项目管理部合同管理制度[1]

项目管理部合同管理制度
1. 前言
为规范项目管理部的合同管理行为，保障公司的合法权益，特制定本合同管理
制度。

2. 适用范围
本合同管理制度适用于公司项目管理部门所有合同管理工作。

3. 合同签订
3.1 合同签订流程
1.项目经理依据公司业务需求和市场环境，向合同管理岗提出合同需求；
2.合同管理岗根据项目经理需求和公司采购管理政策，制定合同采购方
案；
3.合同管理岗根据采购方案，对供应商开展询价、比价等工作；
4.合同管理岗依据比价结果，确定供应商，并与供应商进行合同谈判；
5.合同管理岗根据谈判结果，制定合同草案并呈请法务部门审查；
6.合同管理岗根据法务部门审核结果，针对草案进行修改，最终形成正
式合同并签署。

3.2 合同签订内容
1.合同名称、编号、签订日期和有效期限；
2.买卖双方的名称、地址、法定代表人或责任人及联系方式；
3.交货商品或服务的种类、规格、数量、质量要求和单价；
4.交货时间、地点及方式；
5.支付方式、票据形式及支付期限；
6.违约责任和解决方式等。

3.3 合同备案
1.合同管理岗将签署好的合同按渠道和业务类型建立合同备案档案；
2.项目经理应及时将已签订的合同原件交由合同管理岗进行备案。

4. 合同执行
4.1 合同履行
双方按照合同约定进行商品或服务的收付及其他合作事项的完成。

4.2 合同变更
当合同履行中需要对其内容进行修改时，应按照以下程序进行：
1.提出变更申请；
2.进行变更评估，确定变更影响和变更方式；
3.撰写变更协议；
4.申请并获得法务部门审核意见；
5.重新签订合同原件并对其备案。

4.3 合同终止
1.双方协商一致；
2.一方经法定程序宣告破产或解散；
3.到期自然终止；
4.因不可抗力等原因，合同约定的目标无法实现，经双方协商一致终止。

4.4 合同归档
合同履行完毕后，合同管理岗应将其归档存储。

5. 合同管理
5.1 合同查询
1.项目经理在需要查询合同内容的时候，可以向合同管理岗查询；
2.普通员工在需要查询合同内容的时候，可以向其所在部门的项目经理
或合同管理岗查询。

5.2 合同变更与终止
合同管理岗应在合同签订后的整个合同周期内，不断跟踪合同执行情况，及时
处理合同变更和终止事宜。

6. 合同风险管理
合同风险是指因合同签订、履约等环节出现的各种潜在且不可预测的风险。

6.1 风险识别
合同管理岗应在合同签订前充分识别潜在的风险，制定应对措施。

6.2 风险预防
合同管理岗应制定应变计划，采取相应策略进行风险预防，以降低风险影响。

6.3 风险应对
在合同履行过程中，如出现风险问题，合同管理岗需及时对风险进行应对，严格执行合同约定，避免合同纠纷的发生。

7. 合同管理的责任
合同管理岗的主要职责包括：
1.制定本部门的合同管理制度和流程；
2.对项目经理提出的合同需求，受理并及时予以处理；
3.对供应商进行合同谈判，最终形成合同；
4.对已签订的合同进行备案和归档；
5.跟踪合同执行情况，及时处理合同变更和终止事宜；
6.识别、预防和应对合同风险；
7.制定合同文本样式和相关模板，提高合同管理规范化水平。

8. 符合条件的外部合同管理服务供应商
为提高公司项目管理部门的合同管理水平，公司将针对相关行业进行调查和评估，选定符合条件的合同管理服务供应商，委托其为公司提供合同管理服务。

9. 本合同管理制度的解释权
本合同管理制度的解释权归公司合同管理委员会所有。

如有疑问或需要进一步解释，请咨询公司合同管理委员会。