同均需经过律师审核无误后，方可对外正式发送。

6.合同备案：凡正式签署的合同，在履行全部手续后，第一时间将合同正本交由总办统
一管理，业务部门保管合同复印件备档。

三、供应商选择：
1.供应商应是具有专业资质、经验及实力的公司，属于公司行为。

而个人行为存在诸多
不确定因素与风险，因此，非特殊情况下，供应商应选择公司，尽量避免选择个人；
2.与公司长期合作，且符合标准及要求的供应商应作为首选；
3.客户经理经理可推荐供应商；
4.搭建督导因项目需要选择供应商，经部门经理确认；
5.因项目需要，需临时开发特殊供应商，应由项目组成员配合搭建督导共同完成。

第四部分、外协管理
一、实施场地管理：
酒店类：可接纳来宾入住，可提供宴会厅（可搭建大型舞台）、会议厅、贵宾室等俱乐部类：可提供宴会厅（可搭建大型舞台）及特色娱乐服务
剧场类：有大型基础舞台，场地容量大
展览馆类：标准展览馆、会议中心等
其它类：有足够的面积、适当的限高、足额的电量，可搭建大型舞台并设置A V灯光
系统
二、场地排查：
1. 场地名称地址负责人姓名/职务/联系方式（电话、手机、传真、E-mail）
2. 场地拍照：外景、入口处、停车场、大堂、通道、水牌、签到处预想位置、主会场（舞台、座席区、桌椅、讲台）、宴会厅（舞台、座席区、桌椅、讲台）、VIP室、
化妆间、VIP通道、会议室
3. 各厅日租金充许施工时间订金方式
4. 场地位置图周边图
5. 整体平面图分层整体平面图主会场/宴会厅/会议室/VIP室平面尺寸图及限高主
会场/宴会厅电量限制
三、场地勘测：
1. 路线：一般来宾入场路线贵宾通道路线停车场至主会场路线会场至宴会厅路线化妆
室至舞台路线
2. 水牌：各条路线设置水牌的位置水牌尺寸（黑白＆彩色）
3. 条幅、易拉宝、POP等广告物位置及可实施尺寸及形式
4. 停车场预留车位数量及位置
5. 主会场、分会场、宴会会场：舞台位置、适用规格及高度、场灯控制系统、现场遮光
系统、回音强弱、A V操控台位置预想、A V灯光系统架设预想、电源输出位置
6.专访室：形象背板位置预想、装饰预想、电源形式及位置
7.演员化妆室：桌椅衣架化妆镜换装区电源形式及电量
8.VIP室：装饰预想、电源形式及电量
9.施工入场路线（对制作物、展品搬入所要经过的各门、通道、电梯等进行搬入可行性
评估，如需破拆，应及时与场地方沟通。

）
三、搭建商管理：
1. 场地勘察全程参加，并对每一项实施地点进行测量与拍照；
2. 实施效果图及制作施工图第一时间发送搭建商，由其进行实施评估，并沟通实施重点
及难点；
3. 搭建商需对重点制作物说明实施办法、材质、工艺，并对全部制作物提供材料小样，
同时说明工艺；
4. 搭建商需在效果图终稿后提交制作进度表，明确制作周期、预搭时间、施工耗时、运
输周期、仓储、防雨（水）、安全保障及报价等信息；
5. 客户经理需现场观看预搭，并明确修改意见；
6. 明确易损物的备份数量；
7. 提示提供足够的施工辅料（例：地膜、展毯、胶带、防雨布、照明灯……）；
8. 建立随时向公司提供新材料使用方案的机制。

四、A V灯光供应商管理
1. 场地勘察全程参加，并现场说明实施难点
2. 实施效果图第一时间发送AV灯光供应商，由其进行实施评估并说明实施重点及难点。

3. 根据效果图提出器材实施方案、接电图、线路图及电量总额、特殊要求、报价等
4. 重要线路采用双线保障（主线负责传送信号，备线防止主线出现故障）
5. 根据需要制定线路防水方案
6. 应对场地方提供的电源进行安全评估（避免跳闸、电压不稳等情况）
7. 应对无线信号进行风险评估
8. 应对舞台特殊效果进行风险评
9. 应对器材噪声进行噪音评估
10. 建立随时向公司提供最新技术建议、创新性建议的机制
五、摄影摄像供应商：
事项告知
1. 活动时间、地点、周期
2. 活动性质、规模、参会人员构成及人数
3. 活动流程及重点环节
4. 建议使用的器材
5. 特珠要求（是否有大合影、是否需要拍摄重点人物）
6. 发送活动流程及台本
7. 列明必拍事项（大环境、来宾入场、开场/致辞/揭幕/表演/互动、用餐、工作照、彩排
工作照、客户工作照、演职人员工作照、现场各装饰效果、现场灯光效果、现场视频效果……）
六、人员派遣公司/服务人员管理
供应商招募、服务人员招募管理：
1. 告知项目概况（展览演出、会议演出、晚会演出、公益演出、户外演出……）；
2. 明确告知项目执行周期（面试预计时间确认预计时间彩排周期活动现场周期）；
3. 明确告知预算（价格原则、加班费原则、差旅/住宿原则、报销原则）；
4. 明确告知付款方式（支票＆现金、预付＆结束后N日内、服务业发票＆无票）；
5. 明确告知演员要求（性别、身高、年龄、专业、经验、语言要求）。

演出供应商提案管理：
1.按公司模版提供服务人员提案PPT
2. 确保提案人员符合预算范围、身体健康，无条件参加面试、彩排、约定时间内的工作、
因需要而进行的加班。

3. 服务人员者因个人原因或其它活动，而有可能影响到临时性加班的，需于提案时一并说
明。

十、服装供应商管理
要求告知：
1.告知项目概况（项目时间、着装人员/职责）
2.告知时间要求（料样提供时间、效果图提供时间、样衣提供时间、试衣提供时间、成品
提供时间）
3.流程告知（1.效果图提供，2.面料小样提供，3.样衣提供，
4.签约/预付款，
5.成品提
供，6.尾款支付。

注：酌情增加或删减）
4.
5.
第五部分、执行人员培训
一、总体培训：适用于全体执行人员，执行管理人员
客户公司整体形象介绍…………………使全体参与人员了解并喜爱客户公司
客户主推产品介绍………………………使全体参与人员对发布的产品有初步的了解本项目的意义及重要性说明……………了解本次活动的重要性从而提高责任心
客户方主要负责发言……………………了解谁是项目主要负责人
运营负责人发言…………………………了解谁是项目的运营负责人
演出负责人发言…………………………了解谁是项目的演出负责人
项目时间安排……………………………通告各环节起始时间
项目的组成部分及各部重点工作………通告各部门分工
各部门负责人互相认识…………………使全体参与人员了解各部门的负责人
各部门成员互相认识……………………使每名参与人员了解自己的同事
会议基础礼仪及规定培训………………使每名参与人员不犯低纸错误
全员拓展训练……………………………提升团队协作能力、提高工作主动性和积极性
二、分科培训：适用于全体执行人员，由各部门负责人担当
基础内容
1.时间告知：集合时间、到岗时间、轮休时间、重点环节时间、结束时间（临场决定原
则）
2.服从告知：工作的分派、临时性加班、超出预期工作量等均要做到无条件执行工作告
知：职责内的工作内容、工作方式、工作重点告知
3.规则告知：违规事项说明、违规惩罚说明
4.运营预演：以讨论的方式告知当发生某些情况时该如何对应
分科内容
1.礼仪小姐：会议礼仪知识培训、工作现场模拟
2.翻译人员：学习所要推介的产品资料、学习专业名词，工作技巧探讨
3.杂务人员：各项工作内容讲解、工作技巧传授
4.解说人员：学习所要推介的产品资料、学习专业名词，工作技巧探讨
5.服务人员：熟悉工作内容及程序、工作现场模拟
第六部分、施工准备
一、报批：
1. 委托活动实施场地方向有关政府部门进行外部报批，包括：消防、集会等，如遇参会
人员过多，应协调公安部门配备警力、交管部门指挥周边交通；如遇高官、外国使节参会，应协调公安部门配备警力及特殊防护等措施；如遇大型夜间室外活动，应就噪声等问题进行相关审批。

2. 向场地方提供施工效果图、接电图、活动流程等进行内部报批，活动中如使用烟机、
冷烟火等应提前告知场地方，并协调场地方关闭实施场地的烟雾感应器。

二、关注天气预报：
1. 通过天气预报了解施工当日及现场日的天气情况，为防止因降雨、大风等不利因素造
成的困难作出准备。

三、施工联席会：
1. 参会人员：客户经理及项目组成员、现场装饰施工方负责人、A V灯光供应商负责人、
施工监理。

2.会议内容：沟通制作物、器材搬入、施工的先后顺序、耗时、三方配合等一系列有关
现
场施工的问题。

四、制作物运输：
1. 如遇降雨应采用箱式货车运输
2. 了解运输当地交通管理部门的限行制度，规划合理的运输路线及时间
3. 与场地方提前预约停车位，停车位应尽可能靠近搬入通道。

五、制作物搬入：
1. 勘查大型制作物搬入所要经过的各门、通道、电梯等，确保可以顺利通过，不会因体
积、重量等因素造成阻碍。

2. 如制作物、展品等无法顺利搬入场地，而需要破拆时，应于搬入前完成破拆工作。

（此
项应在初期场地排查时进行破拆评估，并得到场地方许可）
六、电力、电工：
场地方应于物品搬入前将指定电量、电源预留，并确保搬入、施工同时有场地方的电
工全程配合。

七、施工证件
收集全部施工人员的身份证复印件、照片等资料，换取施工证件，同时取得制作、器材搬入/搬出实施场地的通行用文件。

第七部分、文档撰写
一、运营文档-执行期撰写
1. 运营实施手册——现场
2. 运营实施手册——接机、住宿
3. 台本
4. 面试流程表
5. 面试人员联络表
6. 面试结果报告书
7. 礼仪培训手册
8. 装饰效果确认书（内有现场装饰相关的全部效果图、局部使用图片、特殊制作物效果图
等，待客户方签字确认后方可进行制作。

）
二、运营文档-活动现场应用
1. 运营实施手册（各区域或事项主管人员人手一份，如项目需要，现场全体运营人员/演出
人员/管理人员/客户方等均人手一份）
2. 台本（现场演职人员人手一份）
3. 装饰效果确认书（公司负责搭建的人员现场携带装饰效果确认书，用于监督外协单位施
工及验收）
4. 外协机构评价表（在活动结束后，由项目经理填写，并汇总至业务部统筹管理部经理处
备案）
5. 追加事项确认单（现场每一项追加事项，原则上均需客户签字确认）
6. 全员联络表（表内注明与项目相关的所有联络人姓名、所属、职务、手机等信息，持表
人需妥善保管此表，请勿丢失或被客户方、外协人员等观看）
7. 对讲机发放、回收表。

第八部分、审查
一、彩排审查制度
审查内容：
1.演员人选：是否为面试时确认的演员；
2.节目质量：是否达到我方预期质量；
3.演出服装：是否按照我方要求提供
4.质量复查：是否按照我方提出的修改意见完成彩排；
5.彩排验收：全体演职人员进行带妆/装联合彩排，我方进行彩排验收。

参与审查人员：
1.导演（或导演助理）
2.公司客户经理（或演出环节主创人员）
3.专家（根据节目类型邀请相应专家出席）
4.客户方代表（根据实际情况仅邀请客户参加彩排验收，或不邀请客户方参加）
二、执行审查制度
审查内容：
1.物料：物料安排是否合理、数量是否充足、完成时间是否有保障、质量有无保障
2.运营：现场运营流程的合理性、运营主管分工合理性、运营人员安排合理性
3.A V灯光：器材安排是否合理、数量是否可达到预期效果、新技术应用是否存在风险
4. 搭建：用材是否合理、实施方案是否合理、新技术新材料应用是否存在风险、预搭
4.A V灯光与现场环境及搭建物配合合理性，是否存在冲突
5.舞台特效：冷烟火、彩带炮等舞台特效应用的安全性、可执行性、风险性等特殊环
节：揭幕、启动、亮相等特殊环节是否存在风险及可执行性
参与审查人员：
策划部、业务部人员原则上均有权参与审查
第九部分、进场前准备
一、物品准备
1.根据运营实施手册逐一清点备品数量、质量，电子类产品电量情况、运转情况。

2.需购买的物品，需首先查看公司库房是否有存货，并检查存货质量，如无库存，须向
部门流程控管提交书面购买申请，由部门经理、李宝林总经理签字后方可购买。

3.清点未列入运营实施手册物品
4.全部物品装入备品箱，并于箱体明显处粘贴“箱内物品清单”
5.根据备品箱数量安排台车数量及运输用车
6.清点个人物品（手机/充电器、笔记本电脑及配件、全员联络表、香烟/打火机、保暖
衣物、女士请检查个人卫生用品）
二、入场前联络（电话通知）
即使已通知各方时间、地点、注意事项等进场要素，但入场前仍需全面的电话通知、确认。

次次次。

1.场地方：原计划是否有变、场地通道是否畅通、各接口/负责人员是否就位……
2.搭建商、A V灯光供应商：原计划是否有变、是否装车完毕、能否按时到达、进场路线
是否清楚无误、追加物品是否装车……
3.演出供应商、人员派遣供应商：原计划是否有变，下属人员是否已全部通知集合时间
地点，演出服装是否整洁……
4. 客户方：原计划是否有变、汇报我方筹备情况，请客户方放心、提示客户自备保暖衣
物、注意施工现场较脏等小细节。

5. 其它供应商、合作伙伴：根据项目情况，重点提示进场时间、地点、路线、注意事项
等要素。

三、分工会（阳光内部）
1.每名工作人员会前均需自我计划进场工作流程、工作内容、待办事项、截止时间、自
检内容等，发现需沟通或确认的事项请于会中提出。

2.全体参与此项目人员全员沟通会：再次明确现场分工及配合，互相提醒注意事项、操
作规范等。

第十部分、施工、彩排
一、施工、彩排备品
1.经客户签字确认的《装饰效果确认书》副本及施工图
2.A V灯光供应商报价单（根据报价单中所列器材清单进行验收）
3.追加事项确认单
4.运营实施手册（阳光现场人员、搭建商负责人、A V灯光供应商负责人等现场主要负责
人人手一份）
5.台本（演职人员全体、演出供应商现场负责人、灯光/音响/视频操作人员等与演出相关
之人员人手一份）
6.对讲机（公司现场人员、搭建商负责人、A V灯光供应商负责人、场地方负责人等现场
主要接口人员人手一台）
7.备品箱、手套、口罩、数码相机、笔记本电脑、激光笔、备用金、饮用水、记录纸
笔、医药箱、施工证/入场证、卷尺……
二、施工与彩排的配合
施工与彩排原则上均应预留出足够的运作时间，并且做到先施工、后彩排。

在施工与彩排时间相对紧张的情况下，则需要现场控管、场地方、施工方、彩排方四方紧密配合，依靠经验与技巧在约定时间内完成施工与彩排的各项工作。

1.施工&场地方配合：
场地方应为施工进场预留顺畅的通道，并配备场地方的接口责任人、电工等全力配合装饰及A V灯光施工方的工作。

2.彩排&场地方配合：
A．彩排音量控制在场地方允许范围内，尽量不干扰场地方其它活动的正常进行;
B．场地方应提前告知彩排方场灯开关位置及操作方法。

C．彩排方应提前告知场地方关闭烟雾感应器等细节问题。

3. 施工&彩排配合：
A. 可以同步展开安装、施工的便同步展开，必须按照先后顺序进行安装、施工的则
需在保证质量的前提下以最快的速度完成自身工作并及时通知下一工作环节责任
人。

B. 施工可分块进行时，尽量先对演出用场地进行施工，完毕后交付彩排方，施工方
利用彩排时间对与演出无关的场地进行施工。

C. 施工主体完成情况下，A V灯光系统进行技术彩排，并根据现场装饰情况调整灯光
位置。

施工进入最后调整及清洁阶段时，全体彩排随之展开。

4. 现场控管&场地&施工&彩排配合：
上述需配合完成的工作均应在现场督导的积极协调下完成。

第十一部分、施工进行
一、装饰物、广告物施工
施工相关的进场、施工顺序、阶段审查时间点及内容、验收等原则上依照运营实施手册中所规划的进行。

1.优先原则：需与A V灯光配合完成的施工内容应优先完成（例如舞台）
2.安全原则：制作物搬入、搬出、施工过程中，应确保场地方的硬件设施不因施工造成破
损。

施工过程中，应充份考虑到周边器材、人员、用电的安全问题，施工中所造成的任何涉及到器材及人员的损伤，公司都是无法脱离干系的。

3.用电原则：因施工所要使用场地方电源时，应由场地方电工将电源引出供搭建商使用，
我方应问清电量、电压等基础信息，以防因施工方用电超标造成跳闸。

4.施工辅料：搭建商应自备一定量的施工辅料以确保不影响搭建的最终效果或破坏场地方
的硬件设施（例舞台地台搭建完毕后应第一时间辅设地膜，以防地台因工作人员践踏造成污染或破损；比较重的制作物在搭建前应于地面辅设地毯，以防对场地方地面/地毯/地砖造成划伤）。

二、A V灯光器材安装、施工
施工相关的进场、施工顺序、阶段审查时间点及内容、验收等原则上依照运营实施手册中规划的进行。

1.优先原则：需与搭建商配合完成的施工内容应优先进行（例如在制作物内的走线）
2.安全原则：器材搬入、搬出、安装过程中，应确保场地方的硬件设施不因施工造成破损。

施工过程中，应充份考虑到周边器材、人员、用电的安全问题，施工中所造成的任何涉及到器材及人员的损伤，公司都是无法脱离干系的。

3.用电原则：因施工所要使用场地方电源时，应由场地方电工将电源引出供供应商使用，
我方应问清电量、电压等基础信息，以防因供应商因用电超标造成跳闸。

4.施工辅料：搭建商应自备一定量的施工辅料以确保不影响搭建的最终效果或破坏场
地方的硬件设施（备线、防水套、防滑链等）。