邮件存档管理制度

邮件存档管理制度
一、目的
为了规范邮件存档管理制度，保证邮件的安全、稳定、可追溯，提高工作效率和市场竞争力，特制定本管理制度。

二、适用范围
本制度适用于公司的全体员工，在日常工作中发送、接收、处理邮件的过程中。

三、管理要求
1.邮件发送
（1）以公司邮箱发送邮件，保证邮件内容真实、准确、规范。

（2）如有重要文件附件，需在邮件正文中进行说明，并在附件名称上注明文件内容。

（3）在发送邮件时，应注意邮件的主题、收件人、抄送、密送等信息填写正确，确保邮件内容不被误解。

（4）严禁发送违法、淫秽、暴力等内容的邮件，严格履行邮件相关法律法规。

2.邮件接收
（1）及时查收邮件，认真阅读邮件内容，确保了解收到邮件的重要性。

（2）对于重要邮件需要及时回复或处理，对于不重要的邮件及时删除或归档。

（3）如遇到重要邮件，需注意邮件的保密性，谨慎处理。

3.邮件存档
（1）对于公司重要邮件，根据邮件的重要程度和保密程度，归档处理。

（2）对于一般邮件或无需归档的邮件，及时删除或移动至垃圾箱。

（3）归档的邮件需按照时间、类别、重要性等进行分类存储。

（4）对于无需再归档存储的邮件，可以根据公司文件管理制度进行处理。

4.邮件管理
（1）对于公司的重要邮件，应建立明确的责任人和审批流程，确保邮件的安全和可追溯性。

（2）邮件管理要进行定期检查和审核，确保邮件的存储安全和有效性。

（3）对于邮件存储空间的管理，需根据公司的规定进行使用，不得私自使用或泄露。

5.邮件安全
（1）对于重要邮件的存档管理，要求进行定期备份，确保数据的安全性。

（2）对于邮件的安全性，需定期进行系统的加固和更新，及时处理安全漏洞。

（3）对于邮件的外发和内部转发，要求严格执行相关规定，确保邮件内容不被泄露。

6.监督检查
（1）对邮件存档管理制度的执行情况进行定期抽查和监督，及时发现并处理违规行为。

（2）对于邮件管理制度的执行情况，应及时进行评估和改进，确保制度的有效性和合理性。

四、附则
本管理制度自发布之日起生效，并由相关部门进行解释和执行，对于违反规定的行为，将按公司相关规定进行处理。

以上就是邮件存档管理制度的相关内容，希望各位员工严格遵守，确保邮件管理工作的稳妥进行，谢谢各位的配合。