中华人民共和国船员教育和培训质量体系审核实施细则

关于发布《中华人民共和国船员教育和培训质量体系审核实施细则》的通知（中华人民共和国港务监督局港监字[1998]143号 1998年5月27日）
各港务监督：
为规范船员教育和培训质量体系的审核行为，保障审核工作公正、有序、有效地进行，我局制定了《中华人民共和国船员教育和培训质量体系审核实施细则》，现予发布，自1998年6月1日生效实施，请遵照执行。

附件：《中华人民共和国船员教育和培训质量体系审核实施细则》
中华人民共和国船员教育和培训质量体系审核实施细则
第一章总则
第一条为规范船员教育和培训质量体系的审核工作，确保审核工作按照规定的程序和标准公正、循序和有效地进行，依据《中华人民共和国船员培训管理规则》（交通部1997年第13号令）第六章和1995年修正的《1978年海员培训、发证和值班标准国际公约》（即STCW78／95公约）的有关规定以及《中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则》的要求，制定本细则。

第二条本细则适用于船员教育和培训质量体系（以下简称“质量体系”）的审核以及相关的审核机构、审核员和被审核单位，包括船上培训。

第三条质量体系的审核应达到以下目的：
（一）确定质量体系是否符合《中华人民共和国船员培训管理规则》和STCW78／95公约的有关规定以及《中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则》的基本要求；
（二）确定质量体系能否连续和有效地实现保证船员教育和培训质量的既定目标；
（三）促进被审核单位的质量体系的有效运行和不断完善。

第四条质量体系的审核工作由审核机构负责实施，由有资格的人员组成的审核组独立进行。

审核机构向主管书[关负责。

审核机构和审核人员的资格应符合本细则第二章的规定。

第五条质量体系审核应以体系的要素和相关部门及主要岗位的审核为中心，并按照质量体系运作的顺序进行审核。

审核的全过程应符合本细则的规定。

第二章审核机构和审核员的资格与职责
第六条审核机构与被审核单位应无隶属关系和无直接的利益关系，对受审核的质量体系的实施无直接责任。

第七条审核机构应为独立的法人单位，并应符合下列条件：
（一）具合适当数量的合格的审核员；
（二）配备充分的有关船员教育、培训、考试、评估、发证和管理的法律、法规、规章、技术文件及资料，其中包括相应的电子数据和资料；
（三）具有与被审核单位的船员教育和培训相应的专业技术能力和管理职能；
（四）已获得主管机关允许其开展质量体系审核的授权；
（五）具有良好的管理体系和管理记录；
（六）具有足够的资源保证，以实现质量体系审核的目标。

第八条审核机构的职责为：
（一）受理被审核单位提交的质量体系审核申请和申请文件；
（二）对受理的质量体系申请文件进行初评并将初评结果报主管机关：
（三）经主管机关核准后进行质量体系审核的准备，筹组审核组并报主管机关核准：
（四）批准审核组提交的审核计划并通知有关方面：
（五）保障质量体系审核工作公正、循序、有效地进行；
（六）向主管机关报告审核结果。

第九条审核员应符合下列条件：
（一）熟悉现行的有关船员教育和培训的法律、法规、规章、国际公约、技术规范、标准、大纲等文件资料；
（二）熟悉本细则以及船员教育和培训质量体系的管理规定、技术规范、标准和指南：
（三）具有相关的高等或中等专业学历，并具有相关专业的高级或中级技术职称或持有无限航区管理级船员适任证书；审核高等或管理级船员教育和培训质量体系，必须具有前述高等专业学历和相应的高级技术职称：
（四）具有船员教育、培训、考试、评估的专业工作经历不少于5年：
（五）具有良好的组织能力、分析能力和表达能力以及在严峻情况下作出有效反应的能力；
（六）通过主管机关规定的审核员培训（培训纲要和计划见本细则附录二）：（七）忠于职守，具有良好的职业的公共道德；
（八）当中止船员教育和培训质量体系审核工作3年或以上时，表明其持续胜任质量审核工作的能力。

符合本条上款条件者，可向主管机关申请《中华人民共和国船员教育和培训质量体系审核员证书》（以下简称“审核员证书”）。

申请人应填具〈中华人民共和国船员教育和培训质量体系审核员申请和登记表〉（见本细则附录三的
Q111表），经主管机关审核合格后发给相应的有效期不超过4年的审核员证书。

第十条审核员的职责为：
（一）遵守本细则的规定，自觉维护质量体系审核工作的信誉；
（二）有效地策划和履行相应的审核任务；
（三）向被审核单位及其管理者代表和有关人员传达并阐明审核依据、程序和要求：
（四）在确定的范围内按规定的程序和要求，有效、公正地进行审核；
（五）客观地确定质量体系实现既定质量目标的连续性和有效性，并清楚地指出不合格项或改进的意见：
（六）编制审核文件，按要求提交文件，并确保特定文件的保密性；
（七）与整个审核组协调地开展审核工作；
（八）接受审核机构的监督和主管机关的考核。

第三章审核的准备
第十一条审核机构应首先对被审核单位所提交的质量体系文件的符合性进行初评，以确认被审核单位提交的质量体系文件是否完整并覆盖了《质量管理规则》的基本要求。

初评的重点是质量体系文件中的《质量手册》。

经初评，《质量手册》表明该质量体系文件的完整性已得到适当的体现并且覆盖了《质量管理规则》规定的全部要素，则可以进入本细则第四章规定的审核阶段。

第十二条审核机构应在10个工作日内完成初评并将结果以书面通知被审核单位。

初评合格者可向审核机构领取并填报《船员教育和培训质量体系审核申请与登记表》（见本细则附录三的Q101表）。

初评不合格者，审核机构应将其质量体系文件退回。

被审核单位可对其体系文件进行补充或修改、完善后重新申请审核。

第十三条对初评合格并填报了Q101表的被审核单位，审核机构应在审核开始前对审核工作进行策划和准备，包括：与被审核单位拟定审核开始的日期，筹组审核组和审核员人选，备齐审核工作所需的文件和资料，落实必要的审核资源，并及时向土管机关报告和备案。

第十四条审核组人选山审核机构按规定从主管机关公布的审核员名册中选取。

审核组由3至7人的奇数人员组成。

审核组应配备1名审核组长和1名比较熟悉被审核单位船员教育和培训情况的人员。

审核组长由审核机构提名并经主管机关核准，或者山主管机关直接指定。

第十五条审核组人选须经主管机关核准。

审核组的核定应至少比审核开始日期提前10天，并由主管机关尽快向审核员所在单位发出商调函（包括预审和正式审核）。

第十六条审核组业经主管机关核准后，审核机构即可与被审核单位联系，以便对审核开始日期进行确认。

第十七条审核组组长接到商调函后，应以最快捷的方式与审核机构联系，拟定审核日程。

审核日程由审核机构核准并至少提前5个丁作日通知被审核单位，以便审核单位做好相应的安排。

第十八条审核员接到主管机关的商调函并经所在单位同意后，应按时到指定地点报到。

审核员参加质量体系审核工作不得迟到。

如因所在单位或任何其他原因不能按时报到的，应尽早报告审核机构或主管机关，以便审核机构和主管机关及时安排替补人员。

第十九条审核组达到审核地点后应尽快开展审核工作，特别是尽快编制审核计划。

审核计划由审核组在组长的主持下编制。

审核计划应包括预审计划和正式审核计划，主要内容包括：
（一）审核的目的和范围；
（二）审核的依据文件、指南文件、审核工作文件和质量体系文件的清单；
（三）审核组成员名单；
（四）审核的日程安排和工作地点，包括会议安排和地点；
（五）将要访问的被审核单位的领导人和将要检查的部门；
（六）被审核单位中对审核目的和范围负有主要或直接责任的人员名单：（七）保守机密的要求：
（八）审核报告的分发范围和预期的发布日期。

审核组应将审核计划填入《审核计划》（见本细则附录三的Q102表）内，至少1式4份（审核组、被审核单位、审核机构和主管机关各1份）。

第二十条审核计划需经审核机构和被审核单位确认后实施。

当采用常规程序时，正式审核的计划可在正式审核开始前确认。

当审核计划有必要作相应调整时，审核组应在组长主持下对审核计划的相应部分作出合理的调整。

经调整后的审核计划也应由审核机构和被审核单位确认后方可实施。

第二十一条审核组应备齐质量体系审核工作文件，以便对将要进行的审核过程进行控制，并保持审核目标的清晰和明确以及审核内容的周密和完整。

审核工作文件除审核计划外，还包括（但不限于）本细则附录三列明的下述文件：（一）《文件审核记录表》 (Q103表)；
（二）《预审报告》 (Q104表)；
（三）《要素检查表》 (Q105表)；
（四）《部I、J检查表》 (Q106表)；
（五）《现场审核记录表》 (Q107表)：
（六）《不合格报告》 (Q108表)；
（七）《寸÷合格项分布表》 (Q109表)；
（八）《审核报告》 (Q110表)。

审核工作文件的应用，并不妨碍审核组在审核过程中采取必要的阳加检查和观察。

第二十二条审核组长应按照审核计划开展审核工作，并在征求有关审核员的意见后对审核工作作出明确的分工。

审核员的分工情况应相应地写入预审报告和审核报告。

第四章审核的实施
第二十三条质量体系审核的主要依据文件为：
（一）《1978年海员培训、发证和值班标准国际公约》、《中华人民共和国培训管理规则》；
（二）《中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则》和本细则：
（二）船员培训、考试、评估和发证的有关规章以及相应的技术规范、大纲或纲要；
（四）被审核单位提交的质量体系文件。

《船员教育和培训质量体系指南》（见附录一）可以作为质量体系审核的参考依据。

第二十四条质量体系审核的常规程序为：
（一）质量体系的预审：
1、审核约内部会议1（安排预审工作）；
2、质量体系文件审核；
3、审核组与被审核单位沟通会议1（可选）；
4、审核组内部会议2（研究和起草预审报告）；
5、预审小结会议。

（二）质量体系的正式审核：
1、审核组内部会议3（安排正式审核工作）：
2、首次会议：
3、现场审核；
4、审核组内部会议4（交流与汇总审核情况）；
5、审核组与被审核单位沟通会议2；
6、审核组内部会议5（研究与起草正式审核报告）；
7、审核组与被审核单位沟通会议3；
8、审核组内部会议6（确定审核结论）；
9、末次会议。

第二十五条质量体系审核的简化程序为预审与正式审核合并进行。

简化程序仅适用于从事船员专业培训、特殊培训、精通业务和知识更新培训或考前培训的机构，并且审核组认为必要时，仍可采用木条一款规定的常规审核程序。

第二十六条质量体系审核的工作时间视审核组的人数、被审核单位承担船员教育和培训项目的多少，确定审核工作的人／天数。

按常规程序进行的审核，审核时间一般为5至7天；按简化程序进行审核，审核时间一般为3至5天。

第二十七条质量体系审核工作由审核组独立完成。

审核组的工作由审核组长主持。

审核机构应对审核组的审核工作是否遵循本细则规定的程序和要求进行
监督，对违反审核程序的情形应及时予以纠正。

第二十八条预审的主要任务是审核质量体系文件的完整性和符合性，以便评价质量体系的所有过程是否被确定、这些过程是否覆盖了船员教育和培训的全过程以及是否被恰当地形成文件。

预审的重点是审核质量体系文件对质量要素是古形成连续利有效的支持。

正式审核的主要任务是审核质量体系文件与质量体系的符合性，以便确认质量体系对质量方针的支持性以及保证达到既定的质量目标的连续性和有效性。

正式审核的重点是通过现场审核、访问和观测，发现质量体系与国家法律、法规、规章和有关国际公约的符合性以及保证船员教育和培训质量的连续性和有效性的证据。

第二十九条审核组长应在预审和正式审核开始前，召开审核组全体会议，明确和布置审核任务。

在进行预审时，审核组可视需要请被审核单位的管理者代表作相应的说明，必要时，可召开审核组与被审核单位的沟通会议。

审核过程中的预审小结会议、首次会议、末次会议、审核组内部会议和审核组与被审核单位沟通会议，均由审核组组长主持召开。

第三十条审核组应对被审核单位的质量休系文件是否覆盖《中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则》第二章规定的12个要素，进行认真细致的审核；对被审核单位的质量体系文件中的其他要素也应进行审核。

质量体系文件应全面、有效和持续地支持质量要素在质量体系运行中的各项作用。

第三十一条预审小结会议是宣布审核组刑?质量体系预审结果的会议，由审核组全体成员和被审核单位的领导、管理者代表以及质量体系受控部门的负责人参加。

会议的主要内容为：
（一）说明审核目的和范围：
（二）阐明审核的依据；
（三）陈述预审情况：
（四）被审核单位对预审情况作简短的答辩：
（五）宣布审核组的预审结论。

第三十二条审核组应及时填具《预审报告》 (Q104表)，陈述审核过程和情况以及审核组的预审意见和结论。

审核组成员应在《预审报告》中签名。

《预审报告》由审核组组长签署后提交审核机构。

第三十三条审核机构应在5个工作日内确认审核组的预审结果，并将确认意见通知被审核单位，同时将确认意见连同《预审报告》报送主管机关备案。

《预审报告》报送主管机关备案后5个工作日内，主管机关没有提出异议的，即表明该被审核单位质量体系的预审已获通过。

第三十四条被审核单位应对审核组在预审中指出的不合格项和改进休系的意见或审核组建议以及在试运行中发现的问题采取切实有效的改进和完善措施，包括对体系文件作必要的修订。

审核机构可以对被审核单位的质量体系试运行情况进行访查，以促进质量体系试运行的有效性。

第三十五条预审末通过的单位可对其质量体系和体系文件进行修正和完善后重新申请质量体系的审核。

第三十六条对预审通过的单位，审核机构应与其商定正式审核的开始日期。

正式审核应在被审核单位的质量体系全面试运行至少3个月（其中预审通过后的质量体系全面试运行不少于15天）后进行。

如无特殊情况，正式审核的工作应由原审核组的原班组员承担。

第三十七条正式审核计划由审核组长会同被审核单位确认并经审核机构核准后实施。

第三十八条首次会议是质量体系审核进入正式审核的重要标志。

首次会议的主要内容为：
（?）向被审核单位的中、上层管理人员介绍审核组成员；
（二）重申审核目的和范围：
（三）陈述审核计划，介绍审核日程安排；
（四）介绍实施审核的方法和程序；
（五）被审核单位介绍质量体系试运行的情况，尤其是对预审中的不合格项的纠正情况；
（六）在审核组和被审核单位之间建立正式联系。

首次会议由审核组长主持。

被审核单位的主要领导和管理者代表应参加首次会议，有特殊情况可指定适当的代表参加。

第三十九条正式审核应主要通过现场观察、查阅文件和记录、提问与访谈以及实际测定等进行。

凋查过程中，审核员应善于提问、注意倾听、仔细观察、认真记录并善于追踪验证和综合分析。

审核员进行现场审核，应认真填写要素检查表、部门检查表和现场审核记录表（见本细则附录三的Q105表、Q106表和Q107表）。

第四十条审核组长应注意审核过程的控制，按照既定的审核计划开展审核。

审核组对审核范围内的事物或活动，应随机抽取适当数量的审核目标用以证实被审核方是否符合要求，从而保证审核的系统性和完整性。

审核组应善于辨识影响船员教育和培训质量以及影响体系运行的关键过程，并注意造成影向的主要因素以及评定这些因素是否处于良好的受控状态。

审核组应重视质量体系各要素的控制效果，掌握质量体系中各要素、部门、岗位的相互关系和联系节点，评估其在质量体系中运行的有效性。

审核组应注意营造良好的审核氛围。

第四十一条当审核工作达到对被审核单位的质量体系有了系统的了解时，审核组应召开审核组内部会议，交流审核情况，刘?各方的审核意见和评估结论作综合性的分析。

审核组组长应注意发挥每个审核员的积极性，营造严肃、认真、高效、民主的工作氛围。

在审核组内部会议上，每个审核员都有充分和独立发表自己意见的权利。

审核组内部会议的讨论情况属保密范围，每个审核员（包括列席会议的见习审核员）均应遵守保密纪律。

第四十二条审核组对审核中发现的不合格项应审慎对待，在事实的基础上作进一步的分析，并适时召开审核组与被审核单位的沟通会议，向被审核单位指出不合格项以及拟提出的改进意见或审核组建议。

审核组认为不合格的观察结果均应得到被审核单位管理者的承认。

必要时，审核组可对质量体系作相应的复核或进一步的调查。

审核组应将每个不合格项单独填具1份不合格报告（见本细则附录三的0108表）。

对审核中发现并确认的全部不合格项，审核组应填具不合格项分布表，以便分析和确定不合格项是否对体系的连续性和有效性构成重大障碍。

第四十三条对审核过程中发现的质量体系文件或质量体系运行的不完善或不足审核组可以提出审核组建议。

审核组建议不妨碍审核的通过，但被审核单位应充分考虑审核组建议并对质量体系作出相应的和有效的修正。

第四十四条审核结束前，审核组应召开内部会议，研究和编制审核报告（格式见本细则附录三的Q110表）。

正式审核报告应对质量体系的预审、试运行和正式审核作出全面、客观、公正的陈述。

正式审核报告的内容应包括：（一）审核的目的和范围；
（二）审核的仿制文件；
（三）审核计划、审核程序和审核日程及安排；
（四）审核组成员的名单和每个审核员的资格及其在审核工作中所承担的任务；
（五）被审校单位的上层领导和管理者代表的名单；
（六）对质量体系中各要素、程序文件、职能部门运行的观测结果；
（七）对质量体系与审核的依据文件的符合性的判断意见以及对质量体系的连续性和有效性的评价结论；
（九）审核组就被审核单位是否达到主管机关规定的签发《质量体系证书》的再有效或中止效力，向审核机构和主管机关提出有建议；
（十）审核记录的附件。

审核报告拟定后，审核组应与被审核单位就审核报告的有关内容，特别是不合格项及相应的证据和审核组的意见进行沟通、核实与确认。

审核报告必须有唯一的审核结论，明确表示审核组同意或不同意被审核单位通过质量体系的审核。

第四十五条末次会议是正式审核结束的重要标志，由审核组组长主持召开。

末次会议的参加对象与首次会议相同。

会议的主要内容是：
（一）审核组向被审核单位的上层管理人员说明正式审核的情况，使他们清楚地理解审核结果；
（二）审核组长宣布审核组的审核结果；
（三）审核组提出纠正或完善措施的追踪和证后监督审核要求；
（四）重申审核组的保密承诺；
（五）宣布质量体系预审和正式审核的全过程结束。

第四十六条质量体系正式审核报告由审核机构认可后报送主管机关。

审核机构对审核组提交的审核报告的认可，应仅限于对审核组的审核工作是否符合本细则规定的审核程序进行确认。

审校机构应将审核组提交的不合格报告通知被审核单位并由被审核单位签收。

第四十七条有下列情形之一的，预审或正式审核不应通过：
（一）质量体系文件不完整或不符合《质量管理规则》第二章的基本要求；
（二）质量体系有一项或以上重大不合格项；
（三）质量体系文件或质量体系的运行显然不符合国家有关法律、法规、规章和有关国际公约的规定：
（四）在质量体系审核过程中有影响审核的公正性或舞弊等不正当行为。

第四十八条在预审和正式审核过程中，审核组内对不合格项或审核结论有不同意见的，审核组应以书面专题向审核机构和主管机关报告。

本条规定适用于本细则第五章规定的各项审核。

第四十九条审核报告由主管机关最终确认。

主管机关将是否通过审核的结论通知有关审核机构和被审核单位。

主管机关对质量体系审核合格的船员教育和培训机构签发《质量体系证书》。

第五十条预审或正式审核未通过的，审核机构在预审或正式审核结束后的3个月内不受理有关被审核单位的重新审核申请。

第五章监督管理
第五十一条审核机构对取得《质量体系证书》的船员教育和培训机构的证后监督主要通过附加审核、中间审核和《质量体系证书》再有效审核等进行质量控制。

审核机构对审核组在审核中发现并形成不合格报告的事项，应进行跟踪监督，并且在证后监督的各项审核中，注意检查、核实和评价被审核单位所采取的措施及其效果。

第五十二条审核机构的证后监督并不免除船员教育和培训机构按规定进行的内部质量体系审核。

第五十三条附加审核的目的是就审核机构收到的有关质量体系的重要投诉或发现的质量体系的不合格项进行审核观测，以验证质量体系是否存在缺陷以及对教育和培训质量的影响程度。

附加审核由审核机构直接组成审核组实施。

第五十四条中间审核的主要目的是检查质量体系在运行中的连续性、有效性，尤其对质量体系实现既定质量目标和纠正不合格项的有效性作出客观的评价。

中间审核应是对被审核单位质量体系的全面审核，包括对被审核单位质量体系内审情况的审核，同时可对新增船员教育或培训项目在质量体系中的受控情况进行审核。

第五十五条中间审核在《质量体系证书》有效期的中期进行。

有关的船员教育和培训机构应在其《质量体系证书》的有效期进入22个月至24个月之间时向主管机关指定的审核机构提出书面申请。

书面申请应包括：（一）质量体系文件的改版或修订情况：
（二）增加或取消的船员教育和培训项目，或者增大或减小规模的船员教育和培训项目，以及质量体系对船员教育和培训项目或规模的增减所作的相应修订；
（三）内部机构或部门的调整情况；
（四）质量体系对不合格项的纠正和预防的相关记录；
（五）质量体系内部审核报告和记录。

第五十六条《质量体系证书》再有效审核的目的是检查船员教育和培训质量体系在《质量体系证书》有效期内运行的有效性以及是否能继续保证船员教育和培训机构当时所承担的全部船员教育和培训的质量，同时审核该质量体系是否仍然符合《质量体系证书》的发证条件。