企业社会责任管理手册

企业社会责任管理
手册
XXXX公司社会责任管理手册
目录
序号项目名称
01 文件修订记录
02 发布令
03 管理者代表任命书
04 员工代表确认书
05 公司简介
06 手册的控制
1 目的与范围
2 规范要点及其解释
2.1 管理责任
2.2 法律法规及其它要求
2.3 目标、指标及管理方案
3 术语和定义
4 社会责任要求
4.1 童工
4.2 强迫劳动
4.3 健康与安全
4.4 结社自由和集体谈判权
4.5 歧视
4.6 惩戒性措施
4.7 工作时间
4.8 工资报酬
4.9 管理体系
4.9.1 政策
4.9.2 评审
4.9.2.1 内审
4.9.2.2 管理评审
4.9.3/4 公司代表
4.9.5 计划与实施
4.9.6/7/8/9 对供应商的控制
4.9.10/11 处理疑虑和采取纠正行动4.9.12 对外沟通
4.9.13 核实渠道
4.9.14 文件与记录控制
02发布令
一、社会责任方针
消灭歧视行为遵守国家法规杜绝强制劳动
公平工资待遇不得使用童工尊重自由结社
二、方针内涵
1.消灭歧视行为
本公司及公司的合作伙伴在雇佣工人时不能有歧视行为,在决定雇佣、薪资、福利、惩罚、解雇方面应完全以个人的工作能力为依据。

2.遵守国家法规
本公司及公司的合作伙伴在工作时间及加班方面应遵守国家的规定。

3.杜绝强制劳动
本公司及公司的合作伙伴不得雇佣任何强迫性或非志愿劳工,而无论其是监狱劳工、奴工、契约劳工或其它劳工。

4.公平工资待遇
本公司及公司的合作伙伴在工资待遇方面要求与本公司持同一观点,本着根据国情满足职工及家属生活需要的精神。

本公司及公司的合作伙伴不选择那些以低于同行业或低于当地法律规定的最低工资要求付给工人工资的机构合作。

5.不得使用童工
本公司及公司的合作伙伴不得使用童工,而且不选择使用童工的机构作为合作伙伴。

6.尊重自由结社
本公司及公司的合作伙伴应该允许职工有自由结社和参加工会的权利;承认并尊重雇员组织起来,进行集体谈判的权利。

三、<社会责任手册>发布令
为贯彻本公司的社会责任方针,完善社会责任管理体系,本公司根据SA 8000: 要求,并结合公司实际情况制定<社会责任手册>。

<社会责任手册>是本公司一切社会责任管理活动必须遵循的纲领性文件,现批准发布,于发布之日起实施。

总经理:XXX
03管理者代表任命书
为保证全面贯彻SA 8000: 版标准,严格按照本<社会责任管理手册>完善本公司社会责任管理体系的管理,现任命XXX先生为本公司的社会责任管理体系管理者代表。

其职责为:
1)确保本公司按照SA 8000 标准的要求,建立、实施和保持社会责任管理体系。

2)向总经理和安全管理委员会报告社会责任管理体系的运行情况,以供
评审和作为社会责任管理体系改进的基础。

3)负责社会责任管理体系有关事宜与外部各方的联络工作。

4)确保在整个组织内提高社会责任保护的意识。

总经理:XXX 6月6日
04员工代表确认书
为了确保员工的合法权益,保证员工与管理层的有效沟通,经过全体员工按<员工代表选举规定>的要求,选出以下人员组成员工代表委员会:主任:XX
副主任:XXX,XXX
委员:XXX,XXX,XX,XXX
员工代表委员会 6月6日
05公司简介
公司发展历史和背景(略)
公司组织结构图(略)
公司主要生产流程(略)
主要产品及消费者群体、目标市场和主要客户(略)
本公司作为一家全球领先的XX制造商,也收到来自公司客户和消费者的要求,主要客户先后来厂实地检查,提出了一些宝贵的意见和建议。

为了确保公司持续符合国际劳工标准和本地劳动法规,确保公司的全球竞争力,公司决定执行最先进的SA 8000 社会责任国际标准。

06手册的控制
社会责任管理手册描述本公司采用并实施的社会责任管理体系。

它描述了组织的社会责任方针和社会责任管理体系的原则:同时,手册规定了实施和保持社会责任管理体系的各有关人员的职责和权限。

建立、实施和保持一套文件化的管理体系,有利于持续实现良好的社会责任表现。

一套完整的管理体系文件包括三个层次:即管理手册、程序文件及作业文件和记录。

制定管理手册的目的在于明确公司的社会责任政策、基本原则和基本程序,为公司制定程序文件、作业文件及具体实施提供指导,确保公司政策的稳定性。

本手册为受控文件,遵守<文件控制程序>整个运作过程;本手册作为公司社会责任管理体系的纲领,策划并定义了所有的社会责任管理活动,需发放至各部门。

本手册展示社会责任管理要求如何被达成,对外可增强顾客信心,对内可提高经营管理的效能。

概述可作为如下用途:
◆作为公司内部社会责任管理动作以及所有社会责任管理活动的依据
◆作为第二方、第三方社会责任管理审核使用
◆作为宣传广告使用,向顾客展示社会责任管理的原理及证据,增强信心
公司社会责任管理者代表负责建立、实施并维持本手册,不断完善公司管理体系,以适应公司及利益相关者的期望和要求,从而持续改进公司的社会责任表现。

本手册经公司总经理批准后公布执行。

管理手册的编写、保存及修订应根据<文件控制程序>进行,管理者代表负责及时发放本手册的最新版本,同时回收废弃旧版本,并保持适当的收发记录。

手册的解释权归公司社会责任管理者代表。

1 目的与范围
本手册根据SA 8000 社会责任国际标准和中国劳动法规,结合全球XX 行业的发展趋势及公司战略特点编制而成。

手册规定了公司在社会责任方面的政策、原则、目标、程序和实践,作为公司履行社会责任、维持良好的劳资关系、改进工作条件和持续改进员工工资福利待遇的基础,公司将定期安排内部审核和管理评审。

必要时,及时采取有效补救和纠正行动,以确保公司经营活动始终符合国际劳工标准和国家劳动法规。

本手册适用于公司所有涉及社会责任方面的活动,包括襟止童工和保护未成年工、襟止强迫劳动、安全卫生、结社自由和集体谈判权、禁止歧视、禁止不当惩罚性措施、工作和休息时间、工资报酬和福利以及供应商和分包商管理等。

2 规范要点及其解释
公司应遵循国家法律、其它适用法律、公司签署的要求以及本标准。

国家法律、其它适用法律、公司签署的要求以及本标准涉及同一议题时,公司应采用其中最严格的条款。

公司也应尊重下列国际公约的原则:
国际劳工组织第29和第105号公约(强迫劳动及抵债劳动);
国际劳工组织第87号公约(结社自由);
国际劳工组织第98号公约(集体谈判权);
国际劳工组织第100号和第111号公约(男女同工同酬,歧视);
国际劳工组织第135号公约(工人代表公约);
国际劳工组织第138号公约和第146号建议书(最低年龄及建议书);
国际劳工组织第155号公约和164号建议书(职业安全健康及建议书);
国际劳工组织第159号公约(职业康复与就业/残疾人士);
国际劳工组织第177号公约(家庭工作);
国际劳工组织第182号公约(最恶劣形式的童工);世界人权宣言;
联合国儿童权利公约;
联合国消除所有形式妇女歧视公约。

2.1 管理责任
2.1.1 总经理
总经理是公司的最高管理者。

其主要职责如下:
(1)签署并发布社会责任责任方针,批准<社会责任管理手册>;
(2)任命社会责任管理者代表;
(3)为实施和保持社会责任管理体系提供充分的资源;
(4)主持管理评审。

2.1.2 社会责任管理者代表
(1)按照SA 8000标准的要求建立、实施并持续改进社会责任;
(2)主持社会责任管理委员会的日常工作,准备提案和建议;
(3)在全公司范围内负责社会责任事务,具有跨部门指挥和协调权力;
(4)向总经理及社会责任管理委员会报告社会责任管理体系运行情况及社会责任表现实绩,以便评审,检查社会责任方针、目标的实施情况,并作为持续改进的基础;
(5)负责就社会责任事宜和外部相关方的交流及联络;
(6)准备及更新社会责任手册,供总经理评审和批准;
(7)负责组织社会责任评估、评价、目标及管理方案的制定;批准社会责任管理体系的三四阶文件;
(8)召集、安排管理评审会议。

2.1.3 办公室
(1)在本部门落实和传达社会责任管理体系要求;
(2)负责相关法律法规收集渠道的建立、法律法规的收集及更新;
(3)负责相关的文件资料的管理和记录的控制;
(4)负责人员、生活设施、后勤及培训的管理;
(5)负责社会责任相关的信息交流;
(6)在公司落实和传达社会责任管理体系要求;
(7)负责整个过程中社会责任因素的管理监控及不符合、纠正预防措施的管理。

2.1.4 人力资源部
(2)负责制定并执行公司人力资源管理程序和制度,包括员工招聘、工资标准、工资发放、员工福利、员工培训及奖惩措施等;
(3)负责建立和维持社会责任管理体系,推动、协调和监督社会责任活动的实施;
(4)负责制定和推广公司安全卫生程序和制定程序文件,作业文件及具体实施提供指导,确保公司政策的稳定性;
(5)管理手册的编写、保存及修订应根据<文件控制程序>进行,负责及时发放本手册的最新版本,同时回收废弃版本,并保持适当收发记录。

2.1.5 财务部
(1)在本部门落实和传达社会责任管理体系要求;
(2)根据公司社会责任政策和原则,负责制定公司工资福利计划,确保工资福利符合当地法规要求。

2.1.6 生产技术部
(1)在本部门落实和传达社会责任管理体系要求;
(2)负责整个过程中社会责任因素的管理及应急准备和响应的控制;
(3)全面负责公司生产计划、生产控制、机器维修保养和出货等事务;
(4)根据公司社会责任政策和法律法规,负责合理安排生产计划, 严格控制加班时间;
(5)定期检查保养机器设备,确保健康安全状况;维护生产秩序, 保持良好的工作环境。

2.1.7 供应部
(2)负责公司所有物料、设备及备件的采购事务;
(3)根据公司社会责任政策和相关程序要求,负责将社会责任要求纳入供应商和分包商管理过程,定期监督检查供应商和分包商的社会责任表现,协助供应商和分包商改进社会责任表现。

2.1.8 各部门负责人
(1)在本部门落实和传达社会责任管理体系要求;
(2)保证相关的目标在其管辖范围内得以实现;
(3)确保符合社会责任法律、法规和其它要求;
(4)培训本部门员工,提高社会责任意识及防护方法。

2.1.9 员工代表
(1)员工代表不得由管理层代表担任;
(2)员工代表应由员工自由选出,代表员工群体利益,定期会见公司各类员工,了解员工工作和生活条件,了解员工对公司政策和措施的意见和建议;
(3)将员的的意见和建议提交给公司管理层,并同公司管理层探讨解决问题的方法和对策,协助公司解释和推广公司的改进措施。

2.2 法律法规及其它要求
2.2.2 总则
建立并保持适当的制度,及时收集更新适用于公司的法律法规及其它要求。

2.2.3 职责
人力资源部负责收集和更新适用于公司的法律法规及其它要求,管理者
代表评估法律法规及其它要求对公司管理体系的影响。

2.2.4 程序
(1)本公司将建立并保持识别、获取及评价法律和其它要求的程序,以识别适用于公司的活动、产品或服务的所有社会责任法律、法规和公司自愿遵守的其它要求,并建立获得这些法律和其它要求渠道。

(2)公司编制法律法规和其它要求一览表,作为法规符合性检查的依据;公司向全体员工传达法律和其它要求,并在各项活动中确保符合要求。

2.2.5 相关文件
<法律法规和其它要求收集和更新程序>
2.3 目标、指标及管理方案
2.3.1 总则
制定公司社会责任目标和指标,制定目标和指标的控制措施,制定适当的管理方案,确保目标和指标的实现。

2.3.2 范围
公司所有部门涉及社会责任的活动。

2.3.3 职责
管理者代表负责制定目标、指标、管理方案及其检查要求,报最高管理者批准。

公司各部门根据目标、指标及管理方案的要求,制定各个部门的行动计划和措施,确保目标和指标和实现。

2.3.4 程序
(1)公司应制定并保持文件化的社会责任目标
这些目标可能是针对公司整体的社会责任行为和表现,也可能只针对某一部门或运行活动。

在建立和评审社会责任目标时,公司应考虑法律、法规及其它要求,自身的社会责任风险,可选技术方案、财务、经营和运营要求以及相关方的观点,目标应符合社会责任方针,坚持安全第一,预防为主,并体现对持续改进的承诺。

公司的社会责任目标都应和社会责任方针保持一致,并和国家相关法律法规保持一致。

制定目标时应考虑如下因素:
◆公司的社会责任方针;
◆法律和其它要求;
◆重要社会责任因素及其影响;
◆可供选择的技术方案;
◆财务、运行和经营要求;
◆相关方的观点;
◆企业形象或营销战略的需要。

目标的达成情况经过管理方案的实施来保证。

公司的社会责任目标因涉及投资事项,按财务批准权限由(每年至少一次)评审目标,以确保社会责任管理体系和社会责任行为的持续改进。

(2)为了实现社会责任目标,公司应建立并保持社会责任管理方案
同时社会责任管理方案也是贯彻方针的一种方式。

社会责任管理方案应规定:
◆实现目标的职能和层次的职责和权限;
◆实现目标的所需的资源;
◆为实现目标所需采取的方法和措施;
◆实现目标的时间表。

管理者代表负责监测和跟踪方案中每一个步骤或措施的实施情况并向总经理报告。

当公司引人新的发展计划、新的项目、新的或修改的工艺、活动以及新的产品或服务,从而可能需要对方案进行修改时,社会责任管理方案应经过评审和修订。

3 术语和定义
3.1 公司
任何负责实施本标准各项规定的组织或企业的整体,包括所有员工(即总经理、主管、监察以及非管理类人员,不论是直接聘用、合同制聘用或以其它方式代表公司的人员)。

3.2 供应商/分包商
给公司提供货物和/或服务的实体,它所提供的货物和/或服务构成公司生产的货物和/或服务的一部分,或者被用来生产公司货物和/或服务。

3.3 分供商
在供应链中直接或间接向供应商提供货物和/或服务的经营实体,它所提供的货物和/或服务构成供应商和/或公司生产的货物和/或服务的一部份,或者被用来生产供应商和/或公司的货物和/或服务。

3.4 补救行动
因违反SA 8000 标准所涉及的工人权利规定而对工人或前任雇员采取的补救行动。

3.5 纠正行动
为确保不符合立即和持续纠正而实施的系统性改变或解决办法。

3.6 利益相关方
关心公司社会行为或受此影响的个人或团体。

公司主要利益相关者可分为4类,即:
(1)雇员及其代表;
(2)所有者、股东投资者及其代表;
(3)客户或消费者;
(4)供应商和分包商及其它商业伙伴。

3.7 儿童
任何15岁以下的人。

如果当地法律规定最低工作年龄为14岁,并符合国际劳工组织工作年龄或义务教育年龄高于15岁,则以较高年龄为准。

第138号公约有关发展中国家的例外规定,则以较低年龄为准。

3.8 童工
由低于上述儿童定义规定年龄的儿童所从事的任何劳动,除非符合国际劳工组织建议条款第146号规定。

3.9 青少年工人
任何超过上述定义的儿童年龄但不满18岁的工人。

3.10 救济儿童
为保障曾从事童工现被遣散儿童之安全、健康、教育和发展而采取的所有必要的支援及行动。

3.11 未成年工
任何起过上述定义的儿童年龄但不满18岁的工人。

根据中国劳动法,未成年工是任何年满16周岁但不满18周岁的工人。

3.12 强迫劳动
任何人在任何受惩罚威胁下被榨取的非志愿性工作或服务,或者为偿还债务而要求的工作或服务。

3.13 家庭工人
在直接或间接的合约条件下,不在公司场所为某公司工作,根据雇主的要求经过提供产品或服务获得报酬的人,不论由谁提供设备、材料或其它供应。

3.14 事故
造成死亡、疾病、损坏或其它损失的情况。

3.15 审核
见ISO 9000: 中3.9.1款的定义。

3.16 持续改进
改进社会责任总体绩效,根据社会责任方针,组织强化社会责任管理体系的过程。

3.17 目标
组织在社会责任绩效的方面所要达到的目的。

3.18 绩效
基于社会责任方针和目标,与组织的社会责任风险控制有关的、社会责任管理体系的可测量结果。

注1:绩效测量包括社会责任管理活动和结果的测量。

注2:”绩效”也可称为”业绩”。

3.19 管理手册
公司根据SA 8000国际标准和公司社会责任政策和目标,全面地描述公司社会责任管理体系的一系列文件,集中表述公司的社会责任保证能力,主要供公司管理层、客户及第三方认证机构参考之用。

3.20 社会责任政策
社会责任政策是公司在社会责任方面的最高纲领和行动指南,是公司内部最高层次的法律之一,也是公司的社会责任承诺和公开声明,它反映了公司最高管理层对社会责任的态度。

3.21 程序文件
根据SA8000标准要求和公司实际需要,为达到公司政策和目标所需要的程序和对策,描述实施管理体系要素涉及的各个职能部门活动的文件,明确规定各项工作的具体要求、工作方法、操作程序及负责人员等,供职能部门使用。

3.22 作业文件
根据管理手册和程序文件的要求,描述完成某项工作任务的具体法,是一份详细的操作性文件,主要供个人或小组使用。

3.23 记录
用于描述公司某工作实践的条件、过程和结果的数据和参数,包括有关工作记录、图表、事件和事故记录、调查和反馈记录等,具有可追溯性。

3.24 策划
为实现公司社会责任政策和目标,确保符合国家法规和国际标准,公司要制定阶段性计划和专项工作计划,如年度计划、培训计划和审核计划等。

3.25 资源
公司为实现社会责任政策,达到社会责任目标所需要人力、物力及财务支持。

4 社会责任要求
4.1 童工
4.1.1 总则
制定并实施相关政策和程序,禁止使用童工,保护未成年工。

4.1.2 范围
公司所有部门所有员工,包括临时工。

4.1.3 职责
人力资源部负责制定并实施有关的程序和措施,其它部门配合执行。

4.1.4 程序
(1)公司不应使用或支持使用符合上述定义的童工。

(2)如果发现有儿童从事符合上述童工定义的工作,公司应建立、记录、保留旨在救济这些儿童的政策的措施,并将其向员工及利益相关方有效传达;公司还应给这些儿童提供足够支持,以使之接受学校教育直到超过上述定义下儿童年龄为止。

(3)公司应该建立、记录、维持国际劳工组织第146号建议条款所涉及的旨在推广针对儿童及符合当地义务教育法规年龄规定或正在就学中的青少年教育的政策和措施,并将其向员工及利益相关方有效传达;公司所采取的政策和措施还应包括一些具体的实施方案。

(4)明确公司招工程序和标准,必须统一由人力资源部负责招工,任何部门和个人不得私自招工。

(5)严格遵守劳动法规,特别是国务院颁布的<禁止使用童工规定>。

招工
时必须查验身份证明,核对相片及其它相关证明文件,必要时安排考试和测试。

员工没有有效身份证明一律不得录用,所有人员至少年满16周岁,差一天也不行。

(6)所有应聘人员必须如实填写统一的招工登记表,不得出现错漏,人力资源部负责招工的人员必须逐一核对填写内容,并签名确认。

(7)公司建立举报和检查制度,及时发现误招的童工。

任何人发现或怀疑未满16周岁的童工,应立即向人力资源部报告。

(8)公司制定有关童工救济的程序,一旦发现童工,应立即报告当地劳动局,并尽快安排健康检查;若该童工有疾病,应安排治疗直到痊愈,医疗费用由公司承担。

公司应配合劳动部门将童工送回其父母身边。

如果有必要;公司产该提供足够的经济资助,使这些童工接受学校教育直到年满16周岁为止。

(9)公司应采取有效措施保护未成年工,建立未成年工档案。

公司应根据劳动法规的要求,上岗前安排健康检查,办理未成年工登记。

以后每年定期安排健康检查,直到年满18岁。

(10)公司禁止安排未成年工从事有毒有害或其它可能危害身体的工作,同时应限制未成年工加班加点。

4.1.5 相关文件
<救济童工程序>
4.2 强迫性劳动
4.2.1总则
制定和实施合理的政策,保障员工身自由,禁止强迫劳动,禁止限制员工自由。

4.2.2 范围
所有部门所有员工,包括临时工。

4.2.3 职责
人力资源部门应制定和实施有关政策,所有部门经理应确保不得限制员工行动自由,不得强迫员工加班,采购部门应确保供应商和分包商不使用强迫劳动。

4.2.4 程序
(1)公司明确禁止使用监狱劳动、抵债劳动和其它形式的强迫劳动,公司也不得使用任何监狱工厂、劳动农场或者其它使用强迫劳动的机构作为供应商或分包商。

(2)公司应根据劳动法规与员工签署劳动合同,明确雇佣条件;公司招工时不得附带任何限制性的、不合理的条件。

(3)公司应明确员工的雇佣自由,不得经过任何人或机构,以任何形式收取押金或抵押物,也不得扣押员工身份证明文件。

(4)公司不得限制员工的行动自由,不得限制员工饮水或上厕所,不得限制员工下班时间离开工厂或宿舍。

(5)公司安排加班加点必须得到员工同意,不得强迫员工加班加点,不得以罚款或解雇相威胁要求员工加班加点工作。

(6)公司应确保员工离职自由,不得限制员工辞职,员工经过适当的程序可自由离开工厂。

4.3 健康与安全
4.3.1 总则
建立和实施有效的制度,预防工伤事故和职业病,持续改进员工的工作和生活条件。

4.3.2 范围
公司所有部门所有员工。

4.3.3 职责
人力资源部经理负责制定职业健康安全政策和制度,安全主任负责实施和跟进.。

4.3.4 程序
(1)公司应提供安全健康的工作条件,应确保厂房结构安全\机器设备安全,禁止使用”三合一”厂房或危险厂房。

(2)公司应有效地控制工作场所的职业危害,定期测试工作场所的空气质量,特别是有毒有害工作场所,如喷漆、刷胶和电镀车间。

(3)公司应为员工提供合适的个人防护用品,确保员工身体免遭短期或长期的职业伤害。

(4)公司定期安排必要的健康安全培训,确保员工明白工作中存在的职业危害和可能发生的意外事故,懂得如何安全使用机器设备。

(5)公司应定期举办急救和消防演习,包括灭火演习和疏散演习,员工应懂得基本”三会”技能,即会报警,会疏散,会使用灭火器。

(6)公司应实施合理的工伤和意外事故报告、调查和处理程序,从工程、管理和员工防护等方面采取纠正行动。

(7)如果公司提供宿舍,应确保宿舍安全卫生,不得命近嘴杂吵闹的发电机房或者街道,人均宿舍面积至少应达到2㎡。

(8)公司厕所应干净,厕所数量应符合当地法规的要求。

厕所应男女分开,并能保护员工隐私权。

(9)公司应提供干净卫生的饮用水,员工能够随时饮水面不受到任何限。